So sánh ưu nhược điểm của phần mềm quản lý công việc và ứng dụng nhắc việc   

Công nghệ phát triển mạnh mẽ khi được ứng dụng hợp lý mang tới khả năng nâng cao năng suất công việc như mỗi người mong muốn. Trong đó quản lý công việc cá nhân là điều mà mỗi người luôn quan tâm để đủ khả năng, đủ thời gian hoàn thành được mọi công việc cần thiết. Đối với nhu cầu này chúng ta có thể lựa chọn phần mềm quản lý công việc, hoặc ứng dụng nhắc việc cho đòi hỏi của bản thân. Vậy hãy so sánh phần mềm quản lý công việc và ứng dụng nhắc việc để bản thân đưa ra được quyết định chính xác, từ đó ứng dụng hiệu quả theo nhu cầu.

Xét về giao diện sử dụng

Với ứng dụng nhắc việc

Ứng dụng nhắc việc còn được biết tới với tên gọi là ứng dụng ghi nhớ. Bản chất của các ứng dụng này là việc nó có giao diện khá giống với các tờ giấy nhớ dấn vào màn hình máy tính. Nó có thể là sticky notes, hay goolge keep,… được ứng dụng khá phổ biến. Bên cạnh đó, đôi khi thì nó còn được thiết kế dưới định dạng o-do list hoặc checklist.

Và cá biệt có một số ứng dụng được phát triển, đưa vào sử dụng với khả năng giúp lên lịch công việc một cách chuyên nghiệp, có độ phức tạp cao hơn. Trong số đó có thể kể tới như Swift To-do List có thể đáp ứng tốt cho những nhu cầu, đòi hỏi thực tế của những đối tượng người dùng cụ thể.

Ngoài ra mời bạn tham khảo thêm: Review 2 phần mềm quản lý công việc Trello và Asana

Với phần mềm quản lý công việc

Khi thiết kế phần mềm quản lý công việc và được đưa vào sử dụng. Điều này đồng nghĩa nó sẽ có đầy đủ các đề mục, thanh công cụ, biểu tượng, nút bấm,… và được đánh giá đa dạng hơn cả một website thông thường hiện được sử dụng.

Khi chúng ta sử dụng phần mềm quản lý công việc, chọn một đề mục thì lúc này hệ thống sẽ đưa người dùng tới một giao diện hoàn toàn khác. Ở đó chúng ta thực hiện việc khai thác, sử dụng mọi tính năng được phát triển của phần mềm. Một ứng dụng quản lý công việc chất lượng, được đánh giá cao mang tới khả năng tạo nên một chuỗi chuyên nghiệp, đem tới hiệu quả ứng dụng cao chứ không đơn giản chỉ là nhập dữ liệu và thực hiện cài đặt.

Xét về tính năng sử dụng

Phần mềm quản lý công việc có đa dạng tính năng được ứng dụng

Đối với ứng dụng nhắc việc

Ngay từ tên của sản phẩm chúng ta cũng có thể thấy được sự khác biệt lớn của ứng dụng nhắc việc khi so sánh với phần mềm quản lý công việc. Nó giới hạn ở việc nhắc việc cụ thể cho một các nhân. Việc phát triển dựa trên bản chất là sự kết hợp của giấy note và chuông đồng hồ. Lúc đó việc ghi chú lại các công việc cần được hoàn thành, được nhắc nhở đều được đảm bảo.

Thường thì quy trình nhắc việc của một ứng dụng khi chúng ta đưa vào sử dụng sẽ bao gồm các bước cơ bản là:

• Ghi chú tên công việc và mô tả công việc, thực hiện việc tùy chỉnh định dạng hiển thị cho từng công việc cụ thể.
• Tiến hành việc cài đặt deadline và thời gian để việc nhắc nhở thực hiện công việc được đưa ra.
• Tính năng hỗ trợ giúp đánh dấu vào các công việc đã hoàn thành để dễ dàng nhận biết khi kiểm tra lại.

Ngoài các tính năng, các bước thực hiện cơ bản kể trên thì một số ứng dụng nhắc việc nâng cao còn có những hỗ trợ hữu ích như:

• Hỗ trợ gắn nhãn dán cho từng công việc, có đánh dấu ưu tiên cho tác vụ cần thực hiện trước.
• Hỗ trợ người dùng có thể tiến hành việc tìm kiếm ghi chú dựa trên từ khóa.
• Tính năng giúp chia sẻ được các ghi chú đã thiết lập cho người khác nhanh chóng và dễ dàng.

Với phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc khi đưa vào sử dụng có sự khác biệt hoàn toàn ở các tính năng được phát triển. Nó đảm bảo giúp quản lý công việc của từng cá nhân cho tới tập thể, của từng công đoạn tới toàn bộ dự án,… đều được thực hiện tốt. Trong đó, các tính năng hữu ích và cơ bản được phát triển ở phần mềm dùng trong quản lý công việc chính là:

Sự khác biệt đòi hỏi người dùng cần cân nhắc để sử dụng thích hợp

• Xây dựng kế hoạch cho dự án giúp người dùng có thể tạo nhóm công việc, hay từng đầu việc nhỏ, thiết lập deadline, phân công người thực hiện, hay tiến hành theo dõi, cung cấp tài liệu,… đều có thể tiến hành một cách dễ dàng. Hệ thống hóa quá trình quản lý mang tới hiệu quả cao, khoa học và khả năng tiết kiệm thời gian, công sức là điều dễ dàng đạt được.
• Tính năng lưu trữ dữ liệu giúp việc lưu lại kết quả của công việc theo hệ thống với nhiều định dạng, theo thời gian thực. Mọi dữ liệu khi đều được lưu trữ thì xem xét lại, kiểm tra nhanh chóng theo nhu cầu đều có thể thực hiện được.
• Hỗ trợ tương tác giữa các người dùng trong cùng một nhóm được đảm bảo tốt. Chú trọng tới tính năng phân quyền choc ác cấp tài khoản giúp tương tác khi cần thiết có thể thực hiện hiệu quả. Việc xây dựng các cuộc thảo luận trên nhóm, các cuộc họp, hay chat hệ thống,… sẽ nâng cao sự tương tác, cải thiện kết quả công việc.
• Khả năng giúp cập nhật trạng thái công việc là tính năng thường có của phần mềm quản lý công việc. Mọi thay đổi được thông báo kịp thời tới những người liệ quan, có email nhắc việc hàng ngày được tích hợp giúp mỗi cá nhân, từng nhóm ý thức trong việc hoàn thành. Đồng thời, việc kiểm soát và cập nhật thường xuyên trạng thái hoàn thành của từng đầu việc cũng được thực hiện tốt để chủ động trong thực hiện từng dự án.

Khả năng tích hợp với các ứng dụng

Đối với ứng dụng nhắc việc

Hầu hết các tính năng của một ứng dụng nhắc việc, ngoại trừ các tính năng nâng cao đều hoạt động offline. Điều này có nghĩa là chúng ta hoàn toàn không cần kết nối internet cũng có thể thực hiện được một cách dễ dàng. Bởi thế, khi cần liên kết, tích hợp với ứng dụng thứ ba khi cần thiết là điều hạn chế. Nó chỉ đơn giản là sự tương tác giữa người dùng và ứng dụng. Lúc đó, việc có thể linh hoạt trong sử dụng ứng dụng là điều không được đảm bảo. Điều này ảnh hưởng rất nhiều tới hoạt động, quá trình hoàn thành công việc của từng người.

Bên cạnh đó, một ứng dụng nhắc việc khi sử dụng sẽ sử dụng thời gian được cài đặt sẵn trên máy tính, hoặc điện thoại. Nó đảm bảo sự chuẩn xác theo thời gian thực song sự chủ động cho người dùng chưa thực sự được đánh giá cao.

Đối với phần mềm quản lý công việc

Một phần mềm quản lý công việc chất lượng khi đưa vào sử dụng hoạt động online tiện lợi. Điều này giúp việc kết nối với ứng dụng thứ ba, hay với người dùng khác khi cần thiết đều được đảm bảo tốt. Thông qua đó, công việc được hoàn thành nhanh chóng, chủ động và linh hoạt.

Với từng phần mềm nhất định khi được lựa chọn và sử dụng thì đặc điểm, tính năng được phát triển sẽ có những thay đổi nhất định. Song nó sẽ giúp việc phân chia công việc như một cuốn lịch rõ ràng, chi tiết và cụ thể theo thời gian thực. Mỗi cá nhân khi nhìn vào bảng phân công công việc dễ dàng trong việc thực hiện phần việc mà mình cần hoàn thành.

Không chỉ vậy, việc có đầy đủ hỗ trợ trực tuyến giúp giải đáp thắc mắc nhanh chóng, giải quyết được khó khăn kịp thời. Lúc đó giải quyết vấn đề mà bản thân gặp phải trong quá trình hoàn thành công việc được thực hiện tốt. Nó giúp mỗi công việc, mỗi dự án được hoàn thành chất lượng, đúng tiến độ và thời gian như mong muốn.

Mời bạn xem thêm: Làm thế nào để lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp

Xét về chi phí khi sử dụng

Sự khác biệt ở kinh phí giữa phần mềm quản lý công việc và ứng dụng nhắc việc

Bản chất của ứng dụng nhắc việc khi cung cấp tới người dùng đều là những bản phát hành hoàn toàn miễn phí. Song phiên bản miễn phí sẽ sử dụng những tính năng cơ bản. Trong khi đó, khi cần dùng các tính năng nâng cao thì cần trả phí. Mỗi ứng dụng lại có những khoản chi phí khác nhau có quy định rõ ràng, cụ thể để người dùng cân nhắc.

Trong khi đó, thường phần mềm quản lý công việc được phát triển và đưa vào sử dụng sẽ có khoản phí nhất định được áp dụng. Mỗi phần mềm có chi phí khác nhau, đồng thời cũng có sự cân đối dựa vào thời gian mà chúng ta đăng ký. Tìm hiểu và chọn được phần mềm thích hợp và chất lượng. Sử dụng phần mềm quản lý yêu cầu cần trả phí song có thể đảm bảo nhiều người dùng cùng lúc. Vì thế, khi tính toán dựa trên giá trị ứng dụng, cũng như chi phí chia theo đầu người tiết kiệm hơn đáng kể.Qua đây bạn có thể tự mình tính toán ưu nhược điểm của phần mềm quản lý công việc và ứng dụng nhắc việc từ đó lựa chọn cho mình một giải pháp phù hợp.

So sánh phần mềm quản lý công việc và ứng dụng nhắc việc là điều mà người dùng cần quan tâm. Dù là người dùng cá nhân, hay nhà quản lý cần nắm bắt thông tin chính xác, từ đó có được quyết định chuẩn xác và hợp lý theo nhu cầu của chính mình. Sử dụng phần mềm hay ứng dụng nhắc việc một cách thích hợp để hỗ trợ cho công việc diễn ra thuận lợi, thành công tốt đẹp.