5 bước xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả, bài bản cho doanh nghiệp

Sở hữu một phòng kinh doanh mạnh là lợi thế quan trọng để doanh nghiệp tăng trưởng bền vững trong môi trường cạnh tranh cao. Tuy nhiên, kế hoạch xây dựng phòng kinh doanh cần được lên một cách bài bản, có định hướng và phù hợp với năng lực nội tại của tổ chức. Không chỉ là vấn đề nhân sự hay doanh số, việc xây dựng còn liên quan đến quy trình nội bộ, mục tiêu kinh doanh và sự đồng bộ trong toàn hệ thống. Trong bài viết dưới đây, MONA Software sẽ hướng dẫn xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả, giúp nhà lãnh đạo hình dung rõ ràng lộ trình cần thiết để đạt được hiệu quả vận hành thực sự.

Phòng kinh doanh là gì?

Phòng kinh doanh là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hoạt động bán hàng, phát triển thị trường, tìm kiếm khách hàng mới và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại, từ đó góp phần trực tiếp vào việc tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nếu xem các bộ phận khác như kỹ thuật, hậu cần hay kế toán là hậu phương, thì phòng kinh doanh chính là lực lượng trực tiếp đối mặt với thị trường và khách hàng. Chính vì giữ vai trò tiên phong này mà việc xây dựng phòng kinh doanh bài bản, hiệu quả luôn là ưu tiên hàng đầu trong chiến lược phát triển của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Khi có một nền tảng tổ chức vững chắc, phòng kinh doanh sẽ phát huy được tối đa năng lực, trở thành lực đẩy quan trọng cho sự tăng trưởng bền vững.

-> Tham khảo thêm: Hướng dẫn đào tạo nhân viên bán hàng từ A-Z cho doanh nghiệp

Vai trò quan trọng của phòng kinh doanh trong doanh nghiệp

Trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ doanh nghiệp nào, phòng kinh doanh luôn đóng vai trò như một bộ phận xương sống. Không chỉ tập trung vào việc thúc đẩy doanh số, bộ phận này còn là nơi hoạch định chiến lược, nghiên cứu thị trường, quản lý khách hàng và kết nối tất cả các nguồn lực lại với nhau để tạo ra giá trị thực sự. Chi tiết về tầm quan trọng của xây dựng phòng kinh doanh đối với doanh nghiệp, hãy cùng MONA đi vào nội dung dưới đây:

Xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh

Mọi nỗ lực trong kế hoạch xây dựng phòng kinh doanh đều cần xuất phát từ tư duy chiến lược. Phòng kinh doanh là nơi phân tích thị trường, đánh giá tiềm năng và xác định các cơ hội để mở rộng thị phần.

Việc xây dựng và thực thi các chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn không chỉ giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu mà còn định vị được thương hiệu trên thị trường. Một phòng kinh doanh chuyên nghiệp không thể thiếu năng lực hoạch định, linh hoạt điều chỉnh theo từng giai đoạn cụ thể.

Quản lý và tổ chức các hoạt động bán hàng

Để đảm bảo hiệu suất, quy trình xây dựng phòng kinh doanh cần có bước bài bản trong tổ chức đội ngũ bán hàng. Từ việc phân chia khu vực, thiết lập mục tiêu doanh số đến việc đào tạo kỹ năng và giám sát hiệu quả, tất cả đều phải được triển khai có hệ thống.

Một đội ngũ bán hàng mạnh là lực đẩy giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh và ổn định. Việc xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải đầu tư vào con người, quy trình và công cụ hỗ trợ một cách đồng bộ.

-> Xem thêm: Các bước xây dựng quy trình bán hàng chuẩn hóa cho doanh nghiệp

Phát triển tệp khách hàng trung thành

Khách hàng là trung tâm của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Phòng kinh doanh không chỉ có nhiệm vụ mở rộng tệp khách hàng mới mà còn phải duy trì mối quan hệ với những khách hàng hiện có. Điều này đòi hỏi phải có chiến lược chăm sóc phù hợp, dữ liệu được phân tích và quản lý khoa học.

Khi triển khai cách xây dựng phòng kinh doanh, việc thiết lập một hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả sẽ giúp nâng cao trải nghiệm, giữ chân khách hàng và tạo ra nguồn thu ổn định cho doanh nghiệp.

Phân tích và nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là một trong những chức năng cốt lõi giúp phòng kinh doanh đưa ra quyết định chính xác. Bộ phận này thường xuyên thu thập thông tin liên quan đến đối thủ cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng, biến động giá cả và các yếu tố vĩ mô tác động đến ngành.

Các mô hình phân tích như ma trận BCG, mô hình 5 áp lực cạnh tranh hay PESTEL là công cụ quan trọng hỗ trợ đánh giá toàn cảnh môi trường kinh doanh và đề xuất những điều chỉnh phù hợp về chiến lược sản phẩm, giá cả hoặc kênh phân phối. Đây cũng là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả, đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng.

Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng

Sau khi hoàn tất quy trình bán hàng, trách nhiệm của phòng kinh doanh chưa dừng lại. Họ tiếp tục đóng vai trò là đơn vị tiếp nhận phản hồi, giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề phát sinh từ phía khách hàng.

Việc chăm sóc khách hàng sau bán là yếu tố quan trọng góp phần tạo dựng danh tiếng cho doanh nghiệp, tăng mức độ tin tưởng và thúc đẩy khả năng mua lại. Một hệ thống chăm sóc bài bản, linh hoạt và luôn sẵn sàng hỗ trợ sẽ là điểm cộng lớn trong mắt khách hàng, đồng thời giúp giữ vững thị phần trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.

Các bộ  chính trong phòng kinh doanh

Thay vì chỉ tập trung vào việc bán hàng, xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều nhóm chức năng khác nhau. Mỗi nhóm giữ một vai trò riêng, cùng hướng tới mục tiêu chung là tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị phần và giữ chân khách hàng.

Dưới đây là các bộ phận cốt lõi thường thấy trong cấu trúc phòng kinh doanh hiện đại:

Bộ phận bán hàng – Sales Team

Sales team là nhóm trực tiếp tiếp cận và tương tác với khách hàng. Nhân sự trong bộ phận này có nhiệm vụ tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng thông qua các kênh như gặp mặt trực tiếp, gọi điện thoại, gửi email hoặc sử dụng mạng xã hội. Họ sẽ giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, giải đáp thắc mắc và tư vấn để khách hàng hiểu rõ giá trị mà doanh nghiệp mang lại.

Một trong những kỹ năng quan trọng mà đội ngũ này cần có là khả năng đàm phán và thuyết phục để dẫn đến việc chốt đơn. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo mọi giao dịch diễn ra trọn vẹn. Mục tiêu cuối cùng của bộ phận bán hàng là hoàn thành và vượt mức doanh số theo tháng, quý hoặc năm mà doanh nghiệp đề ra. Khi bắt tay vào kế hoạch xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả, không thể bỏ qua vai trò trung tâm của nhóm bán hàng.

-> Khám phá ngay: Các bước xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, tăng năng suất cho doanh nghiệp

Bộ phận phát triển kinh doanh – Business Development

Khác với nhóm bán hàng tập trung vào từng khách hàng cụ thể, bộ phận phát triển kinh doanh có nhiệm vụ phân tích tổng thể thị trường. Họ thu thập thông tin, theo dõi xu hướng tiêu dùng, đánh giá hoạt động của đối thủ để xác định các cơ hội kinh doanh tiềm năng. Dựa trên những phân tích này, bộ phận kinh doanh sẽ xây dựng các chiến lược nhằm mở rộng thị trường, tiếp cận những nhóm khách hàng mới và từ đó gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, bộ phận này còn đảm nhận việc thiết lập và duy trì quan hệ với đối tác chiến lược, nhà cung cấp hoặc khách hàng quan trọng. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô, phát triển các dòng sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Đây chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt cho một doanh nghiệp đang hướng đến việc xây dựng phòng kinh doanh chuyên nghiệp.

Bộ phận chăm sóc khách hàng – Customer Service

Bộ phận Customer Service giữ vai trò duy trì mối quan hệ sau bán hàng với khách hàng. Họ là những người tiếp nhận và xử lý phản hồi, giải quyết các thắc mắc, hỗ trợ kỹ thuật và đảm bảo rằng khách hàng luôn cảm thấy được lắng nghe và trân trọng.

Không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ, bộ phận chăm sóc khách hàng còn quản lý các chương trình khách hàng thân thiết, đề xuất các ưu đãi, quà tặng hay chương trình tri ân để tăng cường sự gắn bó với thương hiệu. Nếu đang tìm hiểu cách xây dựng phòng kinh doanh bài bản, thì chăm sóc khách hàng là một phần không thể thiếu trong cấu trúc cần có.

Bộ phận hỗ trợ kinh doanh – Sales Support/Operations

Đây là bộ phận đảm bảo cho mọi hoạt động của nhóm bán hàng và các nhóm liên quan được diễn ra trơn tru. Họ chịu trách nhiệm thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu bán hàng để hỗ trợ cho các quyết định quản lý. Đồng thời, nhóm này cũng phụ trách chuẩn bị các tài liệu quan trọng như bảng báo giá, hợp đồng, tài liệu giới thiệu sản phẩm hoặc tài liệu marketing cần thiết cho đội ngũ bán hàng.

Ngoài ra, bộ phận hỗ trợ còn theo dõi đơn hàng, điều phối lịch hẹn với khách, tổ chức các sự kiện giới thiệu sản phẩm, cũng như đảm bảo hệ thống CRM luôn được cập nhật chính xác.

3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến nhất

Khi bắt đầu xây dựng phòng kinh doanh, việc chọn đúng mô hình tổ chức sẽ quyết định phần lớn đến hiệu quả hoạt động cũng như sự tăng trưởng lâu dài. Dưới đây là 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng thành công, phù hợp cho cả những người đang tìm cách xây dựng phòng kinh doanh chuyên nghiệp:

Mô hình phòng kinh doanh theo kiểu dây chuyền

Mô hình phòng kinh doanh theo dạng dây chuyền, còn gọi là The Assembly Line, là một cấu trúc được đánh giá là phổ biến và dễ ứng dụng. Khi lựa chọn mô hình này, mỗi thành viên trong đội ngũ kinh doanh sẽ đảm nhận một vai trò nhất định và tập trung vào từng giai đoạn cụ thể trong quy trình bán hàng.

Các vị trí thường có trong mô hình này gồm:

• Nhóm Leader: Phụ trách tìm kiếm khách hàng tiềm năng, phân tích thị trường, hiểu rõ nhu cầu và vấn đề khách hàng đang gặp phải.
• Nhóm Sales Development: Tiếp nhận dữ liệu từ leader, đánh giá chất lượng khách hàng và thực hiện bước tiếp cận đầu tiên.
• Nhóm Account Executive: Trực tiếp tư vấn, thương lượng và chốt giao dịch.
• Nhóm Chăm sóc khách hàng: Theo dõi sau bán hàng, duy trì mối quan hệ và hỗ trợ dài hạn.

Ưu điểm:

• Cấu trúc đơn giản, dễ hiểu và dễ triển khai trong hầu hết các lĩnh vực.
• Rất phù hợp cho các doanh nghiệp đang bắt đầu quy trình xây dựng phòng kinh doanh bài bản.
• Hỗ trợ hiệu quả cho việc mở rộng quy mô nhân sự khi doanh nghiệp tăng trưởng.
• Cho phép dễ dàng giám sát hiệu quả từng giai đoạn trong chuỗi bán hàng.
• Tạo điều kiện để các thành viên phát triển năng lực chuyên môn, góp phần cải thiện năng lực tổng thể của đội ngũ.

Nhược điểm:

• Cần tối thiểu 7 người để đảm bảo đầy đủ các vai trò vận hành hiệu quả.
• Dễ gặp khó khăn trong việc tạo sự kết nối và phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm.

Mô hình dây chuyền phù hợp với các startup hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm hiểu hướng dẫn xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả, mong muốn có một quy trình rõ ràng và dễ nhân rộng.

Cơ cấu phòng kinh doanh theo mô hình đảo

Mô hình The Islands, hay còn gọi là mô hình phòng kinh doanh theo hình đảo, mang đến cách tiếp cận khác biệt. Thay vì chia nhỏ vai trò, mỗi nhân viên bán hàng sẽ là người chịu trách nhiệm toàn bộ các bước trong quy trình bán hàng, từ khâu tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đánh giá nhu cầu cho đến đàm phán, tư vấn và chốt giao dịch.

Trong mô hình này, một người có năng lực cao nhất sẽ được chọn làm quản lý. Người này đóng vai trò kiểm soát và theo dõi hiệu quả của từng thành viên trong đội ngũ kinh doanh. Dưới sự giám sát của quản lý là các đại diện bán hàng hoạt động độc lập. Mỗi người sẽ thực hiện toàn bộ quy trình làm việc với khách hàng, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa năng lực cá nhân và tạo ra môi trường cạnh tranh tích cực.

Ưu điểm:

• Dễ dàng triển khai với bộ máy gọn nhẹ, quy trình đơn giản.
• Có người quản lý chung đảm bảo tính kiểm soát và giám sát xuyên suốt.
• Mỗi cá nhân phát triển được toàn diện kỹ năng bán hàng nhờ xử lý trọn vẹn quy trình.
• Thúc đẩy môi trường cạnh tranh lành mạnh, tăng hiệu suất làm việc.

Nhược điểm:

• Việc thu thập và đồng bộ dữ liệu có thể trở nên rời rạc do thiếu sự phối hợp nhóm.
• Nếu cạnh tranh nội bộ không được định hướng tốt, có thể dẫn đến xung đột hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc.
• Khó mở rộng hoặc tái cấu trúc khi quy mô nhân sự tăng lên nhanh chóng.

Mô hình này phù hợp với những doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như bất động sản, tài chính, bảo hiểm,… nơi mà xây dựng phòng kinh doanh theo hướng cá nhân hóa là một lợi thế.

Mô hình phòng kinh doanh theo nhóm (POD)

Mô hình POD là dạng tổ chức phòng kinh doanh theo nhóm, được đánh giá là tối ưu trong việc phát huy khả năng chuyên môn của đội ngũ bán hàng. Thay vì phân chia nhân sự theo vai trò như mô hình dây chuyền hay tách biệt hoàn toàn như mô hình đảo, cấu trúc POD hoạt động như những đội nhỏ tích hợp đầy đủ các chức năng.

Cụ thể, phòng kinh doanh sẽ được chia thành một vài nhóm lớn. Mỗi nhóm lớn này lại bao gồm đầy đủ các thành viên tương ứng với các vị trí như leader, chuyên viên bán hàng, account executive và nhân sự chăm sóc khách hàng. Mỗi nhóm sẽ có một trưởng nhóm chịu trách nhiệm điều phối hoạt động chung và đảm bảo hiệu quả vận hành của cả team.

Ưu điểm:

• Tăng cường sự phối hợp nội bộ và khả năng hỗ trợ chéo giữa các thành viên.
• Tối ưu hiệu suất làm việc theo nhóm và giúp giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng.
• Linh hoạt điều chỉnh nhân sự và cấu trúc theo tình hình thực tế.

Nhược điểm:

• Nguy cơ xảy ra mâu thuẫn nếu thành viên trong nhóm không phù hợp với văn hóa làm việc chung.
• Cạnh tranh nội bộ giữa các nhóm có thể trở thành rào cản nếu thiếu chiến lược quản lý hiệu quả.
• Việc đánh giá nhân viên có thể bị ảnh hưởng bởi cảm tính nếu không có hệ thống KPI rõ ràng.

Mô hình nhóm phù hợp với những doanh nghiệp đang phát triển, có định hướng dài hạn và đang tìm kiếm hướng dẫn xây dựng phòng kinh doanh thiện chiến để sẵn sàng bứt phá và mở rộng thị trường.

5 bước xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh cho doanh nghiệp hiệu quả

Để vận hành được một phòng kinh doanh bài bản, không thể chỉ tuyển người giỏi rồi để họ tự xoay sở. Cần có một cơ cấu tổ chức rõ ràng, từ vai trò đến trách nhiệm, từ cách phối hợp đến lộ trình phát triển.

Dưới đây là 5 bước cốt lõi giúp doanh nghiệp xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả, mang tính ứng dụng cao và dễ dàng nhân rộng khi cần:

Xác định rõ các vị trí trọng yếu trong phòng kinh doanh

Mỗi thành viên trong đội ngũ cần hiểu rõ công việc của mình, nắm chắc vai trò để phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác. Đây là nền tảng để xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả. Khi các vị trí được xác định rõ ràng, nhà quản trị sẽ dễ dàng phân bổ công việc, tránh tình trạng thiếu sót hoặc dư thừa nhân sự không cần thiết.

Lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với chiến lược doanh nghiệp

Tùy vào lĩnh vực hoạt động, quy mô và mục tiêu kinh doanh, bạn có thể cân nhắc giữa các mô hình tổ chức theo sản phẩm, theo địa bàn hoặc theo từng kênh phân phối sản phẩm. Mỗi mô hình mang lại ưu điểm riêng, nhưng điểm mấu chốt là phải hỗ trợ cho việc vận hành linh hoạt, dễ mở rộng khi thị trường thay đổi.

Trong quy trình xây dựng phòng kinh doanh, việc chọn đúng mô hình giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất và kiểm soát công việc hiệu quả hơn.

Thiết lập bảng mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí

Việc mô tả cụ thể các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và mục tiêu công việc là yếu tố không thể thiếu nếu muốn xây dựng một phòng kinh doanh chuyên nghiệp. Mỗi vị trí đều cần có định hướng rõ ràng về những gì cần đạt được, làm như thế nào và ai là người chịu trách nhiệm.

Khi mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò của mình, quá trình phối hợp trở nên trơn tru, đồng thời giúp ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc theo từng giai đoạn.

Xây dựng khung năng lực phù hợp với từng vai trò

Sau khi xác định rõ các vị trí công việc, bước tiếp theo là làm rõ yêu cầu về năng lực cần thiết cho từng vị trí. Các doanh nghiệp có thể phân loại thành năng lực chung, năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo.

Khung năng lực giúp quá trình tuyển dụng chính xác hơn, đồng thời là cơ sở để xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển nội bộ. Nhân sự phù hợp không chỉ cần có kỹ năng mà còn phải đáp ứng đúng tinh thần và giá trị mà doanh nghiệp đang theo đuổi.

Đầu tư vào môi trường đào tạo và phát triển lâu dài

Phòng kinh doanh sẽ không thể duy trì sự hiệu quả nếu thiếu đi các hoạt động đào tạo bài bản và thường xuyên. Đào tạo nội bộ giúp đội ngũ nâng cao kỹ năng, rút ngắn thời gian làm quen công việc và xử lý tình huống linh hoạt hơn. Việc chia sẻ kinh nghiệm từ những người đi trước cũng giúp tạo động lực cho nhân viên, giúp họ có thêm sự tự tin trong quá trình làm việc.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một lộ trình riêng để phát triển đội ngũ kinh doanh, nhưng điều cốt lõi vẫn là cần có một định hướng rõ ràng và phù hợp với mục tiêu dài hạn. Việc áp dụng một hướng dẫn xây dựng phòng kinh doanh bài bản sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm phổ biến như thiếu sự phân công rõ ràng, thiếu KPIs hay chưa đầu tư đúng vào đào tạo. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ phần nào giúp bạn định hình cách xây dựng phòng kinh doanh chuyên nghiệp và phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

-> Đọc thêm các bài viết hữu ích:

• Chi tiết các bước lập kế hoạch kinh doanh cho người mới
• Nguyên nhân của đào tạo không hiệu quả tại các doanh nghiệp hiện nay