Tổng Hợp 7 Mẫu Báo Cáo Nhân Sự Thông Dụng Nhất Hiện Nay

Muốn quản lý nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp không thể thiếu những mẫu báo cáo nhân sự rõ ràng, khoa học. Việc nắm trong tay một file báo cáo nhân sự chuẩn chỉnh hàng tháng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi biến động nhân sự, đánh giá hiệu suất làm việc và đưa ra quyết định kịp thời. Trong bài viết này, MONA Software sẽ tổng hợp 7 mẫu báo cáo nhân sự thông dụng nhất hiện nay mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng cần có trong tay.

Báo cáo nhân sự là gì?

Báo cáo nhân sự là tài liệu tổng hợp các số liệu và chỉ số liên quan đến tình hình nhân lực trong doanh nghiệp. Thông qua việc phân tích dữ liệu một cách hệ thống, mẫu báo cáo nhân sự hàng ngày giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và hỗ trợ đưa ra các quyết định chiến lược nhằm nâng tầm hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.

Việc xây dựng và sử dụng file báo cáo nhân sự hàng tháng mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Hỗ trợ bộ phận HR phân tích số liệu để hiểu rõ thực trạng nhân sự hiện tại.
• Cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhân sự một cách kịp thời và chiến lược.
• Theo dõi, giám sát và phát hiện kịp thời các vấn đề như thiếu hụt nhân lực, tỷ lệ nghỉ việc tăng, hay hiệu suất lao động thấp.
• Góp phần đánh giá năng lực cá nhân, lên kế hoạch đào tạo hoặc luân chuyển phù hợp để nâng cao chất lượng đội ngũ.
• Giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng biến động lao động, từ đó linh hoạt điều chỉnh chiến lược phát triển nhân sự trong từng giai đoạn.

Những nội dung cần có trong file báo cáo nhân sự

Để file báo cáo nhân sự thông dụng phát huy tối đa hiệu quả, việc xây dựng nội dung báo cáo một cách đầy đủ và logic là điều cần thiết. Dưới đây là những nội dung cần có trong mẫu báo cáo nhân sự thông dụng giúp doanh nghiệp kiểm soát và phát triển nguồn nhân lực bền vững.

Đánh giá chung về tình hình nhân sự

Một mẫu báo cáo nhân sự hàng ngày chuẩn chỉnh không thể thiếu phần mở đầu với những số liệu tổng quan, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn nhanh chóng và rõ ràng về thực trạng nhân sự tại doanh nghiệp trước khi đi sâu vào chi tiết.

Cụ thể, mục đánh giá chung trong mẫu báo cáo tình hình nhân sự của công ty cần trình bày những nội dung sau:

• Tổng số nhân sự hiện tại, bao gồm số lượng nhân viên chính thức, thử việc, làm việc bán thời gian và số lượng đã nghỉ việc.
• Tỷ lệ nghỉ việc trong kỳ, được tính bằng công thức: Số nhân viên nghỉ việc/Số nhân viên trung bình trong kỳ.
• Thống kê nhân sự theo từng bộ phận, vị trí để làm rõ cấu trúc nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

-> Xem ngay: Lợi ích khi doanh nghiệp sở hữu hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả

Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự

Một trong những phần quan trọng trong mẫu báo cáo nhân sự thông dụng là đánh giá chi phí và hiệu quả từ các chương trình training nội bộ. Báo cáo nhân sự nên thể hiện rõ tổng mức đầu tư dành cho hoạt động đào tạo như chi phí thuê giảng viên, tài liệu học tập, trang thiết bị hỗ trợ, hoặc lệ phí đăng ký các khóa học bên ngoài.

Bên cạnh đó, file báo cáo nhân sự hàng tháng cần phân tích chi tiết kết quả đào tạo thông qua việc đo lường mức độ cải thiện về kỹ năng chuyên môn của nhân sự sau quá trình học. Những con số này sẽ giúp người quản lý đánh giá tính hiệu quả của việc đầu tư, từ đó ra quyết định tối ưu hơn cho các chương trình đào tạo tiếp theo.

Báo cáo hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp

Đánh giá hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp là nội dung không thể thiếu trong mẫu báo cáo tình hình nhân sự của công ty. Doanh nghiệp cần thống kê tổng số hồ sơ ứng tuyển (CV), cũng như tỷ lệ ứng viên đạt sau mỗi đợt tuyển.

Việc phân tích các chỉ số này giúp nhận diện rõ kênh tuyển dụng nào đang mang lại ứng viên chất lượng, từ đó điều chỉnh chiến lược tuyển dụng một cách linh hoạt và hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi báo cáo nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu thủ công.

Báo cáo thu nhập của nhân sự

Khi nhìn vào file báo cáo nhân sự hàng tháng, bảng lương chính là tấm gương phản chiếu rõ nét cách doanh nghiệp định giá nhân sự. Việc phân tích thu nhập theo từng vị trí không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn là căn cứ để điều chỉnh chính sách đãi ngộ hợp lý, tạo động lực giữ chân người giỏi và thu hút thêm nhân tài mới.

Báo cáo tình hình tuân thủ nội quy, quy chế của nhân viên

Nội dung cuối cùng không thể thiếu trong file báo cáo nhân sự thông dụng đó là phần tổng hợp các hành vi vi phạm nội quy tại doanh nghiệp. Thông qua số liệu chi tiết về tình trạng đi muộn, về sớm, nghỉ phép hay các vi phạm khác theo từng cá nhân và phòng ban, bộ phận nhân sự có thể đánh giá được mức độ tuân thủ và kỷ luật trong nội bộ. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng đưa ra phương án điều chỉnh, xây dựng văn hoá làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Top 7 mẫu báo cáo nhân sự thông dụng nhất

Quản lý nhân sự hiệu quả không thể thiếu những công cụ hỗ trợ đắc lực như các mẫu báo cáo chuyên nghiệp. Việc lựa chọn đúng mẫu báo cáo nhân sự thông dụng sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt dữ liệu nhanh chóng, từ đó ra quyết định chuẩn xác và kịp thời. Cùng điểm qua top 7 mẫu báo cáo tình hình nhân sự sau đây:

Mẫu báo cáo biến động nhân sự

Một trong những file báo cáo nhân sự thông dụng nhất hiện nay chính là báo cáo biến động nhân sự. Mẫu báo cáo này là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp kiểm soát sự thay đổi về nhân sự theo từng giai đoạn cụ thể. Báo cáo không chỉ phản ánh số lượng nhân viên tăng hoặc giảm, mà còn giúp các nhà quản lý nhanh chóng nhận diện xu hướng và lên kế hoạch bổ sung hay cắt giảm nhân sự kịp thời.

Có 3 dạng phổ biến trong báo cáo biến động nhân sự:

• Theo thời gian: Theo dõi khoảng thời gian có tỷ lệ nghỉ việc cao, như sau Tết, nghỉ hè,… để kịp thời lên phương án tuyển dụng bù hoặc giữ chân người tài. Đây là thời điểm nhạy cảm khi nhiều nhân viên chờ nhận thưởng xong mới quyết định nghỉ việc.
• Theo thâm niên: Doanh nghiệp sẽ tiến hành phân loại nhân viên theo thời gian làm việc để xác định đâu là nhóm có tỷ lệ nghỉ việc cao nhất, từ nhóm dưới 1 tháng, dưới 3 tháng, dưới 6 tháng, dưới 1 năm, dưới 2 năm, dưới 3 năm cho đến nhóm trên 3 năm. Nếu tỷ lệ nghỉ việc cao ở nhóm có thâm niên lâu năm, HR cần báo cáo ngay để lãnh đạo vào cuộc, tránh thất thoát nguồn lực kinh nghiệm.
• Theo vị trí công việc: Dữ liệu cho thấy bộ phận nào đang thiếu người hay nơi nào dư thừa. Nhờ đó, nhà quản lý có thể tái phân bổ nhân sự hoặc chủ động tuyển dụng, đảm bảo bộ máy luôn vận hành mượt mà.

Mẫu báo cáo hiệu quả tuyển dụng

Trong danh sách các mẫu báo cáo nhân sự thông dụng, không thể thiếu báo cáo liên quan đến quá trình tuyển dụng. Báo cáo này thường được xây dựng theo từng giai đoạn triển khai tuyển dụng cụ thể, phản ánh chi tiết toàn bộ hành trình từ khâu nhận hồ sơ đến khi ứng viên chính thức nhận việc.

Đồng thời, báo cáo cũng tổng hợp số lượng hồ sơ, ứng viên phỏng vấn, người được offer, đã nhận việc và chi phí tuyển dụng. Nhờ đó, nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về hiệu quả từng đợt tuyển dụng, xác định điểm mạnh – điểm yếu trong quy trình và nhanh chóng điều chỉnh chiến lược nhằm tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm chi phí cho các chiến dịch tuyển dụng sau.

Mẫu báo cáo chấm công nhân viên

Đây là mẫu báo cáo tình hình nhân sự của công ty chuyên sâu giúp tổng hợp dữ liệu về ngày công, nghỉ phép, cũng như các trường hợp đi muộn và về sớm của toàn bộ cán bộ nhân viên. Dựa vào báo cáo này, doanh nghiệp có thể quản lý thời gian làm việc một cách chính xác, đồng thời HR có thể đánh giá mức độ tuân thủ nội quy và ý thức kỷ luật của từng cá nhân. Đặc biệt, báo cáo cũng là cơ sở quan trọng để tính lương cuối tháng, đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong chế độ đãi ngộ nhân sự.

Mẫu báo cáo về khen thưởng, kỷ luật

File báo cáo nhân sự hàng tháng về khen thưởng, kỷ luật là phần tổng hợp những cá nhân có thành tích nổi bật và những trường hợp vi phạm nội quy công ty. Việc thống kê này giúp cấp quản lý có cái nhìn khách quan về hiệu suất làm việc, từ đó đưa ra quyết định khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật một cách công bằng, minh bạch. Báo cáo không chỉ phản ánh tình hình nhân sự hiện tại mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự ghi nhận và tính trách nhiệm.

Mẫu báo cáo tình hình quỹ lương

Trong mẫu báo cáo nhân sự, phần liên quan đến quỹ lương đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là tổng hợp toàn bộ khoản chi trả mà doanh nghiệp dành cho đội ngũ nhân viên trong kỳ báo cáo. Dựa trên các dữ liệu lương thực tế, ban lãnh đạo có thể đánh giá mức độ phân bổ ngân sách cho từng bộ phận, từ đó xây dựng chính sách lương thưởng hợp lý, công bằng và phù hợp với năng lực từng người. Báo cáo quỹ lương chi tiết còn là công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc lập kế hoạch tài chính dài hạn và giữ chân nhân sự chủ chốt cho doanh nghiệp.

Mẫu báo cáo định biên nhân sự

Mỗi doanh nghiệp sẽ có yêu cầu định biên nhân sự riêng, tùy theo vị trí và khối lượng công việc. Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu báo cáo định biên nhân sự để xây dựng đội ngũ phù hợp, tối ưu hóa hiệu suất và chi phí. Một mẫu báo cáo định biên nhân sự cơ bản thường bao gồm:

• Tham số định biên: Các yếu tố phát sinh trong quá trình vận hành nhân sự.
• Mô tả công việc: Ghi rõ đầu việc từng vị trí và thời gian, chi phí cần để hoàn thành.
• Chi phí: Tổng hợp và đối chiếu với quỹ lương hiện có.
• Số lượng nhân sự cần: Được xác định theo khối lượng công việc hoặc giới hạn tài chính.

Mẫu báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, cuối năm

Đến giai đoạn giữa hoặc cuối năm, việc tổng hợp và trình bày mẫu báo cáo tình hình nhân sự của công ty là nhiệm vụ không thể thiếu của phòng HR. Đây là nhiệm vụ cần thiết giúp đội ngũ nhân sự thu thập dữ liệu nhanh chóng, tránh bỏ sót thông tin quan trọng và đảm bảo tiến độ công việc. Báo cáo này là cơ sở để lãnh đạo đánh giá, xét thưởng, tăng lương và đưa ra các quyết định nhân sự quan trọng. Một báo cáo rõ ràng sẽ giúp HR nâng cao hiệu quả và góp phần giữ chân người giỏi.

Và để năng cao hiệu quả đào tạo nội bộ nói chung và tối ưu các báo cáo nhân sự, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các phần mềm đào tạo nội bộ chuyên nghiệp như MONA SkillHub.

Phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub được phát triển từ thực tiễn gần 10 năm đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. MONA Software đã tích lũy đầy đủ kinh nghiệm để xây dựng một nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình đào tạo nhân sự, nâng cao chất lượng đội ngũ mà không phụ thuộc vào thời gian hay địa điểm.

Về chi tiết, phần mềm MONA SkillHub sở hữu các tính năng ưu việt như:

• Chống tua video bài học trong lần học đầu tiên nhằm đảm bảo người học tiếp thu đủ nội dung.
• Câu hỏi ngẫu nhiên tích hợp trong video học, giúp kiểm tra khả năng ghi nhớ và duy trì sự tập trung.
• Bài kiểm tra đánh giá kiến thức ngay trong quá trình đào tạo, đo lường hiệu quả học tập.
• Báo cáo chi tiết quá trình học của từng nhân viên, hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi sát tiến độ đào tạo.
• Tự động cập nhật nội dung mới và yêu cầu nhân viên học lại nếu chưa đạt chuẩn kiến thức.
• Xây dựng lộ trình đào tạo rõ ràng, phân chia theo từng vị trí, phòng ban trong công ty.

Với hệ thống chặt chẽ và dễ triển khai, phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub đã và đang trở thành công cụ không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp trong quá trình chuẩn hóa và tối ưu hoạt động đào tạo.

Để triển khai hệ thống đào tạo bài bản và chuyên nghiệp, vui lòng liên hệ MONA qua Hotline 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết và nhận demo trải nghiệm thực tế.

Hy vọng với 7 mẫu báo cáo nhân sự mà MONA đã chia sẻ, bạn đã có thể dễ dàng áp dụng vào thực tiễn để theo dõi, đánh giá và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn. Dù ở bất kỳ quy mô doanh nghiệp nào, việc xây dựng hệ thống báo cáo chuẩn chỉnh sẽ luôn là chìa khóa giúp tổ chức vận hành trơn tru, minh bạch và phát triển bền vững. Đừng quên thường xuyên cập nhật và điều chỉnh file báo cáo nhân sự hàng tháng sao cho phù hợp với tình hình thực tế nhé!

-> Khám phá thêm các bài viết hữu ích:

• Tổng hợp phương pháp quản lý nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp
• Hướng dẫn cách phát triển năng lực cho nhân viên tốt nhất
• Kế hoạch nhân sự là gì? Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo