KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng KPI cho nhân viên

key performance indicator

 

KPI là gì?

Chỉ số KPIKey Performance Indicator là chỉ số được sử dụng để đánh giá được hiệu quả thực hiện công việc, là công cụ đo lường và giúp dánh giá được lượng công việc hoàn thành thông qua tỉ lệ, số liệu, các chỉ tiêu được định lượng. Qua đó, nó phản ánh được hiệu quả hoạt động của từng tổ chức, của từng bộ phận hay một cá nhân cụ thể.

cách xây dựng kpi hiệu quả
Chỉ tiêu KPI được xây dựng tạo mục tiêu rõ ràng cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp

Trong các doanh nghiệp thường dùng chỉ số KPI ở nhiều cấp độ khác nhau giúp đánh giá hiệu quả và chính xác được mức độ thành công của công việc với mục tiêu được đề ra trước đó. Đối với KPI ở level cao sẽ hướng sự tập trung vào những chỉ số, những mục tiêu chung của cả doanh nghiệp. Đối với KPI ở mức độ thấp sẽ được sử dụng cho hệ thống quy trình, hay cho phòng ban, cá nhân để từ đó có cơ sở đánh giá được hiệu suất của công việc, hay của tiến trình đơn lẻ.

Mời bạn tham khảo thêm:

Lý do cần tới KPI cho doanh nghiệp

Việc sử dụng và đánh giá KPI là yêu cầu cơ bản, quan trọng cần có của một doanh nghiệp. Với KPI nó đảm bảo giúp hoạt động quản lý của doanh nghiệp được hỗ trợ tốt, đồng thời cũng có ý nghĩa riêng đối với nhân viên. Việc lập ra KPI cho nhân viên và đưa nó vào phần mềm quản lý công việc để người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá KPI cho nhân viên

Ý nghĩa của KPI với doanh nghiệp

  • Dễ dàng trong việc theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên một cách trực quan, minh bạch và chính xác. Từ đó việc đề ra được lương, thưởng hay áp dụng quy chế kỉ luật được thực hiện tốt.
  • Khả năng giúp nâng cao được đáng kể hiệu quả quy trình nghiệm thu của quá trình thực hiện một công việc cụ thể của doanh nghiệp.
  • Nhờ KPI giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo được từng mục tiêu, tầm nhìn được hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả theo đúng kì vọng đã đặt ra trước đó.

Ý nghĩa của KPI đối với nhân viên

  • Hiểu một cách cụ thể và chính xác được mức độ hoàn thành công việc của bản thân khi so sánh với mục tiêu đã đề ra trước đó.
  • Tạo ra động lực làm việc để hướng tới những mục tiêu đã để ra, hoàn thành nó một cách xuất sắc nhất.
  • Có thể phát hiện kịp thời được khiếm khuyết của bản thân khi tình trạng chậm tiến độ xảy ra, từ đó việc thay đổi và điều chỉnh giúp cải thiện kịp thời được đảm bảo tốt.

Sai lầm thường thấy trong xây dựng KPI là gì

Việc xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp là yêu cầu cơ bản cần được chú ý tiến hành. Tuy nhiên, việc xây dựng chỉ số này cũng tồn tại những vấn đề, có những sai lầm hoàn toàn có khả năng xuất hiện. Cụ thể phải kể tới là:

chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả
Có nhiều sai lầm xuất hiện trong quá trình xây dựng chỉ số KPI

Không liên kết với mục tiêu chiến lược

KPI khi xây dựng phải đảm bảo là những chỉ số thực sự quan trọng. Nó cần phải được xây dựng, đồng thời theo dõi dựa trên chính những mục tiêu và mang đầy đủ tính chiến lược của mỗi phòng ban, cho tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Khi xây dựng cũng như đánh giá chỉ số KPI thiếu đi độ ăn khớp cần thiết với chính những mục tiêu cụ thể cần hoàn thành. Điều này khiến doanh nghiệp xuất hiện lãng phí ở tài nguyên, nguồn lực và không có được kết quả cao như mong đợi.

Tập trung chỉ số KPI kết quả bỏ qua KPI dẫn dắt

Một KPI khi xây dựng chỉ đơn giản là đánh giá kết quả cuối cùng, song việc không cho chúng ta thấy được nguyên nhân, yếu tố tạo nên được kết quả này là điều cần được chú ý. Điều này vô tình khiến chỉ số trở nên khó xác định, mông lung và việc hoàn thành được càng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Việc không xây dựng được KPI có thể thể hiện được nguyên nhân bổ sung thêm trở thành sai lầm thường gặp.

Giữa các chỉ số KPI khi được xây dựng cần có một mối quan hệ theo dạng nhân quả chặt chẽ. Doanh nghiệp có thể cân bằng được giữa chỉ tiêu KPI về kết quả và nguyên nhân mới có thể đạt được kết quả cuối cùng là lý tưởng nhất.

Xây dựng KPIs cố định không cập nhật

Có khá nhiều doanh nghiệp, nhà quản lý cứng nhắc trong việc xây dựng KPIs một cách cố định. Trong khi đó, trong quá trình triển khai có rất nhiều những vấn đề hoàn toàn có thể xuất hiện và gây ra những phiền toái, phát sinh không mong muốn. Điều này vô tình khiến lãng phí nguồn lực, khiến tình trạng giậm chân tại chỗ xảy ra trong thời điểm đang có những phát triển mạnh mẽ.

Việc áp dụng KPIs một cách cứng nhắc và cố định, không linh hoạt trong từng thời điểm cụ thể có thể khiến việc tối ưu hiệu quả làm việc, có được khả năng hoàn thành mục tiêu tốt như mong muốn gặp ảnh hưởng. Đặc biệt, đối với những mục tiêu liên quan tới lĩnh vực sáng tạo thì xây dựng KPI không mang tới kết quả như mong đợi. Vấn đề này cần đặc biệt quan tâm và cân nhắc một cách đầy đủ. Nó giúp chúng ta có thể tránh được những sai lầm không đáng có.

Cách xây dựng KPI cho nhân viên

Xác định người xây dựng KPI

Xác định người xây dựng KPI chúng ta có hai phương pháp chính để áp dụng với những điểm mạnh, song cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Cụ thể là:

Các bộ phận, phòng ban trực tiếp xây dựng KPI

Từng bộ phận, phòng ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho từng vị trí trong phòng ban đó. Đội ngũ quản trị nhân lực lúc này đóng vai trò chỉ dẫn, hỗ trợ về phương pháp để KPIs khi được xây dựng tuân thủ đầy đủ các nguyên tác, tránh sai lầm có thể xuất hiện.

Việc xây dựng KPIs lúc này thường được trưởng bộ phận, phòng ban tiến hành. Đây là người có sự biểu biết một cách rõ ràng, tổng quát nhất về nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí trong bộ phận. Lúc đó có thể xác định được KPIs thích hợp được đảm bảo. Nó giúp:

  • KPIs được xây dựng mang tính khả thi cao, có thể thể hiện được nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, từng cá nhân.
  • Phương pháp này thường thiếu đi tính khách quan với mục tiêu thường quá thấp. Bởi thế, khi áp dụng việc chú ý tới kiểm định, đánh giá về dội ngũ nhân sự, cũng như cả đội ngũ quản lý cấp cao cần được tiến hành.

Xây dựng KPI bởi đội ngũ quản lý cấp cao

Bộ phận nhân sự, hay các quản lý cấp cao là người đưa ra KPIs cho các phòng ban, các bộ phận. Nó đảm bảo được tính khách quan và khoa học để công việc có thể thực hiện dễ dàng và hiệu quả. Tuy nhiên, đôi khi KPIs được đưa ra không thực sự phù hợp, không thể hiện được một cách đúng đắn và chuẩn xác chức năng, nhiệm vụ của bộ phận và phòng ban đó.

kpi là gì
Việc xây dựng KPI cần thực hiện một cách chuẩn xác

Bởi thế, khi áp dụng phương pháp này thì chú ý tới việc thẩm định, đánh giá của từng bộ phận chức năng là điều cần được đảm bảo. Nó giúp việc xây dựng KPIs chuẩn xác và phù hợp nhất được đảm bảo tốt. Ngoài ra, theo công ty phần mềm mona software, nếu công ty bạn có một mô hình đặc thù với nhiều phòng ban, chức năng khác nhau thì nên xây dựng một phần mềm được thiết kế theo yêu cầu để quản lý và kiểm soát chính xác, nhanh chóng nhất.

Xác định các chỉ số KPIs

Trong quá trình xây dựng chỉ số KPIs thì yếu tố quan trọng nhất cần được chú ý đảm bảo đầy đủ chính là việc giúp chúng có được sự gắn bó một cách chặt chẽ với các mục tiêu cụ thể mà phòng ban, doanh nghiệp đề ra. Khi có thể thống nhất được KPI với mục tiêu của phòng ban, hay doanh nghiệp thì lúc đó có thể ứng dụng được tiêu chí SMART sẽ giúp đánh giá về từng chỉ số được tiến hành dễ dàng:

  • S: Mục tiêu cụ thể
  • M: Mục tiêu đo lường được
  • A: Mục tiêu có thể đạt được
  • R: Mục tiêu thực tế
  • T: Mục tiêu có thời hạn cụ thể.

Chỉ số KPIs sau khi xây dựng không đảm bảo đạt được tiêu chí SMART nó sẽ có nguy cơ ảnh hưởng xấu tới đánh giá nói riêng, đồng thời có thể tác động tiêu cực tới hệ thống quản trị của cả doanh nghiệp nói chung. Cụ thể là:

  • Mục tiêu không đạt được tiêu chí một cách cụ thể khiến người lao động khó khăn trong việc xác định mình nên làm gì, phải làm như thế nào mới có được hiệu quả cao nhất.
  • Với các chỉ số khi không đo lường được thì kết quả thực hiện được một công việc cụ thể không đem lại ý nghĩa.
  • Với chỉ số KPIs khi không đạt được, hoặc không thực tế khiến nó trở nên xa vời, nhân viên không thể đủ khả năng đạt được ngay cả khi cố gắng và nỗ lực hét sức. Điều đó vô tình ảnh hưởng tới tâm lý, tới động lực, gây ra cảm giác chán nản và mệt mỏi.
  • Với chỉ số KPIs khi không có được hạn định cụ thể sẽ gây ra tình trạng người lao động không xác định được công việc cần hoàn thành trong thời gian bao lâu, hay khi nào phải hoàn thành. Nó khiến việc kiểm soát chính công việc đang làm của bản thân mỗi người gặp khó khăn, ảnh hưởng tiêu cực.

Đối với chỉ số hiệu suất được chọn là KPIs sẽ có những thay đổi, khác biệt tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà mỗi đơn vị, mỗi doanh nghiệp theo đuổi. Đồng thời cũng cần dựa trên chính hoạt động cụ thể của nhân viên, cũng như KPIs chung của từng phòng ban. Việc chú ý toàn  diện đảm bảo giúp quá trình xây dựng KPI được thực hiện tốt như yêu cầu.

Bạn có thể xem thêm: So sánh mô hình OKR mô hình SMART

Đánh giá về mức độ hoàn thành KPI

Việc xác định KPIs khi được hoàn thành cho mỗi phòng ban, cũng như từng vị trí công việc của doanh nghiệp thì lúc này việc áp dụng vào trong quá trình quản trị, cho nhân sự và năng suất cần được đảm bảo. Khi mà các KPIs được xác định thông thường sẽ dựa trên các tiêu chí có thể đo lường thì chắc chắn đã định hướng được phương pháp để đánh giá cho từng mục một cách cụ thể.

Thông thường, mọi đầu việc thì KPI sẽ được phân chia dựa trên 3 nhóm chính cơ bản là:

  • Nhóm A: đây là nhóm tốn KPI tốn kém nhiều thời gian thực hiện, có thể ảnh hưởng tới mục tiêu chung.
  • Nhóm B: yêu cầu tốn kém ít thời gian hơn, ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian nhưng lại ảnh hưởng không quá lớn tới mục tiêu chung.
  • Nhóm C: ở nhóm này sẽ tốn ít thời gian và cũng ảnh hưởng không lớn tới mục tiêu chung được đặt ra.

Khi đánh giá về mức độ hoàn thành của một nhân viên cụ thể thì cả bộ 3KPI gồm cả nhóm A, B, C đều được xác định. Trong đó KPI nhóm C sẽ có 2 KPI con được áp dụng. Lúc đó đánh giá mức độ hoàn thành được thực hiện chính xác, chi tiết với con số khách quan và đúng đắn nhất.

Liên hệ của đánh giá KPIs và lương thưởng

Tùy thuộc vào mục tiêu độ hoàn thành KPIs được xác định trước đó thì người thực hiện xây dựng hệ thống chỉ số này sẽ xác định mức lương thưởng nhất định và phù hợp. Chính sách đó có thể sẽ được quy định từ trước từ phía cấp lãnh đạo của doanh nghiệp, hoặc từ phía các quản lý cấp cao trong phòng ban, hoặc do người xây dựng KPIs, hay do nhân viên đưa ra thống nhất chung.

cách sử dụng kpi hiệu quả
Dự vào KPI giúp đánh giá về lương thưởng thực hiện chuẩn xác

Việc đánh giá và đề ra lương thưởng thường sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá về hiệu quả công việc vào cuối kì. Có đánh giá toàn diện và khách quan khi kết hợp đầy đủ ý kiến của các bên liên quan sẽ đưa ra được con số chính xác, thích hợp và thỏa đáng nhất.

Thực hiện điều chỉnh và tối ưu KPI

Ở bước này cần thực hiện việc theo dõi và điều chỉnh KPIs theo thời gian. Việc xem xét các KPIs mới được lập nên cần được tiến hành, đảm bảo rằng đó là những con số phù hợp. Chúng ta có thể mất khoảng thời gian đầu để đánh giá, đưa ra những điều chỉnh mới đạt tới mức tối ưu nhất. Tuy nhiên, khi đã có được số liệu KPI cuối cùng thì lời khuyên đưa ra là việc duy trì cần áp dụng tối thiểu 1 năm.

Quản trị nhân lực là yếu tố cốt lõi, quan trọng có ý nghĩa quyết định tới khả năng phát triển của một doanh nghiệp. Hiệu quả công việc được cải thiện, hoàn thành mọi mục tiêu đề ra mới giúp mỗi công ty có thể mở rộng quy mô, hoạt động hiệu quả hơn nữa. Bởi thế, chú ý tới cách xây dựng KPI và tuân thủ theo KPIs là điều quan trọng cần được chú ý. Tạo dựng cơ sở, có được mục tiêu chung và hoàn thành tốt là điều được đảm bảo tốt.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *