7+ Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí, mới nhất 2025

Giải quyết bài toán tồn kho không cần đầu tư lớn là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Dù có sự xuất hiện của nhiều phần mềm chuyên nghiệp, quản lý kho bằng Excel vẫn là giải pháp tối ưu chi phí và dễ áp dụng nhất hiện nay. Nếu bạn đang tìm kiếm một file excel quản lý kho đơn giản nhưng vẫn đảm bảo nghiệp vụ quản lý xuất nhập tồn bằng excel chính xác, bạn đã tìm đúng nơi. Bài viết này của công ty MONA Software sẽ chia sẻ 7+ mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí và hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho hiệu quả bằng excel với bộ sưu tập các mẫu file quản lý kho bằng excel chuẩn nhất, cập nhật mới nhất cho 2025!

Các thông tin quan trọng cần có trong file quản lý kho bằng excel

Để thực hiện cách quản lý kho hiệu quả bằng excel, việc thiết kế một file quản lý kho (hoặc file excel quản lý xuất nhập tồn) với đầy đủ các trường thông tin cốt lõi là vô cùng quan trọng. Một mẫu file quản lý kho bằng excel chuẩn không chỉ đơn thuần là một bảng ghi chép thô, mà cần phải cấu trúc rõ ràng để đảm bảo kiểm soát chính xác, tránh sai sót và hỗ trợ tạo báo cáo tự động.

Dưới đây là những cột thông tin thiết yếu bạn cần xây dựng khi tạo file quản lý kho bằng excel:

Nhóm thông tin định danh hàng hóa

Đây là nhóm thông tin nhận dạng cực kỳ quan trọng, bắt buộc phải có khi tạo file quản lý kho hàng hoá bằng excel, có những thông tin này sẽ giúp cho các cách quản lý hàng hóa bằng excel trở nên chính xác và thống nhất hơn.

• Mã hàng hóa (SKU): Đây là mã định danh duy nhất cho mỗi mặt hàng. Mã SKU giúp phân biệt các sản phẩm, ngay cả khi chúng có tên gọi tương tự, đồng thời giúp việc tra cứu, lọc dữ liệu và theo dõi kho bằng excel nhanh chóng hơn rất nhiều.
• Tên hàng hóa: Ghi rõ ràng, chi tiết và thống nhất tên gọi của sản phẩm.
• Đơn vị tính (ĐVT): Cần quy định rõ (ví dụ: cái, chiếc, hộp, kg, lít…) để thống nhất dữ liệu đầu vào, tránh nhầm lẫn khi nhập xuất kho bằng excel.

Nhóm dữ liệu cốt lõi về Nhập – Xuất – Tồn

Đây là phần quan trọng nhất trong mọi file excel quản lý kho, giúp bạn nắm bắt được toàn bộ dòng chảy và biến động của hàng hóa. Những số liệu thống kê này chính là nền tảng của việc quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel.

• Tồn kho đầu kỳ: Là số lượng hàng hóa thực tế còn lại từ kỳ báo cáo trước chuyển sang.
• Nhập kho trong kỳ: Ghi nhận tổng số lượng hàng hóa nhập vào kho trong kỳ (có thể chia nhỏ theo ngày hoặc từng phiếu nhập).
• Xuất kho trong kỳ: Ghi nhận tổng số lượng hàng hóa đã xuất bán hoặc xuất sử dụng trong kỳ.
• Tồn kho cuối kỳ: Đây là số liệu quan trọng nhất trong việc theo dõi hàng tồn kho bằng excel. Thông thường, trường này sẽ được thiết lập công thức tự động: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ. Việc tự động hóa công thức này là mấu chốt của cách quản lý tồn kho bằng excel hiệu quả.

Nhóm thông tin về giá trị và thời gian

Để không chỉ quản lý số lượng mà còn kiểm soát được giá trị tài sản trong kho và lịch sử giao dịch.

• Đơn giá: Đơn giá vốn khi nhập hàng hoặc đơn giá bán khi xuất hàng. Thông tin này đặc biệt quan trọng cho file kế toán kho bằng excel và tính toán giá trị hàng tồn.
• Thành tiền (Giá trị tồn kho): Giúp bạn biết được tổng giá trị của lượng hàng đang tồn. Đây là chỉ số quan trọng trong các mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng excel. (Thường tính bằng: Tồn cuối kỳ x Đơn giá vốn).
• Ngày nhập/xuất kho: Ghi lại mốc thời gian của mỗi giao dịch, là cơ sở để lập các mẫu báo cáo xuất nhập tồn theo ngày, tuần, tháng.

Các trường thông tin bổ sung

Tuỳ thuộc vào độ phức tạp của kho hàng, bạn có thể thêm các trường sau vào file theo dõi kho bằng excel:

• Ghi chú: Trường này rất hữu ích, dùng để ghi lại các thông tin đặc biệt như hàng lỗi, hàng trả lại, lý do xuất – nhập đặc biệt, hoặc tên nhà cung cấp khách hàng.
• Vị trí kho: (Ví dụ: Kệ A, hàng 2), thông tin này rất quan trọng nếu kho của bạn lớn, giúp nhân viên kho tìm hàng nhanh hơn.
• Hạn sử dụng/Ngày sản xuất: Bắt buộc đối với các ngành hàng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm.

→ Xem thêm: Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Các mẫu file quản lý kho bằng excel phổ biến hiện nay

Tùy thuộc vào quy mô, đặc thù ngành hàng và mức độ phức tạp của nghiệp vụ, việc quản lý kho bằng excel có thể được tùy biến qua nhiều mẫu file khác nhau. Hiện nay, có rất nhiều file quản lý kho bằng excel miễn phí được chia sẻ, nhưng chúng thường được phát triển dựa trên một số dạng cơ bản.

Dưới đây là các mẫu quản lý kho bằng excel phổ biến và hiệu quả nhất bạn có thể tham khảo hoặc tìm kiếm để áp dụng.

Mẫu file excel quản lý xuất – nhập – tồn

Đây là file excel quản lý kho đơn giản và được tìm kiếm nhiều nhất. Cốt lõi của file này là quản lý xuất nhập tồn bằng excel thông qua ba sheet hoặc bảng chính gồm có: Sheet Nhập kho, Sheet Xuất kho và Sheet Báo cáo Tồn kho.

• Đặc điểm: Sử dụng các hàm cơ bản như SUMIF để tự động tổng hợp số lượng nhập, xuất cho từng mã hàng và tính toán tồn kho cuối kỳ.
• Phù hợp với: Các cửa hàng nhỏ, kinh doanh online mới bắt đầu, hoặc doanh nghiệp chỉ cần theo dõi tồn kho bằng excel ở mức độ cơ bản, không yêu cầu nghiệp vụ phức tạp. Đây là nền tảng của mọi mẫu báo cáo xuất nhập tồn kho bằng excel.

Tải mẫu file nhập xuất tồn bằng excel: TẠI ĐÂY

Mẫu file excel quản lý hàng tồn kho theo mã hàng

Với các cửa hàng có nhiều sản phẩm tương tự (ví dụ: một mẫu áo nhưng có nhiều màu sắc, kích thước), cách quản lý hàng hóa bằng excel chỉ dùng tên sẽ rất dễ nhầm lẫn.

• Đặc điểm: Mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel này tập trung vào việc sử dụng Mã hàng (SKU) làm yếu tố nhận diện duy nhất cho mỗi biến thể sản phẩm. Mọi thao tác nhập xuất tồn bằng excel đều dựa trên mã SKU, giúp việc tra cứu, lọc dữ liệu và theo dõi hàng tồn kho bằng excel trở nên nhanh chóng và tuyệt đối chính xác.
• Phù hợp với: Ngành bán lẻ, thời trang, mỹ phẩm, nơi có nhiều mặt hàng dễ trùng lặp.

Tải mẫu file quản lý kho bằng excel theo mã ngành: TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý kho excel theo lô và hạn sử dụng

Đây là mẫu quản lý kho bắt buộc cho các ngành có vòng đời sản phẩm ngắn hoặc yêu cầu kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt.

• Đặc điểm: Bổ sung thêm các trường thông tin quan trọng như Số lô, Ngày sản xuất, Hạn sử dụng. Cách quản lý kho hàng bằng excel này giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước (FIFO) hoặc Hết hạn trước – Xuất trước (FEFO).
• Phù hợp với: Ngành thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất.

Tải mẫu file excel quản lý kho hàng theo số lô/ hạn sử dụng: TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý kho vật tư cho sản xuất và xây dựng

Khác với kho hàng thương mại, quản lý kho vật tư bằng excel trong sản xuất và xây dựng phức tạp hơn, bao gồm: Nguyên vật liệu, Bán thành phẩm, và Thành phẩm.

• Đặc điểm: File quản lý vật tư bằng excel này thường có nhiều sheet liên kết với nhau (ví dụ: sheet theo dõi vật tư bằng excel, sheet định mức, sheet nhập/xuất thành phẩm). Mục tiêu là đảm bảo nguyên vật liệu không bị gián đoạn cho sản xuất và kiểm soát giá trị tồn kho ở từng công đoạn.
• Phù hợp với: Doanh nghiệp sản xuất, xí nghiệp, công ty xây dựng cần quản lý vật tư xây dựng bằng excel.

Tải mẫu file excel quản lý kho vật tư: TẠI ĐÂY

Mẫu file quản lý nhiều kho/đa chi nhánh

Đối với doanh nghiệp có nhiều kho hàng vật lý hoặc chuỗi cửa hàng, việc quản lý tập trung là rất cần thiết.

• Đặc điểm: Mẫu file này cho phép theo dõi tồn kho riêng lẻ tại từng địa điểm, file excel quản lý kho này thường được thiết kế để có một sheet tổng hợp báo cáo chung (dùng Pivot Table) và nhiều sheet con hoặc một cột dữ liệu để phân loại “Vị trí kho”.
• Phù hợp với: Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, giúp người quản lý kho trên excel dễ dàng biết được nơi nào thừa, nơi nào thiếu để điều chuyển hàng hóa.

Tải mẫu file excel quản lý nhều kho: TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý kho bằng excel tích hợp mã vạch

Để tăng tốc độ nhập xuất và giảm sai sót thủ công, nhiều người tạo file quản lý kho bằng excel có khả năng tích hợp mã vạch.

• Đặc điểm: Bằng cách sử dụng một font barcode đặc biệt, file excel quản lý kho này có thể tự động tạo mã vạch từ SKU. Khi kết hợp với máy quét, việc nhập liệu trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp.
• Phù hợp với: Các kho hàng có tần suất nhập xuất cao, là bước đệm để chuyển đổi sang các phần mềm quản lý kho bằng excel (add-in) hoặc phần mềm chuyên nghiệp.

Tải mẫu quản lý kho bằng excel tích hợp mã vạch: TẠI ĐÂY

Các mẫu file quản lý kho bằng excel theo ngành hàng đặc thù

Ngoài ra, excel trong quản lý kho còn được tùy biến cao độ cho từng ngành hàng cụ thể:

• Nhà hàng/Quán cafe: Tập trung quản lý nguyên vật liệu bằng excel theo định lượng, theo dõi nhập-xuất-tồn hàng ngày, và cảnh báo nguyên liệu sắp hỏng.
• Bán lẻ (Thời trang, giày dép): File quản lý hàng hóa trên excel sẽ có thêm các cột thuộc tính chi tiết như Size, Màu sắc, Kiểu dáng.
• Ngành giá trị cao (Điện tử, vàng bạc): Yêu cầu quản lý hàng hóa trong kho bằng excel ở mức chi tiết tuyệt đối, thường là theo Số Seri (Serial Number) cho từng sản phẩm.

Tải mẫu file quản lý kho bằng excel với các ngành hàng đặc thù: TẠI ĐÂY

Ưu và nhược điểm khi quản lý kho bằng excel

Ưu điểm

• Dễ sử dụng và chi phí thấp: Gần như mọi doanh nghiệp đều đã cài đặt bộ Microsoft Office, khiến cho việc quản lý kho bằng excel gần như là miễn phí. Giao diện của Excel rất quen thuộc với đa số nhân viên văn phòng, giúp họ dễ dàng làm quen và sử dụng ngay mà không tốn nhiều thời gian đào tạo.
• Tính linh hoạt và tùy chỉnh cao: Excel cho phép bạn toàn quyền thiết kế và tùy chỉnh. Bạn có thể tự tạo file quản lý kho bằng excel với các cột thông tin, công thức, và định dạng phù hợp chính xác với đặc thù ngành hàng của mình, từ một file excel quản lý kho đơn giản đến một file quản lý xuất nhập tồn bằng excel phức tạp với nhiều hàm liên kết.
• Nhanh gọn và phù hợp với quy mô nhỏ: Đối với các cửa hàng mới khởi nghiệp, kinh doanh online, hoặc doanh nghiệp có số lượng mã hàng (SKU) và tần suất giao dịch thấp (vài chục đến vài trăm), excel quản lý kho là giải pháp tức thì, nhanh gọn để theo dõi các nghiệp vụ nhập xuất tồn bằng excel cơ bản.

Nhược điểm

• Dễ sai sót do nhập liệu thủ công: Vì cách quản lý kho bằng excel phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhập liệu bằng tay, khả năng xảy ra lỗi (nhập sai mã, gõ nhầm số lượng, copy/paste nhầm dòng) là rất lớn. Việc phát hiện và truy vết những sai sót này trong một file lớn rất tốn thời gian và công sức.
• Khó khăn khi làm việc nhóm và thiếu đồng bộ dữ liệu: Với file Excel lưu trữ offline, rất khó để nhiều người (ví dụ: nhân viên bán hàng, thủ kho, kế toán) cùng cập nhật dữ liệu đồng thời. Điều này thường dẫn đến việc tồn tại nhiều phiên bản file khác nhau, gây ra xung đột và sai lệch thông tin, khiến dữ liệu tồn kho không chính xác theo thời gian thực.
• Hiệu suất kém khi dữ liệu lớn và thiếu tự động hóa: Khi số lượng mã hàng và lịch sử giao dịch tăng lên từ vài ngàn đến chục ngàn dòng, file quản lý kho excel sẽ trở nên rất chậm, dễ bị treo, lag, thậm chí hỏng file. Hơn nữa, cách quản lý kho trên excel thiếu tính tự động hóa theo thời gian thực (ví dụ: không tự động trừ kho khi bán hàng trên POS).
• Thiếu bảo mật và rủi ro mất dữ liệu: Dữ liệu không được bảo mật an toàn ở mức cao, file theo dõi kho bằng excel dễ dàng bị sao chép, chia sẻ, và không có hệ thống phân quyền chi tiết. Ngoài ra, file nhập xuất tồn bằng excel cũng rất dễ bị hỏng khi quá tải hoặc lưu trữ không đúng cách, dẫn đến rủi ro mất toàn bộ dữ liệu tồn kho.

Giải pháp quản lý kho chính xác, tiện lợi với MONA TMS

Khi file excel quản lý kho không còn đáp ứng được tốc độ phát triển của doanh nghiệp, việc chuyển đổi sang một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp là điều tất yếu để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp công nghệ cao cho hàng ngàn khách hàng, từ hệ thống nhập hàng đến phần mềm logistics, MONA am hiểu sâu sắc nghiệp vụ và những khó khăn trong công tác quản lý kho hàng. Chính vì vậy, đội ngũ kỹ sư của MONA đã thiết kế phần mềm quản lý kho MONA TMS với các tính năng đột phá, giúp giải quyết triệt để mọi vấn đề từ kiểm soát tồn kho đến tối ưu quy trình xuất nhập hàng hoá tại kho.

Phần mềm quản lý xuất nhập tồn kho MONA TMS giúp kiểm soát hiệu quả mọi hoạt động diễn ra tại kho và điểm trung chuyển, loại bỏ hoàn toàn các nhược điểm của việc quản lý kho trên excel thông qua các tính năng cốt lõi:

• Quản lý nhập – xuất hàng hóa chính xác: Hệ thống quản lý kho hàng online ghi nhận chính xác thời gian và số lượng hàng hóa ngay khi check-in/check-out tại kho. Đảm bảo dữ liệu nhập/xuất khớp với vận đơn, chấm dứt tình trạng sai sót do nhập liệu thủ công.
• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Phần mềm giám sát kho theo dõi quản lý tồn kho chính xác tuyệt đối theo thời gian thực. Giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng hàng hóa hiện có, vị trí lưu trữ, và đặc biệt là hỗ trợ theo dõi hàng tồn kho bằng excel (thông qua xuất báo cáo) dễ dàng hơn cho các bộ phận liên quan.
• Quản lý công suất và sức chứa kho: Phần mềm quản lý kho bãi theo dõi sát sao công suất sử dụng của kho bãi theo từng khu vực. Dữ liệu trực quan giúp nhà quản lý đưa ra quyết định tối ưu về việc mở rộng hoặc điều chỉnh layout kho.
• Giám sát trung chuyển minh bạch: Đảm bảo quy trình trung chuyển hàng hóa diễn ra minh bạch, chính xác, giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát hoặc nhầm lẫn hàng hóa.

Không chỉ dừng lại ở các tính năng quản lý kho hàng online hiệu quả, phần mềm quản lý kho MONA TMS còn được tích hợp sâu rộng các tính năng quản lý vận tải, biến nó thành một giải pháp toàn diện:

• Quản lý vận đơn chuyên nghiệp: Theo dõi chi tiết tình trạng từng đơn, tự động cập nhật tiến độ và chứng từ vận chuyển, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng.
• Quản lý phương tiện và tài xế: Lưu trữ thông tin xe, tài xế, lịch trình vận chuyển, bảo trì và nhiên liệu, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
• Theo dõi hành trình và xử lý sự cố: Giám sát lộ trình di chuyển qua GPS theo thời gian thực, cảnh báo và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh trên đường.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu chuyên sâu: Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả vận hành, phân tích chi phí, và ra quyết định nhanh chóng, chính xác dựa trên số liệu tổng hợp.

Như vậy có thể thấy, MONA TMS không chỉ là phần mềm quản lý kho đơn thuần mà là giải pháp quản lý vận tải toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi khâu từ nhập kho đến giao hàng một cách liền mạch, an toàn và bảo mật hơn hẳn các file quản lý kho truyền thống.

Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn, báo giá phần mềm quản lý kho thông minh cũng như trọn bộ giải pháp nghiệp vụ vận hành doanh nghiệp vận chuyển chi tiết, giúp bạn vượt qua mọi rào cản của việc quản lý kho bằng excel!

Hy vọng với bộ sưu tập mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí chi tiết và đa dạng mà chúng tôi đã chia sẻ, bạn đã tìm được công cụ phù hợp để tối ưu quản lý kho bằng excel cho doanh nghiệp mình. Dù các mẫu file này là giải pháp tiết kiệm và dễ tùy chỉnh, nhưng hãy luôn lưu ý rằng khi quy mô phát triển, việc quản lý xuất nhập tồn bằng excel sẽ không còn đủ sức gánh vác các nghiệp vụ phức tạp và rủi ro sai sót sẽ tăng cao. Khi đó, hãy cân nhắc chuyển đổi sang phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, đồng bộ và được bảo mật tuyệt đối.