3 Bước Xây Dựng Quy Trình Bán Hàng Chuyên Nghiệp

Quy trình bán hàng chuyên nghiệp của một doanh nghiệp là nền tảng để có thể mang lại doanh thu đột phá, cũng như giúp cho việc kinh doanh có thể vận hành một cách trơn tru và có hệ thống. Song một khái niệm tưởng chừng như đơn giản nhưng để có thể áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả lại là cả một vấn đề. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp và tinh gọn các thông tin giúp bạn có cái nhìn chuẩn xác hơn về cách xây dựng quy trình bán hàng bài bản, chuyên nghiệp.

Quy trình bán hàng nghĩa là gì?

Quy trình bán hàng là một chuỗi các hành động cụ thể, trực quan mà một đại diện bán hàng cần phải thao tác, thực hiện trong quá trình mua hàng, với mục đích chuyển một đối tượng từ trạng thái “tiềm năng” trở thành một “khách hàng thật sự”.

• Một quy trình bán hàng cũng đồng thời cung cấp một cái nhìn tổng quan về các dự báo, tính toán của người đại diện bán hàng, và mức độ chính xác của họ trong việc đưa ra các chi tiêu, và cách để toàn thể đội ngũ bán hàng đạt được chỉ tiêu đó như thế nào.
• Khi thiết lập một quy trình chuẩn, người đại diện bán hàng và người quản lý sẽ dự báo được số lượng và lượng tiền từ các giao dịch sẽ được chốt ở mức nào, trong một khoảng thời gian nhất định.

Bạn có thể tìm hiểu nhiều hơn về quy trình bán hàng của các doanh nghiệp nước ngoài thông qua từ khóa tiếng Anh “Sales pipeline”.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bán hàng bài bản?

Hiểu nôm na thì một quy trình bán hàng chính là một chuỗi trình tự các hoạt động bán hàng đã được định sẵn. Trình tự đó bao gồm nhiều bước lặp đi lặp lại để có thể hoàn thành những mục tiêu về doanh số mà doanh nghiệp đề ra. Nếu không có một quy trình cụ thể, việc triển khai nghiệp vụ bán hàng sẽ mang tính tự phát và khó có thể kiểm soát được tính hiệu quả.

Do đó, mỗi doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình riêng chuẩn chỉ để có thể tiếp cận, chuyển đổi từ khách hàng không có nhu cầu trở thành khách hàng tiềm năng, từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thật sự, từ khách hàng thật sự trở thành khách hàng trung thành của sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

Lợi ích một quy trình bán hàng chuyên nghiệp

Đánh giá dễ dàng hơn

Việc thiết lập một quy trình bán hàng rõ ràng, nhất quán giúp bạn nắm được tổng quan toàn bộ vấn đề phát sinh trong việc bán hàng. Từ đó, người quản lý kinh doanh sẽ dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của từng khâu, từng nhân viên của chuỗi quy trình và giải quyết kịp thời các vấn đề, lỗ hổng trong quy trình.

Nhanh chóng đưa ra phương hướng cải thiện tình hình

Khi tất cả mọi nhân viên bán hàng đều tuân theo cùng một quy trình, nhà quản lý có thể thấy rõ khâu nào thường xuyên mắc lỗi, để sót hoặc thậm chí là đánh mất khách hàng tiềm năng; khâu nào sẽ là khâu bán được hàng và đem lại nhiều lợi nhuận. Việc hệ thống giúp nhà quản lý sâu sát hơn tình hình. Dựa trên những thông tin chính xác đó, doanh nghiệp có thể liên tục cải thiện và hoàn thiện quy trình bán hàng.

Tăng doanh số bán hàng

Một quy trình bán hàng tốt, được xây dựng bài bản, chuyên nghiệp và logic sẽ giúp tăng doanh số – đó là điều chắc chắn. Nhân viên bán hàng của bạn biết chính xác họ cần phải làm gì để có thể đưa ra sự hỗ trợ cho khách hàng. Trong khi đó, khách hàng có đủ không gian và thời gian để quyết định rằng họ có mua hoặc sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của bạn hay không.

Nâng cao hiệu quả chốt đơn, bán hàng

Quy trình bán hàng làm tăng hiệu quả bán hàng tổng thể, dựa trên việc loại bỏ các bước bán hàng thừa thãi và các chiến thuật lỗi thời, không cần thiết. Mọi thời gian và nhân lực sẽ được phân bổ cho các chiến lược hiệu quả.

Đào tạo nhân sự chất một cách dễ dàng

Việc giới thiệu dịch vụ/ sản phẩm doanh nghiệp và đào tạo nhân viên bán hàng mới để họ hiểu và có thể truyền tải những thông tin, giá trị đến khách hàng một cách hiệu quả sẽ không còn là vấn đề khó khăn nếu doanh nghiệp đã thiết lập sẵn một quy trình bán hàng chuẩn. Người quản lý có thể đảm bảo việc training sẽ dựa hoàn toàn vào quy trình bán hàng đã định sẵn, bao gồm các bước, và các công việc họ cần làm để hoàn tất một giao dịch bán hàng.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Khách hàng thường cảm thấy hài lòng, hạnh phúc hơn nếu được thực hiện một giao dịch thông quan một quy trình bán hàng chuyên nghiệp. Sự chuyện thể hiện ở việc lắng nghe nhu cầu khách hàng, tôn trọng và thật sự quan tâm để tìm ra được giải pháp cho vấn đề của khách hàng, chứ không chỉ đơn giản là cố gắng bán một thứ gì đó cho họ.

Các bước xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp

Quy trình bán hàng tổng hợp các phễu bán hàng ( Sales funnel ) của khách hàng cá nhân trở thành bức tranh tổng thể, từ đó có thể đo lường tình trạng của tất cả các khách hàng tiềm năng. Và tất nhiên, quy trình này cũng trực quan hóa vòng đời của nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng khác nhau, từ tương tác ban đầu đến khi giao dịch được chốt, với các bước bao gồm:

Bước 1: Phát triển cơ hội bán hàng

Lên kế hoạch, nghiên cứu, chuẩn bị

Đây là bước đầu tiên, đóng vai trò định hướng cho toàn bộ quy trình sau này. Khâu này đòi hỏi người lên kế hoạch phải có sự tỉ mỉ, kỹ lưỡng. Cần xác định:

• Sản phẩm dịch vụ: tổng hợp kiến thức nhất định về sản phẩm/ dịch vụ mình cung cấp, bao gồm các thông tin về hình thức, bản chất, tính năng nổi bật, thậm chí khuyết điểm sản phẩm để khách hàng có thể thấy giá trị mà họ sở hữu nếu ra quyết định mua món hàng.
• Xác định khách hàng tiềm năng: Sales cần phải dựa data thu thập từ các khảo sát, social media, thậm chí từ đối thủ cạnh tranh để nắm được thói quen, tính cách cũng như xu hướng tiếp cận thông tin của khách hàng. Những dữ kiện này cho phép người bán hàng dễ dàng tác động tới tâm lý, hành vi của khách.
• Tài liệu, ấn phẩm hỗ trợ: Báo giá, giấy giới thiệu, sample, card visit,… để làm tăng tính chuyên nghiệp cho nhân viên tiếp thị sản phẩm.

• Bảng kế hoạch bán hàng: Nhân viên bán hàng cần đảm bảo sự chỉnh chu trong trang phục, đến thái độ và nội dung trò chuyện với khách hàng. Địa điểm cũng là điều cần chuẩn bị kỹ lưỡng để không gây ra sự phản cảm. Nếu khách hàng hài lòng, xác suất quyết định mua hàng cũng sẽ tăng lên.

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Khách hàng tiềm năng có thể được lọc ra dựa trên các cơ sở dữ liệu CRM, Social Media, các sự kiện trong ngành được tổ chức, hoặc thông qua các hình thức tìm kiếm trực tuyến bằng công cụ hỗ trợ,… Nhưng đó mới chỉ là bước đầu. Nhân viên bán hàng cần sàng lọc khách hàng dựa trên một số tiêu chuẩn cụ thể để phác họa ra được một khách hàng tiềm năng.

Bước 2: Bán hàng

Tiếp cận khách hàng

Một trong những kỹ thuật bán hàng quan trọng và bắt buộc để nhân viên có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách chính là phương thức tiếp cận. Có 3 cách tiếp cận phổ biến:

• Tiếp cận cao cấp: Tặng quà cho khách hàng tiềm năng khi bắt đầu có tương tác
• Thông qua câu hỏi: Đặt câu hỏi để thu hút và phân loại khách hàng quan tâm.
• Tiếp cận sản phẩm: Cung cấp cho khách một bản mẫu (sample) hoặc bản dùng thử miễn phí để trải nghiệm, xem xét và đánh giá dịch vụ của bạn.

Mặt khác, việc khai thác khách hàng tiềm năng cũng có thể được triển khai thông qua việc chăm sóc tốt khách hàng trung thành. Một khi khách hàng hài lòng tuyệt đối về sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp, họ sẽ đem lại cho chúng ta những khách hàng tiềm năng mới.

Thuyết phục và giải quyết khúc mắc

Với tâm lý thông thường, khách hàng sẽ phản đối khi biết giá của sản phẩm/ dịch vụ. Hành vi này nhắm tới việc tìm kiếm cơ hội được giảm giá hoặc củng cố động lực mua hàng. Trước tình huống này, thái độ tự tin của nhân viên bán hàng sẽ tác động tích cực đến việc ra quyết định của khách. Nói cách khác, đây là bước mang tính quyết định trong quy trình bán hàng chuyên nghiệp.

Đi đến thống nhất và chốt đơn

Khi chốt sale, cần thống nhất rõ ràng các lợi ích mà đôi bên cùng có được sau khi tiến hành giao dịch. Điều này khiến khách hàng yên tâm hơn, đồng thời làm tăng độ uy tín cho thương hiệu cũng như sản phẩm của bạn.

Bước 3: Chăm sóc sau bán hàng

Liệu việc chốt đơn đã là bước cuối của một quy trình? Xin thưa với bạn là không! Sau khi đã trải nghiệm sản phẩm/ dịch vụ, chắc chắn khách hàng sẽ có những feedback riêng hoặc những câu hỏi thắc mắc xung quanh sản phẩm và các chế độ hậu mãi, chăm sóc khách hàng.

Trong chăm sóc khách hàng sau bán hàng, nhân viên bán hàng phải lắng nghe và tập hợp các kiến nghị, từ đó đưa ra cách phản hồi phù hợp. Hãy luôn bình tĩnh để không xảy ra tranh luận với khách hàng. Một điều nên nhớ, đó là bạn cần giữ thái độ tự tin, thân thiện để khéo léo cung cấp thông tin cho khách hàng hiểu.

Kết luận

Trên đây, Mona Software đã chia sẻ những kiến thức giúp bạn xây dựng quy trình bán hàng bài bản, chuyên nghiệp. Hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn sẽ vận dụng các chia sẻ này một cách linh hoạt, để hoạt động kinh doanh của mình ngày càng phát triển vững mạnh, thành công hơn nhé!