Quy Trình Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Quản lý kho hàng luôn là yếu tố then chốt, quyết định trực tiếp đến lợi nhuận và uy tín của doanh nghiệp. Cách quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ cần giám sát hàng tồn kho mà còn phải xây dựng một quy trình quản lý kho hàng khoa học từ A đến Z. Nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm những giải pháp quản lý kho hàng tiên tiến và phương pháp quản lý hàng tồn kho tối ưu để giải quyết bài toán thất thoát và chậm trễ. Bài viết sau, MONA Software sẽ chia sẻ chi tiết về nghiệp vụ quản lý kho hàng chuyên sâu cùng với cấu trúc của một hệ thống quản lý kho hàng chuẩn mực, giúp doanh nghiệp bạn vận hành trơn tru và đạt hiệu suất cao nhất.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình theo dõi và điều phối toàn bộ hoạt động trong kho hàng. Quá trình này bao gồm việc tiếp nhận, lưu trữ, xuất nhập hàng hóa, theo dõi hàng tồn kho và kiểm soát luồng di chuyển của sản phẩm. Ngoài ra, quy trình quản lý kho còn liên quan đến đào tạo nhân sự, lên kế hoạch công việc và phối hợp vận chuyển.

Một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất – kinh doanh ổn định. Việc kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho giúp giảm thất thoát, tối ưu diện tích lưu trữ và cắt giảm chi phí vận hành. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất sử dụng kho và cải thiện khả năng đáp ứng đơn hàng đúng hạn.

-> Tham khảo thêm ngay: Chi tiết cách quản lý tồn kho chuyên nghiệp nhất hiện nay

Vai trò của quản lý kho hàng hiệu quả trong doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, hàng tồn kho thường chiếm từ 40% đến 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Việc kiểm soát chặt chẽ kho hàng không chỉ giúp bảo toàn tài sản mà còn là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả vận hành.

Về chi tiết, một quy trình quản lý kho hàng tối ưu sẽ mang tới những lợi ích thiết thực như:

• Kiểm soát thất thoát hàng hóa: Khi quy trình quản lý kho hàng được thiết lập rõ ràng, việc kiểm tra xuất – nhập trở nên minh bạch. Điều này giúp hạn chế gian lận, giảm hao hụt vật lý và tránh thất thoát do sai lệch giá. Nhà quản lý có thể nhanh chóng phát hiện bất thường và xử lý kịp thời.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Dư thừa tồn kho làm tăng chi phí điện, nước, nhân sự và khấu hao thiết bị. Một cách quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu không gian, hạn chế hàng hư hỏng và từ đó kiểm soát chi phí tốt hơn.
• Chủ động trong kế hoạch nhập hàng: Dựa vào dữ liệu tồn kho, doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch nhập hàng chính xác, tránh tình trạng mua sai, mua dư hoặc tồn hàng khó bán. Điều này đặc biệt cần thiết với các sản phẩm có chu kỳ ngắn hoặc theo mùa vụ.
• Tối ưu doanh thu bán hàng: Quản lý kho thường xuyên giúp xác định mặt hàng bán chạy và hàng tồn kho lâu ngày. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược luân chuyển hàng phù hợp như khuyến mãi, xả kho hoặc tái phân phối, nhằm tăng tốc vòng quay và tối ưu doanh thu.

Việc đầu tư vào quy trình quản lý kho hàng không chỉ giúp vận hành ổn định mà còn là chìa khóa để cải thiện lợi nhuận và giữ vững khả năng cạnh tranh.

-> Đọc thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Các yếu tố và cách tính chính xác

Những thách thức trong quản lý kho hiện nay

Một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả được ví như xương sống của doanh nghiệp, quyết định khả năng kiểm soát thất thoát, tốc độ luân chuyển vốn và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế đáng báo động là rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang phải đối mặt với hệ thống quản lý kho hàng hoá thiếu hiệu quả.

Họ gặp vô số khó khăn trong quản lý tồn kho vì thiếu một nền tảng công nghệ tổng thể. Dưới đây là 6 thách thức quản lý kho hàng then chốt mà doanh nghiệp cần giải quyết triệt để:

• Thiếu tự động hóa khâu nhập, xuất kho: Quá trình nhập hàng vẫn còn thủ công, tốn thời gian kiểm đếm, dễ sai sót và chậm trễ trong việc cập nhật hàng hóa lên hệ thống.
• Kiểm soát tồn kho kém hiệu quả: Không nắm được chính xác số lượng tồn kho tức thì, dẫn đến tình trạng cháy hàng hoặc tồn kho chết gây ứ đọng vốn lưu động.
• Tổ chức kho bãi thiếu khoa học: Gặp khó khăn trong việc sắp xếp layout kho và quản lý công suất, sức chứa kho. Đặc biệt là không biết vị trí chính xác của từng mã hàng (SKU) trong kho, dẫn đến nhân viên tốn nhiều thời gian để tìm kiếm và lấy hàng, làm tăng chi phí vận hành và kéo dài thời gian xử lý đơn hàng.
• Sai sót nghiệp vụ: Xảy ra nhầm lẫn trong khâu soạn hàng, xuất sai mã, sai số lượng, làm tăng tỷ lệ trả hàng, gia tăng chi phí xử lý đổi trả và quan trọng nhất là làm giảm uy tín và trải nghiệm khách hàng.
• Thiếu kết nối và đồng bộ dữ liệu: Dữ liệu kho hàng không kết nối được với các bộ phận mua hàng, bán hàng và đặc biệt là bộ phận vận tải, làm cho việc điều phối xe đi giao hàng trở nên bị động, thiếu tối ưu lộ trình và lãng phí nguồn lực vận chuyển.
• Không có khả năng theo dõi: Khó khăn trong việc truy xuất nguồn gốc lô hàng, ngày hết hạn và không thể theo dõi đơn hàng sau khi đã rời khỏi kho.

Nhiệm vụ của người quản lý kho

Hàng tồn kho không chỉ là tài sản mà còn là nguồn vốn lưu động và yếu tố cốt lõi tạo nên doanh thu của một doanh nghiệp. Vì vậy, người quản lý kho đóng vai trò then chốt. Họ cần trang bị kỹ năng và kiến thức nghiệp vụ vững vàng, từ việc nắm vững các nguyên tắc quản lý như FIFO, LIFO đến việc thành thạo quy trình kiểm kê, thống kê dữ liệu và lập báo cáo.

Sau đây là các nhiệm vụ chính mà một người làm công tác quản lý kho hàng cần đảm nhận để đảm bảo hoạt động kho vận diễn ra suôn sẻ, chính xác và hiệu quả:

• Quản lý hoạt động vận hành kho bãi: Chịu trách nhiệm tổ chức, sắp xếp và phân loại hàng hóa khoa học, đảm bảo dễ dàng kiểm kê và tối ưu hóa không gian lưu trữ. Phụ trách theo dõi và quản lý chặt chẽ số lượng hàng tồn kho, hàng nhập và xuất để hạn chế tối đa thất thoát và chênh lệch giữa sổ sách với thực tế. Đồng thời, đảm bảo lưu trữ hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn chất lượng và an toàn kho vận để tránh hư hỏng hoặc giảm chất lượng.
• Quản lý dữ liệu và báo cáo kho: Lập báo cáo định kỳ về tình hình kho hàng, bao gồm số lượng hàng tồn, nhập xuất, giá trị tồn kho và tình trạng hàng chậm luân chuyển. Đảm bảo mọi thông tin và chứng từ nhập, xuất được ghi chép, cập nhật chính xác và đồng bộ vào hệ thống quản lý kho hoặc sổ sách.
• Quản lý nhân sự kho: Phụ trách việc phân công nhiệm vụ, đào tạo nghiệp vụ và giám sát, đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên kho. Đảm bảo đội ngũ làm việc hiệu quả, tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kiểm kê hàng tồn kho và các quy tắc an toàn đã được thiết lập.
• Phối hợp các bộ phận khác: Phối hợp chặt chẽ với phòng sản xuất để đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu đúng tiến độ và kịp thời. Cung cấp dữ liệu kho chính xác cho bộ phận kế hoạch và mua hàng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, duy trì hàng hóa ở mức tồn kho an toàn, tránh thiếu hụt gây gián đoạn hoặc dư thừa gây lãng phí vốn.

Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1: Nhập kho

Quản lý hàng nhập vào kho là bước quan trọng nhằm đảm bảo hàng hóa, vật tư được lưu trữ đúng cách và đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Quy trình nhập kho (Put-Away) cần dựa trên kế hoạch tổng thể và tình trạng tồn kho hiện tại để tránh thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa.

Ở bước này thủ kho sẽ nhận hàng từ nhà cung cấp, tiến hành kiểm kê và đối chiếu thông tin như mã hàng, số lượng, tình trạng, số lô, hạn sử dụng,…với phiếu đặt hàng. Mọi thông tin cần được ghi nhận ngay lập tức vào sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho hàng để cập nhật quản lý hàng tồn kho tức thời.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi hoàn tất bước nhập kho, hàng hóa sẽ được đưa vào khu vực lưu trữ và sắp xếp theo nguyên tắc phân bổ cố định hoặc linh hoạt đã được doanh nghiệp thiết lập từ trước. Mục tiêu là đảm bảo quá trình lưu kho diễn ra trật tự, dễ kiểm soát và thuận tiện cho các bước xuất kho sau này.

Doanh nghiệp có thể phân chia khu vực lưu trữ theo nhiều tiêu chí tùy theo đặc thù hoạt động:

• Theo thời điểm nhập hàng: Phân khu cho hàng mới nhập, hàng tồn theo tuần, tháng hoặc quý. Cách này phù hợp với mô hình quản lý theo thời gian để dễ dàng theo dõi vòng đời sản phẩm.
• Theo trạng thái hàng hóa: Bao gồm hàng đã nhập kho chính thức, hàng đang chờ kiểm tra hoặc hàng chờ xử lý đề xuất. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa các trạng thái hàng hóa trong hệ thống.
• Theo đặc điểm sản phẩm: Sắp xếp theo chủng loại, kích thước, trọng lượng hoặc tính chất bảo quản (hàng dễ vỡ, hàng cần nhiệt độ lạnh, v.v…). Cách làm này giúp tối ưu không gian và rút ngắn thời gian lấy hàng.

Khi hàng hóa được đưa vào vị trí lưu kho, thủ kho sẽ in tem và dán lên thùng hàng hoặc pallet để đánh dấu thông tin nhận diện. Đồng thời, vị trí lưu trữ sẽ được cập nhật vào sơ đồ kho hoặc phần mềm quản lý kho để phục vụ cho việc truy xuất nhanh chóng, chính xác.

Lưu ý: Việc lưu kho cần được thực hiện dưới sự hướng dẫn của thủ kho và phối hợp của nhân viên, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy trình quản lý kho hàng đã đề ra và tránh sai sót trong vận hành.

Bước 3: Lấy hàng

Ở bước này, nhân viên kho sẽ chuẩn bị hàng hoá nhanh chóng và chính xác theo yêu cầu xuất kho. Để thực hiện việc này, bộ phận kho tiếp nhận lệnh xuất hàng, sau đó sử dụng ứng dụng quản lý kho hàng hoặc hệ thống WMS để xác định vị trí chính xác của mã hàng, cuối cùng là thực hiện lấy hàng theo thứ tự ưu tiên và kiểm tra lại sản phẩm trước khi chuyển sang khâu đóng gói.

Bước 4: Xuất kho

Để xuất kho thành công, nhân viên quản lý kho hàng cần kiểm tra lần cuối về chất lượng, số lượng hàng hoá. Sau đó tạo phiếu xuất kho trên phần mềm quản lý kho và bán hàng, đồng thời hoàn thiện các giấy tờ liên quan như hóa đơn hay chứng từ và bàn giao cho đơn vị vận tải.

Bước 5: Xử lý hoàn trả hàng

Xử lý hoàn hàng không phải là bước bắt buộc trong quy trình quản lý kho hàng, nhưng sẽ phát sinh khi sản phẩm không đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Khi khách hàng trả hàng, bộ phận kho sẽ tiếp nhận và phân loại hàng hoàn trả thành hàng lỗi hay hàng không đạt yêu cầu. Sau đó thực hiện các quy trình xử lý nội bộ như sửa chữa, tái chế hay tiêu huỷ, cuối cùng sẽ cập nhật điều chỉnh chính xác số quản lý hàng tồn kho vào hệ thống.

Bước 6: Kiểm kê kho định kỳ

Tiến hành kiểm kê kho hàng hóa theo chu kỳ (thường xuyên hoặc định kỳ). Đối chiếu kết quả với dữ liệu trên phần mềm quản lý hàng tồn kho để phát hiện và xử lý kịp thời mọi chênh lệch hoặc thất thoát.

–> Tìm hiểu thêm: Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả

Bước 7: Báo cáo và phân tích

Ở bước này nhân viên quản lý kho sẽ tổng hợp dữ liệu để lập các báo cáo quan trọng bao gồm sổ kho, báo cáo tồn kho, báo cáo luân chuyển,… Những báo cáo này chính là cơ sở quan trọng giúp Ban quản lý đưa ra quyết định điều chỉnh kế hoạch mua hàng, tối ưu quản lý kho hàng trong logistics.

Giải pháp quản lý kho hàng chuyên nghiệp với MONA TMS

Trước những vấn đề dai dẳng trong quản lý kho hàng và hệ quả nghiêm trọng mà chúng gây ra, việc tiếp tục dựa vào phương pháp thủ công là bất khả thi. Để thực sự chấm dứt thất thoát tồn kho, đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu chi phí vận hành, doanh nghiệp cần một nền tảng công nghệ có khả năng tự động hóa toàn bộ chuỗi kho vận.

Nhận thức rõ những khó khăn này trong quy trình quản lý kho hàng , đội ngũ kỹ sư của MONA đã nghiên cứu và phát triển MONA TMS – Giải pháp quản lý kho vận và vận tải chuyên biệt, với các tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhập kho, lưu kho, quản lý kho một cách tự động, chính xác và tiết kiệm chi phí, hơn hết là góp phần xây dựng quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu nhất.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho hàng MONA TMS:

• Quản lý nhập – xuất kho hàng chính xác: Tự động hóa hoàn toàn quy trình nhập/xuất kho bằng mã vạch (barcode) hoặc QR code, loại bỏ sai sót thủ công.
• Tối ưu hóa layout kho: Cho phép sắp xếp và quản lý vị trí hàng hóa thông minh theo vị trí, lô, hạn sử dụng,… giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và rút ngắn thời gian lấy hàng.
• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Phần mềm giám sát kho theo dõi quản lý tồn kho chính xác theo từng vị trí và thời gian thực, giúp nắm rõ số lượng hàng hóa hiện có, vị trí lưu trữ, để dễ dàng điều phối hàng cho các chuyến xe giao hàng kế tiếp, ngăn ngừa tình trạng thiếu hoặc thừa hàng.
• Quản lý kho bãi thông minh: Phần mềm quản lý kho bãi theo dõi sát sao công suất sử dụng của kho bãi, sức chứa theo từng khu vực hoặc tầng kệ.
• Giám sát trung chuyển minh bạch: Đảm bảo quy trình trung chuyển hàng hóa diễn ra minh bạch và chính xác tuyệt đối.

Bên cạnh các tính năng quản lý kho hàng online hiệu quả, phần mềm MONA TMS còn được tích hợp các tính năng khác như:

• Quản lý vận đơn và trạng thái: Theo dõi chi tiết trạng thái từng đơn hàng, tự động cập nhật tiến độ và chứng từ vận chuyển, giúp khách hàng và nội bộ luôn nắm bắt được thông tin.
• Tối ưu phương tiện và tài xế: Lưu trữ hồ sơ chi tiết về xe, tài xế, lịch trình bảo trì và định mức nhiên liệu, giúp kiểm soát chi phí và hiệu suất đội xe tối đa.
• Theo dõi hành trình và xử lý sự cố: Giám sát lộ trình di chuyển của xe qua GPS theo thời gian thực, cảnh báo và cho phép xử lý kịp thời mọi sự cố phát sinh trên đường.
• Báo cáo phân tích dữ liệu chuyên sâu: Tích hợp các báo cáo trực quan, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả vận hành toàn bộ chuỗi cung ứng, từ kho đến giao hàng, ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

MONA TMS chính là giải pháp tổng thể giúp doanh nghiệp logistics giảm thiểu chi phí quản lý kho, tối ưu hóa lộ trình giao hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng trong một nền tảng duy nhất. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận được tư vấn chi tiết từ đội ngũ chuyên gia!

Thông tin liên hệ chi tiết:

• Điện thoại: 1900 636 648
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM

Tóm lại, việc xây dựng một quy trình quản lý kho hàng bài bản không chỉ là một nhiệm vụ vận hành, mà là một chiến lược giúp doanh nghiệp giảm thất thoát, tăng tốc độ phục vụ và tối ưu hóa nguồn vốn. Thay vì cố gắng quản lý kho bằng các phương pháp thủ công hay những công cụ rời rạc không còn phù hợp, hãy tham khảo phần mềm quản lý kho hàng và vận tải toàn diện MONA TMS có thể giúp bạn tự động hóa, kiểm soát tồn kho theo thời gian thực và tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận chuyển chỉ trên một nền tảng duy nhất.