Trở lại
10 cách tăng năng suất làm việc của nhân viên hiệu quả
Rất nhiều doanh nghiệp chọn phương pháp tăng giờ làm của nhân viên như tăng giờ làm thêm trong ngày, hoặc làm cuối tuần để có thể đáp ứng được chỉ tiêu công việc, trong khi đó người lao động đã phải làm việc 40 giờ/tuần.
Cách làm tăng năng suất làm việc của nhân viên này có thể vô tình đáp ứng được mong muốn cho doanh nghiệp, nhưng nó sẽ không duy trì được kết quả này trong thời gian dài, đồng thời còn gây ảnh hưởng đến tinh thần, sức khỏe và hiệu quả lao động của nhân viên. Làm thế nào để nhà quản lý có thể tăng năng suất làm việc của nhân viên trong khi vẫn tiết kiệm được thời gian? Dưới đây là 10 phương pháp giúp cải thiện năng suất lao động hiệu quả
Không ngại giao phó các công việc
Cách làm tăng năng suất làm việc này có thể nói dễ hiểu nhưng khó thực hiện. Biết rằng chất lượng là yếu tố được ưu tiên hàng đầu, tuy nhiên người quản lý có thể tự mình kiểm tra các chi tiết nhỏ trước thay vì giao phó tất cả công việc này đến nhiều người, làm lãng phí thời gian của họ.
Thay vào đó, người quản lý cần nghiên cứu và nắm rõ loại công việc này, và giao trách nhiệm này đến một hoặc một số nhân viên có trình độ, chuyên môn phù hợp, và tin rằng họ sẽ xử lý tốt công việc này. Điều này góp phần giúp cho nhân viên có cơ hội để học thêm nhiều kỹ năng, và kinh nghiệm, trở thành thành phần quan trọng cho sự phát triển dài lâu của công ty.
Giao đúng người đúng việc là cách làm tăng năng suất làm việc
Nắm được những kỹ năng và phong cách làm việc của từng nhân viên là điều rất cần thiết để tối ưu năng suất làm việc. Một người nhân viên có tính hướng ngoại, sáng tạo, thường có nhiều ý tưởng độc đáo sẽ là đối tượng phù hợp để làm việc, tư vấn, phát triển ý tưởng với khách hàng. Tuy nhiên, họ sẽ gặp khó khăn nếu được giao những công việc quá chi tiết và quá nguyên tắc.
Thay vì đòi hỏi tất cả nhân viên phải giỏi mọi thứ, thì trước khi giao công việc, bạn có thể tự hỏi người nào sẽ phù hợp để thực hiện công việc này. Khi công việc được giao đúng người thì nhiệm vụ đó có thể được hoàn thành xuất sắc và có thể tiết kiệm thời gian hơn nếu giao không đúng người.
Ngoài ra bạn có thể kết hợp sử dụng phần mềm quản lý công việc khi bắt đầu giao công việc cho một cá nhân, tập thể nào đó để có thể dễ dàng theo dõi, quản lý giúp nâng cao hiệu quả công việc
Bạn có thể xem thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp
Sử dụng những công nghệ giao tiếp hiệu quả là cách gia tăng năng suất làm việc
- Áp dụng công cụ giao tiếp online trong doanh nghiệp để cải thiện hiệu quả giao tiếp
Mỗi nhà quản lý nên biết rằng giao tiếp chính là chìa khóa để xây dựng một lực lượng lao động hiệu quả. Ngày nay, công nghệ đã giúp con người xử lý các hoạt động hằng ngày trở nên dễ dàng hơn, trong đó không thể thiếu việc giao tiếp. Sử dụng Email để giao tiếp cũng là một trong những phương pháp giao tiếp áp dụng công nghệ, tuy nhiên theo nhiều nghiên cứu, việc trao đổi qua email có thể làm mất 28% thời gian của nhân viên. Và thực tế, các email này được cho là nguyên nhân thứ 2 tiêu thụ thời gian làm việc của nhân viên.
Thay vì phải trả lời lần lượt từng email, doanh nghiệp có thể triển khai những phần mềm giao tiếp xã hội ví dụ như Slack, để nhân viên có thể giao tiếp, trao đổi nhanh hơn. Ngoài ra những ứng dụng này còn cho phép các nhân viên của bạn có thể trao đổi theo nhóm, trao đổi với khách hàng bên ngoài, gọi điện thoại thấy mặt hoặc không thấy mặt nhanh chóng. Việc giao tiếp qua những công cụ như thế này không những nâng cao chất lượng cuộc trò chuyện mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với các email qua lại.
Có mục tiêu rõ ràng để tăng năng suất làm việc của nhân viên
Bạn không thể mong đợi nhân viên của bạn làm tốt công việc nếu như bạn không có một mục tiêu cụ thể cho công việc đó. Khi mục tiêu không rõ ràng và khó có thể đạt được, nhân viên sẽ không xử lý hiệu quả nhiệm vụ. Vì vậy, hãy đảm bảo những công việc được giao đến nhân viên phải có mục tiêu rõ ràng và cụ thể nhất có thể. Hãy để nhân viên biết chính xác những gì bạn mong đợi ở họ, và những gì sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ này.
Một trong những cách để có thể làm được điều này chính là áp dụng phương pháp “SMART”, nghĩa là ở mỗi công việc, nhiệm vụ bạn cần phải xác định 5 điểm Specific – chi tiết cụ thể, Measurable – đo lường thời gian, Attainable – những gì có thể đạt được, Realistic – thực tế, timely – thời gian thực hiện. Trước khi chỉ định công việc cho nhân viên, hãy xác định liệu công việc đó có phù hợp với những yêu cầu này hay không. Nếu không, hãy hỏi bản thân làm thế nào để điều chỉnh nhiệm vụ sao cho nhân viên có thể tập trung và thực hiện hiệu quả nhất.
Khuyến khích các nhân viên
- Công nhận sự nỗ lực của nhân viên sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc hiệu quả của nhân viên
Việc khuyến khích nhân viên sẽ cải thiện rất nhiều đến thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên. Công nhận sự nỗ lực của họ khi họ đã hoàn thành tốt một công việc nào đó chắc chắn sẽ làm họ cảm thấy được cảm kích và tạo động lực cho họ tiếp tục làm việc hiệu quả hơn. Có rất nhiều cách để thể hiện sự công nhận nỗ lực của họ. Ví dụ: tăng thêm ngày phép, mời một buổi ăn, gửi thiệp cảm ơn, cho phép họ đi làm trễ một ngày/hoặc về sớm một ngày nào đó,…
Cắt bỏ những thứ không cần thiết
Nếu có thể, hãy hạn chế giao cho nhân viên những công việc nhỏ nhặt, không cần thiết khi họ đang tập trung cho những công việc quan trọng hơn. Hãy theo dõi công việc, thói quen hằng ngày của họ và kiểm tra xem liệu có thể giảm được những công việc nào, để nhân viên có thể tập trung vào những nhiệm vụ mang tính ưu tiên hơn
Ví dụ, một số công ty hiện nay thường yêu cầu nhân viên phải viết báo cáo hằng ngày cho người quản lý, tuy nhiên những người quản lý này thường không có thời gian để đọc. Như vậy, công việc này có thể được xem xét để cắt giảm. Đừng để nhân viên phải cố gắng thực hiện các công việc đơn giản, vì điều này sẽ làm mất những thời gian mà lẽ ra nên được sử dụng để đóng góp và giúp công ty phát triển hơn.
Huấn luyện và phát triển nhân sự là kỹ năng làm tăng năng suất làm việc
Một số ý kiến cho rằng việc tổ chức các buổi huấn luyện nhân sự mất thời gian và tiền bạc, và họ cho rằng nhân viên hoàn toàn có thể tự học trong quá trình họ làm việc.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, phương pháp này sẽ làm phản tác dụng. Thay vì để nhân viên cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ mà không có sự hướng dẫn rõ ràng, thì người quản lý có thể sắp xếp thời gian để hướng dẫn, chia sẻ với họ những kỹ năng cần thiết để hoàn tất nhiệm vụ này.
Khi đó, nhân viên của bạn có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ theo cách đã được tiếp cận, và bạn cũng không phải mất thời gian để trả lời từng câu hỏi đơn giản liên quan đến nhiệm vụ, cũng như là thời gian đi sửa lỗi từ đó nâng cao hiệu quả công việc
Có rất nhiều cách để huấn luyện để tăng năng suất làm việc như cung cấp đào tạo theo cá nhân, tham gia workshop, tham gia các khóa học online, tham gia buổi trò chuyện tư vấn trực tuyến,…
Ủng hộ làm việc từ xa
- Cho phép nhân viên làm việc từ xa khi không thể đến văn phòng
Nhiều ý kiến cho rằng không nên cho phép nhân viên làm việc từ xa, năng suất làm việc sẽ không hiệu quả vì không có ai giám sát và theo dõi họ. Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn trái ngược. Một số nghiên cứu cho rằng, những người làm việc từ xa sẽ hiệu quả hơn 13% so với những người làm việc tại văn phòng.Một là bạn cho phép nhân viên làm tại nhà, điều này giúp họ tiết kiệm được thời gian và các công việc vẫn được xử lý đúng tiến độ, hai là bạn sẽ làm mất thời gian của họ.
Ví dụ, khi một nhân viên cảm thấy không khỏe, nhưng họ tin họ có thể làm việc hiệu quả tại nhà. Trong trường hợp bạn không cho phép họ làm từ nhà, họ buộc phải chọn phương án nghỉ bệnh và không làm việc ngày đó.
Đánh giá lẫn nhau là phương pháp làm tăng năng suất làm việc
Bạn không thể tăng năng suất làm việc của nhân viên nếu như họ không biết họ có đang làm việc hiệu quả hay không. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng phương pháp đánh giá công việc thường xuyên trong nội bộ, hoặc phương pháp đánh giá lẫn nhau, giúp các nhân viên có thể đưa ra nhận xét cho nhau, và cùng nhau cải thiện hiệu quả công việc.
Tăng hiệu quả làm việc của nhân viên không phải là yêu cầu những gì họ có thể làm tốt hơn, mà nhà quản lý cũng cần tham gia để hỗ trợ họ. Sau khi xem xét nhân viên, hãy hỏi họ những gì bạn có thể làm để giúp họ cải thiện năng suất của mình. Một số câu trả lời có thể là họ muốn bạn phải đưa ra hướng dẫn đầy đủ khi giao một nhiệm vụ mới, cần một phòng họp yên tĩnh khi triển khai ý tưởng, cần thêm một số thiết bị để hỗ trợ cho công việc của họ thêm 1 headphone và webcam để gọi cho khách hàng.
Có thể thấy, việc áp dụng các đánh giá thường xuyên trong doanh nghiệp không chỉ giúp đưa ra một cái cách rõ ràng và kịp thời cho sự cải thiện của nhân viên, mà còn khuyến khích làm quen với văn hóa trao đổi cởi mở, có ảnh hưởng tích cực đến sự phát triển lâu dài của toàn doanh nghiệp.
Nghĩ xa hơn là biện pháp làm tăng năng suất làm việc
Trong một số trường hợp, bạn sẽ thấy việc sử dụng thời gian không hiệu quả bây giờ, có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho bạn dài lâu. Vì vậy trước khi phản đối việc lạm dụng thời gian, thì hãy tự tìm ra cách có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm HRM của Mona Software tăng năng suất làm việc
Vấn đề quản lý nhân sự, đánh giá nhân sự và tìm ra cách để tăng năng suất của người lao động luôn được rất nhiều nhà quản lý quan tâm. Bạn có thể thử tiến hành những phương pháp cải tiến năng suất nhân viên như trên, nhưng nếu bạn muốn được hỗ trợ tốt hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn thì cần sử dụng công cụ quản lý nhân sự. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự, quản lý doanh nghiệp được cho ra mắt, và phần mềm HRM của Mona Software là một trong những giải pháp tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.
Phần mềm HRM (Human Resource Management) được thiết bởi Mona Software cam kết mang lại cho doanh nghiệp những chức năng hiện đại nhất, để có thể hỗ trợ, xử lý, cải thiện tất cả công việc liên quan đến nhân sự. Phần mềm HRM còn cho phép người dùng có thể quản lý tất cả hồ sơ nhân sự, tìm hiểu năng lực của từng nhân viên, từ đó có những cái nhìn chính xác về trình độ, kỹ năng của từng nhân viên, và phân chia nhiệm vụ đúng người.
Đặc biệt phần mềm HRM được thiết kế để sử dụng trên đa giao diện như trên máy tính, trên điện thoại android và ios, tạo điều kiện sử dụng thuận lợi cho người dùng. Ngoài ra, phần mềm HRM còn được thiết kế giao diện chuẩn UI/UX, mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho người dùng, và bạn hoàn toàn có thể thành thạo những chức năng của phần mềm ngay từ vài lần đầu tiên sử dụng.
Mona Software là một trong những công ty lập trình phần mềm tại Việt Nam đi đầu về chất lượng. Mỗi sản phẩm của Mona Software cung cấp cho khách hàng phần mềm HRM, phần mềm MONA SkillHub, thiết kế website, lập trình ứng dụng,…đều được nghiên cứu tỉ mỉ, lắng nghe và phân tích các quan điểm từ khách hàng, tư vấn nhiệt tình cụ thể, kết hợp với những công nghệ lập trình hiện đại, nhằm mang lại những giải pháp quản lý tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.
Đồng thời Mona Software còn hỗ trợ thiết kế phần mềm theo yêu cầu phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp, bằng cách xây dựng những tính năng cần thiết, giúp phần mềm thật sự phát huy hiệu quả và giải quyết các khó khăn cho doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ có thể giúp bạn tăng năng suất làm việc của nhân viên, thì phần mềm HRM của Mona Software là sự lựa chọn hàng đầu dành cho bạn.
