Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò của truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Một nghiên cứu của Gallup cho thấy, các doanh nghiệp có hệ thống truyền thông nội bộ tốt có tỷ lệ giữ chân nhân sự cao hơn 50%, đồng thời hiệu suất làm việc tăng tới 21%. Có thể thấy, đây chính là cầu nối thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành trơn tru và đặc biệt tăng tính gắn kết đội ngũ nhân sự một cách hiệu quả. Để hiểu rõ hơn về các hoạt động và vai trò truyền thông nội bộ là gì, hãy cùng MONA Software tìm hiểu ở bài viết sau đây.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là toàn bộ hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên, các phòng ban và các cấp lãnh đạo trong cùng một tổ chức hay doanh nghiệp.

Vậy có thể hiểu khái niệm truyền thông nội bộ là gì sẽ bao gồm việc truyền đạt thông tin, thông điệp một cách hiệu quả và đa chiều trong phạm vi doanh nghiệp. Mục tiêu chính nhằm đảm bảo mọi nhân viên được kết nối, nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác, từ đó tạo dựng sự hiểu biết chung về mục tiêu, giá trị và văn hóa doanh nghiệp.

Ví dụ về truyền thông nội bộ: Tại FPT, kế hoạch truyền thông nội bộ được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau. Trong đó có thể kể đến chiến dịch điển hình là “FPT 13 Under 35” – nơi các lãnh đạo trẻ được giới thiệu và lan tỏa tinh thần đổi mới trong toàn hệ thống. Nhờ đó, nhân sự trẻ không chỉ được công nhận mà còn truyền cảm hứng đến đồng nghiệp khác, tạo ra môi trường làm việc tích cực và gắn kết hơn.

Truyền thông nội bộ là làm gì?

Trên thực tế, công việc của một nhân sự phụ trách truyền thông nội bộ rất đa dạng, đòi hỏi khả năng tổng hợp, sáng tạo và tạo sự kết nối. Phần nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hoạt động PR nội bộ là gì và bao gồm những công việc gì?

• Quản lý và vận hành các kênh giao tiếp nội bộ: Đảm bảo các thông tin, tin tức, thông báo quan trọng từ ban lãnh đạo và các phòng ban được truyền đạt một cách kịp thời, chính xác đến toàn thể nhân viên. Công việc này bao gồm việc sử dụng và quản lý các công cụ/phần mềm truyền thông (email, mạng nội bộ, ứng dụng chat, bảng tin…).
• Lên ý tưởng và tổ chức các sự kiện nội bộ: Thực hiện các chương trình, sự kiện như tiệc cuối năm, kỷ niệm ngày thành lập công ty, các hoạt động team building, ngày lễ,… Mục đích nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên, tạo không khí làm việc vui vẻ và thúc đẩy tinh thần đồng đội.
• Xây dựng và truyền thông về văn hóa doanh nghiệp: Triển khai các hoạt động nhằm lan tỏa các giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn và quy tắc ứng xử của công ty đến từng nhân viên. Thông qua đó, PR nội bộ góp phần xây dựng niềm tin, niềm tự hào và duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp ngay trong chính nội bộ tổ chức.

Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Khi khái niệm PR nội bộ là gì ngày càng được quan tâm thì đây cũng là lúc các doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của việc xây dựng hình ảnh và văn hóa ngay từ bên trong nội bộ. Cụ thể, vai trò của truyền thông nội bộ là gì thì cùng MONA tìm hiểu ngay dưới đây.

Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa doanh nghiệp

Một trong những mục tiêu cốt lõi khi tìm hiểu truyền thông nội bộ là gì chính là khả năng định hình và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp một cách nhất quán. Thông qua các kênh truyền thông nội bộ, nhân viên không chỉ được cập nhật tình hình sản xuất, kinh doanh mà còn hiểu rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp đang theo đuổi.

Khi mọi người cùng chia sẻ một hệ giá trị chung, tiếng nói của doanh nghiệp trở nên rõ ràng hơn, từ trong nội bộ cho đến bên ngoài. Đây cũng là cách để nhân viên sẵn sàng trở thành “đại sứ thương hiệu” và gắn bó lâu dài với đơn vị.

Đảm bảo truyền tải thông tin minh bạch, rõ ràng

Khi hỏi truyền thông nội bộ là làm gì, câu trả lời không thể thiếu chính là khả năng đảm bảo dòng thông tin trong doanh nghiệp luôn rõ ràng, nhất quán và kết nối được mọi cấp bậc, phòng ban. Khi mỗi cá nhân được tiếp cận thông tin kịp thời và chính xác, họ sẽ hiểu rõ vai trò, mục tiêu công việc và chủ động hơn trong hành động của mình.

Bên cạnh đó, kế hoạch PR nội bộ hiệu quả còn tạo ra mạng lưới kết nối giữa các phòng ban, từ lãnh đạo đến nhân viên, từ đơn vị này sang đơn vị khác. Theo đó giúp giảm thiểu mâu thuẫn, chồng chéo công việc và tăng tính phối hợp giữa các nhân sự.

Tăng tính đoàn kết

Một tập thể bền vững không chỉ là nơi tập hợp toàn người giỏi mà là nơi mọi người cùng hướng về mục tiêu chung với tinh thần gắn kết. Vai trò của truyền thông nội bộ chính là tạo sự đoàn kết bằng cách lan tỏa thông tin rõ ràng, giúp nhân viên không chỉ hiểu công việc của mình mà còn hiểu đồng đội, hiểu lý do tồn tại của doanh nghiệp.

Khi mỗi cá nhân đều cùng nhìn về một hướng, sự đồng lòng ấy chính là nền tảng tạo nên sức mạnh tập thể có giá trị chiến lược đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp.

Thu hút và giữ chân nhân tài

Một môi trường làm việc lý tưởng không thể thiếu những giá trị tích cực được nuôi dưỡng từ bên trong. Đây cũng chính là lý do khiến khái niệm truyền thông nội bộ là gì trở thành câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi muốn giữ chân người tài.

Khi nhân viên cảm thấy được tôn trọng, kết nối và tự hào với nơi mình làm việc, họ sẽ chủ động lan tỏa hình ảnh tích cực về doanh nghiệp ra bên ngoài. Từ đó, các chiến dịch PR nội bộ trở thành công cụ không chỉ giúp giữ chân người giỏi, mà còn thu hút những ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Kế hoạch truyền thông nội bộ là trách nhiệm của bộ phận nào?

Bên cạnh thắc mắc về PR bộ là gì, chắc bạn cũng đang còn băn khoăn rằng liệu bộ phận nào sẽ đảm nhận trách nhiệm này? Đây là vấn đề được thực hiện bởi cả 2 bộ phận có liên quan mật thiết với nhau là phòng PR và HR. Phòng PR sở hữu chuyên môn về xây dựng, lan tỏa thông điệp và quản lý kênh truyền thông. Trong khi đó bộ phận HR lại là nơi thấu hiểu sâu sắc nhất tâm tư, nguyện vọng và quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo xu hướng và các khảo sát gần đây (nghiên cứu của Karina & Box tại Anh) đã cho thấy phần lớn các chuyên gia xem truyền thông nội bộ là một phần không thể tách rời của công tác quản trị nguồn nhân lực. Điều này khá hợp lý, bởi khi xem xét cốt lõi của kế hoạch PR nội bộ là gì, chúng ta nhận thấy nó luôn xoay quanh yếu tố con người, lấy nhân viên làm trung tâm. Do đó, đây chính là thế mạnh và nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận HR.

Tuy nhiên, bất kể nhiệm vụ nào thuộc bộ phận nào thì doanh nghiệp cũng cần có chuyên gia/đội ngũ truyền thông nội bộ chuyên trách, am hiểu sâu sắc về văn hóa, mục tiêu kinh doanh. Đồng thời các bộ phần còn phải tham gia vào hoạch định chiến lược để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn nhất quán, hiệu quả.

Người làm truyền thông nội bộ cần sở hữu những kỹ năng gì?

Khi nhắc đến truyền thông nội bộ là gì, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến việc viết bản tin, tổ chức sự kiện hay xử lý khủng hoảng truyền thông trong nội bộ. Nhưng thực tế, người làm công việc này giống như “người kết nối”, không thể thiếu những kỹ năng quan trọng sau đây:

• Kỹ năng lắng nghe chủ động và thấu cảm: Đây là khả năng khi làm PR nội bộ có thể thấu hiểu được tâm tư, nguyện vọng, mối quan tâm của nhân viên ở mọi cấp bậc. Từ đó, bộ phận này có thể nắm bắt đúng vấn đề, đưa ra những đề xuất, giải pháp phù hợp với điều kiện doanh nghiệp, tạo dựng sự tin tưởng và đồng thuận nhất.
• Kỹ năng giao tiếp: Người triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ cần giao tiếp dựa trên sự chân thành, tôn trọng lẫn nhau. Điều này thể hiện qua việc có trách nhiệm với từng lời nói, hành động, đảm bảo thông tin truyền đi luôn rõ ràng và minh bạch.

Quy trình truyền thông nội bộ chi tiết trong doanh nghiệp

Để hoạt động truyền thông thực sự trở thành “mạch máu” kết nối tổ chức, mỗi doanh nghiệp đều cần một quy trình bài bản, rõ ràng. Khi được triển khai đúng cách, kế hoạch này sẽ tạo nên sự gắn kết sâu sắc giữa các bộ phận, củng cố văn hóa doanh nghiệp và góp phần nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là quy trình truyền thông nội bộ chi tiết mà bạn nên tham khảo.

Đánh giá thực trạng hiện tại của doanh nghiệp

Bước thực hiện này nhằm mục đích phân tích toàn diện tình hình truyền thông đang diễn ra trong doanh nghiệp. Các yếu tố cần được xem xét bao gồm:

• Mục tiêu và định hướng truyền thông nội bộ hiện tại
• Các kênh truyền thông đang được áp dụng
• Đối tượng khách hàng mục tiêu và nội dung truyền tải
• Mức độ hiệu quả của hoạt động truyền thông

Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ là gì?

Mục tiêu truyền thông cần được xác định ngay từ ban đầu. Những mục tiêu này cần được định hình rõ ràng, cụ thể để có thể đồng bộ với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Để xác định được mục tiêu truyền thông nội bộ là gì, doanh nghiệp có thể cân nhắc trả lời các câu hỏi như:

• Thông qua kế hoạch PR nội bộ, doanh nghiệp kỳ vọng đạt được điều gì?
• Những thay đổi nào về thái độ, nhận thức hoặc hành vi của nhân viên mà doanh nghiệp mong muốn?
• Sau khi tiếp nhận thông tin, doanh nghiệp mong nhân viên sẽ phản hồi hoặc hành động ra sao?

Xác định đối tượng của chiến lược truyền thông nội bộ

Tiếp theo hãy xác định đúng đối tượng truyền thông giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp đến đúng người, đúng nhu cầu. Theo đó, bước thực hiện này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của toàn bộ chiến lược truyền thông nội bộ.

• Xác định phạm vi đối tượng: Có thể là toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp hoặc một nhóm cụ thể như nhân viên mới, lãnh đạo cấp cao, bộ phận kinh doanh, marketing,… Ngoài ra, trong một số trường hợp thì đối tượng kế hoạch còn có thể bao gồm cả khách hàng, nhà đầu tư hay đối tác.
• Phân tích đặc điểm nhóm đối tượng: Xem xét các yếu tố như vị trí công việc, độ tuổi, giới tính, kinh nghiệm, sở thích, mức độ tiếp nhận và quan tâm đến thông tin nội bộ.
• Tìm hiểu nhu cầu thông tin của từng nhóm: Đây là cơ sở để xây dựng nội dung phù hợp. Ví dụ: Nhân viên mới sẽ quan tâm đến văn hóa doanh nghiệp, nội quy và chính sách phát triển nghề nghiệp; trong khi lãnh đạo sẽ cần các báo cáo chiến lược và tình hình tài chính.

Xây dựng kế hoạch PR nội bộ

Trong quy trình truyền thông nội bộ, bước lập kế hoạch hành động có vai trò “chuyển hóa” mục tiêu và thông điệp đã xác định thành các hoạt động cụ thể, dễ triển khai.

• Lên danh sách các hoạt động truyền thông: Dựa trên mục tiêu và thông điệp chính, kế tiếp cần lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp như gửi email nội bộ, đăng tin trên internet, tổ chức workshop, hội thảo, hoặc phát động các chương trình đào tạo nội bộ.
• Thiết lập lịch trình thực hiện: Đưa ra khung thời gian chi tiết cho từng hoạt động, từ thời điểm bắt đầu, kết thúc cho tới tần suất tổ chức để đảm bảo tính nhất quán và kịp tiến độ.
• Phân công nhiệm vụ cụ thể: Giao trách nhiệm cho từng phòng ban hoặc cá nhân phụ trách, tránh chồng chéo và đảm bảo mọi việc đều có người chịu trách nhiệm.
• Dự trù ngân sách: Xác định nguồn lực tài chính cần thiết và đảm bảo mọi hoạt động nằm trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.

→ Tham khảo ngay: Các bước lập kế hoạch truyền thông sự kiện

Triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ

Khi kế hoạch đã hoàn tất và được thông qua, bước tiếp theo là tiến hành thực hiện các hoạt động truyền thông theo đúng tiến độ đã đề ra.

Một số điểm cần lưu ý trong quá trình triển khai theo kế hoạch truyền thông nội bộ bao gồm:

• Mọi hoạt động cần được thực hiện một cách nhất quán, tránh mâu thuẫn thông tin giữa các kênh và bộ phận.
• Thông tin chia sẻ phải rõ ràng, chính xác và được biên soạn kỹ lưỡng.
• Cách trình bày cần hấp dẫn để giữ chân người đọc/người nghe và truyền cảm hứng đến họ.

Đo lường, đánh giá và cải tiến cho quy trình

Bước cuối cùng trong quy trình truyền thông nội bộ là đánh giá hiệu quả và cải tiến hoạt động dựa trên dữ liệu thực tế. Mục tiêu là xác định rõ những gì đang làm tốt, đâu là điểm hạn chế để từ đó điều chỉnh và nâng cao chất lượng truyền thông trong tương lai. Cụ thể như sau:

• Xác định mục tiêu đánh giá: Doanh nghiệp cần làm rõ những tiêu chí về phương pháp đánh giá nhân viên, hiệu quả kế hoạch triển khai, đảm bảo bám sát định hướng chiến lược và mục tiêu truyền thông đã đề ra.
• Lựa chọn chỉ số phù hợp: Chỉ số đánh giá có thể bao gồm mức độ tương tác, tỷ lệ tiếp nhận thông tin, sự hài lòng của nhân viên, v.v.
• Thu thập và phân tích dữ liệu: Dữ liệu được thu thập từ phản hồi nhân viên, mức độ tham gia các hoạt động, hiệu suất làm việc,…
• Đề xuất giải pháp cải tiến: Dựa trên phân tích, doanh nghiệp đưa ra các điều chỉnh cần thiết về nội dung, kênh truyền thông, tần suất,… Mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả kế hoạch truyền thông nội bộ cho những giai đoạn tiếp theo.

Dù ở quy mô nhỏ hay lớn, mỗi doanh nghiệp đều cần một chiến lược PR nội bộ hiệu quả nhằm nuôi dưỡng sự gắn kết, giá trị văn hóa và nâng cao hiệu suất công việc. Việc hiểu rõ bản chất truyền thông nội bộ là gì, nhận thức đúng vai trò và xây dựng quy trình chuyên nghiệp sẽ là đòn bẩy quan trọng giúp phát huy sức mạnh tập thể. Đầu tư vào truyền thông nội bộ chính là đầu tư vào nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và thành công của doanh nghiệp.