Chi tiết quy định về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp hiện nay

Chi phí đào tạo nhân viên là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn lực và giữ chân nhân tài. Tuy vậy, để quản lý hiệu quả và tránh phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định về chi phí đào tạo nhân viên, từ nội dung hợp đồng đào tạo, điều kiện hoàn trả cho đến các nguyên tắc ghi nhận chi phí đào tạo nhân sự theo đúng quy định pháp luật. Trong bài viết này, MONA Software sẽ cùng bạn phân tích chi tiết những quy định quan trọng liên quan đến chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp, mời bạn tham khảo.

Chi phí đào tạo nhân viên là gì?

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 62 của Bộ luật Lao động 2019, chi phí đào tạo nhân sự được hiểu là toàn bộ các khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp lệ liên quan trực tiếp đến quá trình học tập và nâng cao trình độ chuyên môn của người lao động. Những chi phí này có thể bao gồm tiền công trả cho người giảng dạy, học liệu, cơ sở đào tạo, thiết bị – máy móc phục vụ thực hành, và các khoản hỗ trợ khác trong suốt thời gian đào tạo.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cử người lao động ra nước ngoài học tập, chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp còn có thể bao gồm cả vé máy bay, chi phí ăn ở, sinh hoạt trong thời gian người học lưu trú tại nước ngoài – miễn là các khoản này phục vụ trực tiếp cho việc học tập.

-> Xem thêm ngay: Đào tạo nhân sự là gì? Hướng dẫn xây dựng quy trình đào tạo hiệu quả

Các yếu tố chính của chi phí đào tạo nhân viên

Việc hoạch định chi phí đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, một vài yếu tố đóng vai trò then chốt bao gồm:

• Quy mô người tham gia: Số lượng nhân sự được cử đi đào tạo càng nhiều thì chi phí tổng thể càng lớn, từ học phí, tài liệu đến các khoản gián tiếp như chi phí cơ hội khi nhân viên tạm thời rời khỏi công việc thường ngày. Đây là yếu tố dễ bị bỏ qua nhưng lại ảnh hưởng mạnh đến ngân sách công ty.
• Ngân sách dự phòng và kế hoạch tài chính: Nếu doanh nghiệp không xây dựng kế hoạch chi rõ ràng, chi phí đào tạo nhân sự có thể vượt quá dự tính, dẫn đến việc phân bổ nguồn lực thiếu hiệu quả, thậm chí gây ảnh hưởng đến dòng tiền hoặc các hoạt động khác.
• Phương thức đào tạo: Việc lựa chọn giữa đào tạo nội bộ, thuê đơn vị bên ngoài, hình thức online hay trực tiếp sẽ kéo theo sự thay đổi lớn về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp. Lựa chọn sai hình thức không chỉ gây lãng phí, mà còn làm giảm khả năng ứng dụng vào thực tiễn công việc.
• Thời lượng chương trình đào tạo: Một chương trình kéo dài quá lâu không chỉ khiến chi phí đào tạo tăng lên (chi trả giảng viên, cơ sở vật chất,…), mà còn khiến doanh nghiệp chịu thêm tổn thất về mặt thời gian sản xuất. Ngược lại, thời lượng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp cân bằng giữa chi phí bỏ ra và giá trị thu được.
• Tác động sau đào tạo: Yếu tố này giúp đánh giá hiệu quả thực sự của khoản đầu tư. Nếu sau đào tạo, năng suất làm việc không cải thiện hoặc tỷ lệ nghỉ việc cao thì chi phí đào tạo nhân sự sẽ trở thành một khoản lãng phí lớn. Điều này khiến doanh nghiệp không chỉ tốn tiền đầu tư mà còn mất luôn người mình đã cố gắng bồi dưỡng.

-> Đừng bỏ lỡ: Quy trình đào tạo nhân viên mới từ A-Z

Các quy định về chi phí đào tạo hiện nay

Việc hiểu và vận dụng đúng các quy định về chi phí đào tạo nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình sử dụng lao động. Dưới đây là thông tin chi tiết về các quy định chi phí đào tạo hiện nay mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

Chi phí đào tạo có được trừ ra khi tính thuế TNDN không?

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn thực hiện thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) căn cứ Nghị định 12/2015/NĐ-CP, các khoản chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp được xem là chi phí hợp lý thuộc phạm vi chi phí sản xuất kinh doanh và có thể được khấu trừ khi tính thuế TNDN.

Tuy nhiên, để được áp dụng chính sách này, doanh nghiệp cần đảm bảo một số điều kiện bắt buộc sau:

• Phải có hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán đầy đủ, hợp lệ làm bằng chứng cho việc chi trả các khoản chi phí đào tạo nhân sự cho người lao động.
• Chi phí đào tạo nhân viên cần được ghi nhận rõ ràng và chính xác, bao gồm thời gian thực hiện, loại hình đào tạo, số lượng người tham gia và tổng giá trị chi trả.
• Mọi khoản chi phí đào tạo phải được thực hiện theo đúng quy định pháp luật về đào tạo nghề, tuân thủ hướng dẫn của các cơ quan quản lý nhà nước, đồng thời đảm bảo phù hợp với các quy chuẩn liên quan đến lao động, bảo vệ môi trường và các quy định pháp lý khác có liên quan.
• Các khoản chi này cần được ghi nhận minh bạch, tránh trùng lặp hoặc ghi đôi trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.
• Chỉ những tổ chức, đơn vị đào tạo có giấy phép hành nghề hoặc cá nhân, doanh nghiệp đăng ký kinh doanh đào tạo theo quy định pháp luật mới đủ điều kiện nhận các khoản chi phí đào tạo từ doanh nghiệp.

Chi phí đào tạo của doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, để doanh nghiệp được khấu trừ thuế Giá trị Gia tăng (GTGT) đầu vào liên quan đến chi phí đào tạo nhân viên, cần phải đáp ứng các yêu cầu quy định trong Luật thuế GTGT, cụ thể như sau:

• Phải có hóa đơn GTGT hợp lệ hoặc các chứng từ liên quan đến việc nộp thuế GTGT nhập khẩu, hoặc chứng từ thay thế cho các bên cung cấp dịch vụ, hàng hóa nước ngoài.
• Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, đối với các khoản có giá trị dưới 20 triệu đồng trong từng lần mua, hoặc hóa đơn đã bao gồm thuế GTGT, thì không yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

• Trong trường hợp cùng một ngày phát sinh nhiều lần mua hàng hoặc dịch vụ, tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, việc khấu trừ thuế chỉ được chấp nhận khi có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Chi phí đào tạo nhân viên có tính vào thuế TNCN không?

Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản chi phí đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp trong quá trình nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn cho người lao động sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế cá nhân của người được đào tạo.

Mọi khoản lợi ích, dù bằng tiền hay không, được doanh nghiệp hỗ trợ cho người lao động ngoài tiền lương, tiền công đều cần được xem xét kỹ lưỡng theo quy định.

Nếu chi phí đào tạo được thực hiện phù hợp với công việc chuyên môn hoặc nằm trong kế hoạch phát triển nhân sự của doanh nghiệp, thì khoản chi này sẽ không được coi là thu nhập chịu thuế của nhân viên.

Đồng thời, tùy vào điều kiện quy định tại các văn bản hướng dẫn thuế hiện hành, chi phí đào tạo nhân viên này có thể được doanh nghiệp khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc thuế giá trị gia tăng (GTGT), giúp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.

Khi nào người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo?

Việc bồi thường chi phí đào tạo là vấn đề quan trọng liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của cả doanh nghiệp và người lao động. Vậy trong những trường hợp nào, người lao động sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo đã được doanh nghiệp đầu tư?

Trường hợp người lao động không phải bồi thường chi phí đào tạo nhân sự

Theo quy định tại Điều 62, Luật Lao động 2019, người lao động sẽ không phải chịu trách nhiệm bồi thường chi phí đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Việc đào tạo được thực hiện với sự đồng thuận của người lao động nhằm phục vụ mục tiêu phát triển cá nhân, không trực tiếp gắn với yêu cầu của doanh nghiệp.
• Người lao động không đồng ý thay đổi vị trí hoặc công việc trong cùng đơn vị sử dụng lao động do lý do sức khỏe hoặc sở thích cá nhân.
• Doanh nghiệp trải qua các sự kiện như sáp nhập, chia tách, chuyển nhượng, giải thể hoặc tái cơ cấu, làm thay đổi trạng thái sở hữu của đơn vị sử dụng người lao động.
• Đào tạo nhằm mục đích đảm bảo an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, bảo vệ môi trường và sức khỏe người lao động trong quá trình làm việc.
• Người lao động không thể tiếp tục công việc theo kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp do lý do sức khỏe hoặc sở thích cá nhân, hoặc không thể chuyển đổi vị trí công tác phù hợp trong cùng đơn vị.

Trường hợp người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo nhân viên

Theo Điều 36 của Bộ luật Lao động 2019, quy định về chi phí đào tạo nhân viên nêu rõ các trường hợp người lao động buộc phải bồi thường nếu không tuân thủ cam kết sau đào tạo. Cụ thể:

• Người lao động tự ý nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn đã cam kết sau khi được đào tạo.
• Dù đã hoàn thành chương trình đào tạo, nhưng người lao động nghỉ việc trước thời gian làm việc tối thiểu như đã thỏa thuận trong hợp đồng đào tạo.
• Người lao động chuyển sang làm việc cho tổ chức, doanh nghiệp khác ngay sau khi kết thúc đào tạo mà không thực hiện nghĩa vụ gắn bó theo cam kết.
• Người lao động bị buộc thôi việc do vi phạm luật lao động hoặc vi phạm quy định nội quy lao động trong thời gian đào tạo.

Khi rơi vào các trường hợp trên, người lao động phải hoàn trả một phần hoặc toàn bộ chi phí đào tạo nhân sự mà doanh nghiệp đã chi. Tuy nhiên, mức bồi thường sẽ không được vượt quá tổng số tiền đào tạo thực tế mà người sử dụng lao động đã bỏ ra, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác rõ ràng bằng văn bản.

Cách tính mức bồi thường chi phí đào tạo nhân sự

Để xác định mức bồi thường chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp, có thể áp dụng công thức sau:

Trong đó:

• S là khoản tiền mà người lao động phải bồi thường cho doanh nghiệp;
• F là tổng chi phí đào tạo nhân sự mà doanh nghiệp đã chi trả cho một nhân viên trong suốt quá trình đào tạo.
• T1 là thời gian cam kết làm việc sau khi hoàn thành khóa học, được tính theo số tháng làm tròn.
• T2 là thời gian thực tế người lao động đã làm việc sau đào tạo, cũng được tính theo số tháng làm tròn.

Có thể thấy, việc xác định rõ ràng các quy định về chi phí đào tạo nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc khi xảy ra tranh chấp. Hy vọng với những thông tin mới được MONA chia sẻ trên đây, doanh nghiệp của bạn sẽ nắm rõ cách quản lý tốt chi phí đào tạo nhân sự, nhằm đảm bảo vệ quyền lợi chính đáng cho cả hai bên trong mối quan hệ lao động.

-> Đọc ngay các bài viết hữu ích chung chủ đề:

• Các nguyên nhân của đào tạo không hiệu quả trong doanh nghiệp
• Khám phá cách phát triển năng lực chuyên môn cho nhân sự