Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ cho doanh nghiệp hiệu quả

Công nợ nhiều, không rõ ràng, công nợ quá hạn tồn đọng khiến doanh nghiệp dễ bị áp lực dòng tiền, ảnh hưởng lớn tới kế hoạch mở rộng và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Để tránh tình trạng đó, doanh nghiệp cần có những cách quản lý công nợ khoa học, hiệu quả. Nếu bạn cũng đang đau đầu về vấn đề quản lý công nợ, bài viết dưới đây Mona Soft sẽ chia sẻ tới bạn kinh nghiệm quản lý hữu hiệu được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công trong thực tế.

Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ được biết đến chính là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản thu của khách hàng khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, hàng hóa hoặc các khoản phải trả cho nhà cung cấp phát sinh sau khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp. Việc quản lý sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính doanh nghiệp tốt hơn.

Các hình thức công nợ phổ biến hiện nay

Để quản lý công nợ tốt, trước tiên người quản lý cần hiểu được các hình thức công nợ hiện nay. Một số loại công nợ phổ biến trong kinh doanh hiện nay như:

Các khoản phải thu khách hàng

Là các khoản tiền mà người mua còn nợ sau khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa,lao động hay dịch vụ của mình cho khách hàng.

Các khoản phải trả cho người bán, nhà cung cấp

Là các khoản liên quan tới vật tư, thiết bị, sản phẩm, dịch vụ,… mà doanh nghiệp đã sử dụng từ nhà cung cấp, người bán trong quá trình kinh doanh nhưng chưa thanh toán.

Các khoản thu và các khoản phải trả khác

• Khoản phải thu khác: Các khoản như phải thu nội bộ, ký cược, tạm ứng, ký quỹ, giá trị tài sản thiếu chưa được rõ nguyên nhân, các khoản bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây hư hỏng đã được xử lý bồi thường,…
• Khoản phải trả khác: Các khoản phải thu khác bao gồm tiền lương công nhân, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, khoản phải nộp Nhà nước, phải trả nội bộ, giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân cụ thể,…

Các khoản tạm ứng

Là những khoản tiền hay vật tư giao cho người nhận tạm ứng trước để thực hiện công việc đã phê duyệt. Một số lưu ý trong quản lý công nợ cho từng hình thức:

Đối với các khoản phải thu

Bộ phận có nhiệm vụ cần thực hiện hạch toán chi tiết, rõ ràng từng đối tượng, từng khoản nợ và từng số lần thanh toán. Tích cực theo dõi, kiểm tra và đốc thúc thu hồi khoản nợ để tránh bị chiếm dụng, chậm trễ gây tồn đọng nợ.

Để thu hồi được nợ, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ (biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ, các bằng chứng xác thực về số nợ thất thu khác). Những khoản nợ lâu ngày nên có xác minh tại chỗ, xác nhận bằng văn bản để tăng khả năng thu hồi và có những căn cứ dự phòng cho các trường hợp cần thiết.

Đối với các khoản nợ phải trả

Doanh nghiệp cần hạch toán chi tiết khoản nợ cho từng đối tượng, từng khoản phải trả. Với các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng hóa của người bán, người cung cấp thì phải ghi vào sổ kế toán tương ứng từng khoản phải trả có liên quan.

Cách quản lý công nợ cho doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý công nợ những tưởng không phức tạp nhưng nó lại là cả một quá trình cực kỳ nan giải. Nếu không quản lý khoa học, đầy đủ và rõ ràng, bạn sẽ khó mà kiểm soát, giải quyết được vấn đề công nợ hiệu quả.

Hiện nay doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức quản lý công nợ khác nhau như: quản lý bằng sổ sách, quản lý bằng hệ thống trên excel hay quản lý bằng phần mềm. Mỗi cách quản lý sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Cùng tìm hiểu chi tiết từng hình thức quản lý và tìm cho mình hình thức quản lý phù hợp nhất nhé.

Quản lý bằng sổ sách

Việc quản lý bằng sổ sách là cách quản lý truyền thống nhất được nhiều cửa hàng áp dụng trước đây. Nhà quản lý thường dùng sổ sách để ghi lại các khoản phải thu, phải trả theo thời gian, số tiền, nội dung.

Ưu điểm

• Không tốn chi phí đầu tư, 1 chiếc bút, 1 cuốn sổ là đủ.
• Ghi lại công nợ ngay được vì chỉ cần cầm theo sổ và bút là được.

Nhược điểm

• Tốn thời gian, công sức ghi chép
• Dễ gặp nhầm lẫn, sai sót, quên ghi chép hay tính toán sai.
• Khó khăn khi quản lý dữ liệu số lượng lớn
• Dễ tiềm ẩn các rủi ro về mất mát do đánh rơi, trộm cướp, thiên tai hỏa hoạn,…

Dù khá quen thuộc nhưng quản lý sổ sách chỉ hợp với những cửa hàng quy mô nhỏ, ít công nợ. Nếu doanh nghiệp kinh doanh lớn, nhiều khoản công nợ thì đây không phải lựa chọn hợp lý.

Quản lý công nợ bằng Excel

Nhận thấy những hạn chế từ việc quản lý công nợ bằng sổ sách, khi có máy tính phát triển, phần mềm excel ra đời đã giúp việc quản lý trở nên dễ thở hơn.

Ưu điểm

• Tính toán chính xác hơn
• Sắp xếp khoa học, không cần kẻ bảng thủ công.
• Tổng hợp công nợ và lưu trữ dung lượng lớn, không tốn tiền thay bút, sổ

Nhược điểm

• File được lưu trực tiếp trên thiết bị để ghi nhận, quản lý.
• Khách cần hiểu biết về excel.
• Biết rõ các hàm và áp dụng hiệu quả.
• Có nguy cơ mất dữ liệu nếu quên lưu, máy tính hỏng, bị xâm nhập.

Mặc dù quản lý bằng Excel hiện vẫn được áp dụng, nhưng nó tốn của người dùng khá nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn ở các phép tính và tính bảo mật chưa cao. Nếu bạn cần tìm một giải pháp an toàn, khoa học hơn, tiếp dưới đây chính là cách bạn cần.

Quản lý công nợ bằng phần mềm kế toán doanh nghiệp

Quản lý công nợ bằng phần mềm quản lý kế toán chính là giải pháp tối ưu nhất hiện nay. Mọi hạn chế của 2 phương pháp quản lý cũ đều được giải quyết triệt để trong phần mềm hiện đại này.

Lợi ích quản lý công nợ bằng phần mềm kế toán

• Hệ thống quản lý đồng bộ, nhiều module chức năng khác nhau.
• Tự động lưu trữ và phân loại, sắp xếp nhóm công nợ khoa học.
• Các phép tính được thiết lập sẵn, giảm thiểu sự sai sót.
• Hỗ trợ tự động kết xuất báo cáo công nợ theo từng nhà cung cấp, khách hàng để đối soát dễ dàng khi cần thanh toán.
• Lưu trữ mọi bản mềm thông tin liên quan tới các giao dịch tránh thất lạc, nhầm lẫn, tạo sự minh bạch về các khoản thu – phải trả.
• Dữ liệu được lưu trữ trên điện toán đám mây, dù thiết bị bạn hỏng hóc, rủi ro cũng không lo mất.
• Phần mềm kiểm toán tài chính hiện đại thường được kết nối và tích hợp trên cả máy tính, di động, bot để người dùng cập nhật thường xuyên tiện lợi hơn.

Lưu ý khi quản lý công nợ bằng phần mềm

Sử dụng phần mềm kém hiệu quả sẽ đem tới những bất cập trong trải nghiệm người dùng, lưu trữ thông tin. Nhằm giải quyết vấn đề đó, nhà quản lý nên lựa chọn những phần mềm quản lý công nợ cho doanh nghiệp hiện đại, giao diện khoa học, thao tác dễ dàng và quan trọng là bảo mật thông tin. Doanh nghiệp có thể thiết kế phần mềm riêng, điều này vừa giúp bạn kiểm soát tốt vấn đề tài chính công ty, vừa nâng cao tính chuyên nghiệp và đồng bộ hệ thống quản lý giúp nhà quản trị kiểm soát thống nhất mọi hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Nhiều doanh nghiệp sau một thời gian dài hoạt động đã rơi vào tình trạng thâm hụt vốn quá nhiều, không xoay vòng được vốn dẫn đến tình trạng doanh nghiệp hoạt động lâm vào bế tắc. Bởi vậy việc hiểu rõ công nợ và biết cách quản lý công nợ là điều hết sức quan trọng và cấp thiết đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.