5 Bước Lập Kế Hoạch Dự Án (Project Planning) Hiệu Quả

Mọi dự án đều cần một kế hoạch cụ thể trước khi bắt đầu. Việc lập kế hoạch dự án rõ ràng không chỉ giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, mà còn tạo điều kiện để người quản lý dễ dàng giám sát và theo dõi tiến độ. Ở bài viết hôm nay, hãy cùng MONA Software khám phá chi tiết 5 bước lập kế hoạch dự án (Project Planning) hữu ích mà bạn cần biết nhé!

Lập kế hoạch dự án (Project Planning) là gì?

Lập kế hoạch dự án là quá trình sắp xếp công việc một cách logic trước khi triển khai. Quá trình này bao gồm việc xác định mục tiêu, phân chia nhiệm vụ cụ thể và xây dựng chiến lược thực hiện phù hợp. Đối với các nhà quản lý, đây là bước nền tảng để tổ chức các thông tin liên quan đến dự án. Kế hoạch rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian xử lý thông tin, giảm thiểu tranh chấp về trách nhiệm và tăng hiệu quả làm việc nhóm.

Việc lập kế hoạch dự án không chỉ giúp các doanh nghiệp triển khai dự án một cách trơn tru, mà còn nâng cao khả năng kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc. Đây là kỹ năng không thể thiếu đối với bất kỳ nhà quản lý doanh nghiệp nào, đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh hiện nay.

Tầm quan trọng của lập kế hoạch dự án (Project Planning)

Lập kế hoạch dự án là nền tảng để quản lý và triển khai một dự án hiệu quả. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan cho đội ngũ thực hiện và các bên liên quan, tạo ra cơ sở vững chắc giúp dự án đạt được mục tiêu đã đề ra.

• Xác định mục tiêu và chiến lược hành động: Một bản kế hoạch dự án giúp xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể và đề xuất chiến lược hành động để hoàn thành mục tiêu đó. Bên cạnh đó, kế hoạch cũng đánh giá các rủi ro có thể xảy ra và đưa ra các biện pháp ứng phó phù hợp, đảm bảo dự án không bị gián đoạn.
• Phân công công việc và quản lý trách nhiệm: Lập kế hoạch dự án giúp liệt kê chi tiết các công việc cần thực hiện, đồng thời phân công trách nhiệm cho từng thành viên. Việc này đảm bảo rằng mọi người đều có nhiệm vụ rõ ràng và biết chính xác cách đóng góp vào thành công của dự án.
• Kiểm soát tài nguyên và tiến độ: Một bản kế hoạch dự án đóng vai trò là khung tham chiếu quan trọng để nhà quản lý giám sát thời gian và nguồn lực. Nhờ đó, các công việc được hoàn thành đúng hạn, đáp ứng tiến độ đã đề ra và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.
• Giảm thiểu rủi ro và tối ưu chất lượng: Việc lên kế hoạch dự án còn giúp đưa ra các phương án quản lý rủi ro, hạn chế tối đa các tác động tiêu cực có thể xảy ra. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án không chỉ hoàn thành đúng hạn mà còn đạt được chất lượng cao nhất trong mọi giai đoạn.

Lưu ý trước khi lập kế hoạch dự án

Trước khi bắt đầu làm dự án, việc xác định các yếu tố cần có trong một bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh là điều bắt buộc. Ba yếu tố cốt lõi cần nắm rõ bao gồm ngân sách, thời gian, và hiệu suất công việc. Đây là những thành phần quan trọng tạo nên sự vững chắc cho kế hoạch và giúp hạn chế tối đa sai sót.

Ba yếu tố này không hoạt động độc lập mà có sự ảnh hưởng qua lại lẫn nhau. Khi một yếu tố thay đổi, hai yếu tố còn lại cũng sẽ bị tác động. Ví dụ, tăng ngân sách có thể giúp cải thiện hiệu suất công việc hoặc rút ngắn thời gian thực hiện dự án. Do đó, lập kế hoạch dự án đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và cân đối giữa ba yếu tố này.

5 bước lập kế hoạch dự án hiệu quả

Từ góc độ tổng quan, Project Planning bao gồm 4 bước hiệu quả:

• Xác định mục tiêu dự án cần đạt – Project Goal
• Xác định thời gian chuyển giao của dự án – Project Deliverable
• Xác định lộ trình của dự án – Project Schedule
• Lên kế hoạch hỗ trợ cho dự án – Supporting Plans
• Trình bày kế hoạch dự án – Project plan presentation

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án cần đạt (Project Goal)

Một dự án thành công là dự án hoàn thành được tất cả mục tiêu kế hoạch đã đề ra. Do đó, bước đầu tiên của lập kế hoạch dự án chính là xác định mục tiêu dự án cần đạt. Muốn xác định được mục tiêu dự án, nhà quản lý cần biết được nhu cầu chính xác của các bên liên quan và tiềm năng thực hiện của dự án.

Các bên liên quan có ảnh hưởng đến mục tiêu dự án cần đạt là nhà tài trợ, nhóm tham gia làm dự án, chuyên gia mua hàng, nhà phân tích rủi ro… Để khai thác thông tin về nhu cầu của các bên liên quan, bạn có thể tiến hành khảo sát hoặc thực hiện các cuộc họp tại doanh nghiệp. Một dự án có thể có nhiều mục tiêu cần đạt nhưng bạn cần đảm bảo theo quy chuẩn SMART nhé.

Bước 2: Xác định thời gian chuyển giao của dự án (Project Deliverable)

Trong kế hoạch dự án, có các mốc thời gian về việc giao nhận, cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Những mốc thời gian này được gọi là thời gian chuyển giao của dự án. Việc chuyển giao sản phẩm, dịch vụ có thể coi là một dự án nhỏ trong các dự án lớn. Sản phẩm của chuyển giao dự án khá đa dạng, có thể là phần mềm, tài liệu, thiết bị, kết quả, phê duyệt…

Để có thể quản lý thời gian chuyển giao hiệu quả, đơn vị quản lý cần xem xét sản phẩm bàn giao với yêu cầu của các bên liên quan. Nếu có quá nhiều sản phẩm, nên phân chia thời gian chuyển giao theo giai đoạn để dễ dàng theo dõi. Các phần mềm quản lý dự án sẽ giúp ích rất nhiều cho nhà quản lý khi cần phân phối thời gian làm việc trong dự án.

Bước 3: Xác định lộ trình dự án (Project Schedule)

Trong một dự án sẽ có rất nhiều mốc thời gian tương ứng với từng giai đoạn thực hiện dự án. Nhà quản lý cần lên lịch trình phù hợp cho từng chương trình của dự án, bao gồm cả các hoạt động nhỏ. Lộ trình càng chi tiết doanh nghiệp càng dễ theo dõi tiến độ thực hiện và quản lý sát sao hơn. Các đơn vị hợp tác với doanh nghiệp cũng dễ dàng nắm bắt được lộ trình chung của dự án.

Để xác định lộ trình dự án, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau: nhiệm vụ cần làm, độ gắn kết giữa các nhiệm vụ, tài nguyên cần có để thực hiện nhiệm vụ và thời gian hoàn thành. Yếu tố cần chú ý nhất chính là độ gắn kết giữa các nhiệm vụ. Chẳng hạn nhiệm vụ A cần thực hiện trước nhiệm vụ B, nhiệm vụ C chưa hoàn thành thì không thể bắt đầu nhiệm vụ D hay nhiệm vụ A và C có thể tiến hành song song…

Một lỗi nhà quản lý thường gặp khi lập kế hoạch dự án chính là không tính đủ thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Điều này ảnh hưởng đến cả kế hoạch đã lập ra và khiến chất lượng công việc giảm sút. Để có thể lên kế hoạch cho từng việc hiệu quả, nhà quản lý hãy chú ý đến thời gian ngày nghỉ, lịch trình cá nhân, rủi ro về thời gian nếu có vấn đề xảy ra…

Bước 4: Lên kế hoạch hỗ trợ cho dự án (Supporting Plans)

Một kế hoạch quản lý dự án tốt không thể bỏ quan các kế hoạch bổ sung, hỗ trợ cho dự án. Đây cũng được xem là kế hoạch dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra.

• Kế hoạch nhân sự: Xác định vai trò của cá nhân, tổ chức trong dự án, đưa ra khối lượng công việc phù hợp đối với từng cá nhân cụ thể.
• Kế hoạch thông báo: Soạn thảo văn bản để phổ biến cho tất cả những bên liên quan về dự án. Thường xuyên thông báo tiến độ dự án để mọi người đều nắm bắt được thông tin.
• Kế hoạch quản trị rủi ro: Dự đoán các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực hiện dự án và đưa ra những biện pháp ứng phó kịp thời. Một số rủi ro thường gặp như dự tính sai chi phí và thời gian làm việc; ngân sách cắt giảm đột ngột; nhân viên không hoàn thành công việc, phát sinh nhu cầu mới từ thị trường…

Bước 5: Trình bày kế hoạch dự án (Project plan presentation)

Bước cuối cùng là trình bày kế hoạch một cách rõ ràng và chi tiết. Bạn cần diễn giải mục tiêu, lộ trình, và kỳ vọng với các thành viên trong nhóm. Hãy khuyến khích thảo luận và tiếp nhận ý kiến đóng góp để hoàn thiện kế hoạch, tránh áp đặt quan điểm cá nhân.

Bài viết trên, MONA đã chia sẻ chi tiết 5 bước lập kế hoạch dự án (Project Planning) để giúp bạn xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh và hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế. Ngoài ra, để tối ưu hóa thời gian và quản lý dự án chuyên nghiệp hơn, các nhà quản lý có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch dự án.

-> Có thể bạn muốn tham khảo thêm:

• Các bước lập kế hoạch kinh doanh chi tiết cho người mới
• Top phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất