Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ cho doanh nghiệp hiệu quả

Công nợ nhiều, không rõ ràng, công nợ quá hạn tồn đọng,… là các vấn đề khiến doanh nghiệp dễ bị áp lực dòng tiền, ảnh hưởng lớn tới kế hoạch mở rộng và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Để tránh tình trạng đó, doanh nghiệp cần có những cách quản lý công nợ khoa học, hiệu quả hơn. Ở bài viết hôm nay, MONA Software sẽ chia sẻ tới bạn những kinh nghiệm quản lý công nợ hữu hiệu hữu ích và được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công trong thực tế.

Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ là quá trình theo dõi, kiểm soát và thu hồi các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thu từ khách hàng, đối tác. Hoạt động này giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, hạn chế tình trạng nợ khó đòi và tối ưu hiệu suất tài chính.

Mục tiêu của quản lý công nợ là thu hồi tiền đúng hạn, đảm bảo nguồn vốn luân chuyển hiệu quả. Việc thực hiện quy trình thu nợ chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro tài chính, bảo vệ doanh nghiệp trước tình trạng khách hàng chậm thanh toán hoặc không có khả năng chi trả.

Bên cạnh đó, quản lý công nợ còn giúp doanh nghiệp xây dựng quan hệ tốt với khách hàng. Chính sách thu nợ hợp lý không chỉ đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp mà còn duy trì lòng tin và sự hợp tác dài lâu với khách hàng, đối tác.

Các hình thức công nợ phổ biến hiện nay

Quản lý công nợ bao gồm hai loại chính: công nợ phải thu và công nợ phải trả. Việc phân loại rõ ràng giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền, đảm bảo khả năng thanh toán và tránh rủi ro tài chính.

Công Nợ Phải Thu

Công nợ phải thu là các khoản tiền doanh nghiệp sẽ nhận từ khách hàng, đối tác hoặc các đơn vị nội bộ trong tương lai. Những khoản này thường phát sinh từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng chưa được thanh toán ngay.

Các loại công nợ phải thu phổ biến:

• Doanh thu từ bán sản phẩm, dịch vụ chưa thu đủ tiền.
• Khoản thu theo tiến độ hợp đồng trong ngành xây dựng.
• Các khoản đầu tư tài chính chưa đến hạn thanh toán.
• Các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng, tiền bồi thường, khấu trừ lương do mất mát hoặc hỏng hóc hàng hóa.

Doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ công nợ phải thu để duy trì dòng tiền ổn định, tránh tình trạng nợ xấu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Công Nợ Phải Trả

Công nợ phải trả là nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp, đối tác hoặc cơ quan nhà nước. Các khoản này phát sinh từ việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ mà chưa thanh toán ngay.

Các loại công nợ phải trả phổ biến:

• Khoản phải trả cho nhà cung cấp vật tư, thiết bị, nguyên liệu, hàng hóa.
• Khoản phải trả nội bộ, gồm tiền lương, trợ cấp cho nhân viên.
• Nghĩa vụ tài chính với nhà nước, bao gồm thuế, phí, bảo hiểm.

Doanh nghiệp cần kiểm soát công nợ phải trả để tránh tình trạng quá hạn, ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp và tác động xấu đến uy tín tài chính.

Quy trình quản lý công nợ cho doanh nghiệp

Quy trình xử lý công nợ có thể được điều chỉnh linh hoạt tùy theo đặc thù của từng ngành và doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều tuân theo những bước cơ bản sau:

• Xác định chính sách công nợ: Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách quản lý công nợ rõ ràng, bao gồm hạn mức tín dụng, điều kiện thanh toán, quy trình thu hồi nợ và biện pháp xử lý nợ xấu. Chính sách này giúp kiểm soát dòng tiền và giảm thiểu rủi ro tài chính.
• Kiểm tra tín dụng khách hàng: Trước khi cho phép khách hàng mua hàng trả sau, doanh nghiệp cần kiểm tra lịch sử tín dụng, khả năng thanh toán và tình trạng tài chính. Việc này giúp giảm nguy cơ phát sinh nợ xấu và đảm bảo dòng tiền ổn định.
• Thiết lập hệ thống theo dõi công nợ: Hệ thống theo dõi giúp doanh nghiệp quản lý các khoản công nợ, bao gồm ngày đáo hạn, số tiền còn nợ và thông tin giao dịch. Sử dụng phần mềm kế toán bán hàng giúp tự động hóa quy trình, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Gửi thông báo thanh toán: Trước ngày đến hạn, doanh nghiệp nên gửi thông báo nhắc nhở khách hàng. Thông báo có thể được gửi qua email, tin nhắn hoặc hệ thống quản lý công nợ để đảm bảo thanh toán đúng thời hạn.
• Theo dõi và thu hồi nợ: Nếu khách hàng chậm thanh toán, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ, đàm phán phương án trả nợ linh hoạt hoặc áp dụng biện pháp pháp lý nếu cần thiết. Phần mềm kế toán bán hàng có thể hỗ trợ tự động nhắc nợ và cập nhật trạng thái thanh toán.
• Xử lý nợ xấu: Khi không thể thu hồi công nợ, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp xử lý như thuê đơn vị thu hồi nợ, chuyển nợ sang tài khoản đặc biệt hoặc thực hiện thủ tục pháp lý để bảo vệ quyền lợi.
• Đánh giá và cải thiện quy trình: Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả quản lý công nợ, điều chỉnh quy trình và sử dụng công nghệ phù hợp để tối ưu hóa việc thu hồi nợ, giảm thiểu rủi ro và cải thiện dòng tiền.

Các cách quản lý công nợ cho doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý công nợ những tưởng không phức tạp nhưng nó lại là cả một quá trình cực kỳ nan giải. Nếu không quản lý khoa học, đầy đủ và rõ ràng, bạn sẽ khó mà kiểm soát, giải quyết được vấn đề công nợ hiệu quả.

Hiện nay doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức quản lý công nợ khác nhau như: quản lý bằng sổ sách, quản lý bằng hệ thống trên excel hay quản lý bằng phần mềm. Mỗi cách quản lý sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Cùng tìm hiểu chi tiết từng hình thức quản lý và tìm cho mình hình thức quản lý phù hợp nhất nhé.

Quản lý bằng sổ sách

Việc quản lý bằng sổ sách là cách quản lý truyền thống nhất được nhiều cửa hàng áp dụng trước đây. Nhà quản lý thường dùng sổ sách để ghi lại các khoản phải thu, phải trả theo thời gian, số tiền, nội dung.

Ưu điểm

• Không tốn chi phí đầu tư, 1 chiếc bút, 1 cuốn sổ là đủ.
• Ghi lại công nợ ngay được vì chỉ cần cầm theo sổ và bút là được.

Nhược điểm

• Tốn thời gian, công sức ghi chép
• Dễ gặp nhầm lẫn, sai sót, quên ghi chép hay tính toán sai.
• Khó khăn khi quản lý dữ liệu số lượng lớn
• Dễ tiềm ẩn các rủi ro về mất mát do đánh rơi, trộm cướp, thiên tai hỏa hoạn,…

Dù khá quen thuộc nhưng quản lý sổ sách chỉ hợp với những cửa hàng quy mô nhỏ, ít công nợ. Nếu doanh nghiệp kinh doanh lớn, nhiều khoản công nợ thì đây không phải lựa chọn hợp lý.

Quản lý công nợ bằng Excel

Nhận thấy những hạn chế từ việc quản lý công nợ bằng sổ sách, khi có máy tính phát triển, phần mềm excel ra đời đã giúp việc quản lý trở nên dễ thở hơn.

Ưu điểm

• Tính toán chính xác hơn
• Sắp xếp khoa học, không cần kẻ bảng thủ công.
• Tổng hợp công nợ và lưu trữ dung lượng lớn, không tốn tiền thay bút, sổ

Nhược điểm

• File được lưu trực tiếp trên thiết bị để ghi nhận, quản lý.
• Khách cần hiểu biết về excel.
• Biết rõ các hàm và áp dụng hiệu quả.
• Có nguy cơ mất dữ liệu nếu quên lưu, máy tính hỏng, bị xâm nhập.

Mặc dù quản lý bằng Excel hiện vẫn được áp dụng, nhưng nó tốn của người dùng khá nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn ở các phép tính và tính bảo mật chưa cao. Nếu bạn cần tìm một giải pháp an toàn, khoa học hơn, tiếp dưới đây chính là cách bạn cần.

Quản lý công nợ bằng phần mềm kế toán doanh nghiệp

Quản lý công nợ bằng phần mềm kế toán bán hàng là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Phương pháp này khắc phục toàn bộ hạn chế của sổ sách thủ công và ứng dụng ghi nợ đơn giản, giúp quản lý chính xác và chuyên nghiệp hơn.

Về chi tiết, việc ứng dụng các phần mềm kế toán bán hàng trong quản lý công nợ sẽ mang lại những lợi ích như:

• Hệ thống quản lý đồng bộ: Phần mềm tích hợp nhiều chức năng, cho phép theo dõi công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp.
• Tự động hóa quy trình: Phần mềm tự động lưu trữ, phân loại, sắp xếp công nợ theo nhóm, giúp quản lý dễ dàng hơn.
• Giảm thiểu sai sót: Các phép tính được thiết lập sẵn, hạn chế nhầm lẫn khi theo dõi công nợ.
• Xuất báo cáo nhanh chóng: Dữ liệu được tổng hợp và xuất báo cáo công nợ theo từng đối tác, giúp doanh nghiệp đối soát chính xác khi thanh toán.
• Lưu trữ an toàn: Toàn bộ thông tin giao dịch được lưu dưới dạng bản mềm, tránh thất lạc dữ liệu và đảm bảo tính minh bạch.
• Hỗ trợ điện toán đám mây: Dữ liệu được lưu trữ trực tuyến, đảm bảo an toàn ngay cả khi thiết bị gặp sự cố.
• Tích hợp đa nền tảng: Phần mềm có thể kết nối trên máy tính, điện thoại và các thiết bị hỗ trợ, giúp doanh nghiệp cập nhật công nợ mọi lúc, mọi nơi.

Có thể thấy, việc sử dụng các phần mềm kế toán bán hàng chuyên nghiệp như phần mềm NHAHANG.AI sẽ là giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ hiệu quả, nâng cao tính chính xác và đảm bảo dòng tiền ổn định.

Nhiều doanh nghiệp sau một thời gian dài hoạt động đã rơi vào tình trạng thâm hụt vốn quá nhiều, không xoay vòng được vốn dẫn đến tình trạng doanh nghiệp hoạt động lâm vào bế tắc. Bởi vậy việc hiểu rõ công nợ và biết cách quản lý công nợ là điều hết sức quan trọng và cấp thiết đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.