10 Bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả cho người mới

Kinh doanh quán cafe hiện đang là một xu hướng nổi bật, nhất là đối với thị trường tiềm năng như Việt Nam. Không chỉ là “cứ điểm” để ngồi làm việc, gặp gỡ bạn bè, đối tác, quán cafe còn là điểm đến hấp dẫn của giới trẻ checkin. Nhưng kinh doanh quán cà phê vẫn luôn là một bài toán khó! Có nhiều người gặt hái thành công, nhưng cũng có người chỉ mở quán được vài tháng là đóng cửa. Vậy làm thế nào để xây dựng được kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả, thu được lợi nhuận cao? Hãy cùng MONA Software khám phá ở ngay bài viết dưới đây nhé!

Kế hoạch kinh doanh cafe là gì?

Kế hoạch kinh doanh quán cafe thực chất là bản kế hoạch mô tả chi tiết về các bước cần thực hiện để khởi động, vận hành, và phát triển một quán cafe trong một khoảng thời gian nhất định. Bản kế hoạch này sẽ đóng vai trò định hướng toàn bộ hoạt động, chiến lược kinh doanh, giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn và tránh được các rủi ro trong quá trình đầu tư.

Và kế hoạch cũng có thể là một căn cứ giúp bạn kêu gọi nhà đầu tư thuận lợi hơn nếu bạn cần có “shark tank” hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh cafe sắp tới.

Theo đó, tùy vào từng mục đích lập kế hoạch kinh doanh cafe khác nhau mà bạn sẽ gạch ra những thông tin cụ thể. Tuy nhiên, một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe phổ biến thường sẽ bao gồm các nội dung như:

• Định hướng kinh doanh.
• Mục tiêu kinh doanh.
• Phân tích thị trường.
• Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.
• Kế hoạch tài chính.
• Kế hoạch quản lý bán hàng.
• Kế hoạch marketing.
• Kế hoạch quản lý nhân viên.
• Kế hoạch phát triển dài hạn.

Bản kế hoạch kinh doanh chi tiết này sẽ là tiền đề giúp bạn hình dung rõ các bước cần thực hiện để khởi đầu và phát triển quán cà phê một cách bền vững.

-> Khám phá ngay: Các chiến lược marketing cho quán cafe hiệu quả nhất

Tại sao nên lập kế hoạch kinh doanh quán cafe?

Như MONA đã đề cập bên trên, việc lập kế hoạch kinh doanh cửa hàng cafe sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn, có chiến lược bán hàng hiệu quả và vạch rõ đường đi nước bước việc kinh doanh trong tương lai một cách rõ ràng hơn.

Không chỉ vậy, lập kế hoạch kinh doanh quán cafe còn giúp bạn:

• Định hướng được các cấp độ khả thi của từng kế hoạch.
• Xác định các mốc quan trọng cho chính bạn, nhân viên và cả đối tác của bạn.
• Giảm thiểu các rủi ro và hao hụt khoản chi khi kinh doanh cà phê.
• Nắm rõ các tài nguyên, lợi thế, chi phí cần bỏ ra cho từng công việc.
• Thu hút nhà đầu tư, lôi cuốn những đối tác tiềm năng cùng hợp tác.
• Giúp chủ kinh doanh quán cafe quan sát tổng quan toàn bộ hoạt động của quán một cách chi tiết từng bộ phận, dễ dàng kiểm kê, bán hàng, lên chiến dịch marketing phù hợp cho từng giai đoạn cụ thể.

Việc lập kế hoạch mở quán cafe chỉ tốn của bạn một chút thời gian, nhưng lại giúp bạn vẽ ra cả một lộ trình phát triển đúng đắn và vững chắc! Bạn tuyệt đối đừng bỏ qua bước lập kế hoạch chi tiết này nhé!

Nguyên tắc lập kế hoạch mở quán cafe hiệu quả

Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê, bạn cần lưu ý thêm một số nguyên tắc sau đây:

• Xây dựng một bảng kế hoạch ngắn gọn, rõ ràng và tập trung vào những yếu tố cốt lõi như mục tiêu, đối tượng khách hàng, ngân sách và chiến lược vận hành,… tránh lan man.
• Cần thiết lập lộ trình thời gian cụ thể, bao gồm các giai đoạn ngắn hạn (3-6 tháng) và dài hạn (1-3 năm): Trong kế hoạch ngắn hạn, có thể bao gồm các bước như hoàn thiện setup quán, tuyển dụng nhân viên, khai trương,…. Và trong plan dài hạn, bạn cần tính đến việc duy trì và mở rộng quy mô, cập nhật menu theo xu hướng người dùng, nhượng quyền thương hiệu… Việc phân chia rõ các giai đoạn này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
• Kế hoạch cần bám sát tình hình thực tế và thị trường: Điều này đòi hỏi bạn phải nghiên cứu kỹ nhu cầu của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, cũng như các xu hướng trong ngành, nhằm đảm bảo đưa ra các chiến lược khả thi. Mọi mục tiêu đặt ra cũng cần thực tế và gắn liền với khả năng tài chính, nguồn lực và đặc điểm quán cafe của bạn.

10 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả

Khi đã hiểu về đặc điểm, vai trò và nguyên tắc khi lập kế hoạch kinh doanh, bạn có thể bắt tay vào lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê được rồi. Dưới đây là 10 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả, mang lại lợi nhuận tối đa đã được đúc kết bởi các thương hiệu cà phê lớn thế giới mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Lên ý tưởng kinh doanh quán cafe

Bước đầu tiên, bạn cần có một ý tưởng kinh doanh quán cà phê cho riêng mình. Bạn thích phong cách quán cà phê như thế nào? Là quán cho dân văn phòng với không gian yên tĩnh gồm cây xanh, sách, âm nhạc du dương dịu nhẹ, hay quán cafe sách, cafe thú cưng, cafe nhạc sống, cafe check – in,…

Hãy xem xét sở thích, kinh nghiệm và năng lực tài chính của mình để xem ý tưởng kinh doanh quán cafe đó của bạn có thực sự khả thi hay không?

Bước 2: Nghiên cứu thị trường

Nếu muốn biết rõ hơn tiềm năng phát triển ý tưởng quán cà phê của bạn, hãy bắt tay vào nghiên cứu thị trường. Xu hướng, cửa hàng cà phê nào đang được yêu thích, ý tưởng đó của bạn đã và đang được áp dụng trên thị trường từ các đối thủ như thế nào? Hiệu quả của họ ra sao?

Hãy xem xét về việc phân loại khách hàng mục tiêu bạn hướng đến, đối thủ, tiềm năng về nguyên liệu, thị trường, đánh giá về các địa điểm kinh doanh,… để nhận diện các rủi ro và đuea ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Bước 3: Thiết lập mục tiêu và định hướng kinh doanh cửa hàng cafe

Muốn có một bảng kế hoạch kinh doanh cụ thể, bạn cần xác định rõ hơn về mục tiêu và định hướng kinh doanh.

• Bạn muốn quy mô quán tầm bao nhiêu? – Theo mục tiêu kinh doanh, phong cách kinh doanh của bạn.
• Bạn dự định bao lâu thu hồi vốn, doanh thu hàng tháng bao nhiêu? Có thể chịu được mức lỗ đến mức nào?
• Bạn dự định sẽ tập trung vào nhóm khách hàng nào? Mức giá cho sản phẩm bạn bán ra sẽ có mức giá trong khoảng nào?
• …

Bằng việc trả lời được rõ ràng các câu hỏi này, bạn sẽ đảm bảo về quá trình vận hành và phát triển thương hiệu cafe của mình sẽ đi đúng hướng theo dự định của bạn.

Bước 4: Lập kế hoạch tài chính

Với mô hình quán cà phê, bạn dự định kinh doanh, bạn sẽ phải đầu tư vào những cái gì, chi phí bao nhiêu? Theo đó, kế hoạch tài chính cho quán cafe sẽ thường bao gồm các khoản chi phí như:

• Chi phí thuê mặt bằng
• Chi phí sửa sang, decor quán, nội thất, trang thiết bị máy móc, bàn ghế,…
• Chi phí xây dựng và nhân công.
• Chi phí thuê nhân sự, nhập nguyên liệu đồ uống,…
• Chi phí điện, nước, wifi…
• Các chi phí phát sinh khác.

Hãy liệt kê và dự tính càng chi tiết chi phí càng tốt. Bạn sẽ biết được những khoản bạn chi là gì, cần dự phòng ngân sách bao nhiêu và biết cách dùng tiền vào các khoản đúng đắn nhất.

Bước 5: Lựa chọn và bố trí mặt bằng

Nếu chưa có mặt bằng cụ thể, bạn sẽ cần tìm mặt bằng và lựa chọn vị trí quán cho phù hợp. Bước nghiên cứu thị trường có thể giúp bạn biết được khu vực nào đặt quán cà phê có tiềm năng nhất. Đồng thời, hãy xem xét thêm một vài chi tiết như:

• Yếu tố vị trí có gần khu dân cư, văn phòng, trường đại học, các địa điểm vui chơi giải trí,…hay không?
• Vị trí có dễ tìm, đi lại thuận tiện không?
• Có vỉa hè, chỗ đỗ xe hay không?

Bước 6: Xây dựng thực đơn

Menu được coi là linh hồn của mỗi quán cà phê, đặc biệt là quán cafe truyền thống. Bởi vậy, thiết kế menu bắt mắt, ấn tượng và dễ nhìn là cực kỳ quan trọng.

Hãy tìm hiểu về sở thích, hành vi chung của nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn để thiết kế menu sao cho đúng ý khách nhất. Đồng thời, đừng quên làm nổi bật món chính, bổ sung đa dạng thực đơn của mình và điều chỉnh giá cả một cách hợp lý nhất. Thật vậy, một menu được thiết kế bài bản sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt và ghi thêm điểm với khách hàng của mình đấy!

Bước 7: Lựa chọn nhà cung cấp và lập kế hoạch mua hàng

Nguyên liệu là yếu tố chất lượng quyết định bạn có giữ chân khách hàng được hay không. Bởi vậy, hãy cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng, giá tốt và nguồn gốc hàng hóa rõ ràng. Sau đó, dựa trên doanh số ước tính, hoạt động kinh doanh của quán để xây dựng kế hoạch mua hàng, tránh thiếu hụt hay lãng phí.

Bên cạnh nguyên liệu, bạn cũng cần đầu tư cẩn thận vào các dụng cụ máy móc pha chế để đồ uống làm ra ngon, chuẩn vị. Đồng thời, máy móc hiện đại cũng giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, mang đến sự hài lòng với khách hàng.

Bước 8: Xây dựng quy trình phục vụ

Một quy trình phục vụ được thiết lập rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp cả quá trình vận hành thông suốt, tránh sai sót, nhầm lẫn và mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng hơn.

Theo đó, từ khâu chuẩn bị – đón tiếp khách hàng – nhận order – xử lý đơn – phục vụ – thanh toán – dọn dẹp quán đều cần được thực hiện ở mức tốt nhất. Ở các giai đoạn này, ngoài sử dụng lực lượng là lao động, bạn có thể kết hợp sử dụng các phần mềm quản lý quán cafe, quán trà sữa chuyên dụng tạo nên một quy trình phục vụ nhanh gọn, hiệu quả và linh hoạt hơn.

Bạn đang tìm một phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp nhất?! Vậy phần mềm NHAHANG.AI chắc chắn là lựa chọn hoàn hảo nhất dành cho quán cà phê của bạn!

Được nghiên cứu và phát triển cho ngành hàng FnB, phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa nhahang.ai tự hào là lựa chọn hàng đầu của rất nhiều chủ cửa hàng kinh doanh cafe trên cả nước hiện nay, nhờ vào bộ tính năng toàn diện, giúp tối ưu về thời gian và quy trình hiệu quả.

Về chi tiết, phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa MONA sẽ đem tới cho bạn các tính năng tuyệt vời như:

• Tính năng đồng bộ hóa dữ liệu dễ dàng trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính, tablet, máy POS,… giúp các chủ quán cà phê dễ dàng giám sát và quản lý các hoạt động kinh doanh ngay từ xa.
• Tính năng quản lý nguyên liệu, quản lý tồn kho chuyên nghiệp, luôn cập nhật và báo cáo về các hoạt động nhập/xuất kho, cũng như đưa ra các thông báo cảnh báo khi số lượng nguyên liệu sắp hết, giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hay nhập hàng bị dư thừa.
• Phần mềm nhà hàng AI hỗ trợ tính tiền tự động và chính xác, giúp hạn chế các sai sót trong quá trình thanh toàn và tối ưu về thời gian hơn.
• Phần mềm hỗ trợ tính năng báo cáo doanh thu chi tiết theo thời gian thực, giúp các chủ tiệm cafe dễ dàng theo dõi và cập nhật được hiệu suất kinh doanh để có các giải pháp kịp thời.

Có thể thấy, với các tính năng ưu việt này, dù bạn kinh doanh quán cafe theo mô hình nào, quy mô ra sao, thì phần mềm NHAHANG.AI đều có thể đáp ứng các yêu cầu của bạn. Hãy tự mình trải nghiệm các tính năng này bằng cách nhấn vào nút dùng thử phần mềm miễn phí dưới đây nhé:

Ngoài ra, để nhận tư vấn chi tiết về phần mềm quản lý kinh doanh quán cafe NHAHANG.AI, bạn hãy LIÊN HỆ với MONA qua hotline 1900 636 648 để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi hỗ trợ tận tình nhé!

Bước 9: Lập kế hoạch quản lý điều hành quán cafe 

Quản lý điều hành quán là một nhiệm vụ trung tâm, có vai trò nòng cốt trong hoạt động và sự phát triển của quán. Người điều hành vừa phải biết quản lý chi tiêu, nhân sự, hoạt động kinh doanh. Đồng thời, người quản lý cũng phải là người thức thời, nhạy bén và kiểm soát các cơ hội vàng để có bước phát triển nhảy vọt.

Cụ thể, kế hoạch quản lý và điều hành quán cà phê của bạn cần bao gồm các ý sau:

• Xây dựng quy trình vận hành quán: Quy trình pha chế, phục vụ, vệ sinh.
• Quy trình về quản lý nhân sự hiệu quả: Tuyển dụng, đào tạo, lịch làm việc và đánh giá hiệu quả.
• Quản lý tài chính: Theo dõi doanh thu, lợi nhuận và kiểm soát các chi phí.
• Quy trình quản lý nguyên liệu: Lựa chọn nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng nguyên liệu và theo dõi dự trữ/nhập hàng.
• Quy trình quản lý dịch vụ khách hàng: Chăm sóc khách hàng, xử lý khiếu nại và tạo ấn tượng với khách hàng.

Bước 10: Lập kế hoạch marketing cho quán cafe

Tiếp thị (marketing) sẽ là bước quan trọng để bạn luôn xuất hiện trong thị trường, gần với khách hơn. Và vùng đất màu mỡ nhất để bạn thực hiện ý tưởng marketing của mình chính là mạng xã hội, kênh website,… Kết hợp với đó, bạn có thể thực hiện xen kẽ chiến dịch marketing trực tiếp với các ấn phẩm báo chí, tờ rơi quảng cáo, sự kiện, hội chợ, triển lãm,… để tăng thêm độ nhận diện thương hiệu.

Tùy vào đối tượng khách hàng mục tiêu, nguồn kinh phí và hoàn cảnh cụ thể mà bạn tiến hành các chiến dịch marketing phù hợp.

Có thể thấy, kinh doanh quán cafe sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thực hiện lập kế hoạch chi tiết và sát thực tế. Hy vọng rằng, với 10 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe được MONA chia sẻ trên đây, bạn sẽ biết cách xây dựng kế hoạch chi tiết cho con đường kinh doanh cà phê của bạn. Chúc bạn thành công nhé!