TOP 5+ Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn miễn phí, dễ dùng

Quản lý chuỗi cửa hàng sơn tưởng chừng chỉ xoay quanh nhập – bán – tồn kho, nhưng khi số lượng chi nhánh và danh mục sản phẩm tăng lên, các vấn đề vận hành bắt đầu âm thầm phát sinh. Tiếp tục quản lý thủ công bằng sổ sách hay Excel không chỉ làm chậm tốc độ vận hành mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về tài chính, dữ liệu và nhân sự. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều chủ cửa hàng tìm đến phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn như một giải pháp dài hạn. Dưới đây, MONA Software sẽ gợi ý top 5+ phần mềm quản lý cửa hàng sơn hiệu quả, đáng dùng nhất hiện nay.

Những khó khăn khi quản lý cửa hàng sơn thủ công

Quản lý chuỗi cửa hàng sơn bằng sổ sách, Excel sẽ dần bộc lộ những vấn đề tiềm ẩn khi khối lượng công việc, sản phẩm tăng theo cấp số nhân. Điển hình là các thách thức dưới đây:

Xảy ra sai sót khi kiểm kê sản phẩm

Sơn là mặt hàng có hàng nghìn mã màu và quy cách đóng gói khác nhau, do đó nếu doanh nghiệp quản lý bằng phương pháp thủ công, chỉ cần lệch một con số nhỏ trong khâu nhập – xuất cũng có thể dẫn đến sai lệch tồn kho trên toàn hệ thống.

Việc quản lý bán hàng bằng Excel rời rạc khiến nhân viên mới khó nắm bắt, nhà quản lý mất nhiều thời gian đối chiếu, còn quyết định nhập hàng thì thiếu dữ liệu chính xác để làm căn cứ. Ngược lại, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn cho phép theo dõi tồn kho theo từng mã SKU, từng chi nhánh, cập nhật xuất nhập theo thời gian thực, giúp chủ cửa hàng chủ động bổ sung hàng hóa và hạn chế tối đa sai sót.

Nguy cơ thất thoát doanh thu

Ở nhiều chuỗi cửa hàng sơn, doanh thu vẫn được tổng hợp thủ công vào cuối ngày, phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo từ cửa hàng trưởng. Quy trình này không chỉ tốn thời gian mà còn tạo ra “điểm mù” trong kiểm soát tài chính, đặc biệt là các giao dịch phát sinh trong ngày.

Khi thiếu minh bạch, nguy cơ gian lận, nhầm lẫn giá bán hoặc thất thoát tiền mặt là điều khó tránh khỏi. Trong khi đó, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn tốt sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng: từ chọn sản phẩm, áp giá, xuất hóa đơn đến ghi nhận doanh thu. Dữ liệu được đồng bộ tức thì, giúp chủ chuỗi theo dõi tình hình kinh doanh từng cửa hàng mọi lúc, không cần chờ báo cáo thủ công.

Khó khăn trong việc quản lý, kết nối khách hàng

Trong mô hình quản lý truyền thống, dữ liệu khách hàng thường nằm rải rác tại từng cửa hàng, phụ thuộc vào trí nhớ hoặc ghi chép của nhân viên bán hàng. Nhà quản lý gần như không có cái nhìn toàn diện về lịch sử mua hàng, công nợ hay nhu cầu thực tế của khách.

Đặc thù ngành sơn là nhiều khách hàng thanh toán theo đợt, phát sinh công nợ kéo dài. Nếu không theo dõi chặt chẽ, cửa hàng rất dễ rơi vào tình trạng khó thu hồi nợ hoặc mất thiện cảm với khách hàng. Việc ứng dụng phần mềm quản lý cửa hàng sơn miễn phí hoặc trả phí phù hợp sẽ giúp lưu trữ dữ liệu khách hàng tập trung, theo dõi công nợ rõ ràng, nhắc hạn thanh toán đúng thời điểm và xây dựng mối quan hệ bền vững hơn.

Nguy cơ báo cáo bị sai lệch

Báo cáo kinh doanh là cơ sở để nhà quản lý đưa ra quyết định, nhưng nếu dữ liệu đầu vào đã sai thì mọi phân tích phía sau đều trở nên vô nghĩa. Việc tổng hợp báo cáo bằng sổ sách hoặc file Excel rất dễ nhầm lẫn, đặc biệt với ngành sơn có số lượng sản phẩm lớn và vòng đời hàng hóa khác nhau.

Không chỉ khó theo dõi doanh thu, nhiều cửa hàng còn bỏ sót thông tin về hạn sử dụng, dẫn đến tồn kho lâu ngày, hư hỏng hoặc phải xả hàng với biên lợi nhuận thấp. Lúc này, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn phát huy rõ vai trò khi tự động tổng hợp báo cáo chính xác, từ tổng quan đến chi tiết, giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh tình hình và tối ưu chiến lược kinh doanh.

Vấn đề khi tính công và lương nhân viên

Quản lý chuỗi đồng nghĩa với việc quản lý một đội ngũ nhân sự đông đảo, làm việc theo ca kíp và nhiều địa điểm khác nhau. Do đó việc chấm công, tính lương và đánh giá hiệu suất làm việc thủ công thường tốn công sức hơn, dễ gây sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi nhân viên và chi phí vận hành.

Đây là lý do nhiều chuỗi cửa hàng ưu tiên lựa chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn tích hợp quản lý nhân sự, giúp theo dõi ca làm, chấm công, tính lương và đánh giá KPI trên cùng một nền tảng, vừa tiết kiệm thời gian vừa giảm áp lực quản lý.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn?

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn được xem là “bộ não” giúp hệ thống vận hành trơn tru hơn nhờ mang đến những giá trị thực tế như:

• Giúp kiểm soát, quản lý hàng tồn kho chính xác theo từng chi nhánh, từng loại sơn, dung tích và mã màu.
• Tổng hợp báo cáo doanh thu, lợi nhuận và tồn kho để chủ shop nắm tình hình nhanh chóng.
• Ghi nhận bán hàng, nhập xuất kho theo thời gian thực, hạn chế nhầm lẫn khi đông khách.
• Theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp rõ ràng, không còn tình trạng nhớ thiếu chính xác.

Ngay cả khi bắt đầu với quy mô nhỏ, chủ shop cũng có thể tiếp cận các phần mềm quản lý cửa hàng sơn miễn phí để tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Có thể bạn quan tâm: Bí Quyết Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Bán Lẻ Hiệu Quả Nhất

TOP 5+ phần mềm quản lý cửa hàng sơn tốt nhất hiện nay

MONA Ecommerce – Phần mềm quản lý cửa hàng sơn đáng dùng nhất

MONA Ecommerce là giải pháp phần mềm quản lý bán hàng được công ty MONA Software phát triển theo định hướng đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với các cửa hàng và chuỗi phân phối sơn đang cần chuẩn hóa vận hành và mở rộng quy mô. Giao diện được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, giúp chủ shop có thể nắm bắt tình hình kinh doanh mà không cần thêm nhân sự hay thay đổi quy trình đột ngột.

Thay vì chỉ ghi nhận đơn hàng, MONA Ecommerce tập trung giải quyết bài toán quản lý cốt lõi của ngành sơn: kiểm soát tồn kho theo mã, nhập xuất phiếu nhanh chóng, giảm phụ thuộc vào trí nhớ hay kinh nghiệm cá nhân của nhân viên. Hệ thống sẽ thay bạn xử lý mọi nghiệp vụ phức tạp thông qua bộ tính năng chuyên sâu sau:

• Quản lý kho/đơn hàng: Tạo, theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng, nhập xuất theo nhiều phương thức, kiểm tra tồn kho nhanh.
• Quản lý sản phẩm: Phân loại theo danh mục, nhãn hiệu, đồng bộ mã vạch, quản lý sản phẩm bảo hành và hàng hóa có hạn sử dụng.
• Quản lý đại lý, nhà cung cấp: Thêm/chỉnh sửa và cập nhật thông tin, quản lý tài chính giữa hai phía, theo dõi và cập nhật công nợ từ nhà phân phối.
• Quản lý khách hàng: Tạo danh sách và tra cứu nhanh theo tên, số điện thoại, địa chỉ. Hỗ trợ phân loại khách hàng theo cấp độ VIP hoặc lịch sử mua hàng.
• Thanh toán linh hoạt: Hỗ trợ đa dạng như mã QR, thanh toán quốc tế, trả góp, giúp đẩy nhanh quá trình giao dịch.
• Báo cáo doanh thu: Thống kê chi tiết theo từng danh mục và kênh bán hàng, báo cáo theo ngày/tuần/tháng, hỗ trợ xuất file để thuận tiện lưu trữ.
• Tích hợp vận chuyển: Linh hoạt lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp với sản phẩm, khu vực như VN Post, Viettel Post, GHN, GHTK,…

Ngoài ra, MONA còn hỗ trợ custom tính năng theo yêu cầu, đảm bảo phần mềm phù hợp với mô hình vận hành thực tế của từng doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm một giải pháp quản lý bán hàng sử dụng tốt trong nhiều năm, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận demo phần mềm MONA Ecommerce ngay hôm nay.

Phần mềm quản lý cửa hàng sơn tốt HiVi 2S Painting

HiVi 2S Painting là phần mềm quản lý được phát triển chuyên biệt cho ngành sơn, tập trung vào khả năng kiểm soát tồn kho, doanh thu và công nợ một cách chặt chẽ. Công cụ này đặc biệt phù hợp với các cửa hàng, đại lý và tổng đại lý phân phối sơn quy mô từ vừa đến lớn.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý tồn kho chi tiết, hạn chế thiếu hàng hoặc tồn kho kéo dài.
• Theo dõi mua – bán hàng xuyên suốt từ nhập đến xuất.
• Cung cấp hệ thống báo cáo kinh doanh chuyên sâu theo từng nhân viên và mặt hàng.
• Phân loại sản phẩm khoa học, dễ tra cứu và kiểm soát.
• Cảnh báo công nợ tự động khi vượt ngưỡng cho phép.

Ưu – nhược điểm:

• Ưu điểm: Hỗ trợ tính năng kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ bán hàng và tài chính, phù hợp cho cả kinh doanh sơn và sản phẩm phụ trợ (chổi lăn sơn, giấy dán tường,…).
• Nhược điểm: Tính năng quản lý từ xa còn hạn chế (do là phần mềm cài đặt tại chỗ – On Premise), giao diện chưa thực sự hiện đại.

Chi phí: Bản quyền cài đặt trọn gói khoảng 6.800.000 VNĐ.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn miễn phí Sapo

Nếu các chủ cửa hàng đang tìm kiếm một nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh linh hoạt thì Sapo chính là lựa chọn sáng giá. Với khả năng vận hành mạnh mẽ từ năm 2018, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Sapo giúp các chủ shop đồng bộ dữ liệu từ cửa hàng vật lý đến các sàn thương mại điện tử chỉ trên một màn hình duy nhất.

Tính năng nổi bật:

• Cập nhật dữ liệu tồn kho tức thì giúp nhà bán hàng nắm bắt số lượng hàng hóa chính xác.
• Đồng bộ và xử lý 100% đơn hàng tập trung tại một hệ thống quản trị duy nhất.
• Hỗ trợ quy trình bán hàng mượt mà ngay cả khi lượng khách tăng đột biến.
• Cho phép tùy chỉnh hệ thống báo cáo linh hoạt theo nhu cầu thực tế của từng thời điểm.

Ưu – nhược điểm:

• Ưu điểm: Công nghệ điện toán đám mây hiện đại, giao diện thân thiện và dễ làm quen.
• Nhược điểm: Sau thời gian dùng thử, bạn cần trả phí để duy trì các tính năng cao cấp cho chuỗi cửa hàng.

Chi phí:

• Miễn phí: 07 ngày đầu.
• Phiên bản Start Up: 170.000đ/ tháng.
• Phiên bản Pro: 249.000đ/ tháng.
• Phiên bản Omni Plus: 899.000đ/ tháng.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn FieldCheck

Với những doanh nghiệp vận hành chuỗi quy mô lớn, FieldCheck mang đến giải pháp số hóa toàn diện mọi công việc hiện trường vốn trước đây chỉ làm bằng tay. Chủ shop và nhân viên hoàn toàn có thể làm việc với phần mềm quản lý cửa hàng sơn này mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại.

Tính năng nổi bật:

• Thiết lập các tiêu chuẩn trưng bày sản phẩm và gửi trực tiếp cho nhân viên tại điểm bán.
• Cập nhật thông tin hàng hóa và số lượng tồn kho trực tiếp qua ứng dụng di động.
• Hỗ trợ nhân viên thực hiện check-in/check-out và gửi báo cáo thời gian thực cho quản lý.

Ưu – nhược điểm:

• Ưu điểm: Hỗ trợ đến 12 ngôn ngữ, có khả năng hoạt động offline.
• Nhược điểm: Quy trình vận hành khá chuyên sâu nên người dùng mới cần thời gian để đào tạo bài bản.

Chi phí: Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá theo nhu cầu.

Phần mềm quản lý cửa hàng sơn miễn phí VZsoft

VZsoft được nhiều doanh nghiệp và chủ shop đánh giá cao nhờ cam kết cung cấp giải pháp quản trị hoàn toàn miễn phí, cực kỳ phù hợp cho các hộ kinh doanh cá thể muốn tối ưu chi phí. Đây là lựa chọn an toàn cho những ai ưu tiên tính ổn định trên nền tảng máy tính truyền thống.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý kho hàng theo nhiều cấp bậc, nhóm kho và vị trí cụ thể.
• Hệ thống quản trị bán hàng và theo dõi các khoản công nợ phải thu chi tiết.
• Quản lý báo giá đơn đặt hàng từ phía nhà cung cấp.
• Tạo báo cáo hóa đơn hoặc báo giá chi tiết theo ngày/tuần/tháng.
• Quản lý hợp đồng, tự động tính hoa hồng cho người giới thiệu hoặc cho nhân viên kinh doanh.

Ưu – nhược điểm:

• Ưu điểm: Cài đặt đơn giản trên máy tính, bộ tính năng đa dạng phù hợp nhiều ngành nghề.
• Nhược điểm: Chỉ chạy trên hệ điều hành Windows, thiếu khả năng quản lý từ xa và các tính năng CRM nâng cao.

Chi phí: Miễn phí.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn PosApp

PosApp được đánh giá là phần mềm quản lý cửa hàng sơn tốt nhờ khả năng vận hành linh hoạt trên mọi thiết bị từ điện thoại đến máy tính bảng. Đây là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp vừa bán hàng, vừa thực hiện các chiến dịch marketing thu hút khách hàng mới một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật:

• Lập hóa đơn và tính tiền nhanh chóng giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.
• Theo dõi quá trình làm việc và thực hiện tính lương thưởng cho nhân sự tự động.
• Quản lý công nợ chặt chẽ và phân tích nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.
• Hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán điện tử mang lại sự tiện lợi trong giao dịch.

Ưu – nhược điểm:

• Ưu điểm: Giao diện trực quan, dễ sử dụng, cung cấp tính năng quản lý nhân sự linh hoạt.
• Nhược điểm: Bản miễn phí thường giới hạn tính năng khi quy mô cửa hàng mở rộng.

Chi phí:

• Miễn phí: 14 ngày.
• Phiên bản cơ bản: 150.000 đ/tháng.
• Phiên bản phổ biến: 220.000 đ/tháng/chi nhánh.
• Phiên bản nâng cao: 299.000 đ/tháng/chi nhánh.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn KiotViet

KiotViet hiện là một trong những phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn phổ biến nhất tại thị trường Việt Nam, do công ty cổ phần công nghệ KiotViet phát triển kể từ năm 2014. Công cụ hỗ trợ bán hàng này cung cấp giải pháp chuyên biệt giúp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, rất phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tính năng nổi bật:

• Giám sát hàng tồn kho theo thời gian thực và không giới hạn số lượng sản phẩm.
• Lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử mua sắm để hỗ trợ các chương trình tích điểm.
• Thiết kế chuyên biệt phù hợp cho đặc thù của hơn 20 ngành hàng khác nhau.
• Theo dõi chi tiết thuộc tính hàng hóa theo mã màu và kích thước của từng hãng sơn.

Ưu – nhược điểm:

• Ưu điểm: Phổ biến, dễ sử dụng, dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng.
• Nhược điểm: Các tính năng mở rộng cho phần mềm quản lý cửa hàng sơn tốt KiotViet có thể phát sinh thêm chi phí.

Chi phí:

• Dùng thử miễn phí: 7 ngày.
• Phiên bản hỗ trợ: 250.000 đ/tháng/chi nhánh.
• Phiên bản chuyên nghiệp: 310.000 đ/tháng.
• Phiên bản cao cấp: 490.000 đ/tháng.

Cách chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn

Để chọn được phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn miễn phí, trước tiên bạn cần xác định rõ nhu cầu thực tế của cửa hàng bằng cách trả lời các câu hỏi: Quy mô hiện tại là bao nhiêu chi nhánh? Số lượng mã màu, hãng sơn có lớn không? Bạn cần tính năng bán hàng cơ bản hay cần quản lý công nợ và báo cáo chuyên sâu?

Sau khi định hình được nhu cầu, chủ shop hãy so sánh các giải pháp dựa trên các tiêu chí cốt lõi sau:

• Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: Hãy ưu tiên những phần mềm quản lý cho phép thêm hoặc bớt tính năng theo nhu cầu thực tế, tránh tình trạng phần mềm quá phức tạp nhưng lại không dùng hết.
• Sự tương thích với hệ thống sẵn có: Nếu doanh nghiệp đang dùng các công cụ hỗ trợ như DMS, ERP hay máy POS, hãy chọn phần mềm có khả năng kết nối đồng bộ để dữ liệu luôn được xuyên suốt, tránh tình trạng cát cứ thông tin.
• Giao diện thân thiện, dễ vận hành: Một phần mềm tốt phải giúp nhân viên thao tác nhanh hơn chứ không phải gây thêm khó khăn. Giao diện trực quan, hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt sẽ giúp việc đào tạo nhân sự mới trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tận tâm: Chủ shop nên chọn công ty phần mềm có đội ngũ tư vấn nhiệt tình, sẵn sàng xử lý các sự cố phát sinh hoặc hỗ trợ điều chỉnh tính năng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn không bị gián đoạn.

Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng sơn miễn phí

Khi lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng sơn miễn phí, chủ shop và chủ doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ những giới hạn tiềm ẩn như sau:

• Bị giới hạn số lượng sản phẩm, đơn hàng hoặc tài khoản sử dụng, khiến việc mở rộng danh mục sơn, quản lý tồn kho trở nên khó khăn, đặc biệt khi quy mô cửa hàng tăng lên.
• Hỗ trợ kỹ thuật gần như không có hoặc phản hồi chậm, dẫn đến gián đoạn bán hàng khi phát sinh lỗi hệ thống, sai lệch tồn kho hay thất thoát dữ liệu quan trọng.
• Thiếu các tính năng nâng cao như phân quyền nhân viên, quản lý nhiều chi nhánh, báo cáo chuyên sâu hay xuất hóa đơn điện tử.

Vì vậy, nếu muốn chuẩn hóa quy trình quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp hơn, các chủ doanh nghiệp và chủ shop hãy sử dụng ngay phần mềm quản lý bán hàng MONA Ecommerce. Đây là giải pháp được chúng tôi nghiên cứu chuyên sâu để giải quyết dứt điểm những bất cập của phương pháp quản lý thủ công, đảm bảo tính tương thích hoàn hảo với từng loại hình kinh doanh. Với MONA Ecommerce, việc vận hành phần mềm quản lý cửa hàng sơn trở nên đơn giản, chính xác và minh bạch hơn bao giờ hết.

Liên hệ ngay với MONA để được tư vấn giải pháp quản lý tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!

Như vậy, MONA Software đã tổng hợp các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn được nhiều chủ shop và doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Mỗi giải pháp đều có thế mạnh riêng, phù hợp với từng quy mô và nhu cầu sử dụng khác nhau, từ cửa hàng nhỏ đến mô hình chuỗi đang mở rộng. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm gợi ý để chọn được phần mềm tối ưu nhất cho mô hình kinh doanh của mình.