Làm thế nào để quản lý thông tin khách hàng tốt nhất

quản trị thông tin khách hàng
Khách hàng chính là một trong những điểm tựa lớn nhất, là yếu tố giúp một doanh nghiệp tồn tại và phát triển, nếu không có khách hàng có nghĩa là doanh nghiệp thất bại do vậy vấn đề quản lý khách hàng cần phải được thực hiện một cách tỉ mỉ. Đối với một doanh nghiệp, khâu quản lý thông tin khách hàng luôn là một trong những vấn đề khó khăn vì khâu quản lý vừa phải duy trì mối quan hệ khách hàng và phải chăm sóc khách hàng sau này.

Quản trị – Quản lý thông tin khách hàng là gì?

quản lý thông tin khách hàng
quản trị thông tin khách hàng

Quản trị thông tin khách hàng là việc quản lý và tương tác với khách hàng từ trong mối quan hệ kinh doanh giúp cho doanh nghiệp có thể tiếp cận với khách hàng một cách có hệ thống và đạt hiệu quả cao trong việc quản lý và chăm sóc khách hàng. 

Quản lý thông tin khách hàng là việc quản lý thông tin về tài khoản, số điện thoại, nhu cầu liên lạc,… giúp phục vụ khách hàng chuyên nghiệp hơn.

Bên cạnh đó khách hàng là trung tâm của doanh nghiệp do vậy dữ liệu khách hàng vô cùng quan trọng đòi hỏi mỗi nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có kỹ năng nhất định để khai thác thông tin khách hàng trong thời đại số.

Để giúp việc khai thác thông tin khách hàng diễn ra một cách thuận lợi nhất, đầy đủ nhất và đáp ứng các yêu cầu về bảo mật doanh nghiệp thường sử dụng phần phẩm quản lý khách hàng miễn phí hoặc trả phí tùy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. 

Thuật ngữ CRM (Customer Relationship Management) có nghĩa là sử dụng để nói đến định nghĩa này có nghĩa là quản trị quan hệ khách hàng gồm cả việc quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng tốt nhất. 

Mục tiêu của việc quản trị khách hàng là khai thác và tìm kiếm các thông tin, tìm kiếm khách hàng mới, duy trì chăm sóc những khách hàng đã có và giúp lôi kéo khách hàng cũ quay trở lại nhằm giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ phục vụ khách hàng. Công việc này được xem là một trong những công việc rất quan trọng trong việc chăm sóc mối quan hệ với khách hàng. 

Vai trò của quản lý thông tin khách hàng

Quản trị tốt khách hàng giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và cung cấp các dịch vụ tốt hơn tới khách hàng giúp đáp ứng những yêu cầu và hỗ trợ khách hàng kịp thời nhằm đánh bại các đối thủ cạnh tranh.

quản trị thông tin khách hàng
quản lý thông tin khách hàng

CRM còn giúp cho mỗi doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận của mình nhờ việc cung cấp những dịch vụ tốt nhất đến khách hàng của mình giúp doanh nghiệp đánh bại đối thủ cạnh tranh, làm hài lòng hơn ở khách hàng về dịch vụ của công ty giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng cười lời nhuận và tránh tình trạng lãng phí cho hoạt động tiếp thị, chăm sóc khách hàng.

Việc duy trì một khách hàng đã sử dụng sản phẩm doanh nghiệp còn dễ hơn nhiều so với việc tìm kiếm khách hàng mới do vậy CRM giúp tăng hiệu quả làm việc và giảm áp lực về KPI đối với nhân viên kinh doanh.

Chăm sóc khách hàng tốt giúp khách hàng ở lại với doanh nghiệp bạn, tăng lượng khách hàng trung thành. 

Thương hiệu của bạn vững hơn trong tâm trí khách hàng do các chiến dịch marketing gợi nhớ. 

Mời bạn tham khảo thêm: Cách thu thập thông tin khách hàng chất lượng đến từng data

Những vấn đề gặp phải khi quản lý thông tin khách hàng

Nguồn nhân lực

Những doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý thông tin khách hàng bằng phương pháp thủ công như sổ sách, các file tính đơn giản trên phần mềm excel thì đây là một trong những công việc khá phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian, công sức.

Đặc biệt trong các lĩnh vực quản trị thông tin khách hàng trong thương mại điện tử thì doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng bằng phương pháp thủ công là điều hết sức phi lý do vậy với một doanh nghiệp nếu quản lý thủ công thì thật sự là điều rất khó kiểm soát nguyên nhân là do khối lượng thông tin nhiều, thông tin cần xử lý quá lớn do vậy khối lượng người cần để xử lý công việc là cực kỳ lớn nếu không có phần mềm hỗ trợ. 

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý khách hàng thì cũng có những vấn đề gặp phải như phần mềm phức tạp, nhân viên xử lý rất khó sử dụng phần mềm. 

Quản lý thông tin

Vấn đề quản lý thông tin doanh nghiệp với những doanh nghiệp lẻ tại nhiều cửa hàng khác nhau thường gặp những vấn đề trong việc quản lý dữ liệu đồng thời việc chuyển giao từ các của hàng khác nhau chậm trễ ảnh hưởng đến các khâu khác trong việc chăm sóc khách hàng.

Hơn nữa với những thông tin khách hàng, các doanh nghiệp thường gặp phải trong việc nhầm lẫn các thông tin như nhập sai thông tin khách hàng và tiêu tốn nhiều thời gian trong việc nhập thủ công mà dễ dẫn đến sai xót. 

Bao quát thông tin khách hàng

Trong việc quản trị thông tin khách hàng thì không có cái nhìn tổng quát điều này ảnh hưởng đến việc lên các chiến dịch chăm sóc khách hàng toàn diện do không có sự liên kết giữa các phòng ban và thông tin báo cao từ nhân viên đến các lãnh đạo trong doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến tình hình vận hành chung toàn hệ thống. 

Sử dụng CRM – phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất hiện nay

Như đã phân tích ở trên, thông tin khách hàng đối với các doanh nghiệp là rất lớn do vậy việc doanh nghiệp chọn một phần mềm là điều cần thiết. 

Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng, mỗi doanh nghiệp đã ddi đầu trong các xu thế của doanh nghiệp về phần mềm trong thời đại mới và nó giúp quản lý thông tin thay cho sổ sách, các file tính trên bảng tính excel giúp bạn dễ dàng tra cứu thông tin chỉ với một vài thao tác click chuột đơn giản thông qua phần mềm.CRM giúp bạn thấy được sự tiện lợi đối với việc quản lý thông tin khách hàng còn phần mềm CRM sẽ thay bạn làm điều này. 

cách quản lý thông tin khách hàng
cách quản lý thông tin khách hàng

Với những doanh nghiệp, việc sử dụng phần mềm quản trị khách hàng CRM sẽ giúp đáp ứng được những yêu cầu đối với doanh nghiệp của bạn tuy nhiên cần phải chi trả một chi phí không hề rẻ nếu doanh nghiệp của bạn không có một đội ngũ chuyên phát triển phần mềm. Bên cạnh đó trên thị trường hiện nay ở Việt Nam có nhiều những phần mềm CRM có tính năng sử dụng tốt với chi phí hợp lý với cả những doanh nghiệp, các cửa hàng nhỏ và vừa giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn theo quy mô phát triển doanh nghiệp mình. 

Lợi ích khi quản lý thông tin khách hàng bằng phần mềm CRM

Sử dụng phần mềm quản trị thông tin khách hàng CRM giúp bạn có một bước chuyển biến lớn trong lĩnh vực quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng. Phần mềm CRM giúp mang lại nhiều lợi ích cho cả chủ doanh nghiệp và nhân viên 

Với doanh nghiệp

Doanh nghiệp xây dựng được một văn hóa lưu trữ thông tin thương hiệu lâu dài trong tâm trí khách hàng. 

Giảm đi các vấn đề về phần mềm không cần thiết bởi trong phần mềm CRM bạn có thể nắm được bao quát nhiều thông tin như thông tin về khách hàng, thông tin về quản lý kho và chăm sóc khách hàng. Phần mềm CRM giúp bạn đánh giá và quản lý công việc của nhân viên thông qua báo cáo trên phần mềm.

Giúp tiết kiệm được nhiều thời gian trong công tác nhập dữ liệu và quản lý thông tin khách hàng, phân loại khách hàng một cách thủ công.

Thông tin dễ dàng tra cứu, xuất dữ liệu và trao đổi giữa các phòng ban. 

Nhân viên kinh doanh

Với nhân viên thì phần  mềm quản lý bán hàng giúp tạo được một thói quen làm việc khoa học, chuyên nghiệp, nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin với khách hàng. 

CRM có tính năng đặt lich, sắp sếp và bố trí công việc, nhắc lịch làm việc với mỗi cá nhân do vậy tạo ra một cơ hội tốt, chốt hợp đồng dễ dàng hơn. 

Vấn đề về quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng nhờ sử dụng phần mềm hiện nay đang là một trong những xu hướng mới được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính chuyên nghiệp của nó. Ho vọng thông qua bài viết này bạn có thêm nhiều cách giúp quản trị thông tin khách hàng của bạn tốt nhất. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *