Lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp: Sử dụng phần mềm chuyên biệt hay Giải pháp toàn diện

Xu hướng mới mẻ với công nghệ quản trị doanh nghiệp

Như các hoạt động của các doanh nghiệp trước đây, mỗi phòng sẽ sử dụng một ứng dụng khác nhau, đảm nhận các công việc cần xử lý của phòng ban đó. Ví dụ như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý đơn hàng, phần mềm quản trị nhân sự…. Tuy nhiên, các bộ máy của doanh nghiệp không bao giờ hoạt động độc lập mà thường xuyên cần phải trao đổi, liên kết dữ liệu với nhau.

Ví dụ như bên sản xuất cần đặt hàng nhập thêm nguyên vật liệu. Lúc này họ sẽ cần phải gửi đề xuất tới bộ phận mua hàng rồi tiếp tục làm việc với bộ phận kế toán để có thể được duyệt và cấp chi phí. Với nhiều phần mềm mang tính riêng lẻ, thiếu tính liên kết, dữ liệu được phân bố ở nhiều mảng khiến cho khả năng tương tác giữa các bộ phận bị hạn chế.

Chính vì vậy, từ năm 1990 các loại hình phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp đã được ra đời. Phần mềm giúp tích hợp tất cả các chức năng và phòng ban của doanh nghiệp vào chung một hệ thống máy tính, một phần mềm khổng lồ thâu tóm mọi hoạt động của một doanh nghiệp. Ở đó, toàn bộ dữ liệu sẽ được sử dụng chung các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin.

Trong suốt thời gian kể từ khi xuất hiện, nó vẫn được xem là giải pháp hiệu quả nhất khi doanh nghiệp muốn tìm kiếm công nghệ để phục vụ cho việc quản lý tổng thể cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, một giải pháp truyền thông như ERP cũng không hẳn tối ưu, gây ra nhiều rào cản.

Cho đến khoảng thời gian gần đây, khi công nghệ trở nên phát triển hơn, các phần mềm quản trị doanh nghiệp SaaS hiện đại với nhiều tính năng hữu ích đã được sinh ra và thay thế cho các ERP truyền thống. Và rồi giải pháp này trở nên phổ biến và trở thành xu hướng mới trong quản trị hiện đại.

Bởi tính chất của dịch vụ mà các nhà phát triển luôn chú trọng vào tính linh hoạt để áp dụng cho các sản phẩm SaaS. Các giải pháp SaaS hiện nay hầu như tất cả đều có khả năng tích hợp tính năng không giới hạn thông qua hệ thống API. Cho phép người dùng có thể trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.

Chính vì khả năng tính hợp ưu việt này, các doanh nghiệp có thể sử dụng trung bình 20 ứng dụng SaaS thay vì 1 phần mềm ERP để giúp họ giải quyết các công việc phức tạp. Sử dụng tính năng tích hợp để liên kết thêm nhiều dữ liệu hơn.

Việc sử dụng phần mềm chuyên biệt hóa thể hiện một xu hướng tích cực về công nghệ khi nó có thể đồng thời khắc phục được các nhược điểm của phần mềm ERP còn mắc phải và giải quyết được bài toán quản lý doanh nghiệp. Cách làm này ngày càng chứng minh được độ hiệu quả và được nhiều người ưa chuộng hơn.

Tính ưu việt của phần mềm chuyên biệt hóa

Hỗ trợ giải quyết vấn đề chuyên môn

Một phần mềm chuyên biệt hóa sẽ tập trung và làm tốt một vấn đề duy nhất. Một phần mềm chuyên về mảng quản trị tuyển dụng sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết được vấn đề tuyển dụng tốt hơn. Với các phát triển chuyên sâu sẽ cho phép các đơn vị cung cấp SaaS có thể xây dựng mà mang tới những tính năng cần thiết để hỗ trợ các hoạt động của doanh nghiệp.

Phần mềm chuyên biệt hóa giúp hỗ trợ giải quyết các vấn đề chuyên môn

Bên cạnh đó, các sản phẩm chuyên biệt hóa được thiết kế nhằm định hướng cho người dùng sử dụng mang tới hiệu quả cao hơn. Bởi chúng được đúc kết bởi kinh nghiệm của nhà phát triển thông qua quá trình triển khai trên nhiều doanh nghiệp. Ví dụ như hệ thống quản lý tuyển dụng Applicant Tracking System ngoài việc mang tới lưu trữ thông tin các hồ sơ nhân viên tuyển dụng mà còn cung cấp nhiều dữ liệu, tạo cho các doanh nghiệp hiệu quả tuyển dụng tốt nhất.

Đó mới đúng là giá trị thực sự của công nghệ, không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn có thể định hướng cho con người cách để cải thiện quy trình làm việc cho hiệu quả hơn.

Dùng linh hoạt theo tốc độ phát triển doanh nghiệp

Nếu hoạt động kinh doanh ở mức độ nhỏ, các doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức ERP truyền thống mà vẫn có được sự ổn định. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đã phát triển với các hoạt động lớn hơn, ERP được xem là một bộ quần áo chật. Thậm chí có thể nói chính nó là nguyên nhân gây kìm hãm khả năng mở rộng của doanh nghiệp.

Nhất là ở trong một thị trường có nhiều biến động như hiện nay, ERP được xem là giải pháp rắc rối, không bắt kịp các thay đổi. Ngay cả khi muốn thay đổi một tính năng, doanh nghiệp đó cũng cần phải dừng mọi hoạt động để lập trình lại cả một hệ thống.

Nhưng với phần mềm chuyên biệt thì lại hoàn toàn ngược lại. Bởi chúng có thể hoạt động song song và độc lập, có thể cập nhật mà không gây ra sự ngưng trệ quá lớn. Ví dụ, khi doanh nghiệp cần tuyển thêm nhiều nhân sự hay thay đổi hoạt động kinh doanh, nếu áp dụng hệ thống quản trị mới sẽ có thể thực hiện các công việc này mà không gây ảnh hưởng tới dữ liệu chung.

Giảm thiểu chi phí cho triển khai công nghệ

Khi muốn chuyển sang một công nghệ mới, các doanh nghiệp sẽ cần phải cân nhắc tới nhiều loại chi phí khác nhau cần bỏ ra. Không chỉ là chi phí để mua phần mềm mà còn là chi phí đào tạo triển khai cho nhân viên, chi phí thời gian chuyển đổi mô hình và vận hành cho phù hợp…

Với một phần mềm lớn như ERP thì chi phí cần bỏ ra sẽ là rất lớn, có thể lên tới hàng nghìn USD. Trong khi đó, hiện nay các doanh nghiệp thường không cần sử dụng tới tất cả module trong một ERP.

Sử dụng phần mềm chuyên biệt hóa giúp giảm thiểu chi phí đầu tư cho doanh nghiệp

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần chú ý tới quy cơ phải bỏ hết trứng vào một rổ. Khi đã bỏ ra một số tiền lớn để sử dụng ERP, các doanh nghiệp chắc chắn sẽ rất ngần ngại trong việc dỡ bỏ nó khi phương án sử dụng ERP không còn phù hợp nữa.

Trong khi đó, các phần mềm chuyên biệt không chỉ có mức giá rẻ hơn mà còn có thể hoạt động độc lập giúp phân tán rủi ro tốt hơn. Thời gian để đưa một phần mềm chuyên biệt vào sử dụng là 1 – 2 tháng, trong khi đó một dự án ERP phải mất tới 21 tháng. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có nhiều sự lựa chọn hơn khi sử dụng SaaS, có thể dễ dàng thay đổi bất cứ khi nào cảm thấy cần thiết.

Nên chọn phần mềm chuyên biệt hóa hay giải pháp tổng thể?

Đương nhiên, ngay cả với các phần mềm chuyên biệt hóa cũng có những nhược điểm riêng của nó. Muốn sử dụng cần phải làm việc với nhiều đơn vị cung cấp dịch, có thể gây ra nhiều phiền toái. Ngoài ra, quá trình tích hợp các ứng dụng cũng yêu cầu doanh nghiệp có đội ngũ IT giỏi để xử lý các tình huống đòi hỏi đồng bộ dữ liệu.

Để lựa chọn giữa việc sử dụng một phần mềm chuyên biệt hóa và giải pháp tổng thể. Doanh nghiệp cần phải cân nhắc một số vấn đề như sau:

• Định hướng chiến lược trong thời gian tới của doanh nghiệp như thế nào?
• Doanh nghiệp đang muốn tập trung giải quyết vấn đề gì?
• Quy trình thay đổi như thế nào? Doanh nghiệp đã chuẩn bị những gì để để đưa một công nghệ mới vào áp dụng.
• Ngân sách doanh nghiệp bỏ ra cho giải pháp đó là bao nhiêu?

Một phần mềm doanh nghiệp chất lượng cũng giống như cách mà doanh nghiệp hoạt động: Linh hoạt, trong sáng, minh bạch, nhưng vẫn cần phải dựa trên một số nguyên tắc. Sẽ không có bất cứ một doanh nghiệp nào sử dụng một phòng ban để giải quyết mọi công việc, cũng như vậy không thể sử dụng một phần mềm có thể giải quyết mọi vấn đề.

Sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hóa rồi tích hợp chúng trên cùng một nền tảng hiện đang là cách làm được đánh giá cao nhất hiện nay. Có thể đáp ứng được nhu cầu quản trị doanh nghiệp một cách tốt nhất.

Giải pháp toàn diện hay phần mềm chuyên biệt hóa thì cũng đều có những ưu nhược điểm nhất định. Tuy nhiên, với những ưu điểm vượt trội, phần mềm chuyên biệt hóa vẫn là sự lựa chọn lý tưởng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hơn. Tuy nhiên, khi lựa chọn mọi người cũng cần cân nhắc tìm hiểu nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình. Tìm hiểu thật kỹ để có thể đảm bảo lựa chọn đưa ra là phù hợp nhất.