Hồ sơ khách 360
Mở một hồ sơ là thấy mọi thứ đã xảy ra với khách đó.
- Tự gộp hồ sơ trùngCùng số điện thoại hoặc Zalo thì về một hồ sơ, không còn hai nhân viên chăm một khách mà không biết nhau.
- Dòng thời gian mọi lần liên hệTin nhắn, cuộc gọi, báo giá, đơn hàng, công nợ xếp theo ngày; người mới nhận khách đọc một trang là nắm.
- Nhãn và nhóm khách do doanh nghiệp tự đặtTheo ngành, nguồn, mức chi, sở thích; lọc ra danh sách khách để chăm hoặc chạy chương trình.
Xem quy tắc, ngoại lệ và báo cáo
Bài toán Thông tin một khách nằm rải ở Zalo cá nhân của nhân viên, file báo giá, sổ công nợ của kế toán. Người mới nhận khách phải hỏi lại từ đầu, và khách thấy công ty không nhớ mình.
Quy tắc nghiệp vụ
| Quy tắc | Chi tiết |
|---|---|
| Khóa nhận diện | Số điện thoại chuẩn hoá về một dạng (bỏ khoảng trắng, đổi +84 thành 0). Khách là công ty có thêm mã số thuế; một công ty có nhiều đầu mối liên hệ, mỗi đầu mối một hồ sơ liên kết vào công ty. |
| Gộp hồ sơ trùng | Hai hồ sơ trùng số điện thoại hoặc email được đề xuất gộp; người có quyền duyệt gộp, hệ thống giữ lịch sử của cả hai và ghi lại việc gộp để hoàn tác trong 30 ngày. |
| Người phụ trách và người theo dõi | Mỗi khách có một người phụ trách chính và nhiều người theo dõi. Chỉ người phụ trách chính chịu chỉ tiêu; người theo dõi thấy hồ sơ nhưng không đổi được chặng. |
| Phân loại vòng đời | Tiềm năng, đang thương lượng, khách đang dùng, khách ngưng, khách mất. Chuyển vòng đời do sự kiện (chốt đơn, quá hạn không mua) chứ không do nhập tay. |
| Trường tuỳ biến theo ngành | Doanh nghiệp thêm trường riêng (loại công trình, số chi nhánh, mùa vụ) có kiểu dữ liệu và bắt buộc hay không; trường bắt buộc chỉ áp lên bước cần thiết, không chặn tạo khách. |
Dữ liệu và màn hình
- Họ tên, chức danh, đầu mối
- Công ty, mã số thuế, địa chỉ xuất hoá đơn
- Nguồn khách và chiến dịch
- Người phụ trách, người theo dõi
- Nhãn và nhóm khách
- Dòng thời gian liên hệ
- Báo giá, hợp đồng, đơn hàng
- Công nợ và lịch sử thanh toán
- Tệp đính kèm
- Ghi chú nội bộ có @nhắc
Tình huống ngoại lệ và cách xử lý
| Tình huống | Hệ thống xử lý |
|---|---|
| Khách có hai số điện thoại | Hồ sơ giữ số chính và số phụ; tin nhắn hoặc cuộc gọi từ số phụ về đúng hồ sơ. |
| Đầu mối đổi công ty | Đầu mối chuyển sang công ty mới giữ nguyên lịch sử cá nhân, thêm liên kết công ty mới, công ty cũ vẫn thấy các trao đổi đã diễn ra. |
| Khách yêu cầu xoá dữ liệu | Có thao tác ẩn danh hoá: xoá thông tin định danh, giữ số liệu thống kê; thao tác cần quyền quản trị và có nhật ký. |
Báo cáo của phân hệ
- Số khách mới theo nguồn và theo tuần
- Khách chưa có người phụ trách
- Khách không phát sinh liên hệ quá số ngày đặt
