10+ Kinh nghiệm quản lý bán hàng online tăng trưởng bền vững

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, chỉ giỏi thuyết phục khách mua hàng là chưa đủ. Các doanh nghiệp muốn tăng trưởng bền vững cần nắm trong tay những kinh nghiệm quản lý bán hàng bài bản, biết cách xây quy trình, tổ chức đội ngũ và ứng dụng công nghệ ra sao để không bị tụt lại phía sau. Bài viết này của MONA Software sẽ tổng hợp 10+ kinh nghiệm quản lý bán hàng online đa nền tảng cực kỳ hữu ích, giúp bạn quản lý bán hàng tối ưu doanh thu hiệu quả, chứ không chỉ dừng ở việc bán được nhiều hàng hơn.

Quản lý bán hàng là gì?

Quản lý bán hàng (Sales Management) là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát đội ngũ bán hàng cũng như các hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu doanh thu của công ty.

Nếu ví doanh nghiệp là một con tàu, thì quản lý bán hàng chính là người cầm lái, đảm bảo con tàu đi đúng hướng bằng cách sử dụng nhiên liệu (là những nguồn lực doanh nghiệp có) một cách hiệu quả, để đạt được đến đích cuối cùng (chính là đạt doanh số) đúng hạn. Vì thế quản lý bán hàng không chỉ đơn thuần là việc bán hàng, mà là việc quản lý cả quy trình để hoạt động bán hàng diễn ra trôi chảy và mượt mà nhất.

Tại sao cần có kinh nghiệm quản lý bán hàng online?

Không phải ngẫu nhiên mà cùng một sản phẩm, cùng một mặt bằng, nhưng có cửa hàng luôn đông khách, doanh thu tăng đều, trong khi cửa hàng khác lại chật vật từng ngày. Sự khác biệt lớn nằm ở kinh nghiệm quản lý bán hàng của người quản lý, họ hiểu mình đang làm gì, kiểm soát được những gì và cần cải thiện ở đâu.

Hơn hết, kinh nghiệm quản lý bán hàng online giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém như nhập hàng lệch nhu cầu, trùng đơn, sót đơn, quản lý công nợ lỏng lẻo hay bỏ lỡ khách vì phản hồi chậm. Khi đã tích lũy đủ kinh nghiệm cần thiết, bạn cũng dễ dàng hơn trong việc quản lý đội ngũ bán hàng, biết cách giao việc, đặt KPI, huấn luyện và tạo động lực cho nhân viên, từ đó từng bước tiến tới cách quản lý bán hàng tối ưu doanh thu.

10 Kinh nghiệm quản lý bán hàng hiệu quả

Xác định khách hàng mục tiêu và sản phẩm chủ lực

Mọi chiến lược kinh doanh muốn đi xa đều phải bắt đầu từ câu hỏi cơ bản nhưng cực kỳ cần thiết: bạn đang phục vụ ai và bạn thật sự mạnh ở đâu. Bạn cần hình dung thật cụ thể khách hàng của doanh nghiệp nằm trong nhóm tuổi nào, thu nhập ra sao, thường xuất hiện ở đâu, quan tâm điều gì, lo sợ điều gì và điều gì khiến họ quyết định mua hàng. Việc xác định này sẽ thông qua các dữ liệu đơn hàng đã có, phản hồi của khách, chia sẻ từ đội ngũ tư vấn… bạn sẽ dựa vào đó và dần hoàn thiện bức tranh chân dung khách hàng mục tiêu.

Song song đó, bạn cần xác định sản phẩm chủ lực – là những mặt hàng mang lại doanh thu hoặc lợi nhuận tốt, bán đều và giúp thương hiệu được nhận diện rõ ràng. Trong kinh nghiệm quản lý cửa hàng bán lẻ, việc ôm quá nhiều danh mục mà không có sản phẩm mũi nhọn thường dẫn đến việc marketing loãng, tồn kho khó kiểm soát và khách hàng cũng không nhớ rõ bạn nổi bật về điều gì.

Khi đã rõ khách và rõ sản phẩm chủ lực, mọi thứ phía sau sẽ mạch lạc hơn từ nội dung quảng cáo nhất quán, chương trình khuyến mãi có trọng tâm, trưng bày hợp lý đến kịch bản tư vấn dễ tối ưu và tỉ lệ chốt đơn thường sẽ được cải thiện đáng kể.

Tối ưu hoá quy trình bán hàng và vận hành

Một hệ thống bán hàng bền vững không thể thiếu quy trình rõ ràng, minh bạch, điều này không chỉ giúp đội ngũ bớt lúng túng mà còn giảm sai sót, nâng cao trải nghiệm khách và tạo nền tảng cho việc đo lường, cải tiến.

Thông thường, quy trình bán hàng sẽ đi từ bước thu hút khách (quảng cáo, nội dung, giới thiệu, chương trình khuyến mãi), tiếp nhận yêu cầu (inbox, comment, form đăng ký, gọi điện), tư vấn, chốt đơn, xử lý đơn hàng và giao nhận cho tới chăm sóc sau bán. Ở mỗi bước, bạn cần trả lời được ba câu hỏi: ai phụ trách, tiêu chuẩn hoàn thành là gì, và nếu phát sinh lỗi thì xử lý như thế nào.

Với kinh nghiệm quản lý bán hàng online, tốc độ và sự nhất quán là hai yếu tố quan trọng. Ví dụ, bạn có thể đặt ra mục tiêu thời gian tối đa để phản hồi tin nhắn, quy định rõ cách cập nhật trạng thái đơn trên hệ thống hoặc chuẩn hoá câu trả lời cho những tình huống thường gặp. Khi mọi người cùng làm theo một khung chung, việc đào tạo nhân viên mới, bàn giao ca làm việc hay mở rộng quy mô sẽ bớt rối và ít phụ thuộc vào cá nhân hơn. Bởi tối ưu quy trình không phải là làm cho nó phức tạp hơn, mà là loại bỏ những bước thừa, sắp xếp lại để ai cũng dễ hiểu, dễ làm và dễ kiểm soát.

Quản lý kho hàng và tồn kho hiệu quả

Một trong những kinh nghiệm quản lý bán hàng thường bị xem nhẹ là quản lý kho và hàng tồn. Nếu nhập hàng không có kế hoạch, bạn rất dễ rơi vào hai tình huống éo le là hết hàng khi nhu cầu tăng cao hoặc tồn kho quá nhiều, vốn bị chôn và phải xả lỗ.

Để quản lý kho hàng hiệu quả, bạn cần nắm rõ số lượng tồn theo từng mã, theo dõi thường xuyên tốc độ bán của từng nhóm sản phẩm và phân biệt rõ hàng bán chạy, bán chậm, hàng cần đẩy nhanh. Việc kiểm kê định kỳ, đối chiếu giữa số liệu trên hệ thống và thực tế sẽ giúp phát hiện kịp thời sai lệch, thất thoát.

Thiết lập KPI, ra quyết định dựa trên số liệu

Không có chỉ số, sẽ rất khó biết hệ thống của mình đang vận hành tốt đến đâu. Thiết lập KPI là một phần cốt lõi trong kinh nghiệm quản lý đội ngũ bán hàng, vì nó giúp kết nối mục tiêu của công ty với công việc hằng ngày của từng người.

Thay vì chỉ đặt mục tiêu chung chung như tháng này phải bán tốt hơn tháng trước, bạn có thể chia nhỏ bằng các chỉ số cụ thể như: số khách tiềm năng tiếp cận mỗi ngày, số cuộc tư vấn, tỉ lệ chuyển đổi từ tư vấn sang đơn, doanh thu bình quân trên mỗi nhân viên, giá trị đơn hàng trung bình, tỉ lệ hoàn, huỷ,… Những con số này không chỉ dùng để đánh giá hiệu suất, mà còn là gợi ý hữu ích để tìm điểm nghẽn trong quy trình.

Khi đã có hệ thống KPI rõ ràng, bước tiếp theo là theo dõi định kỳ. Bạn có thể xem nhanh theo ngày để điều chỉnh tức thời, nhìn theo tuần để đánh giá xu hướng và tổng hợp theo tháng để ra quyết định lớn hơn về ngân sách, nhân sự hoặc sản phẩm. Chính việc ra quyết định dựa trên số liệu sẽ giúp bạn xây dựng được một cách quản lý bán hàng tối ưu doanh thu, không bị phụ thuộc vào cảm giác chủ quan.

Quản lý và khai thác dữ liệu khách hàng

Nếu coi việc tìm kiếm khách mới là chi phí, thì chăm sóc và bán lại cho khách cũ chính là phần lợi nhuận có giá trị lâu dài. Vì vậy, trong mọi kinh nghiệm quản lý bán hàng, đặc biệt là với kinh nghiệm quản lý bán hàng online và bán lẻ quản lý và khai thác dữ liệu khách hàng luôn là một trong những trụ cột quan trọng.

Thay vì để thông tin khách nằm rải rác trong sổ tay, file rời rạc hoặc chỉ tồn tại trong trí nhớ của một vài nhân viên, bạn nên xây dựng một kho dữ liệu chung. Mỗi khách hàng nên có một hồ sơ rõ ràng: họ là ai, đã mua những sản phẩm nào, vào thời điểm nào, qua kênh nào và phản hồi ra sao. Khi thông tin đã được tập hợp và sắp xếp có hệ thống, việc phân tích và chăm sóc trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Từ nền tảng dữ liệu đó, bước tiếp theo là khai thác để tăng đơn lặp lại. Nhìn vào lịch sử mua hàng, bạn có thể nhận ra những nhóm khách thường quay lại theo mùa, theo chu kỳ sử dụng sản phẩm hoặc bị thu hút mạnh khi có chương trình ưu đãi. Dựa vào đó, bạn xây dựng các chiến dịch nhắc mua lại, gợi ý combo, tặng voucher phù hợp, thay vì gửi ưu đãi chung chung cho tất cả mọi người. Sự cá nhân hoá này thường khiến khách cảm thấy được quan tâm đúng lúc, từ đó tăng khả năng quay lại mua hàng.

Khi kết hợp dữ liệu khách hàng với các chỉ số bán hàng khác, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về nhóm khách mang lại lợi nhuận tốt, nhóm có nguy cơ rời đi và chiến dịch nào thật sự hiệu quả. Điều này giúp cả người mới lẫn người đã có nhiều kinh nghiệm quản lý đội ngũ bán hàng đưa ra quyết định chính xác hơn, tập trung nguồn lực vào những hoạt động và phân khúc khách hàng tạo ra giá trị cao nhất.

Xây dựng và phát triển đội ngũ bán hàng online chuyên nghiệp

Dù hệ thống và công nghệ có hiện đại đến đâu, con người vẫn là yếu tố quyết định. Đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách, telesales, vận hành… chính là những người trực tiếp tạo ra trải nghiệm cho khách và mang doanh thu về cho doanh nghiệp.

Để xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cần chú trọng vào khâu tuyển chọn nhân sự ban đầu, hãy đặt tiêu chí rõ ràng về thái độ, kỹ năng giao tiếp, khả năng học hỏi và mức độ phù hợp với văn hóa, ngành hàng. Với những vị trí quan trọng, bạn có thể ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm bán hàng online, hiểu cách làm việc qua nhiều kênh và có tư duy dịch vụ khách hàng tốt.

Trong quá trình làm việc, cần không ngừng tìm cách nâng cao tay nghề, năng lực của nhân viên, thông qua các chương trình đào tạo bài bản, có thể kết hợp huấn luyện 1-1, chia sẻ case thực tế trong team, hoặc mời chuyên gia bên ngoài nếu cần. Cách làm này không chỉ giúp nâng cao trình độ nhân viên, mà còn giúp người quản lý rèn luyện thêm kỹ năng quản lý bán hàng cho người mới khi phải hướng dẫn, kèm cặp và truyền cảm hứng cho đội ngũ.

Kiểm soát chặt chẽ quy trình giao hàng, thu tiền và công nợ

Rất nhiều đơn vị gặp vấn đề không phải ở khâu bán, mà ở khâu sau bán. Nếu ít để ý tới quy trình giao hàng, thu tiền và quản lý công nợ, doanh thu trên giấy tờ đôi khi không phản ánh đúng dòng tiền thật.

Trong môi trường bán lẻ, việc kiểm soát hàng hoá ra vào, theo dõi từng đơn, đối chiếu với báo cáo của đơn vị vận chuyển và phát hiện sai lệch sớm là điều bắt buộc nếu bạn không muốn thất thoát hoặc tồn kho chết. Với kinh nghiệm quản lý bán hàng online, bạn cần chú ý thêm tới tỉ lệ hoàn, lý do khách trả hàng, chất lượng đóng gói, thời gian giao nhận. Mỗi lần hoàn hàng đều là một chi phí, vì vậy việc liên tục rút kinh nghiệm và điều chỉnh là cực kỳ quan trọng.

Đối với khách sỉ hoặc đối tác lấy hàng số lượng lớn, quản lý công nợ là một phần của cách quản lý bán hàng tối ưu doanh thu. Mỗi khách nợ cần có hạn mức, thời gian thanh toán và lịch sử giao dịch rõ ràng. Những nguyên tắc này nếu được đặt ra và thực hiện ngay từ đầu sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro dòng tiền và tránh những tình huống khó xử về sau.

Ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng online

Trong bối cảnh bán hàng diển ra trên nhiều kênh cùng lúc, từ cửa hàng, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử đến website, việc quản lý bán hàng thủ công bằng sổ sách hoặc file Excel gần như không còn phù hợp. Nếu không có hệ thống hỗ trợ, bạn rất dễ rơi vào tình trạng trùng đơn, sót đơn, lệch tồn kho, khó kiểm soát doanh thu và công nợ. Vì vậy, ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng online, không chỉ là một giải pháp hay mà đang dần trở thành tiêu chuẩn để vận hành chuyên nghiệp.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn tập trung toàn bộ dữ liệu vào một chỗ: đơn hàng, tồn kho, giá bán, chương trình khuyến mãi, thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, hiệu suất nhân viên… Từ đó, bạn chỉ cần nhìn vào một màn hình là có thể nắm được tình hình kinh doanh tổng thể, thay vì ghép nối nhiều file rời rạc.

Hiện tại, có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng miễn phí hoặc có phí mà bạn có thể lựa chọn hay quản lý. Tùy vào ngành nghề sẽ có các loại phần mềm khác nhau, có thể kể đến như:

• Phần mềm quản lý nhà hàng
• Phần mềm elearning
• Phần mềm quản lý shop thời trang
• Phần mềm quản lý cửa hàng điện thoại
• Phần mềm vàng
• …

Khi kết hợp phần mềm quản lý bán hàng online với quy trình vận hành rõ ràng và đội ngũ được đào tạo bài bản, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, hạn chế sai sót và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các chiến lược phát triển sản phẩm, nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu chi phí marketing,…

Tóm lại, tối ưu doanh thu không chỉ là tăng thêm vài đơn hàng mà là xây dựng một hệ thống bán hàng bền vững và dễ mở rộng. Khi bạn nắm vững cách xác định khách hàng mục tiêu, sản phẩm chủ lực, thiết kế quy trình hiệu quả, thiết lập KPI rõ ràng, và khai thác dữ liệu khách hàng để tăng đơn lặp lại, kết hợp với việc phát triển đội ngũ chuyên nghiệp, kiểm soát tốt quy trình giao hàng và công nợ, cùng với việc ứng dụng công nghệ, bạn đã sở hữu những kinh nghiệm quản lý bán hàng cốt lõi nhất. Chỉ cần áp dụng những kinh nghiệm bán hàng online này, doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển ổn định và đạt được mục tiêu doanh thu dài hạn.