Barcode là gì? Cách quản lý kho hàng bằng mã Barcode hiệu quả

Khi đi vào các siêu thị, tạp hóa, chắc hẳn các bạn đều nhìn thấy những ký hiệu dòng kẻ song song màu đen cùng với một dãy số bên dưới. Đó là Barcode hay còn được gọi là mã vạch. Tưởng chừng như không quá quan trọng, thế nhưng việc sử dụng mã vạch để quản lý kho hàng gần như là yếu tố quyết định sự sống còn của mỗi cửa hàng, thậm chí là doanh nghiệp. Để hiểu hơn về vấn đề này, chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu về mã Barcode là gì? và các phương pháp quản lý kho hàng bằng Barcode hiệu quả.

Barcode là gì?

Barcode là mã vạch trên các bao bì sản phẩm, hàng hóa, chắc hẳn ai cũng đều biết điều này, tuy nhiên chúng ta chưa thực sự hiểu về bản chất của chúng. Barcode thực chất là một loại dữ liệu được thể hiện dưới dạng hình ảnh, chúng ra đời vào năm 1952 tại Mỹ và từ đó được sử dụng với mục đích phân loại, kiểm soát hàng hóa.

Khác với mã SKU, chỉ được sử dụng nội bộ, còn Barcode được sử dụng công khai, với mỗi một mã vạch đơn giản có thể chứa đựng rất nhiều thông tin quan trọng khác nhau. Vì thế, chúng ta có thể sử dụng các Barcode để biết được nhãn hiệu của sản phẩm, thông tin kiểm định, kích thước của sản phẩm, nơi sản xuất ra chúng… Có thể nói, Barcode là công cụ rất hữu ích cho người tiêu dùng và đặc biệt là các nhà quản lý, phân phối hàng hóa.

Lợi ích trong quản lý kho hàng của Barcode là gì?

Như vậy, hẳn mọi người đã biết được công dụng quản lý thông tin sản phẩm rất hữu hiệu của mã vạch. Trước kia, các cửa hàng, siêu thị lớn nhỏ tại Việt Nam đều quản lý kho hàng, hàng tồn kho bằng cách ghi chép. Tuy nhiên, cách làm này vừa tốn thời gian, công sức mà lại rất dễ dẫn đến sai sót, mất mát hàng hóa. Đặc biệt, đối với các siêu thị lớn, có số lượng hàng hóa khổng lồ nhập xuất mỗi ngày thì việc quản lý bằng ghi chép gần như là điều không thể.

Bởi vậy, phương pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch Barcode đã được áp dụng và ngày càng trở nên phổ biến hơn. Khi cách thức quản lý này được sử dụng, chúng ta sẽ có được rất nhiều lợi ích:

• Tính năng đồng bộ giúp giảm thiểu tối đa khả năng sai sót, thất thoát hàng hóa.
• Tiết kiệm chi phí quản lý của doanh nghiệp, từ đó gia tăng biên lợi nhuận.
• Giúp các nhà quản lý nắm rõ được tình hình kho hàng, quản lý hàng tồn kho.
• Ngăn chặn tình trạng thiệt hại do hàng hóa tồn đọng trong kho quá lâu, hết hạn sử dụng.
• Giúp chúng ta nhanh chóng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, gia tăng tính cạnh tranh cho siêu thị, doanh nghiệp.

Các loại Barcode phổ biến ở thời điểm hiện tại

Hiện nay, có không ít loại Barcode đang được sử dụng trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Tất nhiên, tùy thuộc theo nhu cầu trong từng trường hợp mà chúng ta cần lựa chọn loại mã Barcode thích hợp nhất. Để phục vụ việc quản lý kho hàng, sản phẩm tại doanh nghiệp hay siêu thị, cửa hàng thì chúng ta nên quan tâm tới 2 loại mã vạch phổ biến nhất đó là:

UPC

UPC là một trong 2 loại mã  Barcode được sử dụng phổ biến, rộng rãi nhất tại Mỹ và rất nhiều quốc gia khác trong lĩnh vực quản lý hàng hóa ở thời điểm này. Hai thành phần chính của một mã UPC đó là phần hình ảnh có các gạch kẻ đen song song và phần còn lại là một dãy gồm 12 số (không có bất cứ một ký hiệu đặc biệt nào). Mã vạch UPC có khả năng phân biệt từng loại hàng hóa, vì thế, nó mang đến sự thuận lợi rất lớn cho quá trình nhập xuất tại các kho hàng.

EAN

Về cơ bản, mã vạch EAN có phần cấu trúc khá tương đồng bời UPC bởi nó cũng được thiết kế bởi 2 phần chính đó là phần mã số và phần hình ảnh. Điểm khác nhau duy nhất có thể kể tới đó là ở phần mã số. Barcode EAN có nhiều loại khác nhau, mã EAN 13 chữ số thường được sử dụng đối với các kiện hàng có khối lượng/ số lượng lớn. Ngược lại Mã EAN có 8 hoặc 5 chữ số được sử dụng dành cho các kiện hàng nhỏ và vừa. Hiện nay, ENA là loại mã Barcode phổ biến tại Việt Nam cũng như nhiều quốc gia khác trên thế giới.

Ứng dụng của Barcode trong quản lý kho hàng

Barcode được sử dụng phổ biến tại Việt Nam là bởi những ứng dụng tuyệt vời mà nó mang lại trong quá trình quản lý kho hàng. Hiện nay, công cụ này thường được sử dụng dưới 2 biện pháp cơ bản đó là:

• Mỗi một sản phẩm sẽ được gắn một mã vạch độc nhất, không trùng lặp với bất cứ một sản phẩm cùng hoặc khác loại. Trong đó, các gói sản phẩm trong cùng một lô hàng sẽ được đánh dấu bằng mã số Barcode theo thứ tự tăng dần. Tất nhiên, với hệ thống mã số này, chỉ cần vài thao tác là chúng ta có thể biết được một sản phẩm thuộc loại nào, thuộc lô hàng nào.
• Phương án thứ 2 cũng hay được sử dụng đó là đánh mã vạch giống nhau cho các sản phẩm cùng loại của một lô hàng. Sự khác nhau chỉ được thể hiện trên mã vạch giữa các lô sản phẩm với nhau. Dù cách làm này đơn giản hơn nhưng trong trường hợp các sản phẩm trong cùng một lô hàng được phân phối về nhiều địa chỉ khác nhau, quá trình quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn.

Chính vì những lý do đó, các doanh nghiệp chủ yếu lựa chọn các quản lý theo phương pháp thứ nhất. Đó là cách làm hiệu quả, thuận tiện và chính xác nhất. Tất nhiên, nhược điểm của cách làm này đó là chúng ta phải quản lý một số lượng mã vạch khổng lồ. Thế nhưng, ở thời điểm hiện tại, không quá khó khăn để các doanh nghiệp giải quyết vấn đề này với các phần mềm chuyên dụng.

Xem thêm: Mẫu file quản lý kho hàng bằng Excel

Quy trình cơ bản để quản lý kho hàng bằng mã Barcode là gì?

Nhập kho

Trong quy trình Put Away (nhập hàng vào kho), nhân viên quản lý kho sẽ dùng các máy quét chuyên dụng để đọc, ghi nhận lần lượt tất cả các mã vạch trên những lô hàng. Tất nhiên, chúng ta không cần ghi chép thông tin này bằng tay bởi chúng sẽ được lưu trữ tại hệ thống WMS hay phần mềm quản lý kho hàng. Đồng thời, danh sách mã vạch cũng được tổng hợp và gửi về bộ phận phụ trách quản lý của doanh nghiệp. Đó là bước đầu tiên để chúng ta quản lý hàng hóa thông qua Barcode.

Xuất kho

Xuất kho là quá trình ngược lại so với nhập kho. Đối với mỗi lần xuất kho, nhân viên quản lý tại kho hàng sẽ được cấp một danh sách về những lô hàng cần xuất kho và dùng máy quét để đọc mã vạch. Chỉ những lô hàng nào được chấp thuận bởi hệ thống kiểm duyệt mới có thể được xuất kho. Không chỉ tại các kho hàng, ở mỗi siêu thị, cửa hàng thì quá trình này cũng được áp dụng. Đó là khi nhân viên bán hàng sử dụng máy quét để kiểm tra mã vạch trên các sản phẩm và bạn có thể nghe thấy tiếng “tít”.

Kiểm kho

Từ trước đến nay, phương pháp kiểm kho phổ biến nhất đó là đếm từng kiện hàng, lô hàng trong kho. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của mã vạch thì quy trình này đã thay đổi hoàn toàn. Chỉ cần kiểm tra danh sách mã vạch trên các phần mềm, chúng ta có thể nắm bắt được toàn bộ số lượng hàng hóa có trong kho. Để kiểm tra độ chính xác giữa danh sách và thực tế, bạn chỉ cần kết nối máy quét mã và máy tính, sau đó đọc từng mã vạch trên các lô hàng để xác thực.

-> Khám phá ngay: Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng chất lượng của Mona Software giúp bạn tối ưu hóa mọi quy trình xuất – nhập hàng, quản lý vận chuyển, kiểm kê hàng hóa.

Đối với mọi doanh nghiệp, siêu thị, quản lý kho hàng chưa bao giờ là một vấn đề nhỏ và dễ dàng. Trước kia, khi còn áp dụng các phương pháp sổ sách truyền thống, chúng ta đã gặp rất nhiều khó khăn. Tuy nhiên, sự xuất hiện của Barcode đã mang lại một giải pháp cực kỳ tuyệt vời. Vì thế, những thông tin về Barcode là gì? cũng như cách quản lý kho hàng bằng mã Barcode chắc hẳn sẽ rất hữu ích dành cho mọi người.