Quản Lý Kho Bằng Phần Mềm Access Có Còn Hiệu Quả?

Microsoft Access là công cụ quá quen thuộc được sử dụng trong quản lý kho hàng. Access trước đây luôn được các doanh nghiệp lựa chọn bởi đặc tính ưu việt là khả năng bảo mật tốt. Tuy nhiên, khi công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, có nhiều phần mềm quản lý ra đời thì  Microsoft Access dường như bị lu mờ dần. Vậy quản lý kho bằng Access có còn hiệu quả không? Cùng Mona Software phân tích những ưu điểm và hạn chế của phần mềm này để có cái nhìn khách quan nhất.

Microsoft Access là gì?

Access thực chất là phần mềm quản lý dữ liệu được phát triển bởi Microsoft. Vì thế phần mềm còn có tên là Microsoft Office Access, viết tắt là MS Access. Access được sử dụng rộng rãi, phổ biến đối với hệ điều hành Windows. Chức năng của phần mềm là tạo cơ sở dữ liệu, tạo ứng dụng giúp điều hành doanh nghiệp hiệu quả.

Phần mềm được chia làm hai gói bao gồm gói cơ bản và gói nâng cao. Gói cơ bản dễ dàng sử dụng, phục vụ nhu cầu quản lý vừa đủ, còn gói nâng cao sẽ giúp khai thác nhiều hơn các thông tin cũng như vận hành nhiều tính năng cao cấp hơn. Microsoft Office Access phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ứng dụng phổ biến của phần mềm phải kể đến như quản lý hàng tồn kho, quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, quản lý thông tin đơn hàng, chi tiết giao dịch…

Đặc tính của phần mềm Access

Phát triển song song cùng với Microsoft Excel, Access được nhiều doanh nghiệp sử dụng để kết nối, phục vụ cho công tác lưu trữ dữ liệu, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho. Tuy nhiên so với việc quản lý kho bằng Excel thì Access lại được sử dụng phổ biến hơn nhờ các đặc tính cơ bản sau:

• Access có chức năng chính là tạo lập, lưu trữ và cập nhật dữ liệu, khai thác dữ liệu, giúp quản lý kho hiệu quả, nhanh chóng
• Access cho phép người dùng thêm nhiều bảng tin hơn khi lưu trữ thông tin sản phẩm
• Kết hợp với các bảng tin để cập nhật các thông tin, tạo truy vấn, báo cáo và các biểu mẫu kho
• Cho phép quản lý dữ liệu, quản lý các mối quan hệ trong các bảng dữ liệu
• Tạo form nhập dữ liệu
• Thay đổi, chỉnh sửa các dữ liệu
• Hỗ trợ nhập dữ liệu từ các định dạng khác nhau như Excel, Web Content, Database…
• Tạo liên kết giữa các bảng
• Hỗ trợ truy xuất thông tin từ một hay nhiều bảng thông qua liên kết
• Cho phép xuất dữ liệu ywf Excel, Access, PDF, CSV…
• Tự động hóa các quy trình quản lý bằng VBA
• Tổng hợp và tính toán dữ liệu
• Access được thiết kế để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, nhiều đối tượng khác nhau

Quản lý kho bằng phần mềm Access có ưu điểm gì?

Phần mềm Access được thiết kế với nhiều tính năng ưu việt. Đó là lý do trước đây các doanh nghiệp luôn tìm đến sự hỗ trợ của công cụ này. Access được đánh giá là hệ quản trị cơ sở dữ liệu có sức mạnh cùng các tính năng cao cấp, hỗ trợ các cửa hàng quản lý dễ dàng kho hàng của mình dựa trên cơ sở dữ liệu lớn. Quá trình sử dụng Access luôn cho thấy được thế mạnh và lợi ích lớn như:

• Microsoft Access sở hữu một giao diện đồ họa người dùng thân thiện, dễ dàng sử dụng mà không cần hiểu biết nhiều về công nghệ thông tin. Phần mềm phù hợp với cả những ai mới bắt đầu tìm hiểu về cơ sở dữ liệu cũng như cách quản lý dữ liệu, kiến trúc dữ liệu…
• Microsoft hiện tại đã phát triển thêm phiên bản miễn phí khá hoàn thiện dành cho cả Web lẫn di động. Người dùng thỏa sức trải nghiệm công cụ với chi phí tiết kiệm nhất.
• Access được tạo ra để phục vụ cho những hệ thống doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tính năng bảo mật cực tốt dựa vào công nghệ mã hóa mới cùng tính năng bảo mật mật khẩu cho cơ sở dữ liệu.
• Phần mềm sở hữu tính liên kết cao, có thể kết nối với rất nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài, mang đến tiện ích cao cho các cửa hàng.
• Khả năng lọc, sắp xếp và phân tíc cùng lúc nhiều loại dữ liệu khác nhau vô cùng chính xác
• Có khả năng làm việc với một khối lượng dữ liệu lớn, tốc độ xử lý nhanh chóng mặc dù phải quản lý nhiều chi tiết.

Access được sử dụng như thế nào trong quản lý kho?

Để quản lý kho hàng bằng phần mềm Microsoft Access, tạo phần mềm quản lý kho bằng access có ba bước cơ bản trong quy trình quản lý như sau:

• Bước 1: Để quản lý số lượng hàng trong kho bằng phần mềm Access, người dùng sẽ tiến hành lập các bảng trong công cụ. Các bảng này có nội dung tương ứng với hoạt động bán hàng của cửa hàng gồm: bảng khách hàng, bảng sản phẩm, bảng nhân viên…vv.
• Bước 2: Nhập dữ liệu chính xác và đầy đủ vào các bảng, người dùng có thể tạo truy vấn để xử lý dữ liệu trên Microsoft Access. Bảng truy vấn này sẽ đưa ra chi tiết về mối quan hệ giữa các thông tin để người dùng dễ dàng quản lý hơn.
• Bước 3: Nếu bạn muốn tạo báo cáo về kho, bạn có thể tạo dựa trên những thông tin để có sẵn. Cách này sẽ giúp cho chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát được hàng hóa có trong kho.

Quản lý kho bằng Access có còn hiệu quả?

Microsoft Access là phần mềm thông dụng được sử dụng rộng rãi từ rất lâu trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, tạo phần mềm quản lý kho bằng access phần mềm này vẫn có khá nhiều điểm hạn chế nên khó có thể cạnh tranh với những phần mềm quản lý kho hàng thông minh hiện nay. Access phần mềm là cách quản lý cũ và không còn có hiệu quả cao trong thời đại ngày nay. Những bất cập khiến cho phần mềm này không được ưa chuộng là:

Microsoft Access không còn hiệu quả trong quản lý cơ sở dữ liệu lớn

Với quy mô và tình hình kinh doanh hiện nay ngày càng phát triển, thông tin dữ liệu của các cửa hàng đang dần trở nên vô cùng phức tạp, việc quản lý kho hàng bằng phần mềm Microsoft Access sẽ không mang lại hiệu quả tối ưu trong việc xử lý, kiểm soát dữ liệu lớn. Điều này cũng dễ dẫn đến  sai sót đối với việc ra quyết định bán hàng, gây ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng.

Microsoft Access gặp trở ngại khi triển khai qua hệ thống internet

Thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, internet phủ sóng toàn cầu và có vai trò đặc biệt quan trọng trong nhiều hoạt động quản lý, nhằm mang đến sự linh hoạt và khả năng kiểm soát chặt chẽ hơn. Microsoft Access lại không đáp ứng được tính linh hoạt trong việc triển khai quản lý qua internet, khiến cho hệ thống phần mềm khó có thể cải thiện và nâng cao. Do vậy hiệu quả quản lý không cao như các phần mềm kết nối hiện tại.

Microsoft Access khó khăn trong việc kích hoạt các chức năng nâng cao

Phần mềm không có trình kích hoạt các chức năng nâng cao cho những công việc đã lên lịch. Người dùng muốn triển khai cần phải biết các mã phức tạp, phải chọn chương trình ở bên ngoài. Hơn nữa hệ thống cơ sở dữ liệu hữu hạn, Access không còn phù hợp khi so sánh với những hệ thống dữ liệu theo mô hình máy khách – máy chủ nữa.

Microsoft Access hạn chế về tốc độ

Phần mềm giới hạn đồng thời là 225 cho người dùng, nhưng nhiều người cùng đăng nhập vào Microsoft Access đồng thời khiến cho nó trở nên chậm hơn. Dữ liệu sẽ được lưu trữ trên một tệp duy nhất, nếu mở rộng quy mô, kích thước khiến cho hiệu suất chậm hơn. Đồng nghĩa với việc làm chậm đi các báo cáo, các truy vấn và biểu mẫu…

Chính bởi những hạn chế và lạc hậu nói trên mà Microsoft Access hiện nay không còn được ưu ái lựa chọn như trước đây nữa.

Giải pháp quản lý kho hàng bằng phần mềm chuyên dụng

Thay vì sử dụng Microsoft Access, hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng thông minh ra đời, đáp ứng được mong mỏi của người sử dụng. Hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên dụng mang đến giải pháp quản lý đơn giản, hiệu quả hơn rất nhiều. Phần mềm với những tính năng thông minh được tích hợp giúp tiết kiệm công sức, thời gian mà lại hạn chế tối đa sai sót và thất thoát. Chỉ cần có kết nối internet, bạn có thể quản lý kho hàng dễ dàng ở bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào. Các tính năng vô cùng đơn giản, sử dụng hiệu quả, đặc biệt là chi phí thấp, tiết kiệm.

Kết luận

Qua phân tích, chúng ta nhận thấy rằng quản lý kho bằng Access không còn mang lại hiệu quả cao. Thay vào đó các doanh nghiệp cần sáng suốt để lựa chọn cho mình phần mềm quản lý kho hàng phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh của mình.