Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý luồng công việc dự án

Kanban là gì?

Kanban khi dịch nghĩ chính là thẻ thị giác, trong đó kan là thị giác và ban tức là thẻ. Theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế được biết tới là phương pháp quản lý Kanban. Chính thức xuất hiện từ công ty Toyota ở những năm 40, được dùng chủ yếu trong sản xuất và kỹ thuật. Việc sử dụng thẻ Kanban giúp công nhân có thể nhắc nhở từng nhân viên trong quy trình, xác định các công việc cần làm được thực hiện tốt, đặc biệt là ở bộ phận lắp ráp trong một dây chuyền.

Phương pháp thẻ song song tạo nên hệ thống quản lý có nhiệm vụ, chức năng là lập kế hoạch đảm bảo cho quá trình sản xuất tinh gọn tới mức tối đa. Với hệ thống này sẽ lấy tên từ những thẻ theo dõi trong quá trình sản xuất của từng nhà máy.

Nội dung chính của phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban được ứng dụng như một dạng công cụ trực quan hóa các nhiệm vụ từng bộ phận cần làm, thông qua đó có thể tối đa hóa tối đa được hiệu quả, đảm bảo trong từng thời điểm được thực hiện tốt như yêu cầu. Đơn giản nhất là việc sử dụng bảng trắng, dàn những tờ giấy màu để mô tả chi tiết, đồng thời quản lý tốt quá trình làm việc của mỗi nhân viên.

Trong lĩnh vực sản xuất thì Kanban được biết tới là công cụ vô cùng hữu ích mang nhiệm vụ giúp kiểm soát một cách chặt chẽ nhất dây chuyền sản xuất. Việc chỉ định được nguyên liệu, hay từng công đoạn khác nhau cần thực hiện thông qua màu sắc được thực hiện tốt. Có thể lấy ví dụ cụ thể như Kanban có thể chính là phiếu đặt hàng ở vị trí trạm công việc, sau đó sẽ chuyển thành phiếu vận chuyển khi tới với trạm kế tiếp.

Trong mỗi phiếu Kanban thì điều quan trọng nhất chính là việc cần thể hiện được sự liên kết một cách cụ thể với luồng công việc trước đó. Khi được ghi rõ ràng nhận các nguyên liệu nào, từ phía bộ phận nào, hay số lượng cụ thể là bao nhiêu,… sẽ giúp công việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ và hiệu quả cao.

Xây dựng thẻ kanban hỗ trợ trong quản lý luồng công việc cho từng mục tiêu, từng dự án muốn đạt được hiệu quả cao, đúng chuẩn cần tuân thủ những yêu cầu cơ bản như:

• Cần đảm bảo chi tiết phải được truyền rõ ràng từ công đoạn trước sang thời điểm thực hiện công đoạn sau.
• Trong trường hợp không nhận được Kanban thì quá trình sản xuất sẽ không được bắt đầu.
• Yêu cầu đối với từng thùng hàng trong dây chuyền đều có chứa một thẻ Kanban ở đó ghi rõ chi tiết về sản phẩm, nơi sản xuất, hay số lượng, nơi chuyển tới.
• Từng thùng, từng khay hàng có chứa đầy đủ, chuẩn xác số lượng theo quy định, tuyệt đối không có tình trạng thừa hay thiếu.
• Đảm bảo không giao chi tiết, hoặc phế phẩm không đạt chuẩn cho những công đoạn kế tiếp.
• Thời gian giữa các lần thực hiện giao cũng như số lượng Kanban yêu cầu cần được giảm thiểu tối đa.

-> Ngoài ra mời bạn xem thêm: Agile là gì? Scrum là gì? và cách áp dụng trong quản lý dự án

Lợi ích khi sử dụng phương pháp Kanban

Khi ứng dụng phương pháp Kanban trong việc kiểm soát quá trình sản xuất, hay quản lý không hề dễ dàng. Có nhiều yếu tố khác nhau cần được đảm bảo, không phải là đơn vị hay tổ chức nào cũng có thể đảm bảo đáp ứng được đầy đủ. Đó chính là cấu trúc hạ tầng xã hội tốt, có hệ thống dây chuyền sản xuất với kỉ luật của lao động cao, hay đảm bảo hệ thống bảo mật của thông tin kỹ thuật với từng bộ phận vệ sinh cần đảm bảo tốt nhất,…

Một tổ chức khi có thể đáp ứng được các yếu tố, tiêu chuẩn cơ bản kể trên khi áp dụng thẻ kanban mang tới nhiều giá trị và lợi ích lớn. Trong đó cụ thể phải kể tới như:

• Có khả năng giúp tiết kiệm một cách tối đa được nguyên liệu, vật tư khi vận hành một dây chuyền sản xuất.
• Có khả năng đảm bảo được độ chuẩn xác, chính xác tối đa trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
• Tối ưu về mặt thời gian, sản xuất nhanh chóng và tình trạng châm trễ hợp đồng không xuất hiện.
• Hỗ trợ giúp tối ưu quá trình phân công cộng việc, đảm bảo vòng đời sản phẩm quay nhanh.
• Tạo nên môi trường làm việc kỹ thuật cao với khả năng liên kết các nhân viên hiệu quả tạo nên dây chuyền thống nhất.
• Xây dựng hình ảnh văn hóa cho doanh nghiệp chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả và kỉ luật.
• Nâng cao tối đa được hiệu suất làm việc cũng như ý thức công việc của nhân viên.

Ứng dụng Kanban trong quản lý công việc dự án

Ứng dụng mô hình Kanban hiệu quả hỗ trợ công việc thành công

Sở hữu nhiều ưu điểm, nhiều lợi ích giúp sử dụng phương pháp Kanban trở thành lựa chọn đúng đắn và hợp lý. Việc đảm bảo ứng dụng trong quản lý công việc dự án một cách thích hợp sẽ phát huy tối đa giá trị như yêu cầu. Trong đó, các vấn đề chính cần quan tâm chính là:

Cách tạo dựng Kanban cá nhân

Ứng dụng đa dạng không chỉ trong quản lý công việc dự án mà còn có thể hỗ trợ quản lý công việc cá nhân của từng người hàng ngày được thực hiện tốt. Xây dựng bảng Kanban bằng giấy nhớ, hay cân nhắc dùng ứng dụng Kanban đều có thể đảm bảo giúp tối đa hiệu quả được hiệu suất làm việc được thực hiện tốt như yêu cầu. Tình trạng chồng chéo công việc từ đó được hỗ trợ xử lý và giải quyết một cách hiệu quả.

Việc xây dựng Kanban cho bản thân và đội nhóm theo yêu cầu chúng ta có thể tiến hành theo một vài bước đơn giản và hiệu quả cơ bản như:

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bảng và ghim nam châm, đồng thời là những giấy ghi nhớ có nhiều màu sắc khác nhau.
• Bước 2: Ở vị trí cột đầu tiên trong bảng Kanban chúng ta để là cột các việc cần làm. Chú ý phân loại công việc quan trọng, khẩn cấp theo màu sắc giấy quy ước cụ thể, tiến hành dán lên cột đầu tiên của bảng.
• Bước 3: Tại cột thứ hai chúng ta để thông tin việc đang làm. Đây sẽ là cột ghi chú lại toàn bộ các công việc mà chúng ta đang cần làm trong thời điểm hiện tại.
• Bước 4: Vị trí này thể hiện nội dung của các việc đã hoàn thành. Những việc đã thực hiện xong từ cột thứ hai lúc này sẽ được chuyển sang cột thứ ba trước khi lặp lại ở bước 2.

Áp dụng phương pháp thẻ song song trong quản lý công việc cá nhân, hay quản lý công việc dự án, của hội nhóm thực hiện vô cùng đơn giản. Tìm hiểu và áp dụng hợp lý hỗ trợ giúp mỗi người hoàn thành tốt công việc của chính mình.

Lưu ý thực hành thẻ kanban

Dùng phương pháp Kanban kết hợp với phần mềm quản lý công việc trong quản lý dự án khi áp dụng cần cân nhắc một số những lưu ý cần thiết mới đảm bảo giúp mỗi người có được sự chủ động và chuẩn xác tới mức tối đa. Tìm hiểu và tuân thủ những lưu ý cần thiết giúp quá trình áp dụng phương pháp quản lý này đạt được hiệu quả cao:

• Màu sắc dùng cho giấy ghi chú trên bảng Kanban: sử dụng các màu khác nhau giúp việc liên tưởng tới các công việc khác nhau. Có thể phân chia dựa trên mức độ khẩn cấp, cần ưu tiên để chủ động trong việc thực hiện. Trong đó màu đỏ là khẩn cấp, vàng là ưu tiên, bình thường là xanh,….
• Yêu cầu về giới hạn số lượng công việc đang làm: ở cột thứ hai trong bảng Kanban cần giới hạn lượng công việc cần hoàn thành hiện tại trong khoảng từ 2 – 3 việc, không để quá nhiều giúp bản thân tập trung, không cảm thấy áp lực với quá nhiều công việc trong cùng một lúc.
• Thực hiện thu gom các giấy ghi nhớ tại vị trí cột công việc đã hoàn thành hàng tuần. Lúc đó việc đánh giá về thành quả công việc, có thể khích lệ ý chí của bản thân cho các tuần tiếp theo được thực hiện tốt.
• Chú ý trong đặt thời gian cho công việc: để thúc đẩy bản thân, nâng cao tính kỉ luật đồng thời cũng nâng cao năng suất công việc thì chú ý cân nhắc thời hạn đặt ra cho từng công việc cần được chú ý. Hay việc đặt giới hạn thời gian cho giấy ghi chú từ cột 1 sang cột 2 cũng cần được cân nhắc, nó giúp chúng ta có thêm kỹ năng để quản lý thời gian một cách hiệu quả cao.
• Khi xây dựng bảng Kanban cho nhóm cần chú ý ghi rõ ràng công việc cho từng cá nhân và để họ tự chuyển note khi hoàn thành một cách chủ động.

Các cách để quản lý công việc với bảng Kanban

Phương pháp Kanban trọng quản lý luồng công việc cho dự án được nhiều cá nhân, nhiều đơn vị áp dụng. Chính sự đơn giản song mang tới những giá trị, lợi ích lớn của phương pháp quản lý theo Kanban càng giúp nó được đánh giá cao hơn. Trong đó, một số cách giúp quản lý công việc khi dùng bảng Kanban chính là:

Tạo bảng Kanban với giấy note

Chuẩn bị một bảng, sử dụng giấy note giúp việc tạo bảng quản lý công việc được thực hiện tốt. Mỗi cột thể hiện những nội dung cụ thể là: to do – doing – done và thể hiện nội dung cụ thể qua các tờ giấy note. Đặc biệt, sử dụng màu sắc khác biệt cho từng phần việc, mức độ ưu tiên khác nhau giúp quá trình hoàn thành chủ động, chuẩn xác về mặt thời gian.

Khi quyết định làm một công việc gì chúng ta chuyển giấy note từ cột 1 sang cột 2, và hiển nhiên khi công việc hoàn thánh ẽ được chuyển sang vị trí cột thứ 3. Công việc được hoàn thành đầy đủ, không có thiếu sót hay những vấn đề có thể xảy ra. Không chỉ vậy, điều này còn giúp chúng ta có thể phần nào đánh giá được hiệu suất của công việc.

Dùng desktop thành bảng Kanban

Nếu không muốn sử dụng một chiếc bảng cố định thì việc tận dụng màn hình desktop cũng giúp chúng ta có thể xây dựng được bảng Kanban theo nhu cầu của bản thân. Với tính năng giả lập giấy dán, dọn sạch màn hình và đặt 3 notes tương ứng với to do – doing – done cũng giúp việc áp dụng thẻ kanban được thực hiện tốt.

Quản lý công việc hiệu quả, tiện dụng với bảng Kanban ngay trên màn hình desktop là điều mà chúng ta hoàn toàn có thể yên tâm. Việc mang theo được mọi lúc, có sự linh hoạt với thiết bị như laptop sẽ hỗ trợ cho quá trình hoàn thành công việc của từng người tới mức tối đa.

Chọn công cụ quản lý chuyên nghiệp

Nếu là người thường xuyên làm việc một chỗ cố định thì hai phương pháp kể trên là giải pháp hoàn hảo. Tuy nhiên, đối với những người muốn quản lý một nhóm nhân viên dưới quyền, hay yêu cầu công việc phải di chuyển nhiều thì lúc này cân nhắc dùng công cụ quản lý chuyên nghiệp là đúng đắn và hợp lý. Có nhiều sự lựa chọn với phần mềm ứng dụng mô hình của phương pháp Kanban chúng ta có thể đưa vào sử dụng theo nhu cầu của chính mình.

Quản lý công việc bản thân, hay của doanh nghiệp đều cần được quan tâm đúng mức. Quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả mang tới khả năng hỗ trợ cho công việc tới mức tối đa. Tìm hiểu thông tin một cách chuẩn xác, đưa ra quyết định thích hợp giúp quá trình ứng dụng mang lại sự chủ động tới mức tối đa, việc hoàn thành các công việc theo yêu cầu trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Phương pháp Kanban trở thành sự lựa chọn lý tưởng, hoàn hảo mà mỗi người có thể cân nhắc áp dụng hợp lý mới đem lại giá trị cao, hiệu quả lý tưởng như yêu cầu.