Hướng dẫn kỹ năng giao việc cho nhân viên đạt hiệu quả cao

Trong một công ty, số lượng nhân viên và công việc càng lớn thì việc nhắc nhở, bàn giao công việc cho mỗi nhân viên lại càng trở nên khó khăn hơn. Điều phối và phân bổ công việc cho mỗi người với khối lượng nhân viên và công việc lớn chưa bao giờ là một việc dễ dàng. Vậy có cách nào để có thể giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả? Hãy cùng Mona Software đi tìm hiểu kỹ năng giao việc cho nhân viên hiệu quả trong bài viết này nhé.

Tại sao bạn cần phải giao việc

Cho dù là những người có kỹ năng, kiến thức thành thạo đến mấy thì cũng không thể tự mình hoàn thành tốt mọi công việc. Cần phải có đội nhóm, nhiều người giúp đỡ, hỗ trợ để có thể đi tới thành công.

Thực tế rất nhiều người quản lý gặp khó khăn trong việc giao việc cho nhân viên. Một điều quan trọng mà mọi người cần biết đó chính là giao việc và hướng dẫn nhân viên là 2 công việc cần phải song hành với nhau, và nếu như biết được kỹ năng giao việc và trao quyền một cách hợp lý, đội nhóm được xây dựng lên sẽ trở nên vô định, có thể chinh phục mọi mục tiêu. Đây cũng chính là lý do tại sao những người quản lý cần thành thạo kỹ năng giao việc.

Giao việc đúng cách là như thế nào

Mọi người có thể hiểu một cách đơn giản, kỹ năng giao việc là sử dụng tài năng của từng cá nhân vào những công việc phù hợp. Khi giao đúng công việc tới từng người sẽ giúp tăng năng suất công việc, hoạt động quản lý công việc sẽ bớt rắc rối và quy trình là việc sẽ trở nên trơn tru hơn.

Giao việc đúng cách là biết cách phân chia công việc, giao đúng người đúng việc

Giao việc có thể thực hiện thông qua gặp gián tiếp qua điện thoại, email… hoặc gặp trực tiếp. Dù cho sử dụng hình thức nào thì giao việc đúng cách vẫn có nghĩa là biết cách phân chia công việc, cách quản lý công nhân, giao đúng người cho đúng việc, xác định rõ mục tiêu cần có và đạt được mục đích khi công việc được hoàn thành.

Lợi ích của giao việc đúng cách

Công việc được hoàn thành một cách tốt nhất

Giao việc cho đúng người phù hợp và có thêm những chỉ dẫn nhất định giúp đảm bảo công việc không do chính tay mình làm nhưng vẫn có được kết quả như mong muốn. Đôi khi có những chuyên môn, kỹ năng người quản lý không giỏi bằng nhân viên, một sự lựa chọn sáng suốt sẽ luôn mang tới hiệu quả tốt nhất.

Cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian

Khi những người lãnh đạo quá bận rộn, không có nhiều thời gian, họ sẽ không thể bao quát tổng thể mọi công việc, không thể quan sát những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của mình, trên thị trường và phân tích đối thủ để có thể điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với từng bối cảnh. Ủy thác công việc giúp cho nhà lãnh đạo không cần phải mất thêm thời gian cho những công việc nhỏ nhặt, không mang lại giá trị cao.

Tạo đội ngũ kế cận

Nhà quản lý cần phải đánh giá được năng lực của từng nhân viên, biết được năng lực thực sự của họ, qua đó mới có thể vạch ra được kế hoạch phát triển đội ngũ nhân sự tiềm năng. Giao việc cũng chính là cơ hội cho nhân viên tự rèn luyện bản thân, tự học hỏi. Khi làm công việc được ủy thác, nhân viên sẽ có được nhiều trải nghiệm hơn, học hỏi được nhiều điều hơn.

Tạo động lực cho nhân viên

Cho nhân viên thấy được sự tin tưởng mà mình đặt ở chỗ họ, tạo động lực cho nhân viên cố gắng hơn trong công việc. Khi cảm nhận được giá trị của bản thân mình trong đội nhóm, các nhân viên sẽ có thêm động lực để tự học hỏi, và nhờ đó hiệu quả công việc được nâng cao.

Giảm stress, căng thẳng trong công việc

Việc phải giải quyết nhiều vấn đề trong công ty có thể khiến cho bản thân quá tải, căng thẳng. Và khi căng thẳng, nhà lãnh đạo sẽ không thể nào hoàn thành tốt được những công việc khác.

Những khó khăn khiến bạn giao việc kém hiệu quả

Đặt niềm tin và cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của họ

Những người quản lý luôn nghĩ rằng mình là người giỏi nhất, có thể hoàn thành tốt mọi công việc. Nếu như đích thân thực hiện công việc sử nhanh hơn, tốt hơn, đạt được yêu cầu, đảm bảo hơn và sẽ không có ai còn phàn nàn về kết quả của công việc đó. Bên cạnh đó khi giao việc cho người khác thì sợ họ mắc phải sai lầm, gây ảnh hưởng tới vai trò lãnh đạo của mình.

Sợ khi giao việc sẽ khiến cho nhân viên quá tải, không hài lòng. Họ muốn bản thân có thể kiểm soát càng nhiều thì càng tốt. Cùng với đó, khi giao việc họ có thể mất đi quyền lực.

Nếu như nhân viên làm việc tốt hơn mình thì vị trí quản lý mà họ đang ngồi sẽ gặp phải rủi ro. Tuy nhiên, đây không phải vấn đề mà một người quản lý cần quan tâm.

Nếu như nhân viên không tin tưởng người quản lý và ngược lại. Khi không có sự tin tưởng, động lực làm việc sẽ mất đi, hiệu quả công việc cũng sẽ bị giảm sút.

Kỹ năng giao việc cho nhân viên đúng cách

Thúc đẩy tinh thần nhân viên trước khi giao việc

Cho nhân viên thấy được mình đang đặt rất nhiều niềm tin vào họ, cho họ thấy được tầm quan trọng của vị trí họ đang nắm giữ, cho họ thấy được họ là một người quan trọng, có đóng góp không nhỏ cho đội nhóm. Nhân viên sẽ có thêm động lực để hoàn thành công việc một cách tốt hơn. Thúc đẩy tinh thần của nhân viên trước khi giao việc là một việc quan trọng cần làm.

Nắm rõ thế mạnh và năng lực của mỗi nhân viên

Điều quan trọng không kém đó là nhà quản lý cần phải nắm rõ được năng lực của mỗi nhân viên để có thể điều phối, phân chia công việc một cách chính xác. Trong khi giao việc, nhà quản lý cần biết được nhân viên này thuộc bộ phận nào, có thế mạnh gì để có thể tận dụng tối đa năng lực của họ, đảm bảo công việc ủy thác luôn được hoàn thành một cách tốt nhất.

Nắm rõ khối lượng công việc được giao

Trước khi giao việc cho nhân viên, người quản lý cần biết được giao bao nhiêu công việc, tình trạng và cả tiến độ làm việc của nhân viên đó như thế nào? Trình độ của nhân viên đó đến mức nào? Kiểm soát được điều đó, người quản lý sẽ có thể tránh được việc bất bình đẳng trong giao việc, không để tình trạng người này có quá nhiều công việc còn người kia thì ngồi chơi.

Điều phối nhiều nhân viên, nhiều bộ phận và thực hiện nhiều công việc cùng lúc

Một người quản lý giỏi là một người có khả năng điều phối nhiều bộ phận, nhiều phòng ban và từng nhân viên cùng lúc để cả công ty có thể đồng thời làm việc mà mình được giao. Các bộ phận sẽ có thể hoạt động một cách hiệu quả khi có được sự phối hợp, các bộ phận có sự liên kết với nhau. Trong một doanh nghiệp cũng vậy, việc điều hòa công việc giữa các phòng ban, nhân viên là điều vô cùng quan trọng và cần thiết.

Có thời hạn deadline công việc rõ ràng

Bên cạnh việc phân chia công việc đều và chính xác thì những người quản lý cũng cần có thời hạn công việc rõ ràng ngay khi giao, cho người tiếp nhận công việc biết được thời hạn phải hoàn tất công việc đó. Đây cũng là một cách hay để thúc đẩy tốc độ làm việc của nhân viên.

Trao đổi, đánh giá kết quả công việc

Nắm rõ năng lực của từng nhân viên và giao việc một cách hợp lý

Sẽ không thể có được sự hiệu quả nếu như người quản lý chỉ biết giao việc mà không có khả năng đánh giá tính chất công việc của nhân viên. Sau khi nhân viên hoàn thành công việc, điều mà người quản lý cần làm đó chính là đánh giá, xếp hạng và rút ra kinh nghiệm. Từ đó giúp cho những công việc tiếp theo được hiệu quả hơn.

Những lưu ý khi giao việc từ xa

Có một quy trình công việc tinh gọn, mục tiêu rõ ràng

Muốn triển khai một bộ phận hay một công ty làm việc trực tuyến, thiết kế quy trình là việc hợp lý là một việc quan trọng. Tối ưu quy trình là việc, loại bỏ các bước thừa thãi, thậm chí là cắt bỏ đi những bộ phận thừa thãi không cần thiết. Để làm được điều này các doanh nghiệp có thể tìm đến các trung tâm tư vấn của các công ty cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

Có sự hỗ trợ của công nghệ

Những nhóm làm việc thường có số lượng không lớn, trong khi đó các doanh nghiệp lại cần có số lượng nhân viên lớn, có nhiều phòng ban chức năng cùng các quy định quản lý hành chính phức tạp. Làm việc nhóm từ xa cần có các công cụ như meeting online, phần mềm group chat, soạn văn bản online và phần mềm quản lý công việc. Tuy nhiên, nếu như muốn áp dụng phương pháp làm việc từ xa cho cả doanh nghiệp thì cần phải có cả bộ phận marketing, sales, tài chính, hợp đồng, nhân sự…

Bảo mật công việc

Bên cạnh những khó khăn trong việc xây dựng quy trình hiệu quả, việc trao đổi dữ liệu cũng rất quan trọng và được các doanh nghiệp coi là dịch vụ cần được giám sát nghiêm ngặt. Hiện nay có nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp chia sẻ và quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, tính bảo mật luôn cần được chú ý tới và cần phải lựa chọn phần mềm giao việc thật tốt.

Đánh giá và theo dõi tiến độ công việc của nhân viên linh hoạt

Quản lý từ xa không chỉ đơn thuần là quản lý thời gian làm việc mà còn phải chú ý tới hiệu quả công việc. Các nhà quản lý không nên quá cứng nhắc trong việc giám sát, không cần yêu cầu nhân viên của mình báo cáo liên tục tiến độ công việc, bởi những điều đó có thể khiến cho họ cảm thấy khó chịu và căng thẳng hơn. Do đó, hãy cho họ sự linh động, yêu cầu báo cáo công việc vào một khung thời gian cụ thể.

Kỹ năng giao việc cho nhân viên là một việc quan trọng nhưng cùng với đó là những khó khăn mà không phải ai cũng có thể hoàn thành tốt. Một nhà lãnh đạo tốt cần phải biết cách quan sát và nắm bắt được năng lực của từng người, giao đúng việc cho đúng người. Có như vậy, công việc mới được hoàn thành một cách hiệu quả, nhân viên có cơ hội thể hiện năng lực của mình.