Trở lại
Lý do cần quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel
Thực tế, hiện nay vẫn còn rất nhiều trung tâm Ngoại ngữ chọn công cụ Excel để quản lý các học viên của mình. Nguyên nhân chủ yếu là do học không có đủ chi phí và thời gian để đi sâu vào nghiên cứu để sử dụng các phần mềm chuyên sâu nào đó để hỗ trợ cho công việc chăm sóc học viên hàng ngày.
Tuy nhiên, quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel cũng chỉ phù hợp cho khoảng thời gian ban đầu, với các trung tâm có quy mô nhỏ và số lượng học viên không nhiều. Và nếu như bạn đang có kế hoạch mở trung tâm Ngoại ngữ với quy mô lớn, mở rộng cơ sở, mở thêm các chi nhánh thì công cụ Excel không phải là giải pháp tối ưu. Cụ thể:
- Nếu số lượng lớp học đang ngày càng tăng lên?
- Nếu như số lượng học viên hiện tại đã đạt đến mốc 100?
Lúc này, mọi người nên sử dụng các phần mềm quản lý học viên chuyên sâu cho trung tâm của mình để có thể đảm bảo việc quản lý trở nên hiệu quả, tránh được những nhầm lẫn không mong muốn.
Khó khăn khi quản lý học viên bằng Excel
Những trung tâm đang phát triển vẫn còn sử dụng công cụ excel để phục vụ cho việc quản lý chắc hẳn đang gặp phải rất nhiều rắc rối. Vì là một công cụ miễn phí nên Excel không thể đáp ứng được các nhu cầu ngày càng cao trong việc quản lý của các trung tâm, cơ sở giáo dục:
Rủi ro sai sót cao
Do việc nhập liệu thủ công, nên quá trình xuất hoặc nhập số lượng học sinh trên file Excel thường rất dễ dàng xảy ra nhầm lần, sai sót, đặc biệt là khi số lượng học viên quá nhiều. Chỉ cần một sai sót nhỏ về thông tin học viên cũng có thể gây ảnh hưởng tới cả lớp, khiến bộ phận giáo viên được phân công và thậm chí là cả trung tâm Ngoại ngữ không nắm được thông tin phù hợp.
Tính bảo mật không cao
Việc cập nhật toàn bộ thông tin trên file Excel và lưu trữ trên máy tính chắc chắn không thể đảm bảo được tính bảo mật khỏi các lỗ hổng về lỗi kỹ thuật, sao lưu và các rủi ro về việc bị đánh cắp dữ liệu.
Thậm chí ngay cả khi cài đặt mật khẩu thì các trung tâm cũng không thể nào kiểm soát được việc các nhân sự khác có thể vào file excel để xem số lượng học viên đăng ký tại trung tâm. Họ có thể lỡ tay xóa nhầm hoặc lấy đi dữ liệu data học viên rồi đưa tới các trung tâm Ngoại ngữ khác.
Thiếu sự đồng nhất khi quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel
Khi sử dụng file Excel mà muốn quản lý được số lượng học viên lớn thì cần phải lưu trữ thông tin trên nhiều file khác nhau. Không chỉ có một nhân sự quản lý file học viên mà đó là cả bộ phận phục vụ công tác quản lý này.
Do đó, việc quản lý số lượng học viên lớn sẽ trở nên khó khăn hơn, từ đó dẫn đến việc không đồng nhất trong khâu quản lý học viên. Việc sử dụng nhiều file khác nhau cùng lúc, hệ thống quản lý rời rạc chính là nguyên nhân khiến cho những sai sót được sinh ra.
Thụ động trong xuất nhập và tra cứu thông tin
Quản lý xuất hay nhập thêm học viên và tra cứu thông tin đều luôn cần có sự đồng nhất được cập nhật hàng ngày, hàng tuần và thậm chí là hàng tháng. Nhưng chính bởi mỗi file excel đều rất nhiều dữ liệu và việc cập nhật thông tin phải làm thủ công theo từng file có liên quan, dẫn đến việc tra cứu các thông tin cụ thể rất mất thời gian và chất lượng thông tin cũng không được đảm bảo hoàn toàn.
Cũng bởi vậy, các trung tâm Ngoại ngữ có lượng học viên lớn cần có công cụ nhập thông tin học viên hiệu quả và nhanh chóng, nhằm hỗ trợ công tác quản lý cho trung tâm được tối ưu nhất có thể.
Quản lý từ xa khó khăn
Bởi Excel là một phần mềm được cài đặt miễn phí, và điểm hạn chế khi quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel cũng nằm ở chính điểm đó. Nếu như ở xa, việc quản lý thông tin xuất nhập học của các học viên sẽ không thể sát sao.
Chính điều này có thể sẽ gây ra sự thiếu trung thực, doanh số, doanh thu bị gian lận, hiệu quả quản lý của doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Những người quản lý sẽ khó có thể tiếp cận được các thông tin chính xác khi ở xa, từ đó gây ảnh hưởng tới chất lượng quản lý.
Tốn nhiều thời gian quản lý
Vì phải nhập dữ liệu với nhiều công đoạn lằng nhằng và việc nhập dữ liệu hàng tính toán đã vô tình khiến cho việc nhập dữ liệu của các trung tâm bị mất nhiều thời gian hơn.
Mỗi học viên đến đăng ký thì việc nhập thông tin vào của nhân viên sẽ cần nhiều thời gian, gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Không chỉ vậy, điều này cũng khiến cho các học viên cảm thấy trung tâm này hoạt động không chuyên nghiệp.
Không có tính năng phân quyền
Thông thường, mỗi file Excel sẽ thường bao gồm rất nhiều sheet, và mỗi sheet sẽ chứa những nội dung thông tin phù hợp với những nhóm đối tượng khác nhau. Tuy nhiên, công cụ excel lại không có tính năng phân quyền, nên mọi người có đường link file đều có thể xem, khiến việc đảm bảo tính bảo mật thông tin khi quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel cũng không được hiệu quả.
Tăng nguy cơ thất thoát tiền bạc
Khi ứng dụng Excel vào quy trình quản lý, các trung tâm sẽ phải đối mặt với các rủi ro về thất thoát tiền bạc như:
- Nhầm lẫn, sai sót trong tính toán: Việc tính toán thủ công bằng các hàm tính của excel có thể dễ dàng dẫn đến sai sót, nhất là khi phải xử lý nhiều giao dịch và số liệu. Điển hình là việc tính hoa hồng cho nhân viên, bởi mỗi cấp bậc nhân viên sẽ có cách tính hoa hồng khác nhau, nên rất dễ nhầm lẫn. Và những sai sót trong tính toán này có thể dẫn đến việc đánh giá không chính xác về chi phí, doanh thu của trung tâm.
- Thiếu tính năng kiểm soát và theo dõi: Vì các công cụ excel không có phần mềm quản lý chi thu, giao dịch và tính đồng bộ thông tin, nên việc theo dõi các giao dịch, thanh toán, công nợ sẽ rất khó khăn và mất thời gian. Trong trường hợp quá tải thông tin và không theo dõi sát sao được các giao dịch, các trung tâm sẽ rất dễ dàng rơi vào tình trạng thất thoát về chi phí.
Quản lý trung tâm hiệu quả với các ứng dụng công nghệ
Thiếu sót nhiều tính năng cần thiết, hỗ trợ việc quản lý không hiệu quả, phần mềm excel hiện nay chủ yếu chỉ được sử dụng tại những trung tâm với số lượng học viên ít ỏi. Tuy nhiên, các trung tâm vẫn cần có một công cụ để hỗ trợ cho việc quản lý.
Và giải pháp ở đây chính là những phần mềm quản lý chuyên dụng, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm Ngoại ngữ sẽ mang lại những hiệu quả tối ưu dưới đây:
Đơn giản quy trình và giảm thiểu sai sót
Các phần mềm quản lý trung tâm thường được tích hợp các tính năng tự động hóa nhiều quy trình, từ đăng ký học viên, quản lý lịch học, đến thanh toán và quản lý tài chính,… qua đó giúp quá trình truy xuất, quản lý thông tin được đơn giản hóa, nâng cao hiệu suất, giúp tiết kiệm thời gian và tránh được hầu hết tất cả các sai sót trong quy trình quản lý thủ công.
Tăng cường quản lý tài chính
Các phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ sẽ cung cấp các chức năng theo dõi, giám sát và đồng bộ hóa về thông tin giữa các giao dịch, thu chi, lợi nhuận,… qua đó giúp người quản lý nắm bắt được chính xác tình hình tài chính và kinh doanh của trung tâm.
Tiết kiệm chi phí
Việc các quy trình được đơn giản hóa, đồng nghĩa với việc nguồn nhân lực cũng được tối giản, qua đó giúp các trung tâm tiết kiệm được một phần chi phí. Đồng thời, các chi phí vận hành Trung tâm giáo dục về cơ sở vật chất trong quá trình đầu tư, đào tạo nhân lực cũng được giảm thiểu.
Bên cạnh đó, ứng dụng quản lý học sinh cũng được xem là thể hiện sự chuyên nghiệp của một trung tâm hoạt động trong lĩnh vực giảng dạy. Một ứng dụng quản lý trung tâm chuyên nghiệp với nhiều tính năng hữu ích sẽ giúp trung tâm có thể quản lý các học viên của mình một cách khoa học. Từ đó, tạo dựng được sự tin tưởng trong lòng chính các học viên của mình.
Với những ưu điểm nổi bật này, việc ứng dụng công nghệ trong quá trình quản lý và vận hành của các trung tâm, cơ sở giáo dục hiện nay là vô cùng cần thiết.
MONA EduCenter là phần mềm quản lý trung tâm giáo dục được nhiều trung tâm/trường học tin dùng nhất hiện nay và được phát triển bởi công ty MONA Software. Với hơn 8+ năm kinh nghiệm trong nghiên cứu lĩnh vực giáo dục, MONA tự tin phần mềm quản lý trung tâm của mình có thể đáp ứng được 99% nhu cầu trong quản lý và vận hành của các cở sở, trung tâm giáo dục hiện nay.
Những lợi ích tối ưu mà MONA EduCenter mang lại là:
Và còn nhiều tính năng vượt trội khác, hãy LIÊN HỆ NGAY với MONA theo hotline 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết về phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ MONA EduCenter nhé! |
Trước đây, có lẽ quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel được xem là công cụ hiện đại và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, với nhu cầu ngày một tăng của người dùng cùng thời đại công nghệ phát triển, phần mềm này đã không thể đáp ứng đủ cho nhu cầu của người sử dụng. Thay vào đó là những phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ hiện đại sẽ là giải pháp hữu hiệu, tích hợp nhiều tính năng hơn.
