Kinh doanh quán cafe cần chuẩn bị những gì? Cách lên kế hoạch kinh doanh

Kinh doanh quán cafe nghe qua có vẻ đơn giản như chỉ cần mặt bằng, máy pha cà phê và vài bộ bàn ghế là xong. Nhưng thực tế, để vận hành một quán hiệu quả và có lãi, bạn cần chuẩn bị nhiều hơn thế. Bài viết này của MONA Software sẽ giúp bạn hình dung đầy đủ và rõ ràng về những bước cần chuẩn bị để bắt đầu kinh doanh quán cafe bài bản, hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí.

Lựa chọn hình thức kinh doanh quán cafe

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, bjạn cần xác định rõ: nên chọn nhượng quyền thương hiệu hay tự xây dựng từ đầu. Cụ thể:

• Nếu chọn nhượng quyền, bạn sẽ được hỗ trợ trọn gói từ công thức pha chế, thiết kế đến marketing. Cách làm này giúp giảm rủi ro, nhất là khi bạn chưa có kinh nghiệm, nhưng đổi lại là chi phí cao và phải vận hành theo khuôn mẫu sẵn có.
• Ngược lại, khi tự xây dựng quán cafe, bạn có toàn quyền sáng tạo nhưng cũng phải chuẩn bị tinh thần “tự bơi” từ việc học cách vận hành đến thu hút khách hàng.

Hãy tự hỏi: Mở quán cafe bắt đầu từ đâu để phù hợp với năng lực và mục tiêu của mình? Mình muốn đi nhanh hay đi bền? Có đủ nguồn lực để làm riêng, hay nên học hỏi từ hệ thống đã thành công? Trả lời được những câu này, bạn sẽ có quy trình mở quán cafe đúng từ bước đầu tiên.

Lựa chọn mô hình quán cà phê

Mô hình kinh doanh quán cafe ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn vận hành quán mỗi ngày. Tùy vào mô hình lựa chọn, bạn sẽ phải thiết kế không gian khác nhau, sắp xếp nhân sự phù hợp và sử dụng phần mềm quản lý theo cách riêng. Chẳng hạn, nếu mở quán cà phê mang đi, bạn chỉ cần ít vốn, triển khai nhanh và không cần nhiều nhân viên. Ngược lại, quán vỉa hè hay cà phê cóc lại phù hợp với người muốn đầu tư nhỏ, phục vụ khách quen tại khu dân cư hoặc khu vực đông người qua lại.

Ngoài ra, nếu có mặt bằng riêng, mô hình cà phê tại nhà giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê, dễ xây dựng nhóm khách hàng thân thiết. Còn với mô hình kết hợp ăn sáng hoặc cà phê bóng đá, bạn có thể tăng doanh thu đáng kể nếu tận dụng được khung giờ cao điểm hoặc các dịp sự kiện. Dù theo mô hình kinh doanh quán cà phê nào, việc tích hợp phần mềm quản lý ngay từ đầu sẽ giúp bạn kiểm soát đơn hàng, kho nguyên liệu, lịch làm việc và doanh thu dễ dàng hơn.

Xây dựng kế hoạch kinh phí và dự trù ban đầu

Tài chính luôn là bài toán quan trọng khi bắt đầu kinh doanh quán cafe. Bởi nếu không lên kế hoạch chi tiết, bạn dễ gặp khó khăn chỉ sau vài tuần khai trương. Do đó, ngay từ đầu, bạn cần xác định rõ các khoản chính như: chi phí mặt bằng (20–30% vốn), pháp lý (đăng ký kinh doanh, giấy an toàn thực phẩm), cải tạo quán, lương nhân viên, nguyên liệu đầu vào và ngân sách marketing.

Đặc biệt, tùy theo mô hình kinh doanh quán cà phê, tổng vốn đầu tư có thể dao động từ 30 triệu đến hơn 400 triệu đồng. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý từ giai đoạn đầu sẽ giúp bạn theo dõi từng khoản chi, tối ưu vận hành và hạn chế rủi ro tài chính. Nhờ đó, bạn có thể tập trung hơn vào chất lượng đồ uống và trải nghiệm khách hàng.

-> Khám phá ngay: Các bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả, chi tiết cho người mới

Hoàn tất các thủ tục pháp lý để mở quán cafe

Để khởi sự kinh doanh quán cafe được diễn ra một cách hợp pháp, bạn cần:

• Đăng ký hộ kinh doanh cá thể (cho quán nhỏ) hoặc doanh nghiệp (cho mô hình lớn).
• Xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm từ cơ quan chức năng.
• Đăng ký thuế (GTGT, thuế môn bài, thu nhập cá nhân nếu có).

Nếu doanh thu dưới 100 triệu/năm, bạn có thể được miễn GTGT và thuế TNCN. Tuy nhiên, vẫn cần đăng ký để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Thiết kế và trang trí không gian cho quán

Trong bất kỳ hướng dẫn mở quán cafe nào, phần không gian luôn được nhấn mạnh như một “trợ thủ” quan trọng trong việc giữ chân khách hàng. Bởi dù bạn mở quán lớn hay nhỏ, một không gian gọn gàng, sạch sẽ và thoải mái luôn là yếu tố khiến khách muốn quay lại.

Việc tận dụng ánh sáng tự nhiên, chọn bàn ghế linh hoạt, trang trí bằng cây xanh, tranh ảnh hay bảng viết phấn tưởng chừng đơn giản nhưng lại có thể mang đến cảm giác dễ chịu, thân thiện hơn rất nhiều. Quan trọng nhất, phong cách thiết kế cần phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu. Bạn có thể hướng đến vẻ hoài cổ với phong cách vintage, nét tinh giản kiểu scandinavian, cảm giác phóng khoáng của industrial, không gian mở với sân vườn hoặc chọn minimalism style để tạo sự hiện đại, tập trung vào trải nghiệm.

Xây dựng menu đồ uống

Trong quá trình kinh doanh quán cafe, menu là “bộ mặt” và cũng là công cụ lợi nhuận quan trọng nhất trong vận hành quán. Với giai đoạn mới mở, bạn không cần chạy theo số lượng mà nên tập trung vào sự hợp lý và khả năng kiểm soát chi phí.

Gợi ý triển khai menu cho quán mới:

• Bắt đầu với 8–12 món, ưu tiên các món bán chạy, dễ làm và ít nguyên liệu trùng lặp.
• Chia menu thành nhóm rõ ràng: cà phê (pha máy, pha phin), trà, đồ lạnh, món đặc trưng.
• Thiết kế menu có định hướng: đặt món chủ lực ở vị trí dễ nhìn, kèm icon gợi ý “món được chọn nhiều”.
• Chọn món có chi phí nguyên liệu hợp lý (dưới 35%) nhưng vẫn tạo được trải nghiệm tốt, ví dụ: bạc xỉu, cold brew, matcha đá xay,….

Lưu ý: Trong quy trình mở quán cafe, việc kiểm soát nguyên liệu là yếu tố then chốt để duy trì lợi nhuận. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm tích hợp quản lý định lượng nguyên liệu theo từng món sẽ giúp bạn không chỉ lên menu mà còn tự động kiểm soát giá vốn, tỉ lệ hao hụt, tồn kho, đồng thời hạn chế thất thoát tối đa.

Trang bị các thiết bị và nguyên liệu kinh doanh quán cafe

Trang thiết bị chiếm phần lớn ngân sách đầu tư ban đầu, đồng thời cũng là thứ ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống và tốc độ phục vụ. Đừng chạy theo thương hiệu đắt tiền nếu không phù hợp mô hình, nhưng cũng đừng “tiết kiệm” vào những món thiết yếu.

Danh sách thiết bị tối thiểu theo mô hình quán nhỏ – vừa:

• Máy pha cà phê: Ưu tiên máy 1–2 group, bán tự động. Nếu hướng tới take away hoặc phục vụ nhanh, có thể cân nhắc máy tự động.
• Máy xay cà phê chuyên dụng, tủ lạnh công nghiệp, máy làm đá sạch, máy xay sinh tố đa năng: Đây là những thiết bị thiết yếu, phục vụ cho quá trình quản lý và kinh doanh quán cafe.
• Hệ thống lọc nước: Rất nhiều quán bị ảnh hưởng chất lượng nước mà không biết, do đó hãy đầu tư từ đầu để cà phê chuẩn vị, bảo vệ máy móc.

Ngoài ra, đừng quên các thiết bị hỗ trợ vận hành như POS bán hàng, máy in hóa đơn, phần mềm quản lý kho và nhân viên. Bởi đây chính là “bộ não vận hành” giúp bạn không cần có mặt ở quán mà vẫn kiểm soát được tất cả.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp

Trong chiến lược kinh doanh quán cafe, con người cũng là yếu tố quyết định chất lượng vận hành. Bởi một quán cà phê chỉ thực sự chuyên nghiệp khi đội ngũ nhân sự hiểu đúng vai trò và quy trình phục vụ.

Với quán nhỏ, bạn nên tập trung vào chất lượng nhân sự, đặc biệt ở hai vị trí then chốt là barista và thu ngân. Mặt khác, với quán đông khách hoặc takeaway, hãy xây dựng lịch làm việc luân phiên, ưu tiên nhân sự part-time linh hoạt.

Nhưng tuyển đúng người thôi chưa đủ vì bạn cần đào tạo kỹ năng ngay từ đầu từ vấn đề tư duy phục vụ thân thiện đến kỹ năng upsell đồ uống, giới thiệu món mới và thao tác kỹ thuật với máy móc, phần mềm POS.

Ngoài ra, trong quá trình quản lý kinh doanh quán cafe, thay vì ghi chép thủ công, bạn hoàn toàn có thể dùng phần mềm để phân ca, chấm công và tính lương tự động. Bởi đây là cách giúp chủ quán tiết kiệm đến 80% thời gian quản lý và giảm thiểu sai sót.

Phần mềm MONA – Giải pháp quản lý quán cafe, trà sữa hiện đại và hiệu quả nhất hiện nay!

Phần mềm quản lý quán cafe MONA là lựa chọn hàng đầu của nhiều chủ quán nhờ giao diện thân thiện, dễ sử dụng và bộ tính năng toàn diện, được lập trình và phát triển bởi đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp của MONA Software. Không chỉ giúp vận hành trơn tru, phần mềm còn giúp tối ưu chi phí, giảm sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Cụ thể, một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cafe MONA là:

• Đặt món bằng mã QR: Khách quét mã và gọi món ngay tại bàn, đơn hàng chuyển thẳng về bếp – tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất phục vụ.
• Tích điểm khách hàng thân thiết: Tự động ghi nhận điểm thưởng, dễ dàng triển khai ưu đãi, giữ chân khách cũ.
• Quản lý sơ đồ bàn realtime: Theo dõi bàn trống, bàn đặt trước… ngay trên màn hình, tránh trùng lặp và xếp bàn sai.
• Báo có chuyển khoản tự động: Khách chuyển khoản là hệ thống ghi nhận ngay – không cần kiểm tra thủ công.
• Kết nối bếp/bar thông minh: Mọi order hiển thị trực tiếp tại bếp, ưu tiên món theo thứ tự, giúp phục vụ nhanh – chuẩn – không sót món.

Và còn vô vàn các tính năng hữu ích khác đang chờ bạn trải nghiệm hoàn toàn miễn phí ngay tại đây:

Đặc biệt, phần mềm MONA còn cung cấp các gói chi phí vô cùng đa dạng và hợp lý, đảm bảo phù hợp với mọi mô hình kinh doanh quán cà phê hiện nay:

Bạn còn chần chừ gì mà không liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng sở hữu phần mềm quản lý chuyên nghiệp này nhé!

Marketing và quảng bá thương hiệu

Về mặt marketing, giai đoạn khởi đầu không cần làm rầm rộ nhưng nhất định phải làm đúng. Những chiến lược như hé lộ hình ảnh quán trước khai trương, mời bạn bè dùng thử, giảm giá cho nhóm đông hay đơn giản là một tấm ảnh check-in cùng món nước đặc trưng sẽ tạo ra hiệu ứng truyền miệng hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn nên chia sẻ quá trình chuẩn bị, khoảnh khắc hậu trường, câu chuyện về ly cà phê vì những chi tiết đó khiến khách cảm thấy gần gũi và có lý do để quay lại.

Nếu có ngân sách, hãy thử quảng cáo Facebook quanh khu vực 3–5km hoặc hợp tác cùng các food reviewer địa phương. Bởi việc đầu tư vào hình ảnh, cảm xúc và sự chân thật luôn là cách tốt nhất để marketing hiệu quả mà không cần chi quá nhiều. Và dĩ nhiên, để tất cả chiến dịch này vận hành trơn tru, bạn nên tích hợp phần mềm có thể theo dõi lượt khách, doanh thu từng chương trình khuyến mãi, hiệu quả quảng cáo. Từ đó bạn có thể theo dõi mọi dữ liệu để đưa ra quyết định, chiến lược đúng đắn nhất.

-> Xem ngay: Các chiến lược marketing quán cafe hiệu quả mà bạn không thể bỏ qua!

Trên đây là lời giải đáp cho câu hỏi “kinh doanh quán cafe cần chuẩn bị những gì?” Việc mở quán cà phê không chỉ là một ý tưởng kinh doanh, mà còn là một hành trình theo đuổi đam mê – đầy cảm hứng nhưng cũng lắm thử thách. Bằng việc áp dụng những kinh nghiệm mới được MONA chia sẻ, mong rằng bạn sẽ hình dung rõ hơn bức tranh toàn cảnh – từ bước chuẩn bị ban đầu đến khi quán cafe của bạn chính thức đi vào vận hành. Chúc các bạn kinh doanh thành công.