Bí Quyết Quản Lý Trung Tâm Tiếng Anh Hiệu Quả

Một hệ thống quản lý trung tâm tiếng Anh tốt chính là chiến lược cần được chú trọng, nhất là trong bối cảnh các trung tâm ngày càng được đầu tư ở hầu hết mọi mặt như hiện nay. Vậy đâu là cách quản lý Trung tâm tối ưu, mang lại lợi nhuận cao cho các nhà quản lý? Ở bài viết này, MONA Software sẽ chia sẻ chi tiết về những bí quyết quản lý trung tâm tiếng Anh hiệu quả trong nội dung dưới đây.

Khái niệm quản lý trung tâm tiếng Anh là gì?

Quản lý trung tâm tiếng Anh là quá trình điều hành và giám sát toàn diện hoạt động của một đơn vị giảng dạy tiếng Anh, luyện thi, dạy tiếng,… Công việc này bao gồm từ khâu tuyển sinh, tổ chức đào tạo, quản lý nhân sự đến kiểm soát tài chính và phát triển thương hiệu.

Một trung tâm tiếng Anh thường cung cấp các khóa học cho nhiều đối tượng người học như học sinh, sinh viên và người đi làm, từ căn bản đến nâng cao. Ngoài ra, trung tâm còn bao gồm luyện thi các chứng chỉ quốc tế như IELTS, TOEIC và các khóa giao tiếp, luyện nghe khác. Vì vậy, người làm công việc quản lý trung tâm Anh Ngữ cần đảm bảo chương trình học được sắp xếp phù hợp, thời khóa biểu khoa học và hỗ trợ tương tác giữa trung tâm – học viên – phụ huynh.

Quản lý trung tâm tiếng Anh bao gồm những công việc gì?

Quản lý các trung tâm ngoại ngữ, trung tâm tiếng Anh là một công việc phức tạp, bao gồm rất nhiều các tác vụ quản lý như: quản lý công tác tuyển sinh, đào tạo, quản lý về doanh thu, quản lý thông tin học viên, giáo viên,… và còn rất nhiều các đầu việc lớn nhỏ khác nữa.

Về cơ bản, một người quản lý trung tâm ngoại ngữ sẽ cần đảm bảo về các công việc như:

• Thực hiện xây dựng các chiến lược Marketing trung tâm tiếng Anh, các chương trình sale để thu hút thêm học viên, nâng cao hiệu quả tuyển sinh.
• Thống kê và sắp xếp các khóa học, lịch giảng dạy cho học viên và giảng viên.
• Phân loại kết quả đầu vào và sắp xếp vào các lớp học tương ứng.
• Quản lý về thông tin nhân sự, giảng viên của trung tâm.
• Quản lý và theo dõi quy trình, chất lượng giảng dạy, thường xuyên đánh giá các chương trình đạo tạo và đề xuất các giải pháp thích hợp.
• Quản lý về các vấn đề thu chi, lợi nhuận của trung tâm.
• Soạn thảo chứng chỉ, bằng cấp và thực hiện các công việc hợp lệ hóa chứng chỉ.
• Thường xuyên liên hệ và kết nối giáo viên với học viên, giáo viên với trung tâm.
• Biết sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ.

Một số khó khăn trong quản lý trung tâm Anh ngữ

Khó khăn trong quản lý thông tin và số lượng học viên

Đối tượng đăng ký các khoá học ở nhiều độ tuổi khác nhau và số lượng khá nhiều đã gây cản trở trong quá trình chia nhóm, chia lớp học tại các trung tâm. Với một số đối tượng đã và đang quan tâm tới chương trình học hoặc các học viên vẫn đang chờ lớp, trung tâm cần có hệ thống để thống kê danh sách học viên một cách chi tiết, nhằm tiện lợi trong công việc theo dõi, nâng cao được chất lượng của dịch vụ dạy và học.

Ngoài ra, với các trung tâm ngoại ngữ thường phân loại đối tượng học bằng các biện pháp thủ công, đặc biệt là quản lý trung tâm tiếng Anh bằng Excel, thì công đoạn này sẽ còn phức tạp, rườm rà và gây lãng phí tiền bạc hơn nữa.

Cụ thể, những khó khăn mà các trung tâm có thể gặp phải khi quản lý bằng Excel là:

• Các thao tác rườm rà, tốn thời gian: Vì không có tính đồng bộ dữ liệu và tính tự động như các phần mềm quản lý trung tâm, nên việc truy cứu, tính toán thông tin trên excel thường rất mất thời gian và cũng không đảm bảo được tính chính xác.
• Tính năng bảo mật thấp: Việc không được lập trình cao về tính bảo mật, cũng như không có tính năng phân quyền của excel có thể dễ dàng dẫn đến tình trạng thông tin bị mất, bị sửa đổi hoặc bị đánh cắp.
• Nguy cơ thất thoát về tiền bạc cao: Với lượng thông tin lớn về việc tính học phí cho học viên, tính lương, giờ giảng dạy cho giảng viên, tính phần trăm hoa hồng cho tư vấn viên, nhân viên,… việc thực hiện tính toán thủ công trên excel sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức và dễ dàng dẫn đến nhầm lẫn, sai sót về thu chi.

→ Bí quyết quản lý trung tâm tiếng Anh hiệu quả trong trường hợp này chính là tận dụng các phần mềm quản lý học sinh đã được phát triển và tối ưu công nghệ hiện đại.

Quản lý lớp học, lịch học của trung tâm tiếng Anh

Khó khăn tiếp theo là công đoạn quản lý lớp học. Các trung tâm cần đảm bảo việc sắp xếp thời khóa biểu hợp lý, lịch dạy cân đối cho từng giáo viên, cũng như sắp xếp được giáo viên có thể dạy nhóm hỗ trợ cho từng đối tượng. Trong trường hợp người quản lý trung tâm không hệ thống được toàn bộ quá trình quản lý trung tâm ngoại ngữ, thì công tác quản lý lớp học sẽ còn gây nhiều khó khăn hơn nữa.

Chẳng hạn, quy trình quản lý trung tâm ngoại ngữ với mô hình trung tâm nhỏ và vừa thì người quản lý cần sắp xếp, căn chỉnh về số giờ, số buổi giảng dạy cho phù hợp với nhu cầu của chương trình học và thời gian giảng dạy. Không chỉ vậy, các thay đổi giờ giấc, lịch học, thay đổi giảng viên tạm thời cũng cần được cập nhật và cân đối liên tục.

Với tất cả các công đoạn này, nếu chỉ thực hiện thủ công trên excel thì ước tính trung bình sẽ tốn ít nhất là 1 ngày cho việc sắp xếp, chưa tính đến quá trình sửa đổi và điều chỉnh, và các rủi ro về nhầm lẫn, sai sót cũng không thể tránh khỏi.

→ Tham khảo ngay: Phần mềm quản lý lớp học

Khó khăn trong quản lý giáo viên, nhân viên

Thông thường, trung tâm tiếng Anh thường có rất nhiều giáo viên, nên việc quản lý cũng không hề dễ dàng. Kéo theo đó là các khó khăn về sắp xếp thời gian giảng dạy, tính lương, hay phần trăm hoa hồng, khối lượng của công việc của từng giảng viên và nhân viên tại trung tâm.

Quản lý việc tính và thu tiền học phí

Trường hợp người quản lý không thành thạo về công nghệ và không ứng dụng các phần mềm quản lý, việc tính toán thu chi về học phí sẽ đòi hỏi rất nhiều thời gian và cũng không đảm bảo được tính chính xác. Bởi mỗi khóa học sẽ có các mức học phí khác. Các chương trình trong thanh toán học phí sẽ phụ thuộc rất nhiều vào từng học viên cũng như từng trung tâm.

Sẽ là vô cùng khó khăn để cơ sở kinh doanh giáo dục có thể tính toán học phí chưa hoàn thành hoặc chương trình giảm học phí,… Chính điều đó có thể khiến trung tâm thất thoát rất nhiều về mặt tiền bạc nếu có sơ suất.

Hạn chế sự tương tác giữa trung tâm tiếng Anh với phụ huynh

Tương tác là yếu tố quan trọng để gắn kết phụ huynh và trung tâm tiếng Anh, nhằm giúp phụ huynh có thể trải nghiệm và đánh giá khách quan về chất lượng và dịch vụ của trung tâm. Tuy nhiên, với các trung tâm không có nền tảng trao đổi, góp ý trực tuyến hoặc các nền tảng mạng xã hội, website, thì việc tương tác này sẽ trở nên rất bất cập và mất thời gian.

Bởi mỗi lần cần trao đổi, phụ huynh sẽ phải gọi điện vào hotline hoặc lên trực tiếp trung tâm, quá trình này gây hao tổn về chi phí, thời gian và khiến việc tiếp nhận, giải quyết vấn đề của phụ huynh cũng bị chậm trễ.

Kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh hiệu quả

Xác định đối tượng học viên chính xác

Quá trình xác định đối tượng người học thông thường sẽ được thực hiện từ đầu trong kế hoạch thành lập trung tâm Ngoại Ngữ. Bởi mỗi một đối tượng học viên sẽ có các nhu cầu khác nhau. Ở công đoạn này, bạn nên tiến hành liệt kê rõ các mục tiêu, xác định được tệp khách hàng từ trước, hoặc tiến hành các bài kiểm tra chất lượng đầu vào, nhằm giúp quá trình xây dựng chương trình học, nhóm lớp đối tượng và các chiến lược được hiệu quả và chính xác hơn.

Xây dựng đội ngũ nhân viên tận tâm và có trình độ chuyên môn

Để tạo nên được một trung tâm tiếng Anh chất lượng, yếu tố chính và vô cùng quan trọng đó là con người. Bộ phận nhân sự trong quản lý trung tâm ngoại ngữ là không thể thiếu được.

Đội ngũ giảng viên đi kèm trợ giảng

Giảng viên đóng vai trò quan trọng trong chất lượng giảng dạy của trung tâm. Đây là một nhân tố tiên quyết trong việc lựa chọn trung tâm của học viên. Bên cạnh đó, trợ giảng cũng đóng một vai trò quan trọng, hỗ trợ cho quá trình học tập của các học viên và tăng cường kết nối giữa học viên và giảng viên.

Bộ phận hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

Với bộ phận này, công việc chính là tư vấn cho khách hàng, học viên trong việc lựa chọn được khóa học phù hợp theo nhu cầu. Đồng thời, bộ phận này cũng sẽ đảm nhận công việc hướng dẫn những học viên tới đăng ký lớp học và thực hiện hỗ trợ đánh giá đến từ học viên sau khóa học. Vì quy trình quản lý trung tâm ngoại ngữ sẽ đòi hỏi nhân viên phải có trình độ chuyên môn và thái độ làm việc chuyên nghiệp, tận tâm.

Bộ phận marketing trong quản lý trung tâm tiếng Anh

Đây là bộ phận giúp tăng độ nhận diện, phát triển thương hiệu cho trung tâm, qua đó thu hút được nhiều học viên hơn. Bộ phận này đòi hỏi cao về sự sáng tạo, nhằm mang tới những chiến dịch truyền thông hiệu quả cho trung tâm.

Nâng cao chất lượng quản lý và dịch vụ chăm sóc khách hàng của trung tâm

Không chỉ cần chú trọng về chất lượng giảng dạy, cơ sở hạ tầng và chiến lược truyền thông, kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh cũng cần chú trọng trong việc xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Trong đó, để nâng cao chất lượng quản lý trung tâm đào tạo, các trung tâm cần có một hệ thống thông tin cũng như dữ liệu khách hàng rõ ràng và đầy đủ. Trung tâm cần xác định các đối tượng khách hàng để chăm sóc ngay từ thời điểm ban đầu cũng như khi khóa học đã kết thúc. Qua đó có những chính sách hỗ trợ, chăm sóc chính xác và tăng tỷ lệ giữ chân học viên.

Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên của trung tâm

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong trung tâm là một hình thức cho phép doanh nghiệp làm việc có tổ chức hơn, giúp nâng cao hiệu quản lý. Nhờ vậy, nhân viên được đánh giá cũng như trả lương xứng đáng dựa trên những cống hiến của họ.

Trong quá trình quản lý trung tâm Anh ngữ, bạn cũng có thể áp dụng 2 phương án sau:

• Theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên: tỷ lệ hoàn thành kpi, tỷ lệ chuyển đổi
• Sử dụng các phần mềm hỗ trợ để theo dõi chất lượng và quy trình chăm sóc của nhân viên: record đoạn hội thoại cùng khách hàng, note lại những gì đã tư vấn với khách hàng,…

Theo đó, trung tâm cũng dễ dàng có những khen thưởng và giải pháp đào tạo, nhằm mục tiêu nâng cao năng lực của nhân viên một cách hiệu quả.

Tích hợp đa dạng nguồn tài liệu học tập

Từ sách, báo chí, luận văn cho đến các phóng sự trực tiếp, video cũng có thể sử dụng để trở thành tài liệu học tập, phục vụ cho việc tiếp cận tri thức cho người học. Thông qua nhiều tài liệu học tập khác nhau, kiến thức sẽ được truyền đạt một cách sinh động, dễ hiểu.

Hơn nữa, nguồn tài liệu kiến thức đa dạng cũng cho phép người dạy có thể truyền tải kiến thức thông qua sự phối hợp của nhiều hình thức truyền tải, giúp cho người học có thể dễ dàng ghi nhớ, áp dụng vào thực tiễn cũng như mang tới hiệu quả tối đa.

Tiến hành chiến lược Marketing hiệu quả

Kế hoạch truyền thông chính là một trong nhiều phương án hữu ích giúp nâng cao khả năng nhận diện của thương hiệu trung tâm tiếng Anh với học viên cũng như khách hàng.

Theo đó, truyền thông là hình thức dùng để quảng cáo trên các phương tiện như báo chí hay truyền hình để khẳng định được chất lượng của các khóa học mà trung tâm tiếng Anh mang đến. Qua đó, sẽ có thể đẩy mạnh thêm hình thức Marketing trên nền tảng online, mang tới các chương trình được giảm giá khóa học cũng như có tặng kèm thêm bộ tài liệu để học tiếng Anh khi người học tiến hành đăng ký với các khóa học online.

Ứng dụng thiết bị thông minh trong học tập

Khi laptop, máy tính bảng và điện thoại thông minh trở thành những vật dụng cần thiết trong cả đời sống và công việc. Hầu hết mọi doanh nghiệp kinh doanh trong mọi lĩnh vực đều kết hợp mobile app vào lĩnh vực của mình. Ngay cả các trung tâm phục vụ trong lĩnh vực giảng dạy cũng vậy. Việc ứng dụng các thiết bị thông minh, các trò chơi giáo dục,… sẽ hỗ trợ cải thiện chất lượng giảng dạy và quản lý trung tâm tiếng Anh hiệu quả hơn.

Những lợi ích vượt trội từ việc ứng dụng các thiết bị thông minh trong giảng dạy:

• Hỗ trợ việc học trở nên hiệu quả và tiện lợi
• Giúp giờ học trở nên sinh động, thú vị hơn
• Tăng sự tương tác và phản hồi giữa học viên và giảng viên
• Tăng sự chủ động trong học tập, người học có thể học mọi lúc mọi nơi,..

Tăng tương tác trong đào tạo tại trung tâm

Sự phát triển mạnh mẽ của các trang mạng xã hội cũng là cách giúp cho việc học trực tuyến trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Mọi khó khăn, vướng mắc đều có thể khắc phục thông qua các diễn đàn. Phương pháp học tập có tính tương tác cao này đã trở thành xu hướng, chứng minh được sự hiệu quả cao trong việc nâng cao trình độ cho các học viên, đảm bảo chất lượng giảng dạy.

Ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm

Việc áp dụng các phần mềm trong quản lý và vận hành sẽ giúp trung tâm giải quyết được nhiều vấn đề. Những phần mềm này được tính hợp những công nghệ tiên tiến hàng đầu, tính năng hiện đại,… Cho phép những người điều hành có thể quản lý, theo dõi mọi hoạt động của trung tâm ở mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ  – MONA LMS được coi là giải pháp “số hóa giáo dục” hữu ích, mang tới hiệu quả cao cho trung tâm anh ngữ, dạy tiếng, luyện thi,… giảm thiểu tối đa thời gian, nhân lực và chi phí quản lý.

Nằm trong hệ sinh thái phần mềm của MONA Software – công ty có hơn 8 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm và trở thành người bạn đồng hành của hàng ngàn đơn vị giáo dục. MONA LMS cam kết cung cấp tới khách hàng hệ thống phần mềm hỗ trợ quy trình quản lý trung tâm tiếng Anh tốt nhất!
Cụ thể với một số tính năng nổi bật sau đây:

• Quản lý tuyển sinh cho lớp học
• Quản lý nhân sự trung tâm, giảng viên
• Quản lý học viên, lên lịch sắp xếp lớp học,…
• Quản lý tài liệu bài giảng, giáo trình, giáo án,…
• Quản lý và tự động thống kê về thu chi, học phí,…

Và còn rất nhiều tính năng hữu ích khác, đi kèm cùng cơ chế bảo mật cao, hỗ trợ quá trình quản lý và điều hành của các trung tâm ngoại ngữ được tối ưu. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh MONA LMS thì hãy LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi ngay nhé!

BỘ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ GIÁO DỤC MONA.Software

TRẢI NGHIỆM DÙNG THỬ PHẦN MỀM – TẠI ĐÂY!

Một số câu hỏi thường gặp

1- Bí quyết quản lý trung tâm tiếng Anh hiệu quả là gì?

Nếu bạn là chủ trung tâm ngoại ngữ hoặc đơn vị đào tạo, hãy tìm hiểu và áp dụng các phần mềm quản lý giáo dục uy tín. Vì việc sử dụng các phần mềm ngay từ những bước đầu phát triển trung tâm sẽ giúp quy trình vận hành ổn định để nhanh chóng phát triển vượt bậc trong tương lai.

Ngoài ra, ứng dụng công nghệ còn giúp tiết kiệm chi phí nhân sự, in ấn, truyền thông, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và hình ảnh chuyên nghiệp cho trung tâm.

2- Các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm hỗ trợ quản lý trung tâm Anh ngữ là gì?

Giữa một thị trường có rất nhiều phần mềm, ứng dụng hỗ trợ quá trình quản lý trung tâm như hiện nay, các tiêu chí mà bạn cần quan tâm để đưa ra lựa chọn chính xác là:

• Ứng dụng cần bao gồm các tính năng trọng yếu như: quản lý học viên, nhân sự, thu chi, thống kê và báo cáo,…
• Giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác cho người dùng
• Tính tương thích với nhiều thiết bị
• Đảm bảo độ bảo mật thông tin cao

Có thể nói, để có quy trình quản lý trung tâm tiếng Anh hiệu quả cần phải đáp ứng được nhiều yếu tố khác nhau trong hệ thống quản lý và chiến lược phát triển. Hy vọng những kinh nghiệm quản lý trung tâm mà MONA Software chia sẻ trên đây sẽ hữu ích tới bạn. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tư vấn về phần mềm, giải pháp quản lý trung tâm Ngoại ngữ thì hãy liên hệ ngay với MONA nhé!

→ Tham khảo thêm các bài viết liên quan:

• Cách lên kế hoạch kinh doanh trung tâm
• Điều kiện, thủ tục mở trung tâm dạy thêm