Lý Do Quản Lý Tour Du Lịch Bằng Excel Không Còn Hiệu Quả

Du lịch đang trở thành một trong những ngành công nghiệp không khói mang lại lợi nhuận lớn cho nhiều công ty. Có thể nói, những doanh nghiệp kinh doanh về lĩnh vực du lịch đang ngày càng mở rộng cả về quy mô lẫn dịch vụ liên quan. Tuy vậy,  hiện nay có nhiều công ty du lịch vẫn đang sử dụng excel để quản lý, lưu trữ toàn bộ dữ liệu khách hàng. Điều này chính là rào cản lớn làm cho doanh nghiệp chưa thể bứt phá trong vận hành và quản trị đạt hiệu quả. Cùng tìm hiểu những lý do quản lý tour du lịch bằng Excel không còn hiệu quả ngay trong bài viết bên dưới.

Khó khăn trong quản lý và tìm kiếm tài liệu tour du lịch

Theo thống kê thì có tới  95% các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch hiện nay vẫn thực hiện việc quản lý của mình bằng Excel. Đây chính là một công cụ văn phòng miễn phí vô cùng phổ biến và được sử dụng rất rộng rãi bởi vì tính thuận tiện cũng như dễ dàng sử dụng.

Tuy nhiên, quản lý tour du lịch bằng Excel lại hạn chế rất nhiều các tính năng khá chuyên biệt đối với lĩnh vực du lịch. Khi nguồn dữ liệu cung cấp về khách hàng cũng như đối tác và các con số có liên quan đến vấn đề tài chính hoặc nhân sự của doanh nghiệp tăng lên, thì Excel sẽ bị quá tải, từ đó trở nên cồng kềnh và có thể gây ra nhiều khó khăn cho công ty trong quá trình tìm kiếm dữ liệu.

Quản lý tour du lịch bằng Excel mất nhiều thời gian

Một điểm cộng rất lớn cho các phần mềm chuyên về quản lý tour du lịch ở thời điểm hiện nay đó chính là doanh nghiệp sẽ có thể tránh được việc tốn quá nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu một cách thủ công tại các bảng tính Excel cùng với những hàm tính toán phức tạp.

Với việc sử dụng một hệ thống phần mềm chuyên dụng, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn bởi nó đã được tự động tính toán dựa trên các chương trình đã lập trình sẵn. Các thông số quan trọng về tài chính, các tour du lịch hoặc số lượng nhân viên cũng sẽ được quản lý hiệu quả trên phần mềm, và khi bạn muốn xử lý bất kỳ dữ liệu hoặc tìm kiếm thông tin thì chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản và nhanh chóng nhưng đã cho ra kết quả chính xác. Ngoài ra, các phần mềm chuyên dụng còn cho phép bạn phân quyền quản lý hợp lý cho nhân viên trong công ty tùy theo chức năng cụ thể của từng phòng ban.

Tính giá tour du lịch thủ công

Việc tính giá tour du lịch bằng bằng phương pháp thủ công, có thể kể đến như sổ sách hoặc Excel sẽ chỉ phù hợp với những doanh nghiệp đang ở giai đoạn mới hình thành và số lượng khách hàng của họ chưa nhiều.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp kinh doanh tour du lịch của bạn đã phát triển với quy mô lớn hơn, thì việc tính giá một cách thủ công sẽ không thể đảm bảo được tính chính xác của thông tin, đồng thời tính bảo mật về dữ liệu của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng, chưa kể tới việc làm này sẽ còn tốn kém rất nhiều thời gian của nhân viên.

Hơn nữa, mặc dù thực hiện các thao tác trên cùng một file excel có sẵn, nhưng nếu cách làm việc của nhân viên không được thống nhất thì có thể gây ra tình trạng như tính giá tour du lịch cho khách hàng không còn đảm bảo được độ chính xác.

Ngoài ra, phải chú ý khi thực hiện sale tour đó là giá tour du lịch sẽ liên tục được cập nhật, vậy làm thế nào để những thông số có liên quan tự động thay đổi theo và mọi người sẽ có được thông tin về giá mới để có thể kịp thời thông báo thông tin đó tới khách hàng? Liệu rằng quản lý tour du lịch bằng Excel có còn hiệu quả hay không trong trường hợp này?

Xem thêm: Cách bán tour du lịch online và 5 kênh bán tour hiệu quả

Quản lý booking không chặt chẽ

Booking chính là nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp du lịch. Tuy nhiên, thực trạng quản lý booking bằng excel hiện nay đã và đang trở thành một rào cản vô cùng lớn cho doanh nghiệp.

Booking không được thực hiện theo một quy trình nhất định hay kiểm soát việc booking không chặt chẽ sẽ dẫn đến nhiều sai sót, từ đó sẽ gây mất niềm tin của khách hàng. Các dữ liệu quan trọng thuộc về booking sẽ không được lưu trữ đồng bộ trên cùng một hệ thống, vì vậy nên sẽ rất khó khăn trong công việc việc tìm kiếm cũng như quản lý dữ liệu.

Khi sử dụng phần mềm Excel, ở mỗi giai đoạn có sự xuất hiện của biến đổi trong Booking sẽ được thể hiện trên những bảng tính và được ghi nhận bằng cách xóa tình trạng cũ và sau đó tiến hành cập nhật tình trạng mới. Đây chính là bất cập lớn nhất của Excel khi số lượng khách hàng Booking quá lớn, chính việc xóa để thêm mới đó sẽ không đảm bảo được hoàn toàn sự chính xác và đầy đủ của thông tin. Điều quan trọng là Excel không thể đồng bộ dữ liệu với hệ thống Booking Engine hay các trang OTA.

Kiểm soát tài chính không có hiệu quả

Tài chính luôn được đánh giá là một vấn đề vô cùng nhức nhối đối với mọi doanh nghiệp. Với đặc thù riêng biệt của ngành du lịch, thì hai vấn đề thường hay xảy ra nhất trong thời điểm hiện nay đó là:

• Bỏ sót rất nhiều khoản thu quan trọng: Việc khách hàng đặt cọc một phần chi phí của giá tour. Bộ phận kế toán sẽ là bộ phận tiếp nhận những thông tin này và sau đó đánh dấu lại trên các khoản tiền còn lại mà công ty cần phải thu khách hàng. Nhưng đối với trường hợp có một lượng lớn khách hàng thì chắc chắn rằng việc nhầm lẫn hay thậm chí quên đi các khoản cần phải thu khách hàng là điều hoàn toàn sẽ có thể xảy ra.
• Đặt cọc tiền tour du lịch không đúng ngày: Doanh nghiệp cung cấp những tour du lịch sẽ đóng vai trò chính là khách hàng quan trọng và thân thiết của các nhà hàng hay khách sạn,…Và dĩ nhiên rằng sẽ cần đến một số tiền đặt cọc trước khi bắt đầu tour du lịch. Nếu việc đặt cọc được thực hiện không đúng ngày thì sẽ làm giảm uy tín rất lớn của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp, đồng thời có thể mất đi cơ hội hợp tác. Và thậm chí với nhiều trường hợp thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của dịch vụ khách hàng.

Quảng lý tour du lịch bằng Excel rất khó có thể hỗ trợ đặt lịch nhắc nhở dành cho doanh nghiệp theo những vấn đề trên, tuy nhiên, những phần mềm quản lý tour thì có thể giải quyết được những vấn đề này, từ đó sẽ hạn chế được những sai sót, cũng như nhắc nhở cho doanh nghiệp để họ có thể thực hiện công việc đúng thời hạn.

Phần mềm quản lý tour du lịch – giải pháp thay thế Excel hiệu quả

Doanh nghiệp đang càng phát triển, thì cũng đồng nghĩa rằng, sẽ có rất nhiều cơ sở dữ liệu cần được doanh nghiệp lưu trữ cũng như quản lý. Và phần mềm chuyên dụng để quản lý tour du lịch hiện nay có thể coi là một trong những giải pháp vô cùng tối ưu mà các doanh nghiệp nên đầu tư và sử dụng.

Ứng dụng giúp các công ty kinh doanh lữ hành theo dõi, quản lý tour, quản lý khách hàng, báo cáo tài chính,… một cách tự động và thông minh. Tùy theo đặc thù về quy mô cũng như ngân sách của mình, mà các doanh nghiệp sẽ có thể lựa chọn được phần mềm quản lý tour du lịch phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất.

Phần mềm quản lý du lịch đang trở thành công cụ quản lý hiệu quả cho các công ty du lịch hiện nay. Nếu bạn đang có ý tưởng kinh doanh tour du lịch thì hãy đầu tư một phần mềm quản lý để việc kinh doanh được diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhất.