Workflow là gì? Quy trình xây dựng Workflow khoa học và chi tiết nhất

“Workflow” là một thuật ngữ thường xuất hiện ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong đời sống đặc biệt là trong mảng kinh doanh. Workflow mang đến cho doanh nghiệp, công ty nhiều mặt lợi ích thiết thực. Nhờ có workflow mà quy trình làm việc được diễn biến thuận lợi, có sự sắp xếp từng bước một cách khoa học và dễ dàng thực hiện hơn. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người còn xa lạ với cụm từ này. Thế nên trong bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết nhất về khái niệm workflow là gì? Và quy trình thiết kế mô hình workflow thế nào để khoa học và hiệu quả nhất. Cùng tham khảo ngay nhé ! 

Workflow là gì?

Workflow là một tập hợp bao gồm các tác vụ hoặc thực hiện theo một trình tự cố định mục đích để hoàn thành quy trình nghiệp vụ theo một bộ quy tắc được xác định trước. Đó là vòng tuần hoàn lặp đi lặp lại các bước hay nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn tất một công việc.

Một tên gọi khác được dịch nghĩa của từ workflow thường được biết đến đó là luồng công việc, có thể hiểu nôm na đơn giản là nó như một sơ đồ miêu tả thứ tự từng bước công việc, sự kiện cần thực hiện. Ví dụ một luồng công việc mua – bán hàng hoá đơn giản sẽ bao gồm các quy trình từ a-z như : Đầu tiên là xem xét tính năng, giá thành sản phẩm rồi đến thương lượng để thống nhất thoả thuận mua-bán, cuối cùng là thanh toán đơn hàng.

Luồng công việc được sử dụng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Việc lên kế hoạch xây dựng workflow sẽ giúp đảm bảo quy trình được diễn ra đúng tiến độ, thuận lợi, suôn sẻ hơn.

Lợi ích của workflow

Sắp xếp công việc khoa học

Với một mớ công việc chồng chất, thay vì bạn phải mất thời gian sắp xếp chúng một cách hỗn độn, có khi rối mù đến hoa cả mắt, thì giờ đây với workflow sẽ cho phép người dùng có thể sắp xếp công việc một cách trực quan nhất. Nhờ thế nên việc quản lý sẽ theo một trình tự logic hợp lý, dễ dàng thao tác hơn. Nó cũng giúp cho quá trình làm việc được diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ và nhanh chóng nhất, hạn chế và giải quyết được các vấn đề phát sinh thêm.

Tăng khả năng tương tác giữa con người và phần mềm

Đối với những giao diện khác, khi dùng workflow sẽ giúp tăng khả năng tương tác, phối hợp giữa công việc giữa người và phần mềm dễ dành và nhanh gọn nhất. Chẳng hạn như : Sơ đồ Gantt hay phương pháp Kanban chính là trợ thủ tuyệt vời hỗ trợ các nhà quản lý thực thi công tác quản lý dự án. Đây là công cụ giúp tóm tắt quá trình tiến hành thực hiện từ việc lập kế hoạch dự án quan trọng đến thời gian hoàn thành.

Xem thêm: Kaizen là gì? Áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp khó hay dễ?

Lý do sử dụng workflow là gì?

Workflow hợp lý hoá các quy trình làm việc mang tính phức tạp, rối rắm một cách cụ thể, đơn giản hoá các nhiệm vụ được lặp đi lặp lại thường xuyên. Và giúp cải thiện mức độ hiệu quả của một quy trình làm việc. Bên cạnh đó, luồng công việc còn có một số ưu điểm đáng kể sau :

• Hợp lý hoá các quy trình làm việc
• Loại bỏ đi những nhiệm vụ thừa thải, dư thừa nhưng không mang lại hiệu quả
• Thiệt lập thời gian quy định nhằm đảm bảo quy trình được tiến hành theo đúng tiến độ
• Tăng cường trách nhiệm : Xác định , phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng người trong một quy trình công việc. Nâng cao tính tự giác và trách nhiệm của người đó trong suốt quá trình làm việc
• Giữ tính minh bạch : Đảm bảo tất cả mọi người có liên quan đến dự án đều biết được quy trình làm việc một cách rõ ràng, được diễn ra như thế nào và ai sẽ là người chịu trách nhiệm.
• Nhanh chóng cập nhật phản hồi về các vấn đề.
• Theo dõi, giám sát và đánh giá được hiệu quả năng suất làm việc của mỗi nhân viên.

Các loại sơ đồ quy trình làm việc workflow

Có rất nhiều loại sơ đồ quy trình làm việc và cách vẽ workflow cũng có những đặc điểm khác nhau. Tuy nhiên, qua thực tế cho thấy người ta vẫn thường sử dụng các loại sơ đồ sau :

• Lưu đồ ANSI : Như tên gọi có thể thấy, đây là sơ đồ quy trình làm việc sử dụng các kí hiệu của ANSI ( Viện Tiêu Chuẩn Quốc Gia Hoa Kỳ ) để mô tả từng bước thực hiện liên quan
• Hoạt động UML : Lưu đồ này được biểu diễn dưới dạng đồ thị về thứ tự của từng nhiệm vụ, hoặc là các bước liên quan bằng cách sử dụng ngôn ngữ tạo nên mô hình thống nhất hoàn chỉnh
• BPMN : Đây là một dạng sơ đồ sử dụng ký hiệu mô hình hoá quy trình nghiệp vụ. Sử dụng các ký hiệu được tiêu chuẩn hoá. Nó dễ dàng cho phép người sử dụng có kỹ năng chuyên nghiệp lẫn người dù không có kỹ năng chuyên môn về kỹ thuật vẫn có thể dễ dàng hiểu nó và thao tác thuần thục.
• SIPOC : Đây là một loại sơ đồ tập trung phân tích các khía cạnh khác nhau trong một quy trình làm việc. Và giúp xác định được mức độ quan trọng của chúng . Cách vẽ workflow này hơi khác đó là tập trung vào những người tạo và nhận dữ liệu. Nó không giống như những sơ đồ truyền thống – nơi mà thứ tự các bước mới là trọng tâm cốt lõi.

Quy trình thiết kế workflow hiệu quả

Doanh nghiệp nói chung và chính người quản lý nói riêng hoàn toàn có thể làm chủ được kế hoạch công việc , cũng như chiến lược kinh doanh của mình một cách dễ dàng nhờ thông qua cách thiết kế quy trình workflow hiệu quả, tuân thủ theo 6 bước đơn giản sau :

1. Chọn quy trình trong workflow là gì?

Bước đầu tiên để thiết kế một workflow chính là xác định được quá trình theo dõi, giám sát và triển khai quy trình. Tại bước này, nhà quản trị cần chọn lựa kỹ càng để đưa ra quyết định về đúng loại sơ đồ thể hiện quy trình làm việc chuẩn xác, phù hợp với nhu cầu, mục đích cũng như thực trạng của doanh nghiệp. Hơn nữa, cũng cần xem xét đến các đối tượng người dùng quy trình làm việc này. Ngoài ra, nhà quản lý cũng nên cân nhắc xen sơ đồ công việc mô tả quy trình làm việc hiện tại hay một mô hình làm việc được thiết kế trong tương lai.

2. Xác định điểm khởi đầu – kết thúc của workflow là gì?

Bước tiếp theo trong việc thiết kế workflow chính là nhà quản lý cần xác định được điểm bắt đầu và kết thúc của một sơ đồ công việc. Cần đảm bảo lưu đồ thể hiện được mục tiêu ban đầu cần thực hiện và kết quả sau cùng phải đạt được một cách cụ thể, chi tiết.

3. Thu thập thông tin 

Nhà quản lý cần thu thập các thông tin cần thiết từ các bộ phận nhân sự cũng như các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp của mình. Nhằm đảm bảo rằng sơ đồ công việc phù hợp năng lực của từng nhân viên và thực trạng của doanh nghiệp. Vạch ra các nhiệm vụ có liên quan theo từng bước trên sơ đồ để phân chia từng công việc cụ thể cho nhân sự một cách hợp lý. Ngoài ra, người quản lý cũng cần ghi nhận lại mốc thời gian của quy trình và các lưu ý quan trọng nhằm tăng thêm tính hiệu quả để công việc diễn biến thuận lợi.

4. Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết

Thông qua cách thiết kế workflow người quản trị có thể dễ dàng nhận thấy các quy trình làm việc kém hiệu quả hoặc các nhiệm vụ thừa không cần thiết để có thể điều chỉnh từng công đoạn sao cho phù hợp hơn, Bằng cách kiểm tra các nhiệm vụ và xếp chúng vào theo danh mục, nhà quản lý có thể phân chia, sắp xếp và giao việc cho nhân viên hợp lý. Để phân loại, người quản lý có thể xem xét đến mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Đối với những nhiệm vụ không cần thiết hay không có liên quan đến mục tiêu chung có thể xếp vào mục các nhiệm vụ không quan trọng hay không khẩn cấp.

Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn phầm mêm giao việc phù hợp

5.Thiết kế workflow

Tại bước này sẽ đi vào phân tích tất cả các thông tin. Khi ấy các nhiệm vụ và công việc sẽ được triển khai theo dạng sơ đồ. Doanh nghiệp được quyền sử dụng phần mềm quản lý công việc, ứng dụng workflow hoặc cũng có thể thực hiện thủ công qua việc truyền miện hay vẽ trên giấy. Dù sử dụng cách nào để thiết kế đi nữa thì điều quan trọng nhất vẫn là thể hiện quy trình làm việc sao cho dễ hiểu, người xem không rối mắt, người quản lý có thể nhìn vào để dễ dàng truyền đạt và chia sẻ.

6. Phân tích kết quả

Bước cuối cùng chính là đưa ra đánh giá, phân tích kết quả mà quy trình có thể mang đến cho doanh nghiệp, ví dụ như có đủ yếu tố khoa học và hiệu quả cao không ? Người quản trị có thể đánh giá hiệu quả của workflow thông qua hiệu suất và kết quả làm việc của nhân viên, cũng như thời gian để hoàn thành công việc. Từ kết quả doanh nghiệp có thể tìm ra được những điểm mạnh, ưu thế nổi bật và những điểm yếu cần khắc phục trong quy trình workflow. Từ đó rút ra kết luận và đưa ra những phương án phù hợp hơn để điều chỉnh.

Làm chủ kế hoạch với các bước thiết kế quy trình workflow mang đến nhiều ưu điểm cho các nhà quản lý và doanh nghiệp. Nhờ có sơ đồ này mà hệ thống doanh nghiệp vận hành theo một trình tự khoa học và chuyên nghiệp để cho ra kết quả tốt nhất. Giảm thiểu đi những bước dư thừa tốn công tốn phí nhưng lại kém hiệu quả trong quy trình làm việc.

 Kết luận 

Trên đây là toàn bộ thông tin bài viết của chúng tôi chia sẻ để giúp bạn hiểu về workflow là gì? Cũng như quy trình thiết kế nó hiệu quả ra sao. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn có thể lựa chọn và thiết kế cho doanh nghiệp mình một quy trình làm việc khoa học và mang đến hiệu quả cao nhất. Chúc các bạn thành công !