10 Bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả cho người mới

Kinh doanh quán cafe là một xu hướng nổi bật, nhất là đối với thị trường tiềm năng như Việt Nam. Không chỉ là cứ điểm để ngồi làm việc, gặp gỡ bạn bè, đối tác, quán cafe còn là điểm đến hấp dẫn của giới trẻ check – in và giải trí. Nhưng kinh doanh quán cà phê vẫn luôn là một bài toán khó. Có nhiều người gặt hái thành công, nhưng cũng có người chỉ mở quán được vài tháng là đóng cửa. Bởi vậy, để mọi thứ không quá khó khăn, khi bước chân vào con đường kinh doanh đầy gian nan này, hãy bắt đầu bằng cách xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe thật tỉ mỉ nhé!

Kế hoạch kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh quán cafe thực chất là bản kế hoạch mô tả chi tiết quá trình kinh doanh quán cafe của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Bản kế hoạch này sẽ đóng vai trò định hướng toàn bộ hoạt động, chiến lược kinh doanh, giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn và tránh được các rủi ro trong quá trình đầu tư.

Và kế hoạch cũng có thể là một căn cứ giúp bạn kêu gọi nhà đầu tư thuận lợi hơn nếu bạn cần có “shark tank” hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh cafe sắp tới.

Tùy vào từng mục đích lập kế hoạch khác nhau mà bạn sẽ gạch ra những thông tin cụ thể. Tuy nhiên, một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe phổ biến sẽ có các nội dung như:

• Định hướng kinh doanh
• Mục tiêu kinh doanh
• Phân tích thị trường
• Kế hoạch tài chính
• Kế hoạch quản lý bán hàng
• Kế hoạch marketing
• Kế hoạch quản lý nhân viên

Tại sao nên lập kế hoạch kinh doanh quán cafe?

Nếu bạn có một bộ óc phi phàm thì đôi khi, kế hoạch kinh doanh quán cafe lại chẳng cần thiết. Nhưng đâu ai cứ đi không có kế hoạch mà đạt được thành công như ý? Và cũng đã nói ở bên trên, việc lập kế hoạch kinh doanh cửa hàng cafe sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn, có chiến lược bán hàng hiệu quả và vạch rõ đường đi nước bước việc kinh doanh trong tương lai một cách rõ ràng hơn.

Không chỉ vậy, lập kế hoạch kinh doanh quán cafe còn giúp bạn:

• Hình dung rõ đường đi nước bước, dễ quản lý hơn.
• Định hướng được các cấp độ khả thi của từng kế hoạch.
• Xác định các mốc quan trọng cho chính bạn, nhân viên của bạn và cả đối tác của bạn.
• Giảm thiểu các rủi ro và hao hụt khoản chi khi kinh doanh.
• Nắm rõ các tài nguyên, lợi thế, chi phí cần bỏ ra cho từng công việc.
• Thu hút nhà đầu tư, lôi cuốn những đối tác tiềm năng cùng hợp tác.
• Giúp chủ kinh doanh quán cafe quan sát tổng quan toàn bộ hoạt động của quán một cách chi tiết từng bộ phận, dễ dàng kiểm kê, bán hàng, lên chiến dịch marketing phù hợp cho từng giai đoạn cụ thể.

Việc lập kế hoạch chỉ tốn của bạn một khoản thời gian nhỏ, nhưng lại giúp bạn đi có những bước đi vững chắc, đúng đắn và thuận lợi hơn.

Nguyên tắc lập kế hoạch mở quán cafe hiệu quả

Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê, bạn cần lưu ý thêm một số nguyên tắc sau đây:

• Nên xây dựng bảng kế hoạch ngắn gọn, rõ ràng, có trọng tâm.
• Xây dựng kế hoạch theo lộ trình thời gian ngắn hạn và dài hạn, phân chia các giai đoạn cụ thể rõ ràng hơn cho việc theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết.
• Đảm bảo kế hoạch sát tình hình thực tế, gắn với thị trường, mục tiêu kinh doanh.

10 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả

Khi đã hiểu về đặc điểm, vai trò và nguyên tắc khi lập kế hoạch kinh doanh rồi, chúng ta có thể bắt tay vào lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê được rồi. Dưới đây là 10 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả, mang lại lợi nhuận tối đa đã được đúc kết bởi các thương hiệu cà phê lớn thế giới. Hãy cùng tham khảo nhé!

Bước 1: Lên ý tưởng kinh doanh quán cafe

Bước đầu tiên, bạn cần có một ý tưởng kinh doanh quán cà phê cho riêng mình. Bạn thích phong cách quán cà phê như thế nào? Là quán cho dân văn phòng với không gian yên tĩnh gồm cây xanh, sách, âm nhạc du dương dịu nhẹ, hay quán cafe sách, cafe thú cưng, cafe nhạc sống, cafe check – in,…

Hãy xem xét sở thích, kinh nghiệm và năng lực tài chính của mình để xem ý tưởng kinh doanh quán cafe đó của bạn có thực sự khả thi hay không?

Bước 2: Nghiên cứu thị trường

Nếu muốn biết rõ hơn tiềm năng phát triển ý tưởng quán cà phê của bạn, hãy bắt tay vào nghiên cứu thị trường. Xu hướng, cửa hàng cà phê nào đang được yêu thích, ý tưởng đó của bạn đã và đang được áp dụng trên thị trường từ các đối thủ như thế nào? Hiệu quả của họ ra sao?

Hãy xem xét về việc phân loại khách hàng mục tiêu bạn hướng đến, đối thủ, tiềm năng về nguyên liệu, thị trường,…

Bước 3: Thiết lập mục tiêu và định hướng kinh doanh cửa hàng cafe

Muốn có một bảng kế hoạch kinh doanh cụ thể, bạn cần xác định rõ hơn về mục tiêu và định hướng kinh doanh.

• Bạn muốn quy mô quán tầm bao nhiêu? – Theo mục tiêu kinh doanh, phong cách kinh doanh của bạn.
• Bạn dự định bao lâu thu hồi vốn, doanh thu hàng tháng bao nhiêu? Có thể chịu được mức lỗ đến mức nào?

Bước 4: Lập kế hoạch tài chính

Với mô hình quán cà phê bạn dự định kinh doanh, bạn sẽ phải đầu tư vào những cái gì, chi phí bao nhiêu?

Ví dụ:

• Chi phí thuê mặt bằng
• Chi phí sửa sang, decor quán, nội thất, trang thiết bị máy móc, bàn ghế,…
• Chi phí xây dựng và nhân công.
• Chi phí thuê nhân sự, nhập nguyên liệu đồ uống,…
• Chi phí điện, nước,…

Hãy liệt kê và dự tính càng chi tiết chi phí càng tốt. Bạn sẽ biết được những khoản bạn chi là gì, dự phòng ngân sách và dùng tiền một cách đúng đắn nhất.

Bước 5: Lựa chọn và bố trí mặt bằng

Nếu chưa có mặt bằng cụ thể, bạn sẽ cần tìm mặt bằng và lựa chọn vị trí quán cho phù hợp. Bước nghiên cứu thị trường có thể giúp bạn biết được khu vực nào đặt quán cà phê có tiềm năng nhất. Và xem xét thêm một vài chi tiết như:

• Yếu tố vị trí có gần khu dân cư, văn phòng, trường đại học, các địa điểm vui chơi giải trí,…hay không?
• Vị trí có dễ tìm, đi lại thuận tiện không?
• Có vỉa hè, chỗ đỗ xe hay không?

Bước 6: Xây dựng thực đơn

Menu được coi là kinh hồn của mỗi quán cà phê, đặc biệt là quán cafe truyền thống. Bởi vậy, thiết kế menu càng bắt mắt, ấn tượng và dễ theo dõi sẽ là điều cực kỳ quan trọng.

Hãy hiểu về sở thích, hành vi chung của nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu mà bạn thiết kế menu sao cho đúng ý khách nhất. Đừng quên làm nổi bật món chính, bổ sung đa dạng thực đơn của mình.

Bước 7: Lựa chọn nhà cung cấp và lập kế hoạch mua hàng

Nguyên liệu là yếu tố chất lượng quyết định bạn có giữ chân khách hàng được hay không. Bởi vậy, hãy cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng, giá tốt, nguồn gốc hàng hóa rõ ràng. Sau đó, dựa trên doanh số ước tính, hoạt động kinh doanh của quán để xây dựng kế hoạch mua hàng, tránh thiếu hụt hay lãng phí.

Bên cạnh nguyên liệu, bạn cũng cần đầu tư cẩn thận vào các nguyên liệu, dụng cụ máy móc pha chế để đồ uống làm ra ngon, chuẩn vị. Đồng thời, máy móc hiện đại cũng giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, mang đến sự hài lòng với khách hàng.

Bước 8: Xây dựng quy trình phục vụ

Một quy trình phục vụ được thiết lập rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp cả quá trình vận hành thông suốt, tránh sai sót, nhầm lẫn và mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng hơn.

Từ khâu chuẩn bị – đón tiếp khách hàng – nhận order – xử lý đơn – phục vụ – thanh toán – dọn dẹp quán. Ở giai đoạn này, ngoài sử dụng lực lượng là lao động, bạn có thể kết hợp sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kinh doanh quán cafe nhằm tạo nên một quy trình phục vụ nhanh gọn, hiệu quả và linh hoạt hơn.

Bạn có thể tham khảo được nhiều lựa chọn phần mềm bán hàng khác nhau trên thị trường, trong đó có phần mềm quản lý bán hàng – POS của Mona Media. Một công cụ linh hoạt giúp bạn giảm đáng kể thời gian, chi phí, quản lý nhân lực, kết nối các bộ phận hiệu quả, xử lý khối lượng dữ liệu bán hàng lớn trong thời gian ngắn. Dù bạn kinh doanh quán cafe theo mô hình nào, quy mô ra sao, máy bán hàng POS của Mona Media đều phù hợp được.

Bước 9: Lập kế hoạch quản lý điều hành quán cafe 

Quản lý điều hành quán là một nhiệm vụ trung tâm, có vai trò nòng cốt trong hoạt động và sự phát triển của quán. Người điều hành vừa phải biết quản lý chi tiêu, nhân sự, hoạt động kinh doanh. Họ còn là người thức thời, nhạy bén và kiểm soát các cơ hội vàng để có bước phát triển nhảy vọt.

Quản lý điều hành cần thực hiện các quyết định và chịu trách nhiệm đối với nhân sự, khách hàng trong quán. Bạn phải là người được huấn luyện và có kỹ năng, kinh nghiệm phong phú, phải bao quát vấn đề lương thưởng, phân chia lịch làm của nhân viên, giải quyết các vấn đề phát sinh và nhiều hơn thế. Vậy nên việc lựa chọn sử dụng một phần mềm quản lý quán cafe là điều cực kỳ quan trọng. Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm các phần mềm quản lý bán hàng, ứng dụng quản lý nhân sự,… Sử dụng phần mềm hỗ trợ trong công tác quản lý sẽ giúp hoạt động kinh doanh của quán nhịp nhàng, thuận lợi và phát triển hơn.

Bước 10: Lập kế hoạch marketing cho quán cafe

Mong muốn hàng hóa, dịch vụ hay thương hiệu của mình đến gần hơn với người tiêu dùng, hẳn bạn sẽ chẳng thể nào làm ngơ phương thức tiếp thị. Đáng chú ý hơn, trong thời đại tăng trưởng mạnh và nhanh chóng, nếu chỉ chậm một bước, đối thủ đã tiến xa hơn bạn cả chặng đường dài.

Tiếp thị (marketing) sẽ là bước để bạn luôn xuất hiện trong thị trường, gần với khách hơn. Và vùng đất màu mỡ nhất để bạn thực hiện ý tưởng marketing của mình chính là mạng xã hội, kênh website,… Kết hợp với đó, bạn có thể thực hiện xen kẽ chiến dịch marketing trực tiếp với các ấn phẩm báo chí, tờ rơi quảng cáo, sự kiện, hội chợ, triển lãm,…

Tùy vào đối tượng khách hàng mục tiêu, nguồn kinh phí và hoàn cảnh cụ thể mà bạn tiến hành các chiến dịch marketing phù hợp.

Kinh doanh quán cafe sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thực hiện lập kế hoạch chi tiết và sát thực tế. Hi vọng rằng, với 10 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe trên đây sẽ giúp bạn có kế hoạch chi tiết cho con đường kinh doanh cà phê của bạn. Chúc bạn thành công nhé!