Trở lại
Hàng tồn kho là gì?
Trước khi tìm hiểu về cách quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần nắm rõ khái niệm về hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là các nguồn lực dự trữ phục vụ cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Đây không chỉ là tồn kho thành phẩm, mà còn bao gồm tồn kho sản phẩm dở dang, nguyên vật liệu chế biến, linh kiện và công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng. Tồn kho quá nhiều hay quá ít đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, các doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp quản lý tồn kho phù hợp để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro.
Quản lý tồn kho là gì?
Quản lý tồn kho là một phần quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng. Mục đích chính là duy trì số lượng sản phẩm đủ để bán tại mọi thời điểm. Việc đảm bảo quy trình này giúp tối ưu doanh số và giảm chi phí liên quan đến sản phẩm khó bán.
Quản lý kho không chỉ đơn giản là kiểm soát số lượng sản phẩm. Nó còn liên quan đến việc giám sát tất cả các loại hàng, từ bán chạy đến hàng tồn kho khó bán. Điều này giúp doanh nghiệp có các phương án giải quyết kịp thời, giải phóng không gian kho, tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu quả.
Tại sao cần phải quản lý hàng tồn kho?
Thực tế, việc quản lý tốt hàng tồn kho mang tới cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thiết thực. Các lợi ích đó bao gồm như:
Tiết kiệm hàng hóa, nguyên liệu
Những hàng hóa hay nguyên liệu tồn kho lâu ngày, hao mòn, bị hỏng hóc hay hết hạn sử dụng đều cần phải được tiêu hủy. Bởi các sản phẩm đó đã không còn có thể đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có thể gây ra những tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp. Nhưng nếu như việc quản lý hàng tồn kho được thực hiện một cách liên tục, chặt chẽ, danh sách dự trù sát sao thì sẽ có thể hạn chế được những lãng phí nói trên.
Tiết kiệm chi phí lưu kho
Nếu như việc quản lý hàng tồn kho không tốt, số lượng hàng lớn thì tất nhiên doanh nghiệp sẽ cần phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho và nhiều loại chi phí khác. Vì vậy, các doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn kho, phát hiện lượng hàng tồn kho sớm để có thể đưa ra biện pháp giải phóng nhanh chóng, lưu chuyển hàng hóa kịp thời. Nhờ đó mà tiết kiệm được nhiều chi phí hơn.
Giảm thiểu rủi ro và sai sót
Quản lý hàng tồn kho giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc thất thoát hoặc sai sót trong quá trình kiểm kê. Bởi nếu không có hệ thống quản lý kho hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng mất mát hàng hóa hoặc không xác định được chính xác số lượng tồn kho, dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa sản phẩm. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình cung ứng mà còn gây khó khăn trong việc lập báo cáo tài chính, khi mà số liệu không chính xác sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp.
Dự đoán nhu cầu chính xác
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý tồn kho là khả năng giúp doanh nghiệp dự đoán chính xác nhu cầu về sản phẩm trong tương lai. Việc này dựa trên việc phân tích dữ liệu về lịch sử bán hàng, xu hướng tiêu thụ, và các yếu tố tác động bên ngoài như mùa vụ, sự kiện đặc biệt hay thay đổi trong thị trường. Việc có được những dự đoán chính xác về nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập kế hoạch sản xuất và đặt hàng.
Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Mã hóa vật tư, hàng hóa
Mã vạch là công nghệ thu thập thông tin sử dụng mã vạch được gắn trực tiếp lên sản phẩm và sử dụng máy quét để đọc thông tin từ mã đó. Công nghệ này phổ biến trong các siêu thị và các doanh nghiệp sản xuất lớn.
Quản lý tồn kho bằng mã vạch đang trở thành xu hướng phổ biến trong nhiều ngành nghề nhờ vào sự tiện lợi và dễ dàng sử dụng. Với hệ thống quét mã vạch, thông tin về hàng hóa như số lượng, tình trạng, vị trí,… sẽ được hiển thị ngay lập tức trên hệ thống. Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí so với phương pháp quản lý kho thủ công. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng kiểm soát và quản trị tồn kho nguyên vật liệu hơn.
-> Tham khảo: Giải pháp quản lý kho hàng chuyên nghiệp với mã vạch
Sắp xếp vật tư, hàng hóa một cách khoa học
Mỗi mặt hàng đều cần phải được phân loại và đặt đúng và vị trí trong kho, việc này giúp cho những người quản lý kho có thể dễ dàng kiểm tra và nắm bắt được tình hình hàng hóa, ngay cả việc xuất kho cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Quản lý theo vị trí sẽ giúp tránh gặp phải những tình trạng nhầm lẫn, mất cắp hay thất thoát hàng hóa.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư cả trong kho bãi lẫn sổ sách. Để giải quyết vấn đề này, việc áp dụng các quy tắc sắp xếp hàng hóa chuẩn là rất quan trọng. Những nguyên tắc này sẽ giúp tạo ra một không gian lưu trữ gọn gàng và dễ dàng kiểm soát hơn.
Trong đó, sắp xếp hàng hóa trong kho theo giải pháp 5S là một trong những yếu tố quan trọng giúp việc tìm kiếm, vận chuyển và nhập xuất kho nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Quản lý kho theo phương pháp khoa học này giúp tối ưu hóa không gian kho, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Tần suất kiểm tra định kỳ được đề xuất là từ 3 tháng cho tới 6 tháng/1 lần, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Kho hàng càng lớn thì việc này sẽ càng phải tốn nhiều thời gian và nhân lực hơn. Nếu như có thể, hãy thường xuyên kiểm tra hàng hóa để giúp cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên hiệu quả hơn. Hãy kiểm tra hàng hóa theo từng nhóm hàng, từng khu vực.
Cụ thể việc kiểm kê hàng sẽ bao gồm:
- Xác định lượng hàng hóa đang tồn kho và đối chiếu với sổ sách kế toán có liên quan.
- Kiểm tra chất lượng của vật tư, hàng hóa.
- Kiểm tra hạn sử dụng để có kế hoạch bán kịp thời hoặc xả hàng nhanh chóng
- Kiểm tra nguy cơ tại khi như ẩm mốc, côn trùng hay kệ hàng có chắc chắn không…
Xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa
Đây là một trong những công việc quan trọng nhất trong việc quản lý hàng tồn kho. Việc xác định được chính xác lượng hàng hóa tồn kho tối thiểu và tối đa giúp cho doanh nghiệp tránh được việc thiếu hụt hay nhập quá nhiều hàng hóa gây ảnh hưởng tới doanh thu. Hơn nữa, việc này cũng giúp giảm tối đa các chi phí tồn kho.
Để xác định tồn kho tối ưu, cần căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Lượng tồn thực tế trong kho
- Số lượng đơn đặt hàng của khách hàng
- Tình hình cung cấp hàng hóa từ nhà cung cấp
- Tình hình tiêu thụ của mặt hàng
Quản lý tồn kho đòi hỏi việc theo dõi và điều chỉnh định mức tồn kho thường xuyên. Định mức này có thể thay đổi theo thời gian và tình hình thị trường. Bạn nên kiểm tra định kỳ (vài lần trong năm) để đảm bảo rằng mức tồn kho hiện tại vẫn phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty. Nếu cần, đừng ngần ngại điều chỉnh để nâng cao hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho và quản trị tồn kho nguyên vật liệu.
Theo dõi sát sao thời gian quay vòng của hàng hóa
Vòng quay tồn kho (Inventory turnover) là một phương pháp quan trọng trong quản lý tồn kho giúp dự báo thời gian nhập hàng và tối ưu hóa quy trình nhập xuất. Tính vòng quay hàng tồn kho cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó giúp tính ra thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho.
Việc hiểu rõ hệ số vòng quay tồn kho giúp bạn đưa ra dự toán chính xác hơn về nhu cầu thị trường và xác định lượng hàng cần nhập trong khoảng thời gian phù hợp. Dựa trên số liệu này, bạn có thể xây dựng kế hoạch nhập hàng hiệu quả hơn, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa quản trị hàng tồn kho và quản trị tồn kho nguyên vật liệu.
Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho
Nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước là một phần quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Đây là quy tắc yêu cầu những mặt hàng nhập kho trước sẽ được xuất kho trước. Điều này không chỉ áp dụng với sản phẩm có hạn sử dụng, mà còn đối với các mặt hàng như đồ công nghệ hay thời trang, những sản phẩm này dễ bị lỗi mốt dù không bị hao mòn.
Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp tránh được tình trạng hàng tồn kho bị lỗi thời hoặc không còn phù hợp với thị trường. Ngoài ra, quy tắc Nhập trước – Xuất trước còn giúp tối ưu hóa quy trình quản trị tồn kho nguyên vật liệu, giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo doanh nghiệp có thể cung ứng sản phẩm đúng nhu cầu của khách hàng.
-> Xem thêm ngay: Quy trình quản lý kho hàng bài bản mà doanh nghiệp cần biết
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp
