Trở lại
Ưu nhược điểm của quản lý vận tải bằng Excel
File Excel được ra đời nhằm hỗ trợ việc quản lý xe tải bằng excel tốt và dễ dàng hơn. Vậy việc sử dụng excel để quản lý có những ưu nhược điểm gì? Hãy cùng tham khảo những ưu điểm và nhược điểm đó dưới đây nhé.
Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí: File excel là một trong những phần mềm đã được cài sẵn trên máy rồi. Do đó, mọi người sẽ không cần phải bỏ thêm bất cứ một chi phí nào để sử dụng nó. Đây cũng là một cách để tiết kiệm được một khoản chi phí tốt.
Sử dụng excel việc nhập dữ liệu sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều
Nhập số liệu đơn giản và nhanh chóng: Trong quản lý vận tải mọi người chỉ cần một vài thao tác đơn giản và nhanh gọn để nhập toàn độ số liệu. Bên cạnh đó, việc cập nhật số liệu cũng vô cùng nhanh chóng giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với các quản lý thông thường trước đây.
File quản lý riêng biệt: Khi sử dụng file excel để quản lý thì mọi dữ liệu sẽ đều được lưu vào một file riêng. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lý cũng như theo dõi và điều hành mọi hoạt động trong công việc.
Mời bạn xem thêm: Track & trace là gì? Ứng dụng track & trace trong hoạt động vận tải quốc tế
Nhược điểm
Dễ bị nhầm lẫn: Trong mỗi công ty vận tải thì đều sẽ có một lượng file lớn. Chính vì vậy, trong việc quản lý với số lượng lớn dữ liệu như vậy đôi khi sẽ khiến cho nhiều người bị nhầm lẫn, dẫn đến sai sót. Điều này cũng sẽ khiến cho người quản lý mất nhiều thời gian hơn trong việc tìm kiếm và chỉnh sửa lại.
Khó khăn trong báo cáo: Việc sử dụng file excel trong việc quản lý sẽ khiến cho việc báo cáo và theo dõi trở nên khó khăn hơn khá nhiều. Đồng thời, các tính năng cũng bị hạn chế khi muốn sử dụng thì cần phải thao tác nhiều lần. Điều này sẽ khiến cho hệ thống dễ bị sai sót và nhầm lẫn.
Tính bảo mật thấp: Mọi người có thể sử dụng file excel miễn phí nhưng các dữ liệu sẽ được lưu trên máy chung, tức là bất cứ ai cũng có thể sửa được. Ngoài ra, excel cũng không có tính năng ghi lại lịch sử nên khi khi thông tin bị mất sẽ rất khó khăn để lấy lại.
Kiểm tra trở nên khó khăn: Mọi người chỉ có thể sử dụng excel trên máy tính. Do đó, việc kiểm tra sẽ trở nên bất tiện và khó khăn hơn so với việc đối chiếu số liệu thực tế, việc kiểm tra độ chính xác hay số liệu cũng sẽ cần khá nhiều thời gian.
Mời bạn xem thêm: Cross docking là gì? Những điều cần biết về Cross docking
Kinh nghiệm quản lý vận tải bằng excel
Trong thực tế, hầu hết mọi hoạt động trong lĩnh vực vận tải thì cần phải sử dụng file excel. Bởi nếu như quản lý bằng giấy tờ sẽ rất không an toàn, có thể bị mất hoặc rách sẽ không dữ liệu nữa. Chính vì vậy, việc quản lý bằng excel trong vận tải được xem là vô cùng quan trọng. Sử dụng file excel sẽ giúp tiết kiệm được khá nhiều thời gian, công sức. Không chỉ vậy, việc tìm kiếm thông tin cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Excel không phù hợp sử dụng cho các công ty vận tải lớn. Quản lý vận tải bằng excel sẽ giúp mọi người nhiều hơn trong:
- Quản lý nhân viên, tài xe: Thời gian xe dừng lại, xuất phát và công nợ.
- Quản lý quá trình vận chuyển: Theo dõi trong suốt quá trình xe di chuẩn đi qua bao nhiêu địa điểm, đã tiêu tốn hết bao nhiêu xăng dầu.
- Quản lý tình trạng xe: Theo dõi và kiểm tra xem được xe hiện tại có đang gặp phải vấn đề gì hay không.
- Quản lý doanh thu và chi phí.
Thực sự mà nói thì đây là một công việc không hề đơn giản một chút nào, đòi hỏi người quản lý cần phải có kỹ năng tốt, cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, rất nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải vẫn phân vân không biết có nên sử dụng file excel trong việc quản lý hay không?
File excel thường phù hợp hơn với những đơn vị có quy mô hoạt động nhỏ với những tính toán không quá phức tạp, việc quản lý sẽ cần phải phụ thuộc nhiều vào người quản lý cùng nhiều yếu tố khác nữa. Ngoài ra, mọi người cần đặc biệt chú ý nên hạn chế sử dụng các hệ thống file khác, việc này có thể sẽ gây ra tình trạng nhầm lẫn, sai sót trong việc nhập dữ liệu, số liệu.
Mời bạn xem video dưới đây để hiểu hơn về quản lý vận tải bằng excel
Có nên quản lý vận tải bằng Excel không?
Câu hỏi được nhiều người đặt ra là có nên quản lý vận tải bằng file excel hay không? Đây là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra nhưng vẫn chưa được giải đáp. Việc sử dụng file excel phục vụ cho việc quản lý thực tế không thể đáp ứng tốt như các phần mềm quản lý vận tải. Nó không thể đảm nhiệm quá nhiều công việc nên thường không được sử dụng nhiều trong các công ty lớn, có nhiều thông tin dữ liệu cũng như bài toán.
Với những công ty nhỏ thì đây sẽ là sự lựa chọn phù hợp giúp quản lý hiệu quả và không tốn chi phí. Tuy nhiên vẫn cần phải có một người quản lý có kinh nghiệm để đảm bảo việc vận hành được diễn ra suôn sẻ. Còn đối với những công ty vận tải có quy mô lớn, cần tính toán nhiều thì tốt nhất là nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải.
Sử dụng phần mềm quản lý vận tải của Mona Software
Mona Media là một công ty chuyên thiết kế phần mềm phục vụ trong nhiều lĩnh vực khác nhau, và vận tải cũng không phải trường hợp ngoại lệ. Phần mềm quản lý vận tải logistics được xem là một trong những sản phẩm được sử dụng nhiều nhất của Mona. Phần mềm này giúp tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực, giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh và tài chính trở nên dễ dàng hơn. Một số lợi ích nổi bật mà phần mềm này mang lại như.
Nâng cao sức cạnh tranh với ứng dụng quản lý vận tải
Hiện nay, app vận tải là một công cụ vô cùng cần thiết, nó giúp cho doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát hơn. Ứng dụng có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng hơn, từ đó thúc đẩy doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ, nâng cao khả năng cạnh tranh. Nhất là trong lĩnh vực dịch vụ đang phát triển thì việc cạnh tranh lại diễn ra càng khốc liệt hơn.
Khi đối thủ không sử dụng phần mềm thì thời gian vận chuyển chắc chắn sẽ lâu hơn, cũng bởi vậy mà mất điểm trong mắt khách hàng. Bởi tất cả mọi người khi sử dụng phần mềm vận chuyển thì đều mong muốn hàng hóa của mình được đến tay nhanh chóng với chất lượng nguyên vẹn. Sử dụng phần mềm Mona Software giúp cho mọi người tối ưu được nhiều công đoạn, từ đó dễ dàng nâng điểm trong mắt khách hàng hơn.
Quản lý hiệu quả hơn với phần mềm Mona Software
Ưu điểm chung của tất cả các loại phần mềm quản lý đều là giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Và đương nhiên, với phần mềm Mona Software mọi hoạt động vận tải từ khi bắt đầu đến khi xuất hóa đơn sẽ đều được quản lý bởi hệ thống. Với phần mềm Mona Software, việc quản lý của mọi người sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, có thể theo dõi mọi chuyến hàng ở bất cứ nơi đâu. Phần mềm này cũng luôn cập nhật thời gian thật thông qua thiết bị di động và tín hiệu GPS.
Không chỉ giúp quản lý lộ trình hiệu quả mà phần mềm này còn giúp quản lý thông tin khách hàng, nhân viên giao vận để xử lý trong những trường hợp gặp phải sai sót hay gian lận xảy ra.
Kiểm soát, cân bằng tài chính
Cuối cùng, Mona Software giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc cân bằng và quản lý tài chính. Với các phần mềm quản lý thì việc quản lý tài chính luôn là quan trọng nhất. Dựa trên quá trình nhập dữ liệu, phần mềm này sẽ cho ra báo cáo doanh thu theo từng này, hàng tuần và cả hàng tháng. Nhờ đó mà các doanh nghiệp có thể tổng quan được tình hình kinh doanh của mình, đưa ra phương án cân bằng tài tính hiệu quả hơn, tìm ra được nguyên nhân gây tăng giảm doanh thu giữa các tháng.
Mọi người có thể sử dụng excel miễn phí, công cụ này lại không thể mang lại quá nhiều công dụng, không thể phục vụ tốt cho các công ty lớn. Với những công ty nhỏ thì phần mềm này cũng khá phù hợp nhưng vẫn cần một người quản lý có kinh nghiệm. Do đó, hãy cân nhắc quy mô hoạt động của công ty mình khi muốn sử dụng excel. Tham khảo phần mềm Mona Software để việc quản lý vận tải trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn nhé.
