Kinh Nghiệm Quản Lý Kho Vật Tư Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Quản lý kho vật tư như thế nào cho hiệu quả, tránh được tình trạng thất thoát là điều được rất nhiều người quan tâm. Bởi quản lý kho đóng một vai trò vô cùng lớn trong việc xây dựng cũng như phát triển của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Mona Software sẽ chia sẻ cho các bạn một số kinh nghiệm quản lý kho vật tư giúp bạn khắc phục những vấn đề của mình còn đang gặp phải, tránh được tình trạng thất thoát hàng hóa.

Quản lý kho vật tư gồm những công việc gì?

Đầu tiên, các bạn cần hiểu và nắm rõ những công việc trong quản lý kho. Quản lý kho là một công việc kết hợp nhiều nghiệp vụ như bố trí, sắp xếp vật tư, hàng hóa, bảo quản, kiểm tra chất lượng hàng hóa, quản lý xuất nhập và tồn kho, tính toán để có thể đưa ra mức tồn kho tối ưu nhất.

Cách quản lý kho vật tư

Tất cả mọi khó khăn sẽ có cách giải quyết. Về cơ bản, chúng ta có một số cách quản lý như sau:

Sắp xếp hàng hóa trong kho

Thủ kho là người chịu trách nhiệm trong việc hướng dẫn và kiểm soát xếp dỡ hàng hóa. Bên cạnh đó, họ cũng cần đảm bảo các công cụ và cách thức để có thể hạn chế tối đa tổn hại tới các hàng hóa và vật tư trong kho. Sử dụng mã SKU để phân các loại hàng hóa với nhau.

Sắp xếp hàng hóa theo quy tắc FIFO, nhập trước xuất trước. Có nhiều loại hàng có hạn sử dụng. Do đó, các sản phẩm nhập trước thì hãy xuất trước để tránh tình trạng hết hạn hay chất lượng hàng hóa bị giảm xuống.

Phân quyền sắp xếp hàng hóa trong kho. Chỉ có một số người nhất định mới có quyền đưa hàng vào hoặc di chuyển vị trí của chúng. Và tất nhiên, họ cũng phải tuân thủ theo đúng nguyên tắc trước đó. Bên cạnh đó, việc sắp xếp hàng hóa cũng cần đảm bảo ngăn nắp và sạch sẽ.

Không nên để hàng hóa ngoài trời bởi nó sẽ có thể sẽ khiến cho chúng bị hư hỏng nhanh hơn. Đặc biệt là những nơi ẩm ướt, những vị trí có thể bị nước mưa hắt vào. Ngoài ra, khi xuất hàng các bạn cũng cần phải thu xếp gọn gàng để tạo không gian cho các hàng hóa nhập sau.

Xem thêm: Put Away là gì? Tìm hiểu quy trình Put Away trong quản lý kho hàng

Đồng bộ mã vật tư, tên vật tư

Đây cũng là một cách quản lý kho vật tư mang lại hiệu quả mà bạn nên áp dụng. Lượng hàng hóa, vật tư trong kho không phải ít. Nếu bạn không biết cách để chuẩn hóa mã và tên vật tư thì rất có thể sẽ bị rối loạn khi nhập, xuất và kiểm kê tồn kho. Trong thực tế có nhiều trường hợp cùng một loại hàng hóa nhưng ở mỗi nơi, mỗi dự án chúng lại được gọi với một cách tên và mã khác nhau. Điều này có thể gây ra nhiều khó khăn trong việc mua sắm, quản lý và điều khiển hoạt động trong quá trình kinh doanh.

Kế hoạch quản lý kho

Với bất cứ một công việc gì, bạn sẽ không thể đạt được hiệu quả cao nếu không có kế hoạch. Vạch ra một kế hoạch rõ ràng giúp bạn luôn chủ động trong mọi công việc bao gồm cả mua hàng, dòng tiền, nhân sự, bố trí kho và quản lý nhập tồn kho vật tư.

Đối với các kho vật tư, chúng ta thường gặp phải vấn đề chậm tiến độ bởi thiếu hàng hoặc chậm hàng. Nguyên nhân là bởi kế hoạch được đề ra trước đó không hiệu quả, không đo lường được những vấn đề có thể xảy ra. Do đó, hãy tính toán kỹ càng để có thể đạt được hiệu quả cao nhất nhé.

Thiết kế và xây dựng kho theo đúng tiêu chuẩn

Để tiết kiệm chi phí và tối ưu thời gian các bạn cần thiết kế và xây dựng kho tiêu chuẩn. Đây cũng là một vấn đề đặc biệt quan trọng mà các bạn cần chú ý tới. Các bạn cần thiết kế và xây dựng kho một cách khoa học. Các lối đi, kệ hàng và khu vực xếp hàng cần phải thuận tiện và tối ưu để giúp cho các hoạt động quản lý được tiến hành một cách dễ dàng. Hãy đánh dấu số kệ để việc quản lý trở nên thuận tiện hơn.

Kiểm tra định kỳ

Kiểm tra định kỳ để xác định số lượng và chất lượng của các hàng hóa trong kho. Việc này cũng sẽ giúp bạn theo dõi được hiệu quả bán hàng và quá trình kinh doanh. Bạn sẽ nắm được các sản phẩm này bán chạy và sản phẩm này có nhu cầu thấp. Từ đó, đưa ra kế hoạch cải tiện, thay đổi cho phù hợp hơn.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ

Để tối ưu quy trình quản lý kho, tiết kiệm thời gian các bạn nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ giúp việc quản lý trở nên nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn. Hiện nay, các bạn có thể dễ dàng tìm thấy nhiều phần mềm WMS hay các file quản lý kho bằng Excel miễn phí. Tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của bản thân mình để chọn ra được giải pháp phù hợp.

Kinh nghiệm quản lý kho vật tư cho doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý kho là một công việc yêu cầu nhiều nghiệp vụ, từ việc bố trí các loại hàng hóa, bảo vệ vật tư, cai quản xuất nhập tồn kho cho đến việc kiểm tra chất lượng hàng trong kho.

Những kinh nghiệm chung trong quản lý kho vật tư

• Bố trí hàng hóa trong kho theo từng vị trí, theo nguyên tắc FIFO hàng nhập trước xuất trước.
• Mỗi loại hàng hóa đều cần có một thẻ kho được cập nhật tiếp tục số liệu
• Kiểm tra thật kỹ càng các lệnh đóng hàng, xuất hàng và chế tạo xưởng
• Liên hệ chính xác với bên ship hàng, bố trí thời gian vào hàng
• Lựa chọn những người mà bạn tin tưởng có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ để giao việc.

Cách lưu kho

Các bạn cần ghi thẻ bài cho tất cả các loại hàng hóa và gắn vào nơi để chúng. Những thẻ bài này cần có đầy đủ các thông tin như màu sắc, mã hàng, size hàng hóa. Ngoài ra, thủ kho cũng sẽ chính là người lập sơ đồ kho. Trong sơ đồ này cần hiện rõ lối đi cũng như vị trí sắp xếp các kệ hàng. Các kệ hàng cũng cần phải được lưu lại và ghi rõ số kệ. Bên cạnh đó, chủ kho cũng nên thường xuyên kiểm tra hệ thống chống cháy nổ trong kho.

Sắp xếp, bố trí hành hóa

• Chỉ có duy nhất thủ kho mới có quyền nhập hàng hóa, vật tư vào hay di chuyển địa điểm của chúng ở trong kho.
• Thủ kho sẽ là người chịu trách nhiệm chỉ dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ, đồng thời đảm cách thức và các công cụ này sẽ không làm tổn hại đến hàng hóa.
• Chuẩn bị mặt bằng gọn gàng trước khi tiến hành nhập hàng
• Không để hàng hóa, vật tư nguyên liệu ở ngoài trời
• Những khu vực nước mưa có thể hắt vào cần thiết kế giá để trưng hàng
• Những vị trí đã lấy hàng cần được thư xếp ngăn nắp để tạo không gian cho những hàng hóa khác. Các sản phẩm dư cần được để ở một khu vực riêng.

Thanh lý hàng tồn kho

Những loại hàng hóa, nguyên liệu còn dư cần phải được thanh lý. Kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa đã nhập và xuất sau khi nhận được thông tin thanh lý. Đối với những sản phẩm dư chưa đòi hỏi thanh lý thì cần phải để riêng để chờ ý kiến bên bộ phận bán sản phẩm.

Thủ kho cần phải liên hệ với bộ phận bán sản phẩm để giải phóng hàng nếu quá thời hạn 1 tháng tính từ khi nhận được thông tin thanh lý mà chưa có ý kiến từ bộ phận bán hàng.

Kiểm kê kho thường xuyên

Kiểm kê kho hàng định kỳ để chứng thực, kiểm tra lại chất lượng và số lượng các hàng hóa trong kho. Những loại hàng hóa không thích hợp cần phải lưu lại để chờ ý kiến từ ban giám đốc.

Và đó là tất cả những kinh nghiệm trong quản lý kho vật tư, giúp các chuyên viên quản lý kho, thủ kho có thể quản lý hàng hóa, vật tư trong kho một cách hiệu quả. Mong rằng bài viết trên của chúng tôi sẽ mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích cũng như có được phương án quản lý kho hàng phù hợp, hiệu quả.