Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Thông Minh, Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Do tính chất quan trọng của các hợp đồng, nhiều ứng dụng quản lý hợp đồng được cho ra mắt, mang lại một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, cải thiện hiệu quả làm việc của người dùng, cũng như là giúp doanh nghiệp giảm được nhiều rủi ro trong khi làm việc với các hợp đồng. Nếu bạn đang tìm hiểu về phần mềm quản lý hợp đồng, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về công cụ này.

Tổng quan về phần mềm quản lý hợp đồng là gì? 

Trước kia và thậm chí là ngày nay vẫn có nhiều doanh nghiệp quản lý các hợp đồng theo cách truyền thống, lưu trữ hợp đồng trong tủ hồ sơ, duy trì danh sách hợp đồng hoặc tạo một trang tính theo dõi những hợp đồng của những chủ thể khác nhau trên một trang tính. Tuy nhiên ít người biết rằng cách quản lý này sẽ dẫn đến rất nhiều rủi ro.

Các hợp đồng có thể sẽ bị mất, bị lạc hoặc bị đánh cắp bất cứ lúc nào. Hoặc trong trường hợp người quản lý hợp đồng hiện tại nghỉ việc sẽ làm cho những người quản lý hợp đồng mới khó khăn trong việc hiểu được cách làm việc với các hợp đồng của người trước. Số lượng hồ sơ nhiều sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý, có thể ảnh hưởng đến chi phí, trễ gia hạn hợp đồng, điều khoản quan trọng,…

Bởi những gánh nặng của việc quản lý hợp đồng theo phương pháp truyền thống và những rủi ro mà người quản lý có thể gây ra, khiến nhiều doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn một ứng dụng quản lý hợp đồng phù hợp và hiệu quả.

Công cụ quản lý hợp đồng doanh nghiệp cung cấp những giải pháp quản lý hợp đồng tối ưu cho tất cả loại hình hợp đồng và loại hình doanh nghiệp. Các dịch vụ và chức năng của hệ thống quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian quản lý, tiết kiệm chi phí dài hạn, tăng hiệu quả kiểm toán, tăng tính ổn định trong các dự án và hợp đồng tương lai, giảm nhiều rủi ro liên quan đến việc lưu trữ, theo dõi hợp đồng.

Để đáp ứng sự gia tăng các nhu cầu sử dụng công nghệ trong quản lý, một loạt các nền tảng quản lý hợp đồng doanh nghiệp được phát triển với nhiều tính năng nổi bật.

Những chức năng cơ bản của phần mềm quản lý hợp đồng

Lưu trữ hợp đồng 

Phần mềm quản lý hợp đồng cung cấp một kho lưu trữ hợp đồng khổng lồ, phù hợp cho nhiều quy mô doanh nghiệp. Tất cả hợp đồng sẽ được lưu trữ cẩn thận, bảo mật, gọn gàng trong một tủ hồ sơ ảo.

Người quản lý hợp đồng có thể dễ dàng lọc tìm và không phải lo sợ bị đánh mất hợp đồng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ có thể sẽ không có nhiều hợp đồng, nhưng nếu đối với các doanh nghiệp lớn, khi số lượng hợp đồng cực kỳ nhiều, sẽ gây khó khăn và rủi ro cao trong việc lưu trữ, khi đó chức năng lưu trữ của phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện điểm này.

Theo dõi hợp đồng

Người quản lý hợp đồng khi sử dụng công cụ quản lý hợp đồng có thể theo dõi toàn bộ hợp đồng của doanh nghiệp với các chủ thế khác. Ngoài ra còn có thể chia sẻ với người dùng khác, thiết lập đối tượng người dùng được xem hợp đồng, xây dựng quyền quản lý hợp đồng cho nhiều đối tượng liên quan khác nhau.

Hỗ trợ tìm kiếm với nền tảng quản lý hợp đồng doanh nghiệp

Thay vì bạn phải mất thời gian lục hết hợp đồng này đến hợp đồng khác để tìm ra hợp đồng cần tìm, hoặc đôi khi chỉ cần muốn kiểm tra lại một nội dung nào đó trong hợp đồng, thì giờ đây chức năng tìm kiếm trong phần mềm sẽ giúp bạn tìm thấy những gì cần tìm một cách chính xác, nhanh chóng và dễ dàng hơn. Chỉ cần gõ từ khóa, cụm từ liên quan, thẻ,…hệ thống sẽ cho ra những kết quả tìm kiếm phù hợp nhất.

Gửi thông báo, cảnh báo tự động 

Chức năng nổi bật nhất của công cụ quản lý hợp đồng doanh nghiệp chính là khả năng tổng hợp và có thể gửi báo cáo, thông báo đến người dùng liên quan.

Tất cả các dữ liệu được nhập vào hệ thống sẽ được quản lý chặt chẽ, bất cứ sự thay đổi, điều chỉnh hoặc khi hợp đồng có cập nhật về nội dung, điều khoản,…cũng sẽ được tự động gửi cảnh báo, thông báo về sự cập nhật mới nhất với người quản lý các dữ liệu đó. Giúp người dùng, bộ phận quản lý hợp đồng có thể bám sát các phiên bản của từng hợp đồng hiệu quả và thuận lợi.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng ứng dụng quản lý hợp đồng?

Lợi ích của công cụ quản lý hợp đồng với doanh nghiệp, tổ chức

Lợi ích của công cụ quản lý hợp đồng doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, công ty

• Tất cả các hợp đồng được lưu trữ trong một hệ thống, không gian cố định và duy nhất
• Các tiến trình xử lý hợp đồng lao động được thực hiện dễ dàng, từ việc tạo hợp đồng, trình ký, tái ký hợp đồng, kiểm toán, kết thúc hay thanh lý hợp đồng.
• Các quá trình tạo và kiểm duyệt hợp đồng được chuẩn hoá chính xác và nhanh chóng, hạn chế sai sót, rủi ro trên từng hợp đồng.
• Quá trình quản lý hợp đồng chặt chẽ, chi tiết. Người quản lý sẽ được thông báo nhắc nhớ những điều cần lưu ý với các hợp đồng, hạn chế sự thiếu sót, và đảm bảo mọi thứ được diễn ra đúng tiến độ, thuận lợi,
• Tất cả các dữ liệu đều có thể tìm thấy lại nếu như có bất kỳ điều gì không may xảy ra do lỗi hệ thống hay sơ ý của người dùng
• Cho phép chia sẻ nội dung, thông tin hợp đồng đến nhiều người dùng khác nhau. Tất cả các người dùng trong doanh nghiệp đều có thể nắm bắt được thông tin cũng như trạng thái của hợp đồng một nhanh chóng. Đảm bảo tất cả thông tin đều được các phòng ban liên quan biết đến, hỗ trợ người dùng khác thực hiện các công việc cần thiết.
• Thiết lập quyền sử dụng, quyền tác động đến hợp đồng đến từng đối tượng người dùng khác nhau. Đảm bảo các hợp đồng được hiển thị đúng đối tượng, hạn chế nội dung hiển thị, ví dụ như nội dung lương bổng, đối tượng nào được điều chỉnh hợp đồng, đối tượng nào chỉ được xem và in,…
• Với những doanh nghiệp lớn, phần mềm sẽ tạo các đối tượng được phê duyệt với những loại hợp đồng khác nhau.
• Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, chi phí mua thiết bị lưu trữ,  thời gian làm việc với các hợp đồng, tăng tính bảo mật, hạn chế các rủi ro thất lạc hợp đồng, đảm bảo hợp đồng luôn được cập nhật kịp thời.

Lợi ích đối với các bộ phận, nhân viên phụ trách hợp đồng 

• Các nhân viên có thể quản lý hợp đồng hiệu quả hơn, tăng tính chủ động trong công việc, xử lý các tác vụ liên quan đến hợp đồng đúng lúc. Từ những dữ liệu nhập vào, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở người dùng tái ký hợp đồng, thời gian kết thúc hợp đồng, báo ngày hết hiệu lực,…
• Quá trình tạo, xử lý, lưu trữ và quản lý hợp đồng được thực hiện theo quy trình chuẩn hoá, chính xác, đúng tiến độ.
• Tất cả các nhân viên cùng làm việc chung một không gian, một hệ thống, đảm bảo các thông tin đều được hiển thị với các nhân viên là cùng một phiên bản
• Thống nhất quy trình sử dụng và quản lý hợp đồng, giúp các nhân viên mới có thể nắm bắt được cách quản lý và thực hiện công việc chuyên môn hiệu quả
• Hỗ trợ quá trình tìm kiếm nội dung, dữ liệu hồ sơ, hợp đồng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tối đa.

Lợi ích đối với các lãnh đạo, các vị trí xét duyệt hợp đồng 

• Giúp quá trình xem xét và duyệt ký hợp đồng được thực hiện đúng lúc, chính xác và nhanh hơn
• Được nhắc nhở kiểm tra hồ sơ hợp đồng, thực hiện các tác vụ cần thiết với hợp đồng

Những ai có thể sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng?

Những đối tượng phòng ban cần sử dụng ứng dụng quản lý hợp đồng

Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu khác nhau, tuy nhiên nhìn chung những người dùng chính của phần mềm quản lý hợp đồng là bộ phận như pháp lý, hành chính, nhân sự, sale, bộ phận thu mua, tài chính, và có thể là các bộ phận quản lý như quản lý dự án.

• Bộ phận pháp lý, hành chính thường xuyên làm việc với các giấy tờ, nắm bắt chính xác về pháp luật liên quan đến từng loại hợp đồng. Những nhân viên pháp lý, hành chính sẽ sử dụng ứng dụng quản lý hợp đồng để tạo các mẫu hợp đồng, và soạn tài liệu, nội dung hợp đồng
• Phòng ban nhân sự thường làm việc với các công việc tuyển dụng, họ nắm rõ những gì cần được bao gồm trong phần miêu tả công việc trên hợp đồng dành cho nhân viên mới. Một số nhân viên bộ phận nhân sự thỉnh thoảng cũng sẽ sử dụng ứng dụng quản lý hợp đồng để tham khảo các hợp đồng mẫu được pháp luật thông qua áp dụng cho những lao động mới, nhằm tạo hợp đồng lao động phù hợp.
• Các bộ phận bán hàng thường có thói quen xử lý mọi công việc rất nhanh, vì vậy họ có thể sử dụng các công cụ quản lý hợp đồng để tạo ra các hợp đồng thương mại, hợp đồng cung cấp nhanh chóng mà không cần phải hỏi ý kiến luật sự, hay tham khảo thêm về pháp lý
• Ở các doanh nghiệp lớn thường có một bộ phận chuyên phụ trách thu mua hàng hoá và dịch vụ từ các nhà cung cấp. Và họ cũng thường xuyên làm về những điều khoản với nhà cung cấp, và sau khi các hợp đồng được ký, họ có thể dễ dàng theo dõi hiệu lực và kịp thời gian hạn hợp đồng với các bên liên quan. Các nhóm quản lý thu mua của doanh nghiệp thường yêu cầu ứng dụng quản lý hợp đồng có tính năng chấp thuận từ những bộ phận liên quan trong nội bộ doanh nghiệp.
• Bộ phận quản lý tài chính thường yêu cầu sự rõ ràng, chi tiết và chính xác nhất trên từng hợp đồng với những lý do khác nhau. Họ cần điều chỉnh hợp đồng và thanh toán, cũng như là tạo ra lợi nhuận chính xác như mong đợi cho doanh nghiệp.

Có nên sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp của Mona Media? 

Công cụ quản lý hợp đồng doanh nghiệp của Mona Media – Mona Contract

Mona Media là một trong những công ty cung cấp dịch vụ thiết kế website theo yêu cầu, phần mềm erp, hrm, nghiệp hàng đầu Việt Nam, đặc biệt là phần mềm quản lý hợp đồng. Mona Media đã từng làm việc và cung cấp rất nhiều dự án phần mềm quản lý cho nhiều doanh nghiệp lớn – nhỏ, trong nước cũng như quốc tế. Ngoài ra Mona Media còn sở hữu một đội ngũ lập trình trẻ, sáng tạo và dày dặn kinh nghiệm, am hiểu sâu rộng về các công nghệ mới, ngôn ngữ lập trình hiện đại.

Ứng dụng quản lý hợp đồng doanh nghiệp Mona Contract là phần mềm cung cấp giải pháp quản lý hợp đồng chuyên nghiệp được phát triển bởi Mona Media. Mona Contract tổng hợp nhiều tính năng hiện đại đáp ứng đa dạng nhu cầu quản lý hợp đồng của nhiều doanh nghiệp khác nhau.

Với nền tảng quản lý hợp đồng, các quá trình tạo hợp đồng cho đến kết thúc hợp đồng sẽ được diễn ra một cách thuận lợi và chính xác đến từng mốc thời gian. Ngoài ra hệ thống sẽ đảm bảo các hợp đồng, dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhân viên, các thông tin quan trọng sẽ được lưu trữ an toàn, dễ dàng thao tác tìm kiếm và truy cập vào các hợp đồng.

Tùy theo từng nhu cầu của doanh nghiệp mà phần mềm quản lý hợp đồng sẽ được thiết kế với những tính năng đặc biệt khác nhau, giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các tính năng cần thiết nhất. Với Mona Software, quy trình xử lý các hợp đồng hay việc kiểm soát các hợp đồng của doanh nghiệp đã được đơn giản hoá và rút ngắn thời gian hơn.