Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP là một trong những công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý hệ thống sản xuất, kinh doanh và điều hành hoạt động của tổ chức công ty một cách chuyên nghiệp nhất. Nhờ có phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu suất công việc, giảm thiểu rủi ro trong vận hành doanh nghiệp. Vậy phần mềm ERP là gì? Lợi ích của hệ thống ERP trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng MONA Software tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Phần mềm ERP là gì?

ERP là thuật ngữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Enterprise Resource Planning, có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm này được viết bởi các ngôn ngữ lập trình và thuật toán cao cấp nhằm tự động hóa các hoạt động và nghiệp vụ quản lý trong kinh doanh.

Tất cả các tính năng và nghiệp vụ của ERP đều cùng chạy trên 1 phần mềm duy nhất và được phân quyền theo từng bộ phận, vai trò của cá nhân trong doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý và kiểm soát, kết nối các bộ phận bán hàng, nhân sự, kế toán thậm chí cả tồn kho và vận hành sản xuất. Sự đồng bộ hóa này sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch một cách khoa học và chuyên nghiệp nhất.

Chức năng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mang đến rất nhiều chức năng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh, sản xuất và quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Cụ thể:

• ERP có khả năng hợp nhất mọi quá trình sản xuất kinh doanh, quản trị nhân sự, kiểm soát hàng hóa tồn kho một cách đồng bộ hóa.
• Phần mềm ERP sẽ kết nối các phòng ban trong cùng một doanh nghiệp để tương tác và trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng, linh hoạt.
• ERP có thể phân chia và hoạch định kế hoạch chi tiết cho mỗi phòng ban, cá nhân. Mỗi nhân sự trong doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào phần mềm ERP, kiểm tra nhiệm vụ của mình và thực hiện đúng theo kế hoạch đã đặt ra.
• Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được các chuyên gia đánh giá là một giải pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp, người lao động hình thành nên một quy trình hoạt động hoàn hảo nhất.

Phân loại các phần mềm ERP hiện nay

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp được phân thành 3 loại hệ thống là:

• ERP đóng gói: Đây là mô hình ERP được dùng vào các hoạt động sản xuất đóng gói của doanh nghiệp. Phần mềm ERP sẽ tổng hợp các chuẩn mực và đặc trưng trong sản xuất và đóng gói, cũng như lĩnh vực kinh doanh và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để tập hợp các điểm chung tạo thành mô hình sản xuất đóng gói tổng thể.
• ERP viết theo yêu cầu: Loại phần mềm này sẽ được tạo ra dựa trên chính yêu cầu của doanh nghiệp để đảm bảo tương thích hoàn toàn với đặc điểm và quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sản xuất và vận hành quy mô lớn thường chọn hình thức này. Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP viết theo yêu cầu cũng sẽ cần thời gian khoảng 6 tháng để thực hiện.
• ERP nước ngoài: Loại hệ thống ERP này là phần mềm ERP cao cấp và chuyên nghiệp nhất được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn, có công nghệ cao và cần quy trình quản lý đạt chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, phần mềm này có giá thành cao nên chỉ có các doanh nghiệp, brand lớn của Việt Nam sử dụng. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ không phù hợp với hình thức này.

Doanh nghiệp nào sử dụng ERP?

Phần mềm ERP sẽ thích hợp với các đối tượng doanh nghiệp sau:

• Doanh nghiệp có khối lượng công việc lớn, có rất nhiều nghiệp vụ trong kinh doanh như xuất kho, nhập kho, giao hàng, hóa đơn,… Quá nhiều dịch vụ nên dễ dàng sai sót và xử lý chậm bằng các phương thức truyền thống. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ hỗ trợ thực hiện nhanh chóng các tác vụ này để làm hài lòng khách hàng và nâng cao hiệu quả công việc của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp muốn cạnh tranh chuyên nghiệp bằng các công nghệ tân tiến với các đối thủ của mình. Việc tối ưu hóa và tự động hóa quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tạo lợi thế cạnh tranh tốt hơn.
• Các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô sản xuất đến nhiều tỉnh thành trong nước và vượt quy mô đến các thị trường quốc tế.
• Doanh nghiệp muốn tinh gọn bộ máy quản lý cồng kềnh, muốn tăng hiệu suất công việc và tái cấu trúc các bộ phận trong doanh nghiệp.

Phần mềm ERP sẽ giúp đồng bộ thông tin, quy trình sản xuất, xây dựng kế hoạch một cách hiệu quả. Quan trọng là tất cả các thông tin, kế hoạch, dữ liệu đều được chạy trên cùng một hệ thống phần mềm nên sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất.

Lợi ích của phần mềm ERP

Khi sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp sẽ nhận về rất nhiều các lợi ích, chẳng hạn như:

Quản lý thông tin và định hướng công việc

ERP sẽ tạo thành một hệ thống chuyên nghiệp, tập trung mọi quy chuẩn và nghiệp vụ của doanh nghiệp. Từ hệ thống này sẽ phần quyền quản lý, hoạch định nhiệm vụ đến mỗi cá nhân để giúp mỗi thành viên trong doanh nghiệp hoàn thành đúng nhiệm vụ được giao.

Đặc biệt là việc đồng bộ hóa thông tin và kết nối đến các phòng ban sẽ giúp các bộ phận liên kết với nhau để theo dõi quy trình của doanh nghiệp một cách bao quát và linh hoạt nhất.

Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp

Chi phí đầu tư ban đầu vào hệ thống ERP sẽ cao hơn các quy trình truyền thống. Nhưng một khi đã đi vào hoạt động thì quy trình này sẽ có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, dễ dàng kiểm tra nghiệp vụ của các bộ phận nhân sự, cá nhân nên sẽ thúc đẩy quy trình thực hiện khoa học, nhanh chóng. Hệ thống này sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, tăng chất lượng của sản phẩm, tạo quy trình làm việc nên sẽ giảm thiểu rất nhiều các chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Tăng chất lượng thành phẩm

Quy trình vận hành sản xuất đã được tổng hợp thông tin, chuẩn hóa mọi hoạt động, số liệu nên chất lượng của thành phẩm luôn đạt được mức tốt nhất và đồng bộ chất lượng của toàn bộ quy trình sản xuất. 

Chính xác trong quá trình vận chuyển

Tất cả các dữ liệu nhập vào sẽ có tính chính xác cao và mang tính đồng bộ, các bước thực hiện cũng đã được lên kế hoạch sẵn trên hệ thống ERP nên sẽ không xảy ra bất cứ một sai sót nào trong quá trình vận chuyển.

Các bước thực hiện đều dựa trên dữ liệu đầu vào để vận chuyển chính xác đến từng bộ phận kho, bộ phận khách hàng,… Trong vấn đề này thì ERP hoạt động tốt hơn rất nhiều lần so với nhân sự thủ công.

Đẩy mạnh hiệu suất công việc

Chỉ cần truy cập vào hệ thống ERP để kết nối đến các phòng ban, bộ phận sản xuất. Các thao tác nghiệp vụ, liên hệ giữa các bộ phận chỉ cần tương tác qua phần mềm ERP nên tiết kiệm rất nhiều thời gian thủ công và hạn chế được hiện tượng “nút thắt cổ chai” trong nhiều doanh nghiệp hiện nay.

ERP giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu hiệu quả

Tất cả các dữ liệu sẽ được đồng bộ và tập trung trên ERP. Cơ sở dữ liệu này sẽ hoàn toàn thống nhất để các nhân viên, phòng ban có thể lên báo cáo và cập nhật thông tin một cách kịp thời. Từ lãnh đạo cho đến các bộ phận đều có thể liên kết với nhau để điều hành và xử lý các vấn đề phức tạp với quy mô lớn của doanh nghiệp sản xuất, Tổng công ty hoặc mở rộng ra cả quy mô của một Tập đoàn.

Quy trình triển khai hệ thống ERP

Một hệ thống ERP cho quy trình sản xuất, điều hành doanh nghiệp sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

Thực hiện khảo sát tại doanh nghiệp

Đội ngũ Business Analyst (BA) sẽ tiến hành khảo sát nghiệp vụ và tính năng, tác vụ của các doanh nghiệp thông qua việc tiếp cận và trao đổi trực tiếp với từng phòng ban của doanh nghiệp. Thông qua việc khảo sát này, BA sẽ hiểu rõ quy trình làm việc, yêu cầu và đặc thù của các phòng ban để lập trình tính năng cho từng phòng ban.

Phân tích thiết kế

Sau khi đã tiến hành khảo sát, đội ngũ BA sẽ tiến hành viết tài liệu mô tả chi tiết và chuyển giao nghiệp vụ của các phòng ban (yêu cầu của người dùng) đến đội thiết kế dự án để tiến hành phân tích thiết kế.

Lập trình hệ thống

Sau khi đã hoàn thành phân tích thiết kế sẽ bắt đầu tiến hành lập trình hệ thống dựa trên các nghiệp vụ từ tài liệu mô tả và bản phân tích thiết kế chi tiết. Thời gian lập trình hệ thống này sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp và các chức năng của doanh nghiệp yêu cầu.

Test phần mềm

Phần mềm ERP sau khi lập trình sẽ đi vào giai đoạn test các chức năng. Đội ngũ kiểm thử phần mềm sẽ dựa trên các mô tả hệ thống, dùng thử, trải nghiệm và phát hiện ra các lỗi sai, sau đó tiến hành fix lỗi trên hệ thống. Đến khi phần mềm ERP đã hoàn thiện, tester đã đóng fix thì ERP sẽ được bàn giao lại cho doanh nghiệp.

Vận hành thử (Go-Live)

Go-Live là bước vận hành thử được thực hiện bởi sự phối hợp giữa nhận sự doanh nghiệp và bên lập trình để đào tạo các key user. Điều này sẽ giúp các key user am hiểu trọn vẹn về phần mềm và tiến hành training lại cho công ty của mình.

Nghiệm thu

Doanh nghiệp sẽ đưa phần mềm ERP vào các hoạt động vận hành nhân sự, sản xuất và quy trình vận chuyển của hệ thống trong vòng 1 đến 2 tháng. Nếu hệ thống hoàn hảo và không có vấn đề gì xảy ra thì sẽ tổng kết, nghiệm thu và kết thúc dự án.

Lưu ý khi triển khai phần mềm ERP

Trong quá trình triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP nên chú trọng đến các vấn đề sau:

Lên kế hoạch về chi phí, nguồn lực, thời gian

ERP là một hệ thống quản lý lớn, cần đến độ chính xác cao và tính bảo mật lớn. Hệ thống này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quy trình làm việc và hiệu suất cũng như kết quả làm việc. Vì vậy, khi quyết định xây dựng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết về chi phí, nguồn lực và thời gian thực hiện.

Một số hệ thống ERP sẽ cần thời gian khoảng 6 tháng để thực hiện. Một số phần mềm ERP phức tạp, vận hành cho doanh nghiệp có quy mô lớn có thể cần đến 1-2 năm và hao tốn đến $150.000 đến $750.000.

Cẩn thận với rủi ro tiềm ẩn của ERP

Phần mềm ERP sẽ đồng bộ hóa dữ liệu và quy trình vận hành, nên nếu có sự cố trong quá trình vận hành sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống. Lỗi sai này có thể làm thay đổi cả quy mô công ty và gây ra các thất thoát lớn.

Do vậy cần tìm đơn vị cung cấp phần mềm ERP uy tín, có độ bảo mật cao, phân quyền tốt và cần chạy thử hệ thống từ 1-2 tháng để kiểm tra mức độ chính xác trước khi đưa vào vận hành thực tế trên quy mô của toàn doanh nghiệp.

Chuẩn bị phương án nâng cấp ERP trong tương lai

Các doanh nghiệp đang phải phát triển và biến đổi theo thời đại công nghệ số. Do vậy, luôn phải có dự phòng các phương án thay đổi hoặc nâng cấp ERP trong tương lai để phù hợp với thời đại.

Kết hợp ERP và phần mềm hỗ trợ

Khi kết hợp ERP với các phần mềm hỗ trợ khác doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, báo cáo tồn kho, báo cáo tài chính và chăm sóc khách hàng,… Kỷ nguyên số và kết nối trực tuyến với các phần mềm thông qua thời gian thực đang phát triển mạnh. Kết hợp ERP và phần mềm hỗ trợ chính là cách để doanh nghiệp quản lý hệ thống của mình một cách toàn diện, khoa học và giúp đạt hiệu quả cao nhất.

Tại sao nên lập trình phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tại MONA?

Với hơn 8 năm kinh nghiệm trong thiết kế, lập trình phần mềm, cùng đội ngũ nhân viên chuyên môn cao, bạn hoàn toàn có thể yên tâm chọn lựa dịch vụ thiết kế phần mềm quản trị doanh nghiệp theo yêu cầu ERP tại MONA. Với dịch vụ lập trình phần mềm ERP, chúng tôi tự tin có một quy trình thiết kế phần mềm tiêu chuẩn, chất lượng đi đôi với giá cả và đội ngũ nhân viên hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp:

Quy trình thiết kế phần mềm ERP

Đặt nhu cầu của khách hàng và chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, đội ngũ thiết kế phần mềm của MONA đã xây dựng một quy trình thiết kế tỉ mỉ, đáp ứng được các nhu cầu trong hệ thống quản lý riêng của mỗi doanh nghiệp.

Cụ thể, quy trình lập trình phần mềm ERP tại MONA sẽ được tiến hành theo các bước như sau:

• Bước 1: Tiếp nhận và trao đổi thông tin với khách hàng về phần mềm
• Bước 2: Trao đổi chi tiết, sau khi thống nhất sẽ tiến hành ký hợp đồng
• Bước 3: Tìm hiểu nghiệp vụ, nhu cầu của công ty, hoạt động kinh doanh để lên ý tưởng thiết kế phù hợp
• Bước 4: Thiết kế giao diện, code, lập bảng demo cho phần mềm
• Bước 5: Gửi demo, tiếp nhận feedback và sửa theo ý khách hàng
• Bước 6: Hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ triển khai
• Bước 7: Bàn giao toàn bộ cho khách hàng, và thanh toán hợp đồng

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm

Đội ngũ của MONA có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để đem đến những sản phẩm chất lượng, hiệu quả theo đúng yêu cầu của khách hàng. Mỗi nhân viên đều lấy sự hài lòng của khách hàng làm mục tiêu phấn đấu, nỗ lực không ngừng để tạo nên những website, phần mềm hỗ trợ tối đa cho công việc của khách hàng.

Hoàn thành đúng tiến độ

Việc đặt mình vào vị thế của khách hàng và sở hữu một đội ngũ chuyên nghiệp cùng quy trình làm việc bài bản, MONA có thể đảm bảo về tiến độ viết phần mềm ERP theo cam kết với khách hàng.

Hỗ trợ, tư vấn 24/7

Từ quá trình tư vấn đến triển khai và đưa app quản lý doanh nghiệp vào ứng dụng, MONA luôn đồng hành cùng doanh nghiệp 24/7, nhằm giúp giải quyết các vấn đề trong thời gian ngắn nhất và nâng cao trải nghiệm cho khách hàng. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline bên dưới nhé:

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về phần mềm ERP là gì, lợi ích của hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Hy vọng thông tin trên đã giúp bạn có thêm góc nhìn về việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần lập trình phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP phù hợp, liên hệ đến MONA Software để được tư vấn chi tiết.

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 7, Quận Tân Bình, TPHCM
• Hotline: 1900 636 648
  • Bấm 108 – Phòng kinh doanh
  • Bấm 109 – Phòng kinh doanh
  • Bấm 103 – Phòng kỹ thuật
• Email: [email protected]