Trở lại
Hệ thống quản lý vận tải hàng hoá TMS là gì?
Trước hết, ta cần nắm rõ những khái niệm, thông tin cơ bản về hệ thống quản lý vận tải TMS là gì? TMS là viết tắt của Transportation Management System, hay còn gọi là hệ thống quản lý vận tải. Về bản chất, hệ thống quản lý vận tải TMS là một phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa, từ khi bắt đầu lên kế hoạch đến lúc thanh toán.
Nói một cách đơn giản, hệ thống TMS chính là bộ não điều hành logistics của một công ty. Mục tiêu của hệ thống quản lý vận tải hàng hóa này là giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.
Các tính năng của phần mềm hệ thống quản lý vận tải TMS
Tất nhiên, để có vai trò quan trọng như vậy trong hệ thống quản lý vận tải logistics, phần mềm TMS phải có rất nhiều tính năng đặc biệt, hữu ích và mang lại giá trị thiết thực.
- Quản lý chứng từ: có khả năng phê duyệt giấy tờ chứng nhận cho các tài xế trực tuyến, không cần tiếp xúc trực tiếp.
- Quản lý nhân sự, đội xe: chức năng này giúp ta quản lý cả nhân viên lái xe lẫn các phương tiện, nhiên liệu, chi phí bảo dưỡng, giám sát các hoạt động cross docking…
- Tự động hóa hệ thống điều phối: Hệ thống tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp lên lịch, sắp đặt thời gian, tuyến đường một cách khoa học, tối ưu nhất nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí.
- Tính năng track and trace kiện hàng: Chức năng này của phần mềm TMS giúp nắm bắt được tình hình hàng hóa, thời gian vận chuyển, vị trí trong thời gian thực thông qua GPS nhờ vào tích hợp công nghệ IoT. Đồng thời, người quản lý cũng sẽ nhận được thông báo nếu xảy ra sự cố.
- Theo dõi thời gian thực: Với hệ thống quản lý vận tải, bạn có thể theo dõi vị trí chính xác của hàng hóa qua GPS, biết thời gian dự kiến hàng đến (ETA) và nhận cảnh báo nếu có sự cố.
- Đối soát thanh toán: Tự động đối chiếu hóa đơn với chi phí ban đầu, xử lý các khoản phụ phí, giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và chính xác.
- Phân tích và báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về chi phí, hiệu suất của nhà vận chuyển và thời gian giao hàng, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định chiến lược tốt hơn.
Đối tượng sử dụng hệ thống quản lý vận tải
Phần mềm quản lý vận tải TMS được sử dụng rộng rãi bởi nhiều đối tượng trong chuỗi cung ứng, bao gồm:
- Chủ hàng (shippers): Các nhà sản xuất, bán lẻ, và doanh nghiệp thương mại điện tử sử dụng TMS để quản lý vận chuyển hàng hóa đầu vào và đầu ra.
- Nhà cung cấp logistics: Các công ty logistics sử dụng TMS để quản lý vận chuyển cho nhiều khách hàng cùng lúc, tối ưu hóa hoạt động và cung cấp thông tin minh bạch.
- Hãng vận tải và đội xe: Các đơn vị này sử dụng hệ thống quản lý vận tải để tiếp nhận yêu cầu, theo dõi hiệu suất và nâng cao năng lực giao hàng.
Phân loại hệ thống vận tải hàng hóa (TMS)
Hệ thống vận tải hàng hoá TMS có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào cách thức và mục đích sử dụng:
Theo cách cài đặt
Đây là cách phân loại phần mềm quản lý TMS dựa trên nơi phần mềm được cài đặt và vận hành:
- Phần mềm TMS đám mây (Cloud/SaaS): Đây là hình thức phổ biến và linh hoạt nhất hiện nay. Phần mềm được đặt trên máy chủ của nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp không cần đầu tư vào hạ tầng vật lý. Ưu điểm nổi bật là dễ dàng truy cập từ xa, cập nhật tính năng tự động và mở rộng quy mô nhanh chóng.
- Phần mềm TMS cài đặt tại chỗ (On-premise): Với hình thức này, phần mềm TMS được cài đặt trực tiếp trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp. Loại hình này phù hợp với các công ty có yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về dữ liệu và bảo mật, hoặc đã có sẵn hạ tầng công nghệ.
Theo mục đích sử dụng
Cách phân loại phần mềm vận tải hàng hoá này tập trung vào vai trò và đối tượng chính mà hệ thống phục vụ trong chuỗi cung ứng:
- Phần mềm vận tải TMS cho chủ hàng (Shipper TMS): Được thiết kế dành cho các nhà sản xuất, nhà bán lẻ hay các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa của chính họ. Mục tiêu chính của loại hình này là tối ưu hóa các tuyến đường, chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải phù hợp và quản lý chi phí.
- Phần mềm vận tải hàng hoá TMS cho hãng vận tải (Carrier TMS): Dành cho các công ty vận tải, hãng xe hoặc đội xe riêng. Loại phần mềm TMS này tập trung vào việc điều hành đội xe, quản lý lịch trình, tiếp nhận các yêu cầu vận chuyển từ khách hàng và theo dõi hiệu suất của tài xế.
- Hệ thống TMS cho công ty logistics (3PL/4PL TMS): Đây là loại hình phức tạp nhất, được thiết kế cho các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) hoặc thứ tư (4PL). Nó cho phép họ quản lý việc vận chuyển cho nhiều khách hàng cùng lúc, với các tính năng chuyên biệt như quản lý nhiều tài khoản, đối soát cước và báo cáo tùy chỉnh.
Lợi ích sử dụng hệ thống quản lý vận tải TMS là gì?
Hệ thống quản lý vận tải TMS không chỉ là một công cụ, mà là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động logistics bất kể chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý vận tải. Đầu tư vào hệ thống TMS mang lại vô số lợi ích vượt trội, tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng.
Tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí
Hệ thống quản lý vận tải giúp tự động hóa từ khâu lập kế hoạch tuyến đường tối ưu, chọn nhà vận chuyển phù hợp, đến đối soát và thanh toán tự động. Điều này giúp giảm đáng kể công việc thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ vận hành. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng cắt giảm các chi phí không cần thiết như phí lưu kho, phí phạt trễ hẹn và chi phí nhiên liệu.
Nâng cao năng lực cạnh tranh và trải nghiệm khách hàng
Một trong những lợi thế lớn nhất của hệ thống TMS là giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy hơn. Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi lô hàng theo thời gian thực, nhận thông báo cập nhật chủ động và giao tiếp trực tiếp với nhà vận chuyển. Sự minh bạch này không chỉ tăng cường trải nghiệm mà còn củng cố lòng tin, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Tăng cường khả năng hiển thị và quản lý
Hệ thống quản lý vận tải hàng hóa TMS cung cấp một cái nhìn tổng quan và toàn diện về toàn bộ chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái hàng hóa, hiệu suất vận chuyển và các chỉ số quan trọng (KPI) theo thời gian thực. Thông tin chi tiết này giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác, giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên (phương tiện, nhân lực) và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.
Đảm bảo tính linh hoạt và khả năng mở rộng
Một hệ thống quản lý vận tải hàng hoá TMS trên nền tảng đám mây (Cloud/SaaS) cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô khi nhu cầu tăng cao, đặc biệt trong các mùa cao điểm. Phần mềm TMS cũng giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với các mô hình kinh doanh mới như thương mại điện tử đa kênh hay vận chuyển xuyên biên giới, đảm bảo sự phát triển bền vững và lâu dài.
