Hồ sơ và hợp đồng lao động
Một hồ sơ cho mỗi nhân viên, từ ngày vào tới ngày nghỉ.
- Hồ sơ đầy đủ một nơiThông tin cá nhân, giấy tờ, bằng cấp, quá trình công tác, lịch sử lương.
- Nhắc hợp đồng sắp hết hạnNhân sự nhận nhắc trước hạn do doanh nghiệp đặt, hợp đồng mới sinh từ mẫu.
- Quyền xem theo vaiTrưởng bộ phận chỉ thấy người của mình, mức lương chỉ nhân sự và giám đốc thấy; mọi lần xem đều có nhật ký.
Xem quy tắc, ngoại lệ và báo cáo
Bài toán Hồ sơ nhân viên nằm trong tủ giấy, file scan và máy tính của người phụ trách cũ. Nhân viên đổi vị trí, đổi lương, ký phụ lục mà không có dòng thời gian nào nối các thay đổi lại với nhau. Khi cần dựng lại lịch sử một người, nhân sự phải lục từng thư mục.
Quy tắc nghiệp vụ
| Quy tắc | Chi tiết |
|---|---|
| Một mã nhân viên, không tái sử dụng | Mỗi người có mã duy nhất từ lúc nhận hồ sơ. Người nghỉ rồi quay lại dùng lại mã cũ, hồ sơ ghi hai giai đoạn làm việc; mã không bao giờ cấp lại cho người khác để lịch sử không lẫn. |
| Thông tin có ngày hiệu lực | Chức danh, bộ phận, cơ sở, mức lương, người quản lý đều lưu theo ngày bắt đầu và kết thúc. Bảng lương kỳ cũ luôn đọc đúng giá trị tại thời điểm đó, không đọc giá trị hiện tại. |
| Hợp đồng sinh từ mẫu | Hợp đồng và phụ lục sinh từ thư viện mẫu theo loại hợp đồng, điền tự động từ hồ sơ. Điều khoản khác mẫu chuẩn phải được đánh dấu để người có thẩm quyền xem trước khi phát hành. |
| Trạng thái làm việc là dữ liệu có luật chuyển | Ứng viên, thử việc, chính thức, nghỉ không lương dài hạn, đã nghỉ việc. Chuyển trạng thái phải có chứng từ đi kèm, ví dụ quyết định hoặc phụ lục. |
| Giấy tờ có loại và hạn | Mỗi tệp đính kèm thuộc một loại (căn cước, bằng cấp, giấy khám sức khoẻ, chứng chỉ) và có ngày hết hạn nếu loại đó có hạn, để nhắc tự động. |
| Quyền xem theo trường | Quyền đặt tới từng trường dữ liệu: người quản lý trực tiếp thấy thông tin công việc, mức lương và giấy tờ tuỳ thân chỉ nhân sự có quyền thấy. |
Dữ liệu và màn hình
- Mã nhân viên và trạng thái làm việc
- Thông tin cá nhân và người liên hệ khẩn cấp
- Căn cước và giấy tờ tuỳ thân
- Bằng cấp, chứng chỉ, ngày hết hạn
- Quá trình công tác trong công ty
- Chức danh, bộ phận, cơ sở theo ngày hiệu lực
- Hợp đồng, phụ lục, quyết định
- Tài khoản ngân hàng nhận lương
- Thông tin phụ thuộc phục vụ tính thuế
- Tài sản đã cấp phát
Tình huống ngoại lệ và cách xử lý
| Tình huống | Hệ thống xử lý |
|---|---|
| Nhân viên kiêm nhiệm hai bộ phận | Hồ sơ có một bộ phận chính chịu chỉ tiêu và một bộ phận kiêm nhiệm; công và chi phí lương chia giữa hai bộ phận theo tỉ lệ nhân sự nhập. |
| Ký phụ lục hồi tố | Phụ lục có ngày hiệu lực trước ngày ký được phép nhưng chỉ khi người có thẩm quyền duyệt; hệ thống báo các kỳ lương đã chốt bị ảnh hưởng để tạo dòng điều chỉnh. |
| Nhân viên đổi thông tin cá nhân | Nhân viên gửi yêu cầu kèm giấy tờ, nhân sự duyệt rồi mới cập nhật; bản cũ giữ trong lịch sử. |
| Chuyển nhân viên giữa các pháp nhân | Ghi là hai hợp đồng ở hai pháp nhân với ngày chuyển rõ ràng; phép tồn và thâm niên chuyển theo chính sách doanh nghiệp đặt. |
Báo cáo của phân hệ
- Danh sách hợp đồng sắp hết hạn theo ngày nhắc
- Hồ sơ thiếu giấy tờ bắt buộc
- Biến động người vào, người nghỉ theo tháng
- Cơ cấu nhân sự theo bộ phận, cơ sở, loại hợp đồng
