Quy Trình Nghiệp Vụ Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Quản lý kho hàng là yếu tố then chốt trong kinh doanh, giúp kiểm soát hàng hóa hiệu quả và tối ưu lợi nhuận. Công việc này bao gồm lập kế hoạch, lưu trữ, giám sát tồn kho để đảm bảo chất lượng sản phẩm và giao hàng đúng hạn. Tuy nhiên, để vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp quản lý kho hàng chuyên nghiệp. Dưới đây, MONA Software sẽ chia sẻ quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình theo dõi và điều phối toàn bộ hoạt động trong kho hàng. Quá trình này bao gồm việc tiếp nhận, lưu trữ, xuất nhập hàng hóa, theo dõi hàng tồn kho và kiểm soát luồng di chuyển của sản phẩm. Ngoài ra, quy trình quản lý kho còn liên quan đến đào tạo nhân sự, lên kế hoạch công việc và phối hợp vận chuyển.

Một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất – kinh doanh ổn định. Việc kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho giúp giảm thất thoát, tối ưu diện tích lưu trữ và cắt giảm chi phí vận hành. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất sử dụng kho và cải thiện khả năng đáp ứng đơn hàng đúng hạn.

Cụ thể, các nhiệm vụ chính khi quản lý kho hàng bao gồm:

• Lập kế hoạch và bố trí vị trí lưu trữ cho từng loại hàng hóa.
• Sắp xếp, phân loại hàng hóa theo nguyên tắc rõ ràng, dễ kiểm soát.
• Đảm bảo hàng được bảo quản đúng cách và đúng vị trí quy định.
• Kiểm tra chất lượng và điều kiện hàng hóa theo tiêu chuẩn nội bộ.
• Tiếp nhận, đối chiếu chứng từ nhập – xuất hàng theo đúng quy trình.
• Ghi nhận đầy đủ các phiếu nhập kho, xuất kho để cập nhật tồn kho chính xác.
• Duy trì mức tồn kho tối thiểu để không gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Theo dõi số liệu xuất – nhập – tồn theo từng ngày, tuần, quý và năm.

Những công việc này đòi hỏi sự cẩn trọng, tổ chức khoa học và khả năng kiểm soát dữ liệu tốt để đảm bảo quy trình quản lý kho hàng hiệu quả và ổn định.

-> Tham khảo thêm ngay: Chi tiết cách quản lý tồn kho chuyên nghiệp nhất hiện nay

Vai trò của quản lý kho hàng hiệu quả trong doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, hàng tồn kho thường chiếm từ 40% đến 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Việc kiểm soát chặt chẽ kho hàng không chỉ giúp bảo toàn tài sản mà còn là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả vận hành.

Về chi tiết, một quy trình quản lý kho hàng tối ưu sẽ mang tới những lợi ích thiết thực như:

• Kiểm soát thất thoát hàng hóa: Khi quy trình quản lý kho hàng được thiết lập rõ ràng, việc kiểm tra xuất – nhập trở nên minh bạch. Điều này giúp hạn chế gian lận, giảm hao hụt vật lý và tránh thất thoát do sai lệch giá. Nhà quản lý có thể nhanh chóng phát hiện bất thường và xử lý kịp thời.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Dư thừa tồn kho làm tăng chi phí điện, nước, nhân sự và khấu hao thiết bị. Một cách quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu không gian, hạn chế hàng hư hỏng và từ đó kiểm soát chi phí tốt hơn.
• Chủ động trong kế hoạch nhập hàng: Dựa vào dữ liệu tồn kho, doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch nhập hàng chính xác, tránh tình trạng mua sai, mua dư hoặc tồn hàng khó bán. Điều này đặc biệt cần thiết với các sản phẩm có chu kỳ ngắn hoặc theo mùa vụ.
• Tối ưu doanh thu bán hàng: Quản lý kho thường xuyên giúp xác định mặt hàng bán chạy và hàng tồn kho lâu ngày. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược luân chuyển hàng phù hợp như khuyến mãi, xả kho hoặc tái phân phối, nhằm tăng tốc vòng quay và tối ưu doanh thu.

Việc đầu tư vào quy trình quản lý kho hàng không chỉ giúp vận hành ổn định mà còn là chìa khóa để cải thiện lợi nhuận và giữ vững khả năng cạnh tranh.

-> Đọc thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Các yếu tố và cách tính chính xác

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý hàng nhập kho của doanh nghiệp

Quản lý hàng nhập vào kho là bước quan trọng nhằm đảm bảo hàng hóa, vật tư được lưu trữ đúng cách và đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Quy trình nhập kho (Put-Away) cần dựa trên kế hoạch tổng thể và tình trạng tồn kho hiện tại để tránh thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa.

Trong quá trình nhập hàng, đặc biệt với doanh nghiệp lớn, việc ghi nhận thông tin chính xác là bắt buộc. Hầu hết hàng hóa hiện nay đều có mã QR, giúp kiểm soát nhanh số lượng và chủng loại. Ghi chép đầy đủ dữ liệu không chỉ giúp theo dõi chính xác mà còn hạn chế thất thoát, góp phần xây dựng quy trình quản lý kho hàng hiệu quả và minh bạch.

Quá trình lưu kho

Sau khi hoàn tất bước nhập kho, hàng hóa sẽ được đưa vào khu vực lưu trữ và sắp xếp theo nguyên tắc phân bổ cố định hoặc linh hoạt đã được doanh nghiệp thiết lập từ trước. Mục tiêu là đảm bảo quá trình lưu kho diễn ra trật tự, dễ kiểm soát và thuận tiện cho các bước xuất kho sau này.

Doanh nghiệp có thể phân chia khu vực lưu trữ theo nhiều tiêu chí tùy theo đặc thù hoạt động:

• Theo thời điểm nhập hàng: Phân khu cho hàng mới nhập, hàng tồn theo tuần, tháng hoặc quý. Cách này phù hợp với mô hình quản lý theo thời gian để dễ dàng theo dõi vòng đời sản phẩm.
• Theo trạng thái hàng hóa: Bao gồm hàng đã nhập kho chính thức, hàng đang chờ kiểm tra hoặc hàng chờ xử lý đề xuất. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa các trạng thái hàng hóa trong hệ thống.
• Theo đặc điểm sản phẩm: Sắp xếp theo chủng loại, kích thước, trọng lượng hoặc tính chất bảo quản (hàng dễ vỡ, hàng cần nhiệt độ lạnh, v.v…). Cách làm này giúp tối ưu không gian và rút ngắn thời gian lấy hàng.

Khi hàng hóa được đưa vào vị trí lưu kho, thủ kho sẽ in tem và dán lên thùng hàng hoặc pallet để đánh dấu thông tin nhận diện. Đồng thời, vị trí lưu trữ sẽ được cập nhật vào sơ đồ kho hoặc phần mềm quản lý kho để phục vụ cho việc truy xuất nhanh chóng, chính xác.

Lưu ý, việc lưu kho cần được thực hiện dưới sự hướng dẫn của thủ kho và phối hợp của nhân viên, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy trình quản lý kho hàng đã đề ra và tránh sai sót trong vận hành.

Quá trình lấy hàng

Ở bước này, nhân viên kho chuẩn bị hàng theo đúng số lượng và chủng loại trong đơn. Doanh nghiệp thường áp dụng hai cách:

• Lấy theo đơn hàng: Chuẩn bị từng đơn riêng lẻ, dễ kiểm soát chất lượng. Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, đơn hàng ít và không liên tục.
• Lấy theo cụm: Gom hàng theo nhóm có cùng đặc điểm để tiết kiệm thời gian. Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng. Cần kho sắp xếp khoa học.

Doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ như Pick to Light để tăng tốc độ và giảm sai sót khi lấy hàng.

Quá trình xuất hàng hóa

Tất nhiên, sau quá trình nhập hàng, bảo quản, lưu trữ hàng hóa thì khâu cuối cùng đó chính là xuất hàng, mang các sản phẩm này đến với người tiêu dùng, đối tác. Về chi tiết, quá trình xuất kho sẽ theo các bước:

• Tiếp nhận yêu cầu xuất kho: Quy trình xuất kho bắt đầu khi bộ phận kho nhận được phiếu đề nghị xuất kho từ các phòng ban có thẩm quyền, như bộ phận sản xuất, kinh doanh hoặc bán hàng.
• Kiểm tra tồn kho: Trước khi thực hiện xuất hàng, nhân viên kho cần kiểm tra số lượng hàng tồn để đảm bảo đáp ứng đủ yêu cầu. Việc này thường được thực hiện nhanh chóng thông qua phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống sổ sách. Nếu tồn kho không đủ, thủ kho cần báo cáo để lên kế hoạch nhập hàng bổ sung kịp thời.
• Lập phiếu xuất kho và xử lý chứng từ: Sau khi xác nhận hàng đủ điều kiện xuất kho, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho, đồng thời phối hợp với bộ phận quản lý để phát hành hóa đơn và hoàn tất các thủ tục giấy tờ cần thiết theo quy định nội bộ.
• Thực hiện xuất hàng: Thủ kho tiến hành xuất hàng theo đúng thông tin ghi trên phiếu, đảm bảo đúng chủng loại, số lượng và thời gian yêu cầu.
• Ghi nhận và cập nhật dữ liệu: Sau khi hoàn tất xuất kho, kế toán kho cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý hoặc hệ thống sổ sách. Đồng thời, tiến hành hạch toán giá trị hàng xuất và xác định số lượng tồn kho thực tế tại thời điểm hiện tại.

Việc thực hiện đầy đủ và chính xác từng bước trong quy trình xuất kho giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn hàng, đảm bảo tính minh bạch và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành.

Hoàn hàng

Hoàn hàng không phải là bước bắt buộc trong quy trình quản lý kho hàng, nhưng sẽ phát sinh khi sản phẩm không đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Việc này đòi hỏi hai bên – mua và bán – tuân thủ một số nguyên tắc cụ thể.

Theo đó, bên mua cần đưa ra lý do rõ ràng, đúng với chính sách hoàn hàng đã cam kết. Bên bán phải xây dựng quy trình xử lý hàng hoàn trả minh bạch, bao gồm: kiểm tra chất lượng, tái nhập kho, sửa lỗi, tái chế hoặc tiêu hủy tùy theo tình trạng sản phẩm.

Toàn bộ quá trình hoàn hàng cần được ghi nhận đầy đủ để điều chỉnh doanh thu và tồn kho chính xác, tránh sai lệch trong quản lý kho và sổ sách kế toán.

Kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê định kỳ là hoạt động quan trọng trong quy trình quản lý kho vật tư, giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá trị tài sản tồn kho và đối chiếu với dữ liệu kế toán. Quá trình này không chỉ hỗ trợ kiểm soát hàng hóa mà còn phát hiện kịp thời các sai lệch phát sinh trong quá trình lưu trữ và vận hành.

• Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê, phân công nhân sự, xác định khu vực, mã hàng, số lượng và ghi chú kiểm đếm.
• Bước 2: Tiến hành kiểm đếm thực tế theo khu vực, đồng thời rà soát hạn sử dụng và tồn kho lớn để điều chỉnh cách sắp xếp kho nguyên vật liệu nếu cần.
• Bước 3: Đối chiếu kết quả thực tế với dữ liệu lưu trữ. Nếu có chênh lệch, cần lập báo cáo và xử lý.
• Bước 4: Lưu biên bản kiểm kê vào phần mềm hoặc sổ sách để theo dõi và làm căn cứ cho các quyết định điều chỉnh sau này.

Việc thực hiện kiểm kê kho định kỳ giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác trong quản lý, nâng cao hiệu quả vận hành và tạo nền tảng cho các quyết định nhập – xuất kho chính xác, kịp thời.

–> Tìm hiểu thêm: Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả

Thống kê và báo cáo trong quản lý kho hàng

Công tác thống kê và báo cáo kho là phần không thể thiếu trong quá trình quản lý kho hàng, cung cấp dữ liệu chính xác giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả.

Để nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng một số biểu mẫu báo cáo phổ biến sau:

• Sổ kho: Ghi nhận xuất – nhập – tồn thực tế.
• Báo cáo tồn kho: Theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa tại từng khu vực.
• Báo cáo vượt/thiếu định mức: Giúp điều chỉnh kế hoạch nhập – xuất hàng.
• Gợi ý nhập hàng: Dựa trên dữ liệu bán hàng và xu hướng thị trường.
• Báo cáo kiểm hàng: Phát hiện thiếu hụt, hư hỏng và nguyên nhân thất thoát.

Việc tổ chức báo cáo khoa học và định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao tính chủ động, giảm rủi ro và cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng toàn diện.

Như vậy, quy trình quản lý kho hàng bài bản đóng vai trò then chốt trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp, đặc biệt ở các công ty có quy mô lớn. Việc áp dụng hệ thống quản lý kho khoa học không chỉ giúp kiểm soát tốt hàng hóa, tối ưu lưu trữ mà còn hỗ trợ hiệu quả cho sản xuất và các quyết định kinh doanh. Đây là bước cần thiết để đảm bảo hàng hóa được quản lý an toàn, chính xác và đồng bộ trong toàn bộ chuỗi hoạt động. Hy vọng những thông tin mới được MONA chia sẻ trên đây sẽ hữu ích tới bạn.