Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn – Resort – Hotel – Motel – Homestay chuyên nghiệp

Trong bối cảnh cách mạng công nghệ bùng nổ như hiện nay, việc ứng dụng những phát minh cải tiến vào hoạt động, sản xuất kinh doanh đã trở thành một trong những nhu cầu tất yếu. Và nói riêng trong lĩnh vực quản lý khách sạn cũng không ngoại lệ với sự ra đời của các phần mềm quản lý khách sạn, quản lý thông minh và thu được hiệu quả nhất định. Hệ thống hiện đại chuyên nghiệp của phần mềm đã giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Không những thế nó còn góp phần nâng cao sự chuyên nghiệp chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp đồng thời thúc đẩy sự tăng trưởng tối ưu trong kinh doanh.

Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn rất nhiều khách sạn khá băn khoăn trong việc sử dụng phần mềm, bởi họ vẫn chưa hiểu rõ được hết những giá trị mà phần mềm mang lại. Hơn nữa việc lựa chọn nhà cung cấp thiết kế cũng đặt một bài toán khó trong thời buổi các công ty công nghệ “mọc lên như nấm”. Chính vì thế, khi lựa chọn thiết kế phần mềm quản lý khách sạn, các chủ đầu tư cũng cần hiểu rõ và lưu ý đến một số tính năng trong phần mềm để đảm bảo chúng có thể phù hợp và vận hành tốt một cách khoa học và hiệu quả nhất.

Phần mềm quản lý khách sạn là gì ?

Phần mềm quản lý khách sạn là dạng phần mềm được sử dụng trong việc quản lý hoạt động khách sạn, bao gồm một số tính năng cơ bản cần thiết như: quản lý báo cáo, quản lý từ xa, kết nối khóa từ, quản lý báo cáo, quản lý kênh phân phối, quản lý nhân sự,…

Các loại phần mềm quản lý khách sạn

Có nhiều cách để chia phần mềm quản lý PMS theo từng nhóm . Nhưng nếu dựa vào yếu tố công nghệ thì có thể phân ra làm 2 loại:

• Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: Lưu trữ toàn bộ dữ liệu thông tin khách sạn. Vì vậy chủ đầu tư khách sạn buộc phải “tậu” máy chủ và đội ngũ nhân viên IT chuyên nghiệp để vận hành bộ máy hoạt động và duy trì hệ thống.
• Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (cloud): Lưu dữ liệu tại máy chủ của nhà cung cấp. Do đó chủ khách sạn không cần thiết thuê lập trình viên hay đầu tư máy móc. Ngoài ra, nhờ áp dụng công nghệ điện toán mà nhà quản lý có thể truy cập phần mềm dù đang ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị miễn là có kết nối internet.

Chức năng phần mềm khách sạn

Quản lý nghiệp vụ

Một trong những chức năng phần mềm khách sạn phải đảm bảo là buộc đáp ứng được hầu hết các nghiệp vụ trong khách sạn như: lễ tân, đặt phòng, đến các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh và cả các nghiệp vụ như quầy bar, bán hàng, spa, nhà hàng,… Nhưng gần như hiệu quả trong việc quản lý vẫn chú trọng nhất trong hoạt động của bộ phận lễ tân. Bởi vì lễ tân cũng giống như “mặt tiền” của khách sạn, chịu trách nhiệm chính trong việc trao đổi trực tiếp với khách hàng.

Một phần mềm hệ thống quản lý thông minh sẽ giúp giảm bớt “gánh nặng” công việc cho nhân viên lễ tân, cho phép họ dễ dàng thực hiện các thao tác thủ tục check-in, check-out , đáp ứng phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể thực hiện việc thay đổi phòng, đổi ngày cho khách khi cần thiết hay dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa, thay đổi thông tin khách hàng mà vẫn tuyệt đối bảo mật và độ an toàn thông tin cao.

Quản lý điều hành

Đúng như với tên gọi của nó “phần mềm quản lý khách sạn”, quản lý là nhiệm vụ, chức năng chính của toàn hệ thống. Nó là “cánh tay đắc lực” giúp các nhà đầu tư có thể kiểm soát và quản lý công việc của khách sạn logic và hiệu quả nhất. Điều quan trọng nó còn giúp họ dễ dàng nắm bắt được mọi tình hình, trạng thái khách sạn trong thời gian cụ thể như: trạng thái phòng, tình hình khâu dọn dẹp phòng, ý kiến khách hàng,… Tính năng quản lý này còn giúp người dùng kiểm tra, nắm rõ tình hình tài chính, thu – chi, quản lý kho, vật tư,…

Phương thức thanh toán, hóa đơn

Chức năng tạo hóa đơn và thanh toán là điều buộc phải có trong hệ thống PMS. Ngày nay có rât nhiều phương thức thanh toán mà khách hàng có thể sử dụng như: tiền mặt, thẻ tín dụng,… nên do đó phần chức năng cần được phải cập nhật tiếp nhận với các phương thức đó.

Tổng hợp và báo cáo

Số lượng công việc và hoạt động trong từng khâu bộ phận của khách sạn thường khá đa dạng. Với khối lượng thông tin quá nhiều, người quản trị sẽ phải mất khá nhiều thời gian để kiểm tra và theo dõi tiến độ công việc. Vì vậy, mục đích trong phần mềm phải có tính năng tổng hợp và báo cáo được hình thức dưới dạng form tiêu chuẩn, vừa đơn giản lại vừa khoa học, giúp nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình và đưa ra những hướng điều chỉnh đúng đắn kịp thời khi cần thiết, hoặc các chiến lược quảng bá, truyền thông hiệu quả.

Quản lý đặt phòng

Ngày nay khi muốn đặt phòng mọi người thường có xu hướng sẽ book trực tiếp từ website trực tuyến về du lịch hay qua chính trang web của khách sạn đó hoặc phần mềm du lịch. Thế nên khi thiết kế phần mềm chủ đầu tư cũng cần quan tâm để khả năng xử lý đặt phòng của phần mềm để đạt được những hiệu quả cao.

Hệ thống phần mềm sẽ được tích hợp tính năng vượt trội trong việc xử lý việc đặt phòng theo cá nhân,theo nguồn, hay từ các đại lý du lịch, doanh nghiệp hoặc các trang web đặt phòng trực tiếp mà khách sạn hợp tác.

Tương thích với các hệ thống thiết bị trong khách sạn

Tùy theo quy mô, cơ sở vật chất của khách sạn mà sẽ được lắp đặt các hệ thống từ cơ bản đến hiện đại như: máy quét ID, ngăn kéo tiền mặt, Door lock, hệ thống bán hàng tự động,… Để đảm bảo tốt trong quá trình vận hành, thì phần mềm quản lý phải có chức năng tích hợp và liên kết với các phần cứng hoặc phần mềm khác.

Lợi ích phần mềm quản lý khách sạn

Nâng cao sức cạnh tranh

Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay, nỗi “ám ảnh” lớn nhất đến mỗi khách sạn đó là không bán được phòng. Để tích cực chạy đua tăng cơ hội bán phòng, bạn sẽ phải vào từng kênh đăng bán cũng như đóng phòng. Điều đó vô cùng mất công sức và tốn thời gian. Nhưng thay vào đó với một phần mềm quản lý hotel có tính năng quản lý kênh phân phối sẽ giúp bạn giải quyết được các vấn đề này một cách triệt để.

Với phương thức này bạn có thể dễ dàng đăng bán phòng trên tất tất cả các kênh chỉ với một cái click chuột. Cơ chế hệ thống sẽ tự động cập nhật số phòng trống và đăng tải trên các kênh cách nhanh nhất. Đây cũng là một trong những lợi thế để khách sạn của bạn có đủ sức cạnh tranh trên thị trường.

Quản lý hiệu quả

Đối với việc kinh doanh khách sạn một trong những yếu tố hàng đầu để giữ chân khách hàng đó là vấn đề sạch sẽ.  Điều đó cho thấy việc quản lý khâu buồng phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Mặc dù vậy theo nghiên cứu những nhân viên buồng phòng thường phải mất 10-15% thời gian chỉ để kiếm số phòng cần dọn dẹp, tránh tình trạng nhầm lẫn gây phiền hà cho khách. Và đó là một sự lãng phí không cần thiết. Nhưng với hệ thống quản lý khách sạn, nhân viên sẽ có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng (sạch hay bẩn), phòng nào cần vệ sinh cũng như nhân viên nào sẽ phụ trách việc đó,…

Bên cạnh đó, người quản lý không phải lúc nào cũng luôn có mặt túc trực tại khách sạn. Họ đôi khi phải đi công tác hay có những việc bận riêng. Phần mềm quản lý khách sạn luôn tích hợp tính năng quản lý từ xa sẽ đáp ứng được những nhu cầu này. Nhà quản lý có thể truy cập vào phần mềm từ bất kỳ thiết bị nào (smartphone, laptop, máy tính bảng…) chỉ cần có kết nối internet. Dù ở bất cứ đâu, vẫn có thể nắm bắt được tình hình khách sạn, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định suôn sẻ.

Kiểm soát cân bằng tài chính

Với sự hỗ trợ ưu việt từ phần mềm, năng suất lao động của nhân viên sẽ được tăng cao. Mặt khác cũng sẽ có nhiều công việc thủ công được loại bỏ. Nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ có thể cắt giảm được phần nào nhân sự, giảm bớt phần nào chi phí cho nhân công. Có thể thấy, phần mềm là một khoản chứng thực đầu tư mang lại nhìêu lợi ích lâu dài, giúp doanh nghiệp cân bằng tài chính hiệu quả.

Chống gian lận, ăn cắp, thất thoát tài sản khách sạn luôn là bài toán nan giản đối với chủ đầu tư cũng như những nhà quản lý, nhất là đối với những người không thường xuyên xuất hiện có mặt tại khách sạn. Và lời giải đáp hoàn hảo nhất cho vấn đề này đó là tính năng kết nối khóa từ của phần mềm quản lý khách sạn. Khách hàng chỉ có thể vào được phòng nếu có mã (key) được tạo ra từ phần mềm khi sử dụng khóa từ. Vì thế nhân viên bắt buộc phải nhập thông tin vào phần mềm khi check-in để tạo key cho khách. Bằng cách đó, rất khó lòng mà nhân viên có thể gian lận tiền phòng được.

Tại sao nên thiết kế phần mềm

Tính bảo mật cao

Trong kinh doanh dữ liệu cũng chính là “bộ não” điều khiển mọi hoạt động, vì thế nó vô cùng quan trọng. Việc mất hay bị đánh cắp dữ liệu sẽ gây ra những thiệt hại khôn lường, ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn. Do đó khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, nhà quản trị thường rất quan tâm cẩn thận trong vấn đề này. Phần mềm quản lý khách sạn có tính năng bảo mật tốt, dữ liệu thường xuyên sẽ được sao lưu.

Dễ sử dụng

Đây cũng là một tiện ích khi người quản lý sẽ không tốn mất quá nhiều thời gian để đào tạo nhân viên học cách sử dụng. Mục đích của phần mềm là đơn giản hóa công việc kinh doanh quản lý khách sạn. Đó cũng chính là lý do tại sao dễ sử dụng lại là tiêu chí hàng đầu khi thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. Bởi nó phải phù hợp cho mọi đối tượng sử dụng từ trẻ đến lớn tuổi hay ngay cả những người không thành thạo trong lĩnh vực công nghệ.

Đồng thời phần mềm cũng cập nhật tính năng check-in, check-out cách nhanh chóng nhất và chính xác hơn, đem lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng, giúp nâng cao hiệu quả hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu khách sạn.

Nhiều tính năng hấp dẫn

Bên cạnh những tính năng hấp dẫn nêu trên phần mềm còn được mở rộng thêm nhiều tính năng khác.

Trong quá trình kinh doanh, báo cáo là việc hết sức cần thiết vì dựa vào đó nhà quản lý mới có thể đưa ra các quyết định. Đồng nghĩa với việc để đảm bảo tính đúng đắn kịp thời cho mọi quyết định thì báo cáo cần phải chính xác nhất. Phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp đáp ứng giải quyết nỗi âu lo này một cách dễ dàng hơn hết bởi đặc thù máy tính sinh ra vốn có khả năng tính toán chính xác nhất.

Trong quá trình làm việc, đôi khi khách sạn sẽ cần tích hợp những phần cứng hay những phần mềm bên thứ 3 vào phần mềm quản lý để nâng cao chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách sạn. Ví dụ như khóa từ chẳng hạn, Vì thế phần mềm pms còn phải có chức năng tương thích với các phần mềm khác mang lại giải pháp tối ưu hoàn mỹ.

Tại sao nên thiết kế phần mềm quản lý khách sạn tại Mona

Quy trình thiết kế phần mềm

Mona Media luôn là một trong những cái tên hàng đầu khi nhắc đến lĩnh vực thiết kế phần mềm tại Việt Nam. Mặc dù “tuổi đời” của công ty không phải trong dạng “búp măng non” nhưng cũng chưa hẳn là “rừng già”. Nhưng khi đến với Mona, khách hàng sẽ được trải nghiệm quy trình làm việc chuyên nghiệp thực sự. Có thể nói mỗi sản phẩm Mona Media cho ra đời đều được tỉ mỉ trau chuốt qua từng khâu

1. Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng. Khách hàng sẽ đưa ra một số thông tin cơ bản về chức năng hoặc nhu cầu sử dụng. Mona sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin đó và tư vấn đưa ra giải pháp cho gói dịch vụ phù hợp nhất.
2. Phân tích yêu cầu từ khách hàng, tính khả thi trong việc triển khai phần mềm, giải đáp thắc mắc từ khách hàng, hỗ trợ tư vấn tận tình, đưa ra giải pháp và báo giá dịch vụ.
3. Lập kế hoạch thực hiện, lên ý tưởng và thời gian hoàn thành dự án. Ký hợp đồng thiết kế theo phần mềm yêu cầu, thống nhất chi tiết các tính năng phần mềm. Các dịch vụ bảo trì, bảo hành cam kết theo điều khoản hợp đồng.
4. Xây dựng lập trình phần mềm, chạy demo sản phẩm để chuyển giao cho khách hàng xem trước
5. Triển khai cài dặt phần mềm, khách hàng nghiệm thu sản phẩm, nhận thông tin, ghi chú kỹ càng và chỉnh sử (nếu có)
6. Bảo trì, chỉnh sửa nâng cấp tính năng phần mềm theo yêu cầu khách hàng
7. Bàn giao toàn bộ sản phẩm đã hoàn tất, hướng dẫn chi tiết khách hàng cách thức sử dụng sản phẩm.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm

Mona Media tự tin sở hữu đội ngũ nhân viên vừa nhiệt huyết, vừa chuyên nghiệp với phong cách trẻ trung, hiện đại, tiếp cận những phương thức lập trình mới nhất. Với phương châm “Phong cách như Nhật Bản, chuyên nghiệp như Hoa Kỳ và giá cả như Việt Nam”, chắc chắc sẽ mang đến cho quý khách hàng những trải nghiệm thú vị và chất lượng sản phẩm hoàn hảo nhất. Dịch vụ chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Chính sách tại Mona Media luôn cam kết bản quyền độc nhất và bảo mật thông tin khách hàng chắc chắn.

Hoàn thành đúng tiến độ

Thời hạn hoàn thành và bàn giao sản phẩm đã được cả 2 bên ký kết trên hợp đồng. Đến với Mona Media, bạn sẽ không phải lo lắng bỏ lỡ bất kỳ giây phút nào. Mona luôn tuân thủ nghiêm ngặt thời gian làm việc để không làm chậm trễ ảnh hưởng tiến độ công việc chung.

Đây cũng là lý do khi Mona Media tự hào có cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp khắp trong và ngoài nước hay có thể làm hài lòng ngay với cả những vị khách khó tính nhất đến từ xứ sở hoa anh đào là Nhật Bản – một trong những nước nổi tiếng về quy trình làm việc nghiêm ngặt, và rất quý trọng, tận dụng thời gian quý báu.

Giá cả cạnh tranh

Tuy Mona Media không quảng cáo với những giá cả “rẻ bèo” như một số công ty vì người ta thường nói “tiền nào của nấy” .Nhưng bạn cứ an tâm vì mức giá lập trình phần mềm khách sạn phía Mona Media sẽ hoàn toàn hợp lý và làm hài lòng khách hàng.

Hỗ trợ tư vấn 24/7

Độ ngũ nhân viên tư vấn 24/7 , giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng . Phân tích giúp khách có cái nhìn đa chiều hơn về những ưu điểm, khuyết điểm của phần mềm quản lý khách sạn.

Thông tin liên hệ

Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, P.7, Q.Tân Bình, TP.HCM

Hotline: 1900 636 648

Gmail: [email protected]

Website: https://mona.software/