8 Bước Lập Kế Hoạch Truyền Thông Và Sự Kiện Hiệu Quả

Truyền thông là tất cả các hoạt động nhằm cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ và bản thân doanh nghiệp cho khách hàng, tạo sự nhận biết, xây dựng lên lòng tin và thúc đẩy hành động mua, sử dụng của họ. Vậy để truyền thông hiệu quả thì nên làm những gì? Dưới đây là 8 bước để lập kế hoạch truyền thông, sự kiện hiệu quả.

Vai trò và chức năng của truyền thông

Thực tiễn trên thế giới và ở Việt Nam cho thấy các doanh nghiệp kinh doanh đang phải đầu tư nhiều cho marketing nói chung và truyền thông marketing nói riêng. Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong quá trình trao đổi và duy trì mối quan hệ bằng cách thông tin về sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng. Thuyết phục họ rằng nó có khả năng đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của họ.

Truyền thông duy trì mối quan hệ bằng cách cố gắng tạo ra cách thức truyền thông đến từng khách hàng và cá nhân hóa nhiều hơn. Mục tiêu là để quản lý thông tin liên lạc và tạo ra nhiều tương tác.

Chức năng cơ bản của truyền thông là cung cấp thông tin cho khách hàng tạo nên sự hiểu biết và ghi nhớ thương hiệu. Thế giới hàng hóa, dịch vụ hiện nay có vô số nhãn hiệu. Nếu không thực hiện truyền tải, quảng bá, tạo sự nhận biết, xây dựng lòng tin và thuyết phục thì người dùng sẽ không nhận biết đúng thương hiệu để tìm mua.

Các bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện hiệu quả

Truyền thông muốn đem lại hiệu quả thì người quản lý phải hiểu quá trình truyền thông diễn ra như thế nào? Những yếu tố cơ bản thuộc quá trình truyền thông và mối quan hệ giữa chúng.

Hai yếu tố thuộc về con người quan trọng của truyền thông là người nhận và người gửi. Hai yếu tố đại diện cho các công cụ truyền thông là thông điệp và phương tiện truyền thông. Hai yếu tố đại diện cho năng lực và nghệ thuộc truyền thông là mã hóa và giải mã. Yếu tố đánh giá hiệu quả truyền thông là phản ứng và phản hồi.

8 bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện hiệu quả

Bước 1: Xác định công chúng nhận tin mục tiêu

Trước khi lập kế hoạch truyền thông phải xác định rõ khách hàng mục tiêu sẽ tiếp nhận thông tin và đặc điểm của họ. Người nhận tin có thể là khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, ngời những quyết định hặc người tác động đến quyết định mua. Họ là những cá thể hay nhóm người? Có nằm trong một giới cụ thể hay không?

Việc xác định đúng đối tượng và đặc điểm có ý nghĩa rất lớn đối với người gửi. Vì điều này chi phối đến phương thức hoạt động, soạn thảo nội dung kịch bản thông điệp, lựa chọn phương tiện truyền tin… Tức là nó ảnh hưởng đến nói gì gì, nói như thế nào, nói khi nào, nói ở đâu và nói với ai.

Bước 2: Xác định mục tiêu của kế hoạch truyền thông

Mục tiêu truyền thông mà những phản ứng đáp lại mong muốn từ phía người nhận tin. Để đạt được điều này, khách hàng có thể phải trải qua nhiều bước với sự chuyển biến về hành vi tuần tự. Người quản trị cần nắm rõ được khách đang ở mức độ nào để có các hành động thúc đẩy đến cái tiếp theo.

Có 6 mức độ hành vi liên quan đến việc mua và sử dụng hàng hóa, dịch vụ. Đó là nhận biết, hiểu, thiện cảm, ưa chuộng, tin tưởng, hành động mua.

Bước 3: Thiết kế thông điệp

Thông điệp là nội dung thông tin cần truyền tải đã được mã hóa dưới dạng ngôn ngữ truyền thông nào đó. Trong truyền thông, ngôn ngữ vô cùng đa dạng. Nó có thể là hội họa, điêu khắc, lời văn, thi ca, nhạc điệu, ánh sáng, đồ vật, môi trường vật chất…

Để xây dựng thông điệp hiệu quả, người ta thường sử dụng mô hình AIDA. Nghĩa là phải gây được sự chú ý, tạo sự thích thú, khơi dậy mong muốn và thúc đẩy đến hành động mua. Thiết kế thông điệp cần quan tâm đến 3 vấn đề: nội dung, cấu trúc và hình thức thông điệp.

Nội dung thông điệp phải thể hiện được những điều cần nói với công chúng để tạo phản ứng mong muốn. Thường có 3 cách đề cập trong nội dung thông điệp là: lợi ích, tình cảm và đạo đức.

Về cấu trúc thông điệp sẽ có 3 quyết định liên quan là:

• Trong thông điệp nên rút ra kết luận dứt khoát hay để người nhận tự thực hiện?
• Có nên đưa ra luận cứ và bằng chứng ngay từ đầu hay để cuối?
• Nên đưa ra lập luận một chiều (điểm mạnh) hay hai chiều (điểm mạnh và yếu)?

Hình thức thông điệp. Thông điệp được truyền đi dưới dạng ấn phẩm hay radio, phát trên TV hay trình bày trực tiếp…

Bước 4: Lựa chọn phương tiện truyền thông, sự kiện hiệu quả

Người làm truyền thông phải căn cứ vào đối tượng nhận tin và đặc điểm ngôn ngữ của phương tiện truyền thông mà chọn kênh truyền thông phù hợp. Có hai kênh truyền thông là cá nhân và phi cá nhân.

Kênh truyền thông cá nhân là việc giao tiếp trực tiếp giữa hai hay nhiều người. Nó có thể là gọi điện, nhắn tin, thư điện tử…

Truyền thông phi cá nhân là những kênh truyền thông được thực hiện qua các phương tiện truyền phát tin mà không có sự tiếp xúc cá nhân, không có cơ chế thu nhận ngay thông tin phản hồi. Nó có thể là phương tiện truyền thông đại chúng: tivi, phương tiện in ấn báo chí, tạp chí, bảng, biển quảng cáo…

Bước 5: Chọn lọc thông tin

Hiệu quả của kế hoạch truyền thông phụ thuộc rất lớn vào nhận thức, đánh giá và thái độ của người tiêu dùng đối với người truyền phát tin hay còn được gọi là gương mặt đại diện khi thông điệp được truyền đi bởi con người. Người đại diện được tin tưởng, mến mộ, có thiện cảm thì tính thuyết phục sẽ cao hơn. Có 3 yếu tố liên quan đến người truyền tin là tính chuyên môn, độ tin cậy và mức độ tín nhiệm.

Bước 6: Xác định ngân sách

Xác định ngân sách sẽ quyết định đến sự thành công hiệu quả của bất kỳ một kế hoạch truyền thông nào. Với từng ngành khác nhau sẽ có mức chi cho hoạt động truyền thông khác nhau. Có 4 cách để xác định ngân sách là:

• Dựa theo tỷ lệ % của doanh thu
• Cân bằng cạnh tranh
• Căn cứ vào mục tiêu
• Phương pháp tùy theo khả năng

Bước 7: Thời gian thực thi các hoạt động truyền thông, sự kiện

Từng hoạt động truyền thông triển khai trên kênh cá nhân và phi cá nhân đều phải được kiểm soát thông qua mốc thời gian cụ thể. có thể là kết thúc kênh này rồi chuyển tới kênh khác để phù hợp cho mục đích ra mắt giới thiệu sản phẩm, đẩy mạnh nhận biết thương hiệu, bán hàng.

Bước 8: Thu nhận thông tin phản hồi 

Sau khi thông điệp được truyền đi, người quản trị truyền thông phải tiến hành nghiên cứu hiệu quả của nó dựa trên phản hồi của người nhận tin. Cần nhận biết xem họ có đang hiểu đúng, đủ về thông điệp không? Khoảng thời gian nào thông điệp tiếp cận hiệu quả nhất? Người nhận tin nhớ được những gì? Cảm giác của họ ra sao?

Người quản trị cần đo lường tác động của thông điệp thông điệp đến hành vi: số lần ghé qua website, số người đến thăm cửa hàng, mua sản phẩm và giới thiệu nó đến người khác.

Truyền thông tốt phụ thuộc lớn vào kế hoạch xây dựng. Việc lập kế hoạch cho bất kỳ hoạt động nào đó là việc không hề đơn giản. Nhưng với hoạt động truyền thông, mong rằng bài viết của Mona Software về “các bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện hiệu quả” ở trên sẽ phần nào giúp bạn có định hướng tốt hơn cho bản kế hoạch của mình.