SKU là gì? Cách đặt mã SKU để quản lý sản phẩm dễ dàng

Khi mua hàng, chắc chắn bạn đã từng bắt gặp hình ảnh của mã SKU nhưng đôi khi lại không biết tên gọi của chúng. Vậy thực chất mã SKU là gì? Cách sử dụng mã SKU trong quản lý sản phẩm thế nào để dễ dàng nhất ? Đây luôn là những câu hỏi trăn trở mà bất kì người chủ bán hàng nào cũng tự đặt ra khi bắt đầu hoạt động con đường kinh doanh. Để đi tìm lời giải đáp cho tất cả thắc mắc trên, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Mã SKU là gì?

SKU là bao gồm những chữ cái đầu của các từ Anh ngữ : Stock – Keeping – Unit dịch theo nghĩa tiếng Việt là Đơn vị lưu kho, hay hiểu nôm na đơn giản đó chính là mã sản phẩm lưu kho. Nó là một dạng ước định dùng để phân loại, giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc phân biệt các sản phẩm, các loại mặt hàng hoá mà mình đang kinh doanh, trong đó bao gồm luôn cả dịch vụ.

SKU chuyên nghiệp, chất lượng sẽ giúp các chủ cửa hàng lưu trữ lại toàn bộ thông số, thuộc tính, nhà sản xuất và cả ngày sản xuất, size, màu sắc, mẫu mã, kiểu cách của từng loại sản phẩm để dễ dàng nhận biết và phân biệt được, cũng như tránh bị nhầm lẫn với các sản phẩm khác, mà các loại nhập, xuất kho theo phương thức truyền thống không thể làm được.

Lý do đặt mã SKU trên sản phẩm là gì?

SKU sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc đơn giản hoá, tối ưu hoá nghiệp vụ bán hàng cũng như quản lý bán hàng. Quản lý sản phẩm bằng mã SKU chính là cách mang đến hiệu quả cao và tiết kiệm tối đa trong khâu quản lý hàng hoá, sản phẩm. Tuy nhiên, nó đặc biệt phù hợp dành cho những doanh nghiệp nhỏ và vừa hơn cả vì không cần thêm phần hỗ trợ từ các thiết bị phần cứng bán hàng như máy in hoá đơn, máy quét mã vạch,…

SKU sẽ đáp ứng mong muốn giúp bạn tìm được sản phẩm mà mình cần một cách nhanh chóng nhất. Với mỗi mã SKU khác nhua, chủ shop hoặc chủ doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng, nhanh chóng nhận được các mẫu sản phẩm khác nhau.SKU còn có thể giúp trong việc liên kết, quản lý hàng hoá tại nhiều kho khác nhau. Mặt khác, SKU còn tạo nên sự liên kết sản phẩm giữa các kênh khi bạn sử dụng hình thức bán hàng đa kênh.

Đặc biệt, SKU chính là giải pháp hữu hiệu giúp kiểm soát và hạn chế tối đã nhất việc thất thoát, cũng như tình trạng mất hàng trong khâu quản lý tồn kho vẫn đang là mối lo ngại của rất nhiều chủ sho, chủ doanh nghiệp hiện nay.

Cách sử dụng mã SKU để quản lý sản phẩm dễ dàng

Cách đặt mã SKU thực chất không quá phức tạp, chỉ cần dùng chữ cái hoặc số để đề ra quy ước cho những thông tin mà bạn cần đưa vào mã SKU. Một số thông sau mà bạn nên đưa vào trong mã SKU gồm:

• Tên thương hiệu
• Thuộc chi nhánh nào
• Danh mục sản phẩm
• Loại sản phẩm
• Phiên bản sản phẩm
• Số size
• Màu sắc

Các trường thông tin trên cần sắp xếp thứ tự nhất quán trong mã SKU. Độ dài SKU thường không giới hạn, nhưng bạn phải đặt sao cho dễ hiểu và dễ nhớ.

Bạn nên kết hợp cả chữ cái và số để dễ dàng ngăn cách giữa các trường thông tin. Các trường thông tin trên nên được nhất quán trước khi đưa vào mã SKU. Độ dài SKU không có giới hạn nhất định, chỉ cần bạn sắp xết chúng sao cho dễ hiểu và dễ nhớ

Ví dụ : AB12C345DE

Trong đó bạn có thể quy định sau : 2 chữ cái đầu sẽ thể hiện cho thương hiệu, 2 chữ số tiếp theo chỉ ra đó là dòng sản phẩm nào, chữ cái ở giữa là danh mục sản phẩm, 3 chữ số tiếp là loại sản phẩm và 2 chữ cái cuối cùng là ký hiệu thể hiện chi nhánh.

Lưu ý :

Đối với trường hợp mà bạn đặt mã SKU toàn bộ dưới dạng chữ cái hoặc số thì cần có quy định mỗi trường thông tin là 1,2 hay 3 ký tự hoặc có thể sử dụng dấu ( – ) để phân tách các trường thông tin ra.

Ví dụ :

• ABCDEFGH hoặc giả sử AB – CD – EF – GH
• 12345678 hoặc 12 – 34 – 56 – 78

Trong đó cứ mỗi 2 ký tự hoặc chữ số sẽ là 1 trường thông tin. Với cách thức đặt SKU có quy định rõ ràng như vậy, các chữ số hoặc con chữ không hề trở nên vô nghĩa mà bạn có thể đọc ra trong đó rất nhiều thông tin về sản phẩm để dễ dàng thống kê, phân loại.

Những lưu ý về cách đặt mã SKU là gì?

Tạo mã SKU của riêng bạn

Mặc dù, đối với một số phần mềm khi thêm 1 sản phẩm mới sẽ tự động sinh mã SKU cho sản phẩm đó, tuy nhiên khuyến khích bạn vẫn nên tự đặt mã SKU. Nhiều chủ shop ngại hoặc lười đặt mã SKU hay đặt mã bằng cách thêm tiền tố, hậu tố vào mã SKU của nhà cung cấp, thậm chí có trường hợp dùng luôn mã của nhà cung cấp. Mã SKU chính là mã quản lý sản phẩm nội bộ, vì thế bạn nên tự đặt ra mã SKU cho riêng mình để dễ kiểm soát và quản lý.

Sắp xếp các trường thông tin trong mã SKU

Những thông tin cần đưa vào trong mã SKU và cách sắp xếp chúng thế nào để dễ nhớ như đã đề cập thông tin trên mục 3. Vì thế bạn nên tuân thủ theo quy tắc này, đặt từ danh mục lớn đến nhỏ cho tất cả các mã SKU. Nhờ vậy mà khi nhìn vào bất kì mã SKU nào của phẩm , bạn cũng sẽ dễ dành định danh được sản phẩm đó một cách nhanh chóng.

Font chữ và ký tự  khi đặt mã SKU là gì?

Trong cùng 1 chuỗi mã SKU, bạn nên tránh việc dùng những chữ cái và chữ số có hình dáng tương tự nhau, như vậy rất dễ gây nhầm lẫn.

Ví dụ : chữ O và số 0 ( chữ o viết hoa hay đó là số 0 ) , chữ I hay I ( chữ I viết hoa hay viết thường ),….

Nếu như gặp trường hợp phải bắt buộc dùng những ký tự như thế, bạn có thể quy định là chỉ sử dụng chữ hoa trong mã, chữ và số cũng nên được phân cách rõ ràng. Ví dụ như thay vì đặt mã NFE378 thì bạn có thể đặt là NFE – 378 như thế sẽ không khiến bạn bị bối rối và nhìn nhầm nữa.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh việc đưa một số ký tự đặc biệt vào trong mã SKU, chẳng hạn như : @, #, &, /,… Các ký tự này sẽ dễ là cho người khác cảm thấy loạn mắt và khó hiểu , đồng thời nó cũng dễ gây ra các lỗi định dạng khi bạn quản lý bằng phần mềm hoặc bằng file.

Ngoài ra, điều lưu ý cuối cùng là bạn không nên bắt đầu mã SKU bằng số 0 vì khi quản lý bằng file Excel, mã của bạn ví dụ là 01234EDF thì phần mềm sẽ hiểu và đọc là 1234EDF.

Đừng tham lam quá nhiều thông tin

Tuy mã SKU không có giới hạn nhưng để đặt một mã có ý nghĩa không có nghĩa là bạn nhồi nhét quá nhiều thông tin vào trong mã. Trong các trường thông tin của sản phẩm, hãy cân nhắc những thông tin quan trọng nào cần thiết mà có thể giúp bạn phân biệt được giữa sản phẩm này với sản phẩm khác thì hãy nên đưa vào mã.

Ngoài ra, nếu không muốn sinh ra mã SKU quá dài, bạn nên tối ưu số ký tự cho mã SKU của mình trong khi đưa ra quy ước về cách đặt mã. Ví dụ như bạn có đối tác là 9 đơn vị cung cấp, bạn nên quy ước mỗi đơn vị cung cấp là 1 chữ số trong dãy số từ 1 – 9, để thay vì dùng chữ cái đầu của tên mỗi nhà cung cấp sẽ dẫn đến mã phải dài thêm 2-3 ký tự.

Quản lý kho sản phẩm bằng mã SKU với phần mềm chuyên dụng

Hiển nhiên, bạn được quyền quản lý kho hàng bằng Excel, Google Sheets hay phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp tính năng này,…nhưng nếu quy mô kho hàng lớn thì những cách sử dụng vừa nêu ra đều không tối ưu và rất mất thời gian, công sức, hơn nữa còn dễ bị nhầm lẫn, và bạn khó có thể quản lý bao quát hàng hoá.

Một phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng chất lượng sẽ là giải pháp tối ưu giúp bạn quản lý sản phẩm bằng mã SKU dễ dàng và hiệu quả hơn. Với phần mềm quản lý, bạn không chỉ quản lý được thông tin sản phẩm bằng mã SKU hoàn tự động mà không gặp trở ngại gì, hơn hết còn có thể quản lý giá cả, quản lý được lượng hàng tồn kho,…

Kết luận 

Thông qua những thông tin chia sẻ trên đây chắc hẳn bạn đã hiểu được mã SKU là gì? và cách sử dụng mã SKU để quản lý sao cho dễ dàng, và thuận tiện nhất. Hy vọng rằng với bài viết này sẽ cung cấp cho bạn vốn kiến thức hữu ích khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Chúc các bạn thành công !