Trở lại
Quản lý đơn đặt hàng là gì?
Quản lý đơn đặt hàng là việc theo dõi các đơn hàng của khách và xử lý các bước liên quan để hoàn thành đơn hàng. Quy trình quản lý đơn hàng bao gồm nhiều công đoạn như từ chấp nhận đơn hàng, chuẩn bị hàng, đóng gói hàng hóa, gửi bên vận chuyển và hậu bán hàng.
Quy trình quản lý đơn đặt hàng đơn giản
Quy trình này bắt đầu ngay từ khi khách đặt hàng tới khi họ nhận được hàng hoặc dịch vụ. Thông tin đơn đặt hàng sẽ được gửi đến kho của cửa hàng, nhân viên kho sẽ chuẩn bị hàng, đóng gói hàng hóa và gửi vận chuyển. Quá trình này kết thúc khi khách hàng xác nhận đã nhận được sản phẩm và xử lý phản hồi khách hàng (nếu có).
Về cơ bản, quy trình quản lý đơn đặt hàng sẽ được chia thành 3 giai đoạn: Nhận đơn đặt hàng, thực hiện đơn đặt hàng và xử lý sau khi bán hàng. Chi tiết quy trình này như sau:
Nhận đơn đặt hàng của khách
Giai đoạn đầu tiên của bất kỳ quy trình quản lý đơn hàng nào bắt đầu khi khách đặt hàng và chọn xong hình thức thanh toán.
Shop sẽ xem xét các sản phẩm trong kho của mình có đủ không. Nếu đủ, shop sẽ chấp nhận đơn hàng. Trường hợp thiếu hàng, shop cần có biện pháp để xử lý. Bạn có thể lựa chọn hủy đơn đặt hàng, trì hoãn việc giao hàng hoặc liên hệ khách để trao đổi thống nhất. Chấp nhận đơn đặt hàng có thể kèm theo thu tiền thanh toán (nếu khách chuyển khoản trước).
Khi hoàn tất, thông tin chi tiết đơn hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kho để nhân viên chuẩn bị hàng.
Thực hiện đơn đặt hàng
Ở giai đoạn 2 của quy trình quản lý đơn hàng, nhân viên chuẩn bị hàng cho khách. Các bước thực hiện đơn hàng bao gồm:
- Chọn hàng: Nhân viên chuẩn bị các sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng. Tùy vào từng cách quản lý kho hàng của các shop mà sản phẩm sẽ được sắp xếp khác nhau. Nhân viên kho lấy hàng cần cẩn thận khi chuẩn bị đúng hàng hóa cho khách.
- Đóng gói hàng: Hàng hóa khi đã chuẩn bị sẵn thì có thể tiến hành đóng gói. Tùy từng loại mặt hàng khác nhau mà shop sẽ sử dụng các vật liệu đóng gói và cách đóng khác nhau. Hàng hóa càng được gói cẩn thận, đẹp mắt thì sẽ càng tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
- Vận chuyển hàng: Hàng sau khi đóng gói xong sẽ được chuyển tới đơn vị vận chuyển. Nhân viên kho hàng ở khâu vận chuyển sẽ đính kèm tem nhãn vận chuyển, hóa đơn của đơn đặt hàng. Tiếp đến là đánh giá đơn đặt hàng đã giao trên kênh bán hàng đã đặt và gửi xác nhận/thông báo đã giao hàng.
Xử lý sau khi bán hàng
Nhiều người cho rằng chỉ cần khách nhận được hàng thì đã hoàn thành quy trình quản lý đơn đặt hàng. Nhưng chưa xong đâu nhé! Shop cần xử lý các hoạt động sau khi bán hàng. Trong quá trình xử lý đơn hàng, bạn có thể gặp trường hợp hài lòng sau khi đặt hàng, trả hàng & hoàn tiền, khiếu nại,…
Sau khi khách hàng nhận được hàng, shop có thể liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi. Hãy đảm bảo khách hàng hài lòng với sản phẩm. Nếu khách hàng có vấn đề, bạn cũng có thể chủ động xử lý.
Với những shop quy mô nhỏ thì việc hoàn thành quy trình quản lý đơn hàng chỉ bằng 1 – 2 người, khá nhanh chóng và dễ dàng. Nhưng nếu số lượng đơn hàng lớn, shop cần chia nhỏ thành các bộ phận đảm nhiệm từng công đoạn quản lý đơn đặt hàng. Khi đó, các bộ phận cần có sự kết hợp ăn ý để tăng hiệu suất và đẩy đơn hàng đi nhanh hơn.
Những bất cập trong quản lý đơn đặt hàng truyền thống
Có khách đặt hàng chưa chắc bạn đã giữ được chân họ. Đặc biệt nếu quy trình quản lý đơn hàng không được thực hiện tốt.
Thời gian trước đây, hầu hết các chủ kinh doanh đều sử dụng quy trình giấy. Thậm chí, đến bây giờ nhiều đơn vị vẫn sử dụng quy trình lỗi thời này để thực hiện và theo dõi đơn hàng của họ. Điều này khiến cho đơn vị kinh doanh gặp nhiều rủi ro như: mất hàng, sai hàng, giao hàng chậm trễ, thống kê đơn hàng không đầy đủ,… Những vấn đề này không chỉ khiến khách hàng mấy lòng mà còn khiến uy tín và doanh thu của shop giảm xuống.
Với sự hỗ trợ của công nghệ và nền tảng thương mại điện tử, hầu hết khách hàng quen thuộc với việc đặt hàng trực tuyến. Đặt hàng dễ dàng hơn nhưng cũng đòi hỏi giao hàng phải nhanh chóng đáp ứng mong đợi khách hàng.
Để tránh có sự chậm trễ và sai lầm trong quá trình giao hàng, các chủ kinh doanh cần phải hợp lý hóa quy trình quản lý kinh doanh của họ. Đặc biệt, shop hãy tránh những dấu hiệu của sự yếu kém trong quy trình quản lý đơn hàng như:
- Bảo thủ với các phương pháp quản lý cũ lỗi thời.
- Các lỗi về nhập liệu, sai số đơn hàng, tính toán nhầm,… ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và hiệu quả kinh doanh.
- Các sai sót trong quy trình thủ công tốn kém chi phí, chậm trễ không có năng suất.
- Các công đoạn trong quản lý đơn đặt hàng không có sự thống nhất. Hàng tồn kho không được cập nhật kịp thời khiến quá trình đặt hàng bị ngắt quãng khi thiếu hàng.
Giải pháp quản lý đơn đặt hàng bằng phần mềm
Thay vì quanh quẩn trong những phương pháp quản lý thông tin bằng Excel còn nhiều hạn chế, nếu bạn là người kinh doanh đa kênh thì việc quản lý bằng phương pháp đó là điều không thể. Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng hoặc tính năng quản lý trong phần mềm quản lý bán hàng đa kênh sẽ là giải pháp thiết thực và tối ưu hơn cả.
Phần mềm quản lý đơn đặt hàng hỗ trợ bạn một cách toàn diện và thống nhất các giai đoạn – bộ phận với nhau. Phần mềm có thể cung cấp các chức năng cơ bản như:
- Tạo đơn hàng và xử lý đơn hàng khoa học, nhanh chóng
- Theo dõi trạng thái đơn hàng đa kênh theo thời gian thực.
- Xuất file báo giá cho khách hàng.
- Tính năng quản lý hóa đơn thông minh.
- Cho phép tạo và theo dõi điểm tích lũy từng đơn hàng.
- Cập nhật tình hình kho hàng liên tục và báo khi hàng gần hết.
- Thống kê, phân tích, báo cáo chi tiết đơn hàng, doanh thu, sản phẩm, kho hàng và nhân viên một cách khoa học.
- Kết nối với hệ thống đơn vị vận chuyển, cập nhật thông tin trạng thái đơn hàng dễ dàng.
Ngoài các chức năng cơ bản trên, các nhà phát triển phần mềm sẽ phát triển nhiều chức năng khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của đối tượng khách hàng mà họ hướng tới.
Với một phần mềm quản lý đơn đặt hàng phù hợp, đơn vị kinh doanh sẽ tối ưu được chi phí, tiết kiệm thời gian; giảm thiểu sai sót, bán hàng thuận lợi; vận chuyển nhanh chóng hơn. Cùng phần mềm quản lý đơn hàng, chất lượng dịch vụ khách hàng của chủ kinh doanh sẽ được cải thiện, đem tới sự hài lòng cao cho khách hàng.
Kết luận
Việc quản lý đơn hàng nghe thì không phức tạp nhưng thực ra cũng không hề đơn giản nếu bạn không biết cách. Nhưng đây cũng là một mấu chốt giúp cho việc kinh doanh đạt thành công như mong đợi. Hi vọng với những chia sẻ về quy trình quản lý đơn đặt hàng của bài viết trên, bạn sẽ cải thiện nhanh chóng hoạt động kinh doanh của mình.
