Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn, tối ưu cho doanh nghiệp

Quản lý đơn hàng là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả, tăng trưởng bền vững và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Một quy trình quản lý đơn đặt hàng tối ưu không chỉ giúp kiểm soát tốt dòng chảy của hàng hóa mà còn giúp giảm thiểu sai sót, tối ưu chi phí và thời gian, đồng thời nâng cao trải nghiệm người mua. Trong bài viết này, MONA Software sẽ chia sẻ quy trình quản lý đơn đặt hàng chi tiết, đặc biệt, bạn sẽ tìm thấy những công cụ và phần mềm quản lý đơn hàng giúp tự động hóa quy trình, giải quyết các khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải khi quản lý đơn đặt hàng.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn đặt hàng là quá trình quản lý, theo dõi và xử lý các đơn hàng từ khi khách hàng đặt mua sản phẩm hoặc dịch vụ cho đến khi đơn hàng được giao tận tay người mua. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong các lĩnh vực thương mại điện tử và bán lẻ. Quản lý đơn đặt hàng hiệu quả không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Quy trình quản lý đơn đặt hàng chi tiết

Quy trình quản lý đơn hàng là một chuỗi hoạt động quan trọng từ khi khách hàng đặt mua sản phẩm đến khi giao hàng thành công, bao gồm cả việc xử lý các trường hợp đổi trả. Một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình bán hàng, giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là quy trình quản lý đơn hàng chi tiết, giúp bạn dễ dàng áp dụng cho cả đơn hàng online và offline.

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Tiếp nhận đơn hàng là bước khởi đầu trong quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả. Khi khách hàng đặt hàng, thông tin đơn hàng sẽ được hệ thống tiếp nhận và lưu trữ. Trong thời đại thương mại điện tử hiện nay, các đơn hàng không chỉ đến từ cửa hàng trực tiếp mà còn từ các sàn giao dịch trực tuyến như Shopee, Lazada, Tiki… Chính vì vậy, việc quản lý đơn hàng online một cách khoa học là vô cùng quan trọng.

Để đảm bảo quy trình tiếp nhận đơn hàng nhanh chóng và chính xác, việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng là cần thiết. Hệ thống này sẽ tự động đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh bán khác nhau, giúp bạn dễ dàng theo dõi thông tin về sản phẩm, số lượng và địa chỉ giao hàng. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn tiết kiệm thời gian đáng kể cho doanh nghiệp.

Bước 2: Xử lý đơn hàng

Khi đơn hàng đã được tiếp nhận, bước tiếp theo là xử lý đơn hàng, một công đoạn quan trọng giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng. Tại giai đoạn này, việc kiểm tra hàng hóa và đóng gói cần được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.

Tùy vào quy mô và đặc thù của doanh nghiệp, có thể lựa chọn một trong ba phương thức xử lý đơn hàng phổ biến:

• Warehouse fulfillment: Có nghĩa doanh nghiệp tự quản lý kho và hoàn tất đơn hàng.
• Dropshipping: Không cần lưu kho mà đơn hàng được gửi trực tiếp từ nhà cung cấp.
• Third-Party fulfillment: Thuê bên ngoài xử lý đơn hàng, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.

Bước 3: Lấy hàng tại kho

Lấy hàng tại kho là bước quan trọng tiếp theo sau khi đơn hàng được xử lý. Để đảm bảo việc lấy hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp cần áp dụng những phương pháp quản lý kho cũng như phần mềm quản lý kho phù hợp. Tùy vào quy mô và tính chất kinh doanh, việc áp dụng đúng phương pháp quản lý đơn hàng kho sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian.

Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương thức lấy hàng sau:

• Single order picking: Lấy từng đơn hàng một khi số lượng đơn hàng ít.
• Batch picking: Nhóm nhiều đơn hàng để lấy hàng cùng một lúc.
• Zone picking: Phân khu kho cho từng nhân viên, giúp việc lấy hàng nhanh chóng hơn.
• Wave picking: Chia công việc lấy hàng thành từng đợt, phù hợp với số lượng đơn hàng lớn..

Bước 4: Đóng gói hàng

Đóng gói hàng hóa là bước không thể thiếu trong quy trình quản lý đơn hàng. Đây là công đoạn giúp bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển đồng thời tạo sự chuyên nghiệp cho thương hiệu. Mỗi sản phẩm cần được đóng gói cẩn thận, đảm bảo chất lượng và bảo vệ đúng cách.

Quy trình đóng gói bao gồm những công việc như chọn bao bì phù hợp, cân hàng hóa, dán nhãn mác với thông tin sản phẩm và số lượng chính xác. Sự chú trọng đến từng chi tiết trong bước đóng gói không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng, nâng cao sự hài lòng khi họ nhận được sản phẩm.

Bước 5: Giao hàng cho khách

Giao hàng cho khách là bước cuối cùng trong quy trình quản lý đơn hàng, nhưng lại có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Khi đơn hàng được đóng gói xong, công đoạn giao hàng cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác để đảm bảo khách hàng nhận được hàng đúng thời gian và trong tình trạng hoàn hảo.

Để việc giao hàng suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước như in nhãn vận chuyển, đánh dấu đơn hàng trong hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng, và gửi email xác nhận cho khách hàng về tình trạng đơn hàng của họ. Việc cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian giao hàng sẽ giúp khách hàng dễ dàng theo dõi đơn hàng, đồng thời tăng cường sự hài lòng và tin tưởng vào dịch vụ.

Bước 6: Chăm sóc khách hàng xử lý yêu cầu sau bán

Chăm sóc khách hàng sau khi đơn hàng đã được giao là yếu tố quan trọng trong việc giữ chân khách hàng và xây dựng uy tín thương hiệu. Một dịch vụ khách hàng tốt không chỉ giúp giải quyết vấn đề mà còn tạo dựng lòng trung thành từ khách hàng.

Sau khi giao hàng thành công, bạn cần lắng nghe và giải quyết các vấn đề mà khách hàng gặp phải, chẳng hạn như sản phẩm bị lỗi, giao nhầm hàng, hoặc thời gian giao hàng lâu. Các giải pháp như đổi trả, hoàn tiền, hoặc cung cấp các ưu đãi như voucher giảm giá sẽ giúp giải quyết sự cố và xoa dịu khách hàng.

Những phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả

Để vận hành kinh doanh một cách mượt mà và tối ưu lợi nhuận, doanh nghiệp cần áp dụng cách quản lý đơn hàng hiệu quả xuyên suốt từ lúc nhận đơn đến khi giao hàng và xử lý sau bán. Việc này không chỉ nâng cao năng suất, giảm chi phí mà còn tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Dưới đây là những phương pháp quản lý đơn hàng được nhiều doanh nghiệp thành công áp dụng hiện nay:

Quản lý tồn kho chính xác và kịp thời

Quản lý tồn kho là yếu tố cốt lõi trong quá trình quản lý đơn hàng bởi nó quyết định khả năng thực hiện đơn hàng đúng hạn và tránh tồn kho ảo, thất thoát hoặc thiếu hàng. Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả sẽ:

• Theo dõi số lượng hàng hóa theo thời gian thực để cập nhật chính xác mức tồn kho.
• Giảm thiểu sai sót khi xử lý đơn đặt hàng bằng dữ liệu tồn kho tự động thay vì nhập tay.
• Đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu, tránh tình trạng hết hàng hoặc dư thừa hàng tồn kho không cần thiết.

Phân loại hàng hoá kỹ lưỡng

Phân loại hàng hóa một cách khoa học giúp việc xử lý đơn diễn ra nhanh chóng, chính xác và dễ theo dõi. Khi hàng hóa được phân loại rõ ràng theo nhóm sản phẩm, kích thước, SKU hay đặc tính riêng, doanh nghiệp sẽ:

• Tiết kiệm thời gian khi chọn và đóng gói hàng hóa.
• Giảm thiểu nhầm lẫn trong việc xử lý đơn hàng, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Dễ dàng quản lý số lượng hàng tồn theo từng nhóm, hỗ trợ việc quyết định nhập hàng hoặc điều chỉnh tồn kho chính xác hơn.

Quản lý đơn hàng đa kênh

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, khách hàng có thể đặt đơn từ nhiều nguồn khác nhau như website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội hay cửa hàng vật lý. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng doanh thu mà không bị mất kiểm soát hoạt động vận hành khi đơn hàng tăng cao.

Quản lý đơn hàng đa kênh là phương pháp tổng hợp và thống nhất các đơn đặt hàng từ tất cả kênh này trên cùng một hệ thống để doanh nghiệp:

• Có cái nhìn tập trung và toàn diện về tất cả đơn hàng trong doanh nghiệp.
• Đồng bộ tồn kho theo thời gian thực để tránh bán quá số lượng hàng thực tế.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ khi khách hàng có thể theo dõi đơn hàng và nhận thông tin chính xác dù đặt qua kênh nào.

Xử lý hoàn trả đơn hàng

Hoàn trả đơn hàng là phần không thể bỏ qua trong quy trình quản lý đơn hàng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu. Thiết lập quy trình đối soát COD, kiểm tra chất lượng sản phẩm trả về và phản hồi kịp thời là các bước nên có trong cách quản lý hoàn trả đơn hàng hiệu quả.

Một phương pháp quản lý hoàn trả hiệu quả sẽ:

• Thiết lập chính sách đổi trả minh bạch và rõ ràng.
• Tự động cập nhật dữ liệu tồn kho khi khách hàng trả lại hàng, nhờ đó giữ số liệu luôn chính xác.
• Góp phần nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng bằng cách xử lý nhanh các tình huống phát sinh.

Phân tích dữ liệu để tối ưu quy trình

Phân tích dữ liệu là yếu tố nâng cao hơn trong quản lý đơn hàng hiệu quả. Việc tối ưu hoá quy trình dựa trên dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh trước biến động thị trường mà còn tăng khả năng giữ chân khách hàng nhờ dịch vụ tốt hơn.

Khi doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu từ hệ thống quản lý đơn hàng và các nguồn khác, họ có thể:

• Nhận ra xu hướng mua sắm và nhu cầu khách hàng để tối ưu tồn kho và dự báo chính xác hơn.
• Đánh giá hiệu suất xử lý đơn hàng, từ đó cải thiện tốc độ và chất lượng vận hành.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu để định hướng hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn trong dài hạn.

Ứng dụng công nghệ và tự động hoá

Việc ứng dụng công nghệ và tự động hoá trong quản lý đơn hàng là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp tạo ưu thế cạnh tranh trong thời đại số. Nhờ tự động hoá, doanh nghiệp có thể xử lý đơn hàng nhanh hơn, chính xác hơn và giảm thiểu rủi ro do thao tác thủ công gây ra.

Công nghệ giúp xử lý khối lượng công việc lớn với độ chính xác cao thông qua:

• Hệ thống Order Management System (OMS) tự động ghi nhận, xử lý thanh toán, kiểm tra tồn kho và theo dõi vận chuyển.
• Tích hợp OMS với các hệ thống CRM, ERP để kết nối thông tin khách hàng, đơn hàng và tài chính một cách liền mạch.
• Tự động gửi thông báo trạng thái đơn hàng tới khách hàng, giảm thiểu sai sót và nhân lực vận hành thủ công.

Những khó khăn thường gặp khi quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong thương mại điện tử. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp phải các thách thức khi triển khai quản lý đơn đặt hàng, khiến quy trình kém hiệu quả, dễ sai sót và ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là những khó khăn phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi quản lý đơn hàng và vận hành quy trình này:

Theo dõi trạng thái đơn hàng chi tiết

Việc cập nhật, theo dõi và quản lý tình trạng đơn hàng từ lúc khách hàng đặt cho đến khi giao hàng là một thách thức lớn nếu doanh nghiệp chưa có hệ thống quản lý đơn hàng tập trung. Khi xử lý bằng cách thủ công hoặc qua nhiều hệ thống riêng lẻ, rất dễ xảy ra sai sót trong việc cập nhật trạng thái đơn như: đơn chưa xử lý, đơn đang giao hay đơn đã hoàn thành. Điều này có thể dẫn đến đơn hàng bị bỏ quên, giao chậm hoặc phản hồi không kịp thời cho khách hàng.

Sai sót trong kiểm soát tồn kho và dữ liệu hàng hóa

Một trong những điểm dễ gây lỗi nhất trong quy trình quản lý đơn hàng là quản lý tồn kho không chính xác. Khi kho hàng không được cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp rất dễ bán vượt số lượng hàng tồn hoặc thiếu hàng để phục vụ các đơn tiếp theo. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng mà còn làm giảm trải nghiệm khách hàng.

Nhập liệu thủ công gây sai sót và thiếu nhất quán

Khi số lượng đơn hàng tăng cao, việc nhập liệu thủ công trở nên kém hiệu quả và dễ sai sót hơn bao giờ hết. Nhân viên phải gõ tay thông tin đơn hàng, địa chỉ, số lượng sản phẩm…, chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến đơn hàng bị giao sai hoặc thất lạc. Đây là một trong những khó khăn phổ biến khi quản lý đơn hàng trước khi áp dụng phần mềm tự động hóa và hệ thống quản lý tập trung.

Khó khăn trong xử lý tăng đột biến đơn hàng

Trong các dịp cao điểm như lễ tết, kỳ khuyến mãi hay sự kiện sale lớn, số lượng đơn hàng có thể tăng đột biến. Nếu doanh nghiệp chưa có quy trình linh hoạt hoặc hệ thống quản lý đơn hàng online đủ mạnh, việc xử lý số lượng đơn lớn trong thời gian ngắn sẽ dễ dẫn đến tình trạng backlog đơn, chậm trễ giao hàng và gây áp lực lớn lên đội ngũ nhân sự.

Phối hợp giữa các bộ phận và đối tác chưa hiệu quả

Quản lý đơn hàng không chỉ là nhiệm vụ của một bộ phận duy nhất mà đòi hỏi sự phối hợp giữa bán hàng, kho vận, tài chính và chăm sóc khách hàng. Khi dữ liệu và quy trình rời rạc, thông tin đơn hàng không được chia sẻ đồng bộ, các bộ phận dễ bị mất liên lạc, gây chậm trễ xử lý đơn và khó phản hồi kịp thời cho khách hàng.

Giao hàng chậm và sai sót vận chuyển

Trong quá trình giao hàng cho khách, doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi phải điều phối nhân sự, chọn lộ trình thích hợp và xử lý các yếu tố tác động ngoài tầm kiểm soát như tắc đường, thời tiết xấu… Tình trạng giao hàng chậm trễ, giao nhầm đơn hoặc thất lạc hàng là những vấn đề thường xuyên xảy ra nếu chưa thiết lập quy trình vận chuyển tối ưu.

Quản lý công nợ và thanh toán phức tạp

Đối với các doanh nghiệp sử dụng hình thức thu tiền khi nhận hàng (COD) hoặc làm việc với nhiều đối tác vận chuyển khác nhau, việc theo dõi công nợ và đối soát thanh toán cũng là một thách thức. Thiếu sự quản lý chặt chẽ có thể dẫn đến sai lệch tài chính hoặc mất tiền không rõ nguyên nhân.

Xử lý hoàn trả đơn hàng và khiếu nại khách hàng

Hoàn trả đơn hàng là một phần tất yếu của bán hàng trực tuyến, nhưng quy trình này có thể rất phức tạp nếu không được thiết kế rõ ràng. Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc kiểm tra hàng trả về, hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm đúng hạn, khiến khách hàng không hài lòng và ảnh hưởng tới uy tín thương hiệu.

MONA TMS – Phần mềm quản lý đơn đặt hàng thông minh, tối ưu

Khi doanh nghiệp đối mặt với vô vàn thử thách trong việc quản lý đơn hàng, từ việc theo dõi trạng thái đơn hàng đến việc xử lý tồn kho chính xác và giảm thiểu sai sót, việc áp dụng một phần mềm quản lý đơn hàng thông minh là điều không thể thiếu. MONA TMS là giải pháp quản lý đơn hàng tối ưu, giúp giải quyết triệt để các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải trong quản lý đơn hàng.

Phần mềm quản lý đơn đặt hàng MONA TMS cung cấp một nền tảng quản lý đơn hàng đa kênh mạnh mẽ, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tối ưu quy trình vận hành, từ đó tăng cường hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý đơn đặt hàng MONA TMS gồm:

• Tiếp nhận đơn hàng đa kênh: MONA TMS tự động hóa việc tiếp nhận và tổng hợp đơn hàng từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm ERP, WMS, các sàn TMĐT hay thậm chí từ file nhập liệu. Tất cả đơn hàng sẽ được chuyển về một nền tảng duy nhất, giúp dễ dàng quản lý và theo dõi mà không bị gián đoạn.
• Phân loại và xử lý đơn hàng: Phần mềm quản lý đơn hàng online cho phép nhận diện, phân loại và đưa ra báo giá vận chuyển tự động cho từng đơn hàng. Ngoài ra, MONA TMS còn hỗ trợ tạo và quản lý đơn hàng nháp cũng như quản lý hóa đơn trực tiếp, chính xác.
• Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực: MONA TMS cung cấp tính năng theo dõi hành trình đơn hàng trên bản đồ số. Phần mềm cập nhật trạng thái đơn hàng liên tục, giúp bạn theo dõi vị trí chính xác của hàng hóa và phương tiện vận chuyển, đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hẹn.
• Báo cáo hiệu suất: MONA TMS cung cấp các báo cáo chi tiết về tiến độ giao hàng, doanh thu, lợi nhuận và công nợ liên quan đến các đơn hàng, tất cả đều có thể được truy xuất theo thời gian thực.

Bên cạnh các tính năng quản lý đơn hàng hiệu quả, MONA TMS còn được tích hợp các tính năng khác như:

• Theo dõi hoa hồng và hiệu suất làm việc: MONA TMS phân tích hiệu suất làm việc của từng tuyến đường, khách hàng hoặc tài xế, giúp nhà quản lý đánh giá chính xác năng suất và lợi nhuận, từ đó đưa ra các quyết định điều phối hợp lý hơn.
• Tích hợp thanh toán và theo dõi thu chi: Phần mềm giúp tự động cập nhật các khoản doanh thu, chi phí vận hành và tiền thu hộ COD. Đồng thời còn tự động đối soát nhanh chóng, minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các giao dịch tài chính mà không phải lo lắng về việc sai sót.
• Quản lý phương tiện và tài xế: MONA TMS cho phép lưu trữ hồ sơ phương tiện, bao gồm biển số, tải trọng, lịch bảo dưỡng và phân công chuyến đi. Phần mềm quản lý vận tải logistics còn theo dõi vị trí phương tiện qua GPS, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ quá trình vận hành, giúp giảm thiểu rủi ro trong công tác vận chuyển.
• Lập kế hoạch vận tải và tối ưu tuyến đường: MONA TMS tự động gợi ý các tuyến đường ngắn nhất và tối ưu hóa việc gom đơn thông minh. Điều này giúp giảm chi phí nhiên liệu và tiết kiệm thời gian vận chuyển, đồng thời tối ưu hiệu suất của mỗi chuyến đi.
• Quản lý kho bãi: Phần mềm quản lý kho bãi container giúp kiểm soát việc check-in và check-out hàng hóa, tồn kho cũng như luân chuyển nhập, xuất theo thời gian thực. Điều này giúp quản lý kho một cách chính xác và hiệu quả hơn.

MONA TMS là giải pháp toàn diện cho việc quản lý đơn hàng và vận tải, giúp doanh nghiệp giải quyết gần như mọi vấn đề trong quy trình vận hành logistics nội địa. Hãy liên hệ ngay qua HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn về giải pháp quản lý vận tải nội địa toàn diện MONA TMS và tối ưu hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ chi tiết:

• Điện thoại: 1900 636 648
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM

Việc quản lý đơn hàng nghe thì không phức tạp nhưng thực ra cũng không hề đơn giản nếu bạn không biết cách. Nhưng đây cũng là một mấu chốt giúp cho việc kinh doanh đạt thành công như mong đợi. Hi vọng với những chia sẻ về quy trình quản lý đơn đặt hàng của bài viết trên, bạn sẽ cải thiện nhanh chóng hoạt động kinh doanh của mình.