# Ký số hóa đơn chậm hơn ngày lập và ủy nhiệm lập hóa đơn từ 01/07/2026

> Từ 01/07/2026, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt nguyên tắc này, còn chi

URL: https://mona.software/uy-nhiem-lap-hoa-don-ky-so-cham-2026/
Ngày đăng: 2026-10-09T09:31:47+07:00
Cập nhật: 2026-10-09T09:31:55+07:00
Tác giả: monamedia

Từ 01/07/2026, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt nguyên tắc này, còn chi tiết do Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn. Cũng từ thời điểm đó, hóa đơn điện tử phải ghi riêng thời điểm lập và thời điểm ký số, vì vậy hai mốc này rơi được vào hai ngày khác nhau. Theo nguồn tổng hợp đã đọc, ký muộn hơn ngày lập vẫn được phép, miễn là ký và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ lúc lập hóa đơn. Điều khoản gốc về mốc này chưa mở được trong lúc kiểm tra, vì vậy bài ghi rõ phần nào đã đối chiếu trực tiếp và phần nào chỉ dựa trên nguồn thứ cấp.

## Ký số có được chậm hơn ngày lập hóa đơn không

Được, miễn là đúng hạn. Cần để ý nhất là nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP liệt kê riêng “thời điểm lập hóa đơn” và “thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử” trong các nội dung phải có. Vì hai mục nằm tách nhau, phần mềm không được coi ngày ký là ngày lập rồi bỏ qua. Ký muộn không tự động là sai, nhưng vượt hạn thì mới thành vấn đề về thuế.

Về hạn, Viettel-CA, một đơn vị cung cấp chữ ký số, dẫn quy định theo cách sau: khi ngày ký khác ngày lập, việc ký và gửi cơ quan thuế để cấp mã hoặc chuyển dữ liệu phải làm chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Trang này không ghi số điều, và bài này chưa đối chiếu được câu đó trong văn bản gốc. Vì vậy, cách đúng là xem đây là mốc cần kiểm lại trước khi chốt quy trình, chưa phải kết luận pháp lý.

Bảng dưới minh họa cách tính với một tuần có thứ Bảy và Chủ nhật nghỉ. Ngày nghỉ lễ làm lệch hạn, vì vậy trước khi chốt cần đối chiếu lịch nghỉ.

| Tình huống | Ngày lập hóa đơn | Ngày ký số | Kết quả theo mốc ngày làm việc tiếp theo |
| --- | --- | --- | --- |
| Ký ngay trong ngày | Thứ Năm 01/10/2026 | 01/10/2026 | Đạt, ký và gửi cùng ngày |
| Ký sang ngày làm việc tiếp theo | Thứ Năm 01/10/2026 | Thứ Sáu 02/10/2026 | Đạt, đúng ngày làm việc tiếp theo |
| Lập vào thứ Sáu, ký thứ Hai | Thứ Sáu 02/10/2026 | Thứ Hai 05/10/2026 | Đạt, vì thứ Bảy và Chủ nhật không tính là ngày làm việc |
| Ký quá hạn | Thứ Sáu 02/10/2026 | Thứ Ba 06/10/2026 | Quá hạn, cần xử lý |

Với kế toán, điều này nghĩa là một hóa đơn lập chiều thứ Sáu nhưng ký sáng thứ Hai vẫn đúng quy định, còn ký thứ Ba thì đã lố. Người làm phần mềm cần tách hai trường ngày, tự tính hạn và cảnh báo trước khi hết hạn. Một trường ngày ký mặc định bằng ngày lập rất dễ khiến người dùng ký sai mà không biết. Phía hóa đơn nhận về cho bên mua, bài [hóa đơn đầu vào là gì](https://mona.software/hoa-don-dau-vao-la-gi/) giải thích các loại chứng từ cần lưu.

## Ai được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, và với điều kiện nào

Khoản 5 trong phần nguyên tắc của Nghị định 254/2026/NĐ-CP viết: người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này. Khoản 6 bên cạnh nói về việc tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm lập biên lai, không phải hóa đơn bán hàng.

![Khoản 5 và khoản 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP về ủy nhiệm lập hóa đơn và biên lai](https://mona.software/wp-content/uploads/2026/10/nd254-khoan5-uy-nhiem-mona.webp)

Khoản 5 và khoản 6 trong phần nguyên tắc của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chụp từ toàn văn trên Cổng Xây dựng chính sách, pháp luật (xaydungchinhsach.chinhphu.vn) ngày 09/10/2026. Khoản 6 là phần về biên lai thu phí, lệ phí.

Theo bản tổng hợp của Easy Invoice, điều kiện chung gồm ba ý. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đều không được thuộc diện bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Việc ủy nhiệm phải lập thành văn bản, dưới dạng hợp đồng hoặc thỏa thuận, và văn bản đó phải lưu để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trước khi làm, việc ủy nhiệm được coi là thay đổi thông tin đăng ký, do đó phải thông báo cho cơ quan thuế bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Hai bên còn phải công khai thông tin ủy nhiệm trên website hoặc phương tiện đại chúng.

![Bàn tay ký tên lên văn bản thỏa thuận ủy nhiệm trên bàn gỗ](https://mona.software/wp-content/uploads/2026/10/ky-van-ban-uy-nhiem-mona.webp)

Ký tên lên một văn bản thỏa thuận, minh họa phần ủy nhiệm phải lập bằng văn bản và lưu lại. Ảnh: Rawpixel, ảnh CC0 (public domain), nguồn https://www.rawpixel.com/image/5904897/photo-image-public-domain-hand-person

Bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế thực tế và phù hợp với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của bên ủy nhiệm. Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của cả hai bên. Với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho một tổ chức kinh tế, bên ủy nhiệm phải cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế và đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử cho bên nhận ủy nhiệm. Tổ chức kinh tế đó thông báo danh sách hộ, cá nhân ủy nhiệm cho cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, theo bản tổng hợp của MeInvoice.

Về chữ ký, Viettel-CA ghi rằng bên nhận ủy nhiệm là bên ký số trên hóa đơn do mình lập, và tờ khai đăng ký phải khai chứng thư số của cả hai bên. Các bản tổng hợp không thống nhất số điều của phần ủy nhiệm trong Thông tư 91/2026/TT-BTC: có bản ghi Điều 9, có bản ghi Điều 10 là xử lý hóa đơn đã lập sai. Vì vậy bài này không ghi số điều cho phần này.

![Sơ đồ bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm và cơ quan thuế trong hóa đơn điện tử ủy nhiệm](https://mona.software/wp-content/uploads/2026/10/so-do-uy-nhiem-hoa-don-mona.webp)

Sơ đồ đơn giản: bên ủy nhiệm giao việc lập cho bên nhận ủy nhiệm, bên nhận lập hóa đơn và ký số, rồi dữ liệu đi tới cơ quan thuế. Hình minh họa luồng, không thay cho văn bản quy định.

![Màn hình thống kê trong phần mềm MONA làm cho The IELTS Workshop](https://mona.software/wp-content/themes/monatheme/home-v2/assets/img/cs/ielts-thongke.webp)

Phần mềm cho việc này

Quy trình đang chạy mà phần mềm có sẵn không làm được?

MONA khảo sát nghiệp vụ trước dòng code đầu tiên.

[Viết phần mềm theo yêu cầu](https://mona.software/viet-phan-mem-theo-yeu-cau/)[Xem case study](https://mona.software/#case-study)

## Phần mềm hóa đơn cần ghi lại những gì

Phần mềm không cần đoán quy định. Cái nó cần là lưu đủ dữ liệu để khi cơ quan thuế hoặc đơn vị kiểm tra hỏi, người dùng tra ra ngay. Phần lưu trữ hóa đơn sau khi phát hành đọc thêm được trong bài trong bài [hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử](https://mona.software/cach-luu-tru-hoa-don-dien-tu/). Kế toán mỗi kỳ vẫn phải đối chiếu số liệu giữa hóa đơn, sổ sách và tờ khai, vì vậy các trường dưới đây cần có sẵn trên từng hóa đơn và từng hồ sơ ủy nhiệm.

![Biểu đồ, máy tính và laptop trên bàn làm việc của kế toán](https://mona.software/wp-content/uploads/2026/10/ke-toan-bang-so-lieu-mona.webp)

Bàn làm việc có bảng số liệu, máy tính cầm tay và laptop, minh họa khối lượng đối chiếu số liệu mỗi kỳ. Ảnh: Negative Space, ảnh CC0 từ StockSnap, nguồn https://stocksnap.io/photo/calculator-numbers-Y2GUBQIPXD

1. Lưu hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm dạng văn bản, kèm ngày hiệu lực và thời hạn ủy nhiệm, để xuất trình khi được yêu cầu.
2. Lưu bản Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đã gửi cơ quan thuế, cùng ngày gửi, và chặn phát hành hóa đơn theo ủy nhiệm khi chưa có bản này.
3. Ghi đủ tên, địa chỉ và mã số thuế của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm trên từng hóa đơn.
4. Tách hai trường riêng: thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số. Không gán ngày ký bằng ngày lập.
5. Tự tính hạn ký theo ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập, có lịch nghỉ lễ, và cảnh báo trước khi hết hạn.
6. Kiểm trạng thái của cả hai bên trước khi phát hành. Nếu một bên đang bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thì không phát hành.
7. Lưu chứng thư số của cả hai bên để đưa vào tờ khai đăng ký.

## Trường hợp không ủy nhiệm thì có phải làm gì thêm không

Nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh tự lập hóa đơn cho khách, không để bên khác lập thay, thì không cần Mẫu 01 cho việc ủy nhiệm. Vẫn phải ghi đủ thời điểm lập và thời điểm ký số trên hóa đơn, vì đó là nội dung bắt buộc chung của mọi hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần cần để ý là hạn ký: chỉ khi ký sang ngày khác thì mới phải tính ngày làm việc tiếp theo. Cửa hàng bán lẻ đang xuất hóa đơn từ máy tính tiền xem thêm [phần mềm POS bán lẻ xuất hóa đơn từ máy tính tiền](https://mona.software/phan-mem-pos-ban-le-xuat-hoa-don-may-tinh-tien/).

## Nguồn đã đọc và điều chưa kiểm được

Đã đối chiếu trực tiếp với toàn văn Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên Cổng Xây dựng chính sách, pháp luật của Chính phủ, bản đăng ngày 21/07/2026: khoản 5 và khoản 6 về ủy nhiệm, và nội dung bắt buộc của hóa đơn gồm thời điểm lập và thời điểm ký số. Nghị định có hiệu lực từ 01/07/2026. Các chi tiết còn lại lấy từ nguồn thứ cấp là Viettel-CA, Easy Invoice và MeInvoice, đọc ngày 09/10/2026. Chưa mở được trang Thư viện Pháp luật (trả về lỗi 403), vì vậy chưa xác nhận được chỗ nào trong nguồn đó ghi nhầm số hiệu. Số hiệu đúng theo các văn bản đã đọc là Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Chưa kiểm được trong văn bản gốc: mốc “ngày làm việc tiếp theo” cho việc ký số, số điều của phần ủy nhiệm trong Thông tư 91/2026/TT-BTC, và mức xử phạt nếu ký quá hạn. Ba điểm này cần được đối chiếu với toàn văn Thông tư trước khi chốt quy trình trong phần mềm.

Về nội dung hóa đơn từ máy tính tiền, bài [Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026](https://mona.software/hoa-don-may-tinh-tien-nghi-dinh-254-2026/) đã đi qua trường hợp hộ kinh doanh bán lẻ. Bài này không lặp lại phần đó.

## Hỏi đáp

### Ký số chậm một ngày có bị phạt không?

Bài này chưa tra được mức xử phạt cho trường hợp ký quá hạn, vì vậy không ghi con số nào. Việc cần làm trước là đặt cảnh báo trong phần mềm và kiểm lại mốc trong toàn văn Thông tư 91/2026/TT-BTC.

### Hộ kinh doanh nhờ người khác lập hóa đơn có cần Mẫu 01 không?

Theo bản tổng hợp đã đọc thì có. Việc ủy nhiệm được coi là thay đổi thông tin đăng ký, do đó phải thông báo bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trước khi thực hiện. Hộ kinh doanh bán lẻ dùng máy tính tiền có thể xem thêm bài [về hóa đơn từ máy tính tiền](https://mona.software/hoa-don-may-tinh-tien-nghi-dinh-254-2026/). Hộ kinh doanh cần sổ sách đọc bài [phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh bỏ thuế khoán](https://mona.software/phan-mem-ke-toan-ho-kinh-doanh-bo-thue-khoan/).

### Bên nhận ủy nhiệm có ký số bằng chữ ký của mình không?

Theo Viettel-CA, bên nhận ủy nhiệm là bên ký số trên hóa đơn do mình lập, và tờ khai phải khai chứng thư số của cả hai bên. Đây là nguồn thứ cấp, vì vậy khi triển khai phần mềm cần đối chiếu với điều khoản tương ứng của Thông tư 91/2026/TT-BTC.

### Ủy nhiệm có áp dụng cho biên lai thu phí không?

Có, nhưng là một quy định riêng. Khoản 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai, và biên lai vẫn ghi tên tổ chức thu phí là bên ủy nhiệm. Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ thuộc khoản 5, với điều kiện khác.

### Xác thực sinh trắc học có liên quan đến ủy nhiệm không?

Hai việc khác nhau. Xác thực sinh trắc học là bước liên quan tới việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, còn ủy nhiệm là việc để bên khác lập hóa đơn thay mình. Chi tiết về bước xác thực nằm trong bài [xác thực sinh trắc học hóa đơn điện tử](https://mona.software/xac-thuc-sinh-trac-hoc-dang-ky-hoa-don-dien-tu/).

Doanh nghiệp nào đang đổi phần mềm hóa đơn để kịp các mốc này, cần cảnh báo hạn ký và ghi nhận bên ủy nhiệm đúng quy định, bắt đầu từ trang [phần mềm hóa đơn điện tử cần tính năng gì theo quy định mới](https://mona.software/nghien-cuu/phan-mem-hoa-don-dien-tu-theo-quy-dinh/). MONA Software trao đổi phạm vi phần mềm theo yêu cầu của từng doanh nghiệp. Gọi hotline 1900 636 648 để hẹn trao đổi với đội ngũ MONA.

## Đọc thêm

- [Nghị định 356/2025 về dữ liệu cá nhân: phần mềm doanh nghiệp phải có gì](https://mona.software/nghi-dinh-356-2025-du-lieu-ca-nhan-phan-mem/)
- [Sổ kế toán chạy song song và nhật ký lưu vết: phần mềm kế toán phải chặn gì](https://mona.software/so-ke-toan-song-song-phan-mem-luu-vet/)
- [Thông tư 58/2026 về kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ: chọn công cụ ghi sổ thế nào](https://mona.software/ke-toan-doanh-nghiep-sieu-nho-thong-tu-58-2026/)

## Câu hỏi thường gặp

### Ký số chậm một ngày có bị phạt không?

Bài này chưa tra được mức xử phạt cho trường hợp ký quá hạn, vì vậy không ghi con số nào. Việc cần làm trước là đặt cảnh báo trong phần mềm và kiểm lại mốc trong toàn văn Thông tư 91/2026/TT-BTC.

### Hộ kinh doanh nhờ người khác lập hóa đơn có cần Mẫu 01 không?

Theo bản tổng hợp đã đọc thì có. Việc ủy nhiệm được coi là thay đổi thông tin đăng ký, do đó phải thông báo bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trước khi thực hiện. Hộ kinh doanh bán lẻ dùng máy tính tiền có thể xem thêm bài về hóa đơn từ máy tính tiền. Hộ kinh doanh cần sổ sách đọc bài phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh bỏ thuế khoán.

### Bên nhận ủy nhiệm có ký số bằng chữ ký của mình không?

Theo Viettel-CA, bên nhận ủy nhiệm là bên ký số trên hóa đơn do mình lập, và tờ khai phải khai chứng thư số của cả hai bên. Đây là nguồn thứ cấp, vì vậy khi triển khai phần mềm cần đối chiếu với điều khoản tương ứng của Thông tư 91/2026/TT-BTC.

### Ủy nhiệm có áp dụng cho biên lai thu phí không?

Có, nhưng là một quy định riêng. Khoản 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai, và biên lai vẫn ghi tên tổ chức thu phí là bên ủy nhiệm. Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ thuộc khoản 5, với điều kiện khác.

### Xác thực sinh trắc học có liên quan đến ủy nhiệm không?

Hai việc khác nhau. Xác thực sinh trắc học là bước liên quan tới việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, còn ủy nhiệm là việc để bên khác lập hóa đơn thay mình. Chi tiết về bước xác thực nằm trong bài xác thực sinh trắc học hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nào đang đổi phần mềm hóa đơn để kịp các mốc này, cần cảnh báo hạn ký và ghi nhận bên ủy nhiệm đúng quy định, bắt đầu từ trang phần mềm hóa đơn điện tử cần tính năng gì theo quy định mới. MONA Software trao đổi phạm vi phần mềm theo yêu cầu của từng doanh nghiệp. Gọi hotline 1900 636 648 để hẹn trao đổi với đội ngũ MONA.