Bán hàng và đơn hàng
Từ báo giá tới đơn, giao hàng và công nợ, trên một luồng.
- Kiểm tồn ngay khi lên đơnNhân viên thấy hàng còn ở chi nhánh nào trước khi hứa ngày giao.
- Giá và chiết khấu nhiều tầngBảng giá theo nhóm khách, số lượng, thời hạn; vượt mức thì chuyển cấp duyệt.
- Đơn từ nhiều kênh về một nơiĐơn từ cửa hàng, website, sàn và CRM gom vào một danh sách để xử lý.
Xem quy tắc, ngoại lệ và báo cáo
Bài toán Nhân viên bán hàng hứa giao dựa trên tồn kho của hôm kiểm gần nhất, chiết khấu xin qua Zalo, còn công nợ thì nằm trong file của kế toán. Khi đơn đi qua ba người, mỗi người ghi lại một phiên bản khác nhau của cùng đơn. Hệ thống ERP viết cho khâu này phải làm một việc: đơn nào cũng mang theo tồn, giá và công nợ ngay lúc lập.
Quy tắc nghiệp vụ
| Quy tắc | Chi tiết |
|---|---|
| Giữ hàng khi duyệt đơn | Đơn được duyệt thì giữ số lượng ở kho đã chọn; tồn khả dụng bằng tồn thực trừ hàng đang giữ. Đơn quá hạn giao mà chưa xuất thì hệ thống hỏi người phụ trách gia hạn giữ hoặc nhả. |
| Bảng giá theo nhóm khách và ngày hiệu lực | Giá lấy theo nhóm khách, số lượng, ngày lập đơn. Bảng giá mới có ngày bắt đầu; đơn đã lập giữ giá cũ. Giá thấp hơn giá sàn của mã hàng phải qua cấp duyệt. |
| Ma trận duyệt | Người duyệt xác định theo giá trị đơn, mức chiết khấu, tình trạng công nợ của khách; các điều kiện cộng lại chứ không thay thế nhau. Mỗi lần duyệt lưu người, giờ và ghi chú. |
| Giao một phần | Một đơn có nhiều lần giao, mỗi lần một phiếu xuất. Đơn chỉ đóng khi tổng giao bằng tổng đặt hoặc người có quyền xác nhận đóng với số thiếu còn lại. |
| Trả hàng theo chứng từ gốc | Phiếu trả hàng phải chọn phiếu xuất gốc, số lượng trả không vượt số đã giao; giá vốn nhập lại kho lấy theo giá vốn tại thời điểm xuất gốc. |
| Khoá đơn sau khi xuất hoá đơn | Đơn đã xuất hoá đơn thì khoá dòng hàng và giá; chỉnh sửa đi qua phiếu điều chỉnh hoặc trả hàng, để số liệu bán hàng và sổ kế toán luôn còn dấu vết. |
Dữ liệu và màn hình
- Khách hàng, mã số thuế, địa chỉ giao
- Nhóm khách và bảng giá áp dụng
- Dòng hàng, số lượng, đơn vị tính, quy đổi
- Kho xuất và lịch giao
- Chiết khấu dòng và chiết khấu đơn
- Điều khoản thanh toán
- Người duyệt và lịch sử duyệt
- Kênh phát sinh đơn
- Phiếu xuất, phiếu trả liên quan
- Hạn mức và tuổi nợ của khách lúc lập đơn
Tình huống ngoại lệ và cách xử lý
| Tình huống | Hệ thống xử lý |
|---|---|
| Khách đặt món đang hết ở mọi kho | Đơn lập được ở trạng thái chờ hàng, gắn với đề xuất mua của mã đó; hàng về thì đơn tự nhảy vào hàng chờ giữ hàng theo thứ tự tạo. |
| Đổi số lượng sau khi đã giữ hàng | Giảm thì nhả phần thừa ngay; tăng thì kiểm tồn khả dụng lại, thiếu thì báo người lập đơn, không giữ ngầm. |
| Khách nhận hàng thiếu so với phiếu | Phiếu điều chỉnh ghi số thiếu và lý do, công nợ khách giảm theo, kho nhận việc kiểm tra chênh lệch. |
| Đơn từ sàn thương mại điện tử về sai mã hàng | Đơn vào hàng chờ ghép mã, nhân viên chọn mã đúng một lần và hệ thống nhớ cách ghép cho lần sau. |
Báo cáo của phân hệ
- Đơn theo trạng thái và theo người lập
- Đơn chờ duyệt quá hạn
- Doanh thu theo khách, nhóm hàng, kênh
- Chiết khấu bình quân theo người và theo khách
