Hướng dẫn cách đánh giá hiệu quả sử dụng của phần mềm quản lý công việc

Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc qua bình quân số lượng dự án/ nhân sự

Qua nghiên cứu từ phía Inc cho thấy thông số một nhân viên sẽ mất khoảng 21.8 tiếng hàng tuần để chìm đắm trong mớ công việc, thông tin hỗn độn với một quy trình làm việc vô cùng rắc rối của từng dự án. Trong khi đó, nếu tính toán dựa trên mức lương trung bình mà doanh nghiệp đưa ra là 10 triệu đồng thì số tiền thực tế quy đổi thành kết quả sẽ là 4, 46 triệu.

Điều này cho thấy doanh nghiệp đã lỗ hoàng ½ số tiền đã chi ra cho nhân sự của đơn vị mình. Để hoàn thành được một dự án chúng ta phải huy động lượng lớn nhất lực. Tốn kém về mặt chi phí là điều hiển nhiên, không chỉ vậy nó còn có thể gây ra những ảnh hưởng nhất định tới nhiều công việc khác đang cần hoàn thành.

Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án trở thành giải pháp, một cứu cánh lý tưởng mà chúng ta hoàn toàn có thể cân nhắc lựa chọn. Với phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án khi được ứng dụng mang tới khả năng hỗ trợ lưu trữ thông tin, lưu trữ dữ liệu trên một nền tảng, cũng như quản lý công việc của từng nhân viên đều được đảm bảo. Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc đều được đảm bảo tốt như mong muốn.

Đánh giá về hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc là điều quan trọng

Tiết kiệm được thời gian quý báu cho từng nhân viên, cũng đơn giản hóa tối đa công việc cần hoàn thành. Tất cả đều được đảm bảo giúp doanh nghiệp có thể hệ thống, đồng thời chuẩn hóa được quy trình làm việc của mình. Bởi thế, việc sử dụng một phần mềm thành công mang tới khả năng hoàn thành dự án và công việc tốt với thời gian cần bỏ ra giảm đi đáng kể. Đối với việc đánh giá thông qua bình quân số lượng dự án chúng ta cần áp dụng công thực cụ thể là:

(Số dự án được hoàn thành đúng hạn trước ứng dụng phần mềm)/(số lượng nhân sự trong nhóm)

<=> ( Số dự án hoàn thành đúng hạn với phần mềm hỗ trợ)/( số lượng nhân sự trong nhóm)

Từ công thức kể trên khi áp dụng chúng ta có thể đánh giá được hiệu quả công việc được tăng lên như thế nào, có thực sự xứng đáng hay không. Nhìn chung thì việc dùng một phần mềm có hiệu quả bao nhiêu thì con số chênh lệch càng lớn bây nhiêu. Với kết quả được nhận về ở mức bằng nhau nó cho thấy phần mềm quản lý đang không mang tới những giá trị và ý nghĩa cần thiết. Việc sử dụng phần mềm được coi là thất bại.

Mời bạn xem thêm: Review 2 phần mềm quản lý công việc Trello và Asana

Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc qua số lượng thời gian/ ngân sách

Tình trạng thiếu công cụ hoạch định thời gian, cũng như hoạch định ngân sách đang trở thành vấn đề lớn ảnh hưởng tới hầu hết các dự án và khiến nó rơi vào khủng hoảng trì hoãn. Đây là vòng xoáy không có hồi kết và chính việc bị trì hoãn đó lại khiến sai sót ở thời gian, ngân sách của dự án xuất hiện nhiều hơn.

Một phần mềm quản lý công việc, dự án hiệu quả và thích hợp thì nhà quản lý có khả năng nhìn nhận tổng thể về từng dự án. Thông qua thời gian thực hiện tới tình trạng và diễn biến một cách chi tiết giúp phát hiện được kịp thời nút thắt cần có định hướng giải quyết sao cho thích hợp nhất. Bởi thế, nó có thể coi như là một trợ thủ đắc lực giúp hỗ trợ thiết lập kế hoạch, cũng như phân bổ được nguồn lực dễ dàng hơn. Việc tối ưu được thời gian, cũng như chi phí hoạt động là điều dễ dàng đạt được.

Khi mà mỗi dự án lại có tính chất, đồng thời đưa ra những mục tiêu khác nhau thì định giá và thời gian trở thành bất khả thi khi xác định dựa trên điều kiện thực tế. Song vẫn sẽ có một công thức tổng quát mà chúng ta có thể ứng dụng để tính toán được hiệu quả tối ưu của một phần mềm khi đưa vào sử dụng:

• Tổng chi phí lên kế hoạch là: V x W x Y = $$$
• Tổng chi phí khi thực hiện kế hoạch: V x W x Z = $$$

Lúc đó Tổng chi phí nhân sự cho dự án sẽ là: tổng chi phí lên kế hoạch + tổng chi phí khi thực hiện kế hoạch

Trong đó thì:

• V: số lượng nhân sự thực hiện dự án
• W: tiền lương của nhân viên hàng tuần
• Y: thời gian lên kế hoạch cho dự án theo tuần
• Z: thời gian thực hiện dự án theo tuần

Việc tính toán chi phí cần được thực hiện trước và sau khi ứng dụng phần mềm trong quản lý công việc, trên cùng một loại hình dự án với quy mô ở mức độ tương đương. Thông qua đó việc có thể so sánh và thấy được khoản chi phí tối ưu được cụ thể là bao nhiêu.

Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm: so sánh phần mềm quản lý công việc và ứng dụng nhắc việc

Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc qua số khả năng gắn kết nhân sự với doanh nghiệp

Có tới hơn 97% nhân viên văn phòng phải thừa nhận rằng họ từng rơi vào tình trạng stress trong công việc của chính mình. Không những vậy, trong số 3 người sẽ có ít nhất 1 người trải qua tình trạng tiêu cực này một cách thường xuyên. Và vấn nạn này khiến nhân viên cảm thấy chán nản, mất đi động lực và ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc. Thậm chí, có những nhân viên nghĩ tới nghỉ việc và đã thực hiện điều đó.

Có cách đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm hỗ trợ tốt cho công việc

Đây là yếu tố đã ảnh hưởng trực tiếp tới chính quá trình vận hành của một công việc, một dự án cụ thể. Những khó khăn và tắc nghẽn trong quá trình triển khai là điều buộc phải đối mặt. Chính vì thế, việc có thể xây dựng văn hóa lành mạnh, tạo nên sự kết nối giữa nhân viên trong doanh nghiệp trở thành vấn đề mà nhà quản lý đặc biệt quan tâm.Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc tưởng chừng như không liên quan song thực tế lại hỗ trợ cho nhiệm vụ xây dựng văn hóa, sự đoàn kết trong một tổ chức hiệu quả hơn rất nhiều bởi:

• Đảm bảo cho sự minh bạch trong thông tin, trách nhiệm của từng nhân viên trong tổ chức. Điều này giúp tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, từ đó dẫn tới những bất đồng, ức chế có thể xuất hiện.
• Việc phân bổ công việc hiệu quả, giảm thiểu tình trạng chênh lệch về lượng công việc giữa từng nhân viên, từ đó tạo nên sự công bằng, thoải mái để mỗi người hoàn thành nhiệm vụ của bản thân.
• Việc cộng tác, kết hợp qua lại giữa các nhân viên trở nên dễ dàng. Lúc đó có thể tương trợ, hỗ trợ nhau chính xác, kịp thời khi cần thiết là điều được đảm bảo tốt.
• Thực hiện đồng bộ hóa được các công cụ giúp loại bỏ vấn đề nhiễu loạn thông tin, đồng thời tránh tình trạng nhân viên hoang mang, gặp khó khăn trong quá trình triển khai một công việc, dự án cụ thể.

Phương pháp này khi áp dụng do đối tượng đánh giá là con người nên việc áp dụng một công thức cụ thể vô cùng khó khăn. Chính vì thế, tiến hành khảo sát nhân viên sẽ trở thành giải pháp tối ưu, lựa chọn hợp lý nhất. Tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp có thể cân nhắc để tùy biến, điều chỉnh sao cho thích hợp. Trong đó cần đảm bảo các nội dung cơ bản là:

• Nhân viên tiến hành đánh giá về công việc hiện tại của bản thân.
• Nhân viên tiến hành đánh giá về sự minh bạch của thông tin cũng như trách nhiệm trong công việc.
• Nhân viên thực hiện đánh giá về đồng nghiệp, về hiệu quả của cách thức cộng tác.

Lời khuyên được đưa ra hãy tiến hành khảo sát trước và sau khi thực hiện triển khai phần mềm khoảng 1 tháng là thích hợp. Lúc đó việc đánh giá về giá trị, hiệu quả ứng dụng phần mềm, độ tương thích của phần mềm đó được đảm bảo tốt.

Bạn có thể xem thêm: Cách làm tăng năng suất làm việc của nhân viên

Đánh giá qua tích hợp và tự động hóa của phần mềm

Việc phải bỏ ra quá nhiều thời gian cho công việc mang tính chất lặp lại là một nguyên nhân mà đôi khi chúng ta không chú ý tới gây ra những tổn hại cho doanh nghiệp. Hầu hết nhân viên trong tổ chức cảm thấy kiệt quệ, thậm chí là đánh mất đi tinh thần làm việc của bản thân khi phải hoàn thành những công việc lặp đi lặp lại một cách làm chán. Việc đánh cắp đi khoảng thời gian lên tới 19 ngày làm việc mỗi năm của từng nhân viên có thể thấy được vấn đề đang tồn tại.

Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa công việc thủ công, lặp lại thì lúc đó nhiều công việc sẽ trở thành gánh nặng, trở thành yếu tố cản trở quá trình phát triển của doanh nghiệp. Có thể tích hợp và tự động hóa công việc thông qua phần mềm là cách giúp nâng cao hiệu quả công việc vô cùng lý tưởng.

Phương pháp đánh giá thông qua tích hợp và tự động hóa của phần mềm chủ yếu tập trung vào tính năng của ứng dụng khi đưa vào sử dụng. Bởi thế, chúng ta có thể cân nhắc việc nhận định được kết quả dựa trên thực tế áp dụng công cụ trong giải quyết một tác vụ cụ thể có tính chất lặp lại của doanh nghiệp. Lúc đó việc đưa ra những đánh giá một cách cụ thể và chính xác được đảm bảo tốt nhất.

Khi được giải phóng khỏi những công cụ làm việc lạc hậu thì nhân viên hưởng lợi, năng sất lao động được cải thiện và giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể. Qua nhiều nghiên cứu, thống kê thực tế thì việc giảm được tới 80% số lượng cũng như thời gian cho việc hoàn thành những công việc lặp lại thường xuyên như soạn thảo mail,…

Sử dụng phần mềm trong quản lý công việc trở thành giải pháp hữu ích, công cụ chất lượng nâng cao khả năng hoàn thành công việc. Có phương pháp để đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm quản lý công việc giúp mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý có được những thông tin hữu ích và cần thiết liên quan. Từ đó việc cân đối ứng dụng phần mềm thích hợp, điều chỉnh trong quá trình sử dụng để mang tới giá trị và lợi ích lớn nhất được đảm bảo tốt.