POS Là Gì? Lợi Ích Của Hệ Thống POS Trong Ngành FnB

Hiện nay, POS được biết đến như một giải pháp tối ưu giúp quản lý bán hàng một cách vô cùng hiệu quả. Chính vì thế, ngày càng có nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị hoạt động trong ngành FnB sử dụng hệ thống POS trong hoạt động kinh doanh của mình. Vậy, POS là gì? Hệ thống POS đem lại những lợi ích gì cho các cửa hàng, doanh nghiệp hoạt động trong ngành FnB? Hãy cùng MONA Software tìm hiểu chi tiết ở bài viết dưới đây nhé!

Tổng quan về POS là gì?

POS là gì?

POS là chữ viết tắt của cụm từ Point of Sale, nghĩa là điểm bán hàng, địa điểm hoặc thời gian hoàn thành giao dịch bán hàng. Hệ thống POS là sự kết hợp giữa phần mềm và phần cứng nhằm xử lý những giao dịch bán hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Cụ thể, POS giúp đơn giản hóa các hoạt động kinh doanh mua bán thường ngày bằng cách ứng dụng công nghệ số để xử lý đơn đặt hàng, thanh toán, in hóa đơn,… Hiện nay, hệ thống POS thường được sử dụng phổ biến bởi các doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt trong ngành thực phẩm và cung cấp dịch vụ ăn uống (FnB).

Máy POS là gì?

Máy POS (Point of Sale Machine) là thiết bị chuyên dụng được sử dụng trong hệ thống POS, với mục đích là thực hiện các giao dịch bán hàng và thanh toán tại điểm bán. Đây là công cụ thiết yếu trong các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, quán cafe,… hay bất kỳ mô hình kinh doanh mua bán nào cần quản lý giao dịch hiệu quả.

Hệ thống POS bao gồm những thành phần nào?

Hệ thống POS – Point of Sale – điểm bán hàng là một giải pháp công nghệ toàn diện, giúp quản lý và thực hiện các giao dịch bán hàng tại cửa hàng, nhà hàng, hoặc các doanh nghiệp bán lẻ hiệu quả.

Theo đó, một hệ thống POS cơ bản thường bao gồm các thành phần chính sau:

• Máy bán hàng tự động POS.
• Phần mềm POS giúp hỗ trợ bán hàng.
• Đầu đọc thẻ ATM sử dụng cho mục đích thanh toán.
• Máy in hoá đơn hỗ trợ hoạt động thanh toán.
• Máy in tem mã vạch dựa theo nhu cầu của người sử dụng hệ thống POS.

Một hệ thống máy tính tiền POS hiện đại còn có thể tùy chỉnh để phù hợp với những nhu cầu riêng của các doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ (cửa hàng bán lẻ, quán cafe) đến các chuỗi lớn hoặc nhà hàng cao cấp.

Các tính năng chính của hệ thống POS là gì?

Hệ thống máy POS (Point of Sale) có đa dạng các tính năng hữu ích, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động bán hàng, thanh toán và vận hành hiệu quả. Dưới đây là các tính năng chính của một hệ thống tính tiền POS tiêu chuẩn là:

Quản lý bàn

Tính năng này giúp hiển thị sơ đồ bàn ăn, uống tại các cửa hàng một cách rõ ràng, chính xác. Các thông tin như: bàn đã đặt trước, bàn trống khách, bàn khách đã ngồi, bàn đã thanh toán/chưa thanh toán, bàn ghép khách,… đều được hiển thị chi tiết trên màn hình. Nhờ đó, nhân viên cửa hàng sẽ dễ dàng kiểm soát và phục vụ các khách hàng nhanh chóng hơn.

Quản lý nhân sự

Máy POS hỗ trợ tính năng quản lý nhân sự hiệu quả thông qua việc: Cho phép tạo tài khoản cá nhân, phân quyền truy cập theo vai trò,… Ngoài ra, hệ thống máy POS còn hỗ trợ chấm công tự động thông qua dữ liệu đăng nhập/đăng xuất ca làm việc, theo dõi giờ làm việc và hiệu suất của từng nhân viên. Nhờ vậy, các quản lý và chủ doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự hiệu quả hơn.

Phân tích cửa hàng kinh doanh

Đa phần các hệ thống POS nhà hàng hoặc quán cafe đều được tích hợp chức năng báo cáo nâng cao, giúp bạn nắm bắt thông tin về các món ăn mà nhà hàng của bạn đang bán chạy, hay các món ăn có doanh thu không cao,… Tùy theo mức độ phức tạp của phân tích, hệ thống điểm bán hàng sẽ có thể giúp bạn đưa ra quyết định chính xác, nhằm cải thiện và nâng cao doanh số bán hàng cho bạn.

Hỗ trợ thanh toán đa dạng

Tính năng này bao gồm các tính năng tính toán tự động, định giá và chiết khấu,… nhằm cải thiện mức độ chính xác. Bên cạnh đó, hệ thống POS cũng được tích hợp đa dạng các cổng thanh toán, giúp khách hàng thực hiện thanh toán nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Có thể thấy, việc ứng dụng POS và phần mềm quản lý nhà hàng vào hoạt động kinh doanh chắc chắn sẽ là giải pháp hiệu quả cho nhiều cửa hàng, doanh nghiệp hoạt động trong ngành FnB hiện nay.

Đặt hàng di động

Chức năng đặt hàng di động của hệ thống POS sẽ cho phép khách hàng đặt hàng thông qua smartphone, máy tính bảng hoặc máy bán hàng cầm tay. Thông qua đó, nhân viên phục vụ có thể nhận đơn hàng tại bàn và gửi ngay đến bộ phận nhà bếp, thu ngân.

Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi nhân viên phục vụ không phải di chuyển đến khu vực bếp để chuyển giao order, sau đó lại phải đi đến quầy thu ngân để nhập đơn đặt hàng. Việc triển khai đặt hàng di động thông qua hệ thống POS sẽ cho phép người phục vụ tập trung vào dịch vụ tốt hơn.

Quản lý nguyên vật liệu

Tính năng quản lý nguyên vật liệu của máy POS giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên liệu đầu vào. Theo đó, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng nguyên vật liệu trong kho sau mỗi giao dịch, dựa trên định mức sử dụng đã được thiết lập sẵn cho từng sản phẩm, nhằm đảm bảo việc trừ kho chính xác. Ngoài ra, hệ thống máy POS còn hỗ trợ quản lý lịch sử nhập/xuất nguyên vật liệu và cảnh báo khi nguyên liệu gần hết, để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh của các cửa hàng.

Lợi ích của hệ thống POS trong ngành FnB là gì?

POS Systehm mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho ngành FnB (Food and Beverage), giúp các nhà hàng, quán cafe, quán ăn nhanh, và chuỗi cửa hàng quản lý và vận hành hiệu quả hơn. Về chi tiết, dưới đây là những lợi ích nổi bật mà hệ thống POS mang lại:

Tiết kiệm thời gian

Đây là một trong những lợi ích lớn nhất mà hệ thống POS mang lại cho các cửa hàng trong ngành FnB. Với POS, nhân viên phục vụ có thể liên tục di chuyển xung quanh nhà hàng, đồng thời giao tiếp ghi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng một cách rõ ràng, chính xác hơn.

Điều này sẽ mang lại cho khách hàng sự tiện lợi trong việc order món ăn, thức uống. Bên cạnh đó cũng cho phép đơn đặt hàng được ghi lại để phân phối liền mạch. Thông qua đó, trải nghiệm của khách hàng cũng được nâng cao đáng kể, họ sẽ được phục vụ và rời đi nhanh chóng mà không cần phải chờ đợi quá lâu.

Giảm thiểu sai sót

Một lợi ích rất tuyệt vời khác mà hệ thống POS đem đến cho các cửa hàng trong ngành dịch vụ FnB đó chính là giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình giao tiếp giữa nhân viên phục vụ và nhân viên nhà bếp hoặc nhân viên quầy bar. Hệ thống POS hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, nghĩa là các đơn đặt hàng sẽ được ghi lại một cách rõ ràng cho nhân viên. Điều này sẽ giúp loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn như trường hợp nhân viên ghi nhầm món.

Ngoài ra, nhân viên phục vụ cũng được cấp quyền truy cập vào thực đơn để có thể làm rõ thông tin đơn hàng với khách hàng, giúp ích trong việc ghi nhận đơn hàng một cách chính xác. Hơn nữa, họ cũng sẽ có ý thức trong việc quản lý bàn tốt hơn cũng như chỉ định đúng thứ tự dành cho từng khách hàng cụ thể.

Quản lý kho hàng hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng là một công dụng vô cùng hữu ích của hệ thống POS trong ngành FnB. Hệ thống sẽ cho phép doanh nghiệp cập nhật thông tin mức tồn kho để xác định chính xác khi nào cần bổ sung thêm hàng hóa. Điều này sẽ giúp hạn chế các vấn đề phát sinh với lý do không đủ lượng hàng tồn kho, đồng nghĩa với việc không thể phục vụ một số món trong thực đơn, gây ảnh hưởng lớn đến doanh thu của cửa hàng.

Đồng thời, thông qua việc theo dõi thường xuyên mức hàng tồn trong kho, người quản lý cũng có thể xác định được xu hướng sử dụng của từng mức hàng tồn trong kho riêng lẻ tại những thời điểm cụ thể, từ đó có thể lập kế hoạch quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

-> Tìm hiểu chi tiết hệ thống phần mềm quản lý kho, xuất nhập hàng hóa – TẠI ĐÂY!

Hỗ trợ thanh toán nhanh chóng

Hệ thống POS trong ngành FnB sở hữu bộ xử lý thanh toán rất hiện đại, cho phép khách hàng thanh toán thông qua sử dụng thẻ nhấn hoặc ví điện tử. Chỉ với một cú chạm thẻ hoặc thao tác đơn giản trên điện thoại, khách hàng đã có thể thực hiện thanh toán một cách nhanh chóng và vô cùng thuận tiện.

Tạo sự chuyên nghiệp với khách hàng

Hệ thống POS trong ngành FnB cũng có thể được sử dụng hiệu quả trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Hệ thống sẽ hỗ trợ cửa hàng, doanh nghiệp thu nhập thông tin email của khách hàng, từ đó bạn có thể tận dụng để liên lạc với các khách đã từng mua hàng mỗi khi có chương trình giảm giá, thẻ quà tặng hay các phần thưởng khác nhau nhằm khuyến khích họ quay lại sử dụng dịch vụ.

Khi triển khai các chương trình tri ân khách hàng thân thiết, bạn cũng có thể sử dụng hệ thống POS để nâng cao hiệu quả bằng cách theo dõi lịch sử đặt hàng của họ. Việc này sẽ giúp bạn có thể xác định các món ăn, thức uống yêu thích của khách hàng nhằm tùy chỉnh các mức ưu đãi, giảm giá cho phù hợp. Ngoài ra, đối với các chương trình tri ân khách hàng thân thiết, bạn cũng có thể tạo điều kiện cho khách hàng được chiết khấu dựa trên số tiền mà họ chi tiêu tại nhà hàng.

Hy vọng bài viết trên đây của MONA đã giúp bạn hiểu rõ về khái niệm POS là gì, cũng như lợi ích, vai trò quan trọng của hệ thống POS trong ngành FnB. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho dự án, hoạt động kinh doanh của cá nhân, doanh nghiệp bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

-> Tham khảo thêm các bài viết cùng chủ đề:

• Bí quyết kinh doanh quán ăn nhỏ hiệu quả cho người mới
• Cách tối ưu chi phí vận hành cho nhà hàng mà bạn cần biết
• Top phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa phổ biến nhất