Bí Quyết Tối Ưu Chi Phí Vận Hành Nhà Hàng Hiệu Quả Nhất

Một trong những điều cần quan tâm nhiều nhất khi kinh doanh nhà hàng đó chính cách làm sao để tối ưu chi phí vận hành, nhằm đảm bảo được dòng tiền của nhà hàng. Vậy có bí quyết nào để tối ưu chi phí vận hành nhà hàng một cách hiệu quả nhất?! Để giải đáp cho vấn đề này, bạn hãy cùng MONA Software tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây nhé!

Chi phí vận hành là gì?

Chí phí vận hành (overhead cost ) hay còn gọi là “chi phí chung”, “chi phí ẩn”, “chi phí gián tiếp”, đó là những khoản chi tiêu hằng ngày liên quan đến việc vận hành và duy trì hoạt động ổn định của nhà hàng. Thông thường chi phí vận hành sẽ bao gồm các khoản phí như: chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí quản lý, chi phí bảo trì, sửa chữa và chi phí marketing. Đồng thời, chi phí này không bao gồm chi phí nhân viên và phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Tại sao phải tối ưu chi phí vận hành nhà hàng?

Trước một thị trường đầy cạnh tranh như hiện nay, việc thực hiện tối ưu chi phí vận hành nhà hàng là điều thiết yếu, nhằm tăng lợi nhuận, giảm các khoản lãng phí không cần thiết và duy trì ổn định các hoạt động kinh doanh. Đồng thời, việc kiểm soát hiệu quả về chi phí cũng giúp nhà hàng tận dụng được nguồn lực tốt hơn, qua đó giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, thu hút thêm nhiều đối tượng khách hàng và đảm bảo được dòng tiền ổn định trước những biến động về doanh thu.

Không chỉ vậy, tối ưu hiệu quả chi phí vận hành cũng giúp tạo điều kiện để nhà hàng tái đầu tư vào phát triển bền vững, xây dựng được uy tín thương hiệu và đối phó tốt hơn với các thay đổi của kinh tế thị trường.

Phương pháp tối ưu chi phí vận hành nhà hàng hiệu quả

Tối ưu các chi phí cố định

Tối ưu các khoản chi phí cố định là việc kiểm soát và điều chỉnh các khoản chi bắt buộc cần duy trì và không bị thay đổi theo doanh thu hoặc khối lượng hoạt động, nhằm giảm gánh nặng tài chính mà không ảnh hưởng đến chất lượng vận hành. Một vài ví dụ liên quan đến loại chi phí này điển hình như: chi phí thuê mặt bằng, chi phí trang trí – thiết kế nội, ngoại thất, chi phí dùng để mua trang thiết bị, chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng, chi phí nguyên vật liệu, chi phi cho chiến dịch marketing nhà hàng,…

Để tối ưu các chi phí cố định này, chủ doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá từng khoản chi và lên kế hoạch dài hạn để giảm được các khoản chi phí sửa chữa và phát triển bền vững hơn.

Các loại chi phí nên cắt giảm

Trong các cách tối ưu chi phí thì việc cắt giảm chi tiêu cũng được xem như là một giải pháp hợp lý. Khi chi phí vận hành bị đẩy lên cao thì cũng đồng nghĩa lợi nhuận của bạn cũng sẽ bị giảm. Nhưng nếu có thể tìm rõ được nguyên nhân giúp chi phí tài chính chi tiêu giảm mạnh thì bạn sẽ có biện pháp khắc phục phù hợp, giúp nguồn lợi nhuận của nhà hàng tăng lên đáng kể

Theo đó, bạn cần phải lập ra một kế hoạch tối ưu nhất định để cắt giảm phí một cách cụ thể và hợp lý nhất. Sau đó gửi thông báo đến toàn thể nhân viên trong nhà hàng, đặc biệt là người quản lý nhà hàng để sắp xếp công việc đảm bảo được thuận lợi, giảm bớt được những mặt hạn chế.

Về chi tiết, những loại chi phí nên cắt giảm mà sẽ không làm ảnh hưởng nhiều đến nhà hàng của bạn là: cắt giảm bớt nhân lực, tìm nhà cung ứng nguyên vật liệu có giá thành và chất lượng phù hợp, kiểm soát số lượng văn phòng phẩm hợp lý (khuyến khích nên sử dụng thanh toán điện tử thay vì phải sử dụng hoá đơn giất rất tốn kém), hạn chế tối thiểu việc sử dụng điện khi không cần thiết,…

Kiểm soát lại hàng tồn kho 

Giải pháp tiếp theo để giúp tối ưu chi phí vận hành nhà hàng đó là phải quản lý lượng hàng tồn kho một cách chi tiết. Bạn hãy theo dõi lượng hàng tiêu thụ mỗi ngày để thay đổi định lương sao cho tiết kiệm phù hợp nhất. Bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho để mang lại hiệu quả tốt nhất. Chúng hoạt động chính xác và nhanh chóng, giúp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với cách thức thực hiện thủ công.

Theo dõi chi tiết về báo cáo chi phí

Một bí quyết khác mà bạn cần phải làm đó là theo dõi thường xuyên về tổng thể hoạt động kinh doanh nhà hàng. Tiện dụng nhất là khi thực hiện báo cáo theo thời gian. Thường xuyên theo dõi các con số và thông qua các báo cáo tài chính, bạn có thể kiểm soát chặt chẽ được doanh nghiệp của mình và xác định được các bộ phận nào gây thất thoát doanh thu, đồng thời cũng thiết lập các bảng báo cáo chi tiết về chi phí mua hàng và nguyên vật liệu.

Sử dụng các thiết bị công nghệ

Việc đầu tư vào những thiết bị công nghệ có vẻ rất tốn kém về ban đầu, nhưng kì thực lại mang đến nhiện hiệu quả vô cùng hữu ích. Bạn có thể giúp tối ưu được chi phí về nhân lực, quản lý sát sao các rủi ro có thể xảy đến.

Ngay từ khi nhận được đơn hàng của nhân viên order trên máy tính bảng, máy tính cầm tay hoặc tablet, thì ngay lập tứ, máy in trong nhà bếp sẽ tự động in ra phiếu chết biến. Nhờ vậy mà bạn sẽ tránh được các sai sót và tiết kiệm tối đa thời gian so với cách thức thủ công thông thường.

Bạn đang cần tìm một phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn chuyên nghiệp và được tin dùng nhất?! Vậy phần mềm MONA FnB chính là giải pháp hoàn hảo nhất dành cho nhà hàng của bạn!

Được lập trình bởi đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp của MONA Software – công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam hiện nay, phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn MONA FnB sở hữu bộ tính năng hiện đại và tiện ích, đảm bảo đáp ứng các nhu cầu về tối ưu chi phí, tối ưu quy trình quản lý của nhà hàng bạn.

Về chi tiết, những tính năng nổi bật của phần mềm MONA FnB mà chúng ta không thể bỏ qua là:

• Tính năng tích điểm và quản lý khách hàng là hội viên của nhà hàng hiệu quả.
• Tính năng quét QR đặt món tiện lợi và linh hoạt ngay tại bàn.
• Hỗ trợ quản lý trạng thái trực quan của các bàn, đảm bảo không bỏ lỡ một vị khách nào.
• Tích hợp hệ thống bếp bar thông minh, hiển thị order ngay trên màn hình trong bếp.
• Tính năng quản lý và báo cáo doanh thu.

Và còn rất nhiều các tính năng hữu ích đang chờ bạn tự mình khám phá miễn phí ở đường link: https://monafnb.vercel.app/qr/lauthai/select-trial/ nhé.

Tránh thất thoát chi phí

Nếu muốn tối ưu chi phí vận hành hiệu quả thì tốt nhất bạn cần phải chắc chắn rằng mình đã có một quy trình làm việc tối ưu. Theo đó, mỗi nhân viên sẽ có những nhiệm vụ và chức năng riêng và sẽ phải chịu trách nhiệm nếu có xảy ra thất thoát đồ vật, tiền bạc hay nguyên liệu trong nhà hàng . Đây sẽ là cách tối ưu nhất để hạn chế tình trạng gian lận hoặc có kẻ lợi dụng thời cơ mà ăn cắp vặt.

Tối ưu chi phí mua nguyên liệu

Bạn cần kiểm soát được toàn bộ chi phí trong nhà hàng của mình bằng cách kiểm tra và tối ưu dòng tiền. Cụ thể, bạn có thể giãn thời gian trả tiền ra bằng cách như mua nguyên vật liệu và trả theo từng đợt cố định của tháng thay vì phải trả ngay tiền liền cho nhà cung cấp khi vừa nhận hàng. Ngoài ra, việc mua hàng hoá với số lượng lớn cũng sẽ giúp cho chi phí mua hàng rẻ hơn nhiếu so với việc mua lẻ từng đợt.

Tuy nhiên đối với những nhà hàng có quy mô nhỏ thì thường sẽ mua ít hơn nên khó có khả năng để nhận những ưu đãi này. Lúc này, bạn hãy thử nhờ đến sự hỗ trợ từ cộng đồng như tham gia vào các group trên Facebook để tìm kiếm các nhà hàng hay quán ăn, quán coffee trong cùng khu vực để có thể thảo luận với nhau về việc đặt hàng chung để nhận được mức giá ưu đãi.

Kiểm soát lượng thực phẩm 

Thức ăn thừa, lãng phí thức ăn là nguyên nhân chính dẫn đến khoản chi phí cho thực phẩm “leo thang”. Bạn sẽ thường gặp trường hợp khách hàng không ăn hết hoặc chừa lại một phần nhỏ trong thức ăn (ví dụ như cà chua, dưa leo, rau,…). Vì thế, lời khuyên tốt nhất là bạn nên tạo cho mình một biểu đồ theo dõi dựa trên các tham số sau:

• Thực phẩm được khách hàng trả lại.
• Thực phẩm bị cháy, khét do khâu bếp.
• Lượng thức ăn bị đổ trong nhà bếp hoặc sàn nhà.

Khi bạn bắt đầu thực hiện việc đo lường dựa theo tham số này, bạn có thể đồng thời đưa ra các giải pháp khắc phục dựa trên kết quả. Chẳng hạn như nếu thực phẩm bị trả lại bởi chính khách hàng, bạn nên lưu ý lại về chất lượng thực phẩm, có thể cải thiện hương vị của món ăn hoặc bắt đầu giảm bớt lượng phần được phục vụ.

Nếu thực phẩm bị khét, cháy thường xuyên do khâu nấu nướng thì bạn cần đào tạo đầu bếp lại tốt hơn hoặc xem xét để cân nhắc mua thiết bị nhà bếp đảm bảo chất lượng tốt hơn. Trường hợp phần ăn thêm bị thừa ( ví dụ đó là giá, rau sống,…), nếu bạn thấy nó bị dư quá nhiều thì bạn nên bỏ nó ra bớt khỏi phần ăn thêm.

Giảm chi phí dành cho nhân sự

Để thuê một nhân viên nhà hàng sẽ phải cần rất nhiều nguồn lựa trước đó, như bắt đầu từ quản lý nhân sự phỏng vấn đến tuyển dụng và đào tạo. Nhưng nếu một nhân viên chỉ trong tuần đầu làm việc đã nhanh chóng rời khỏi nhà hàng của bạn thì tất cả tài nguyên mà bạn đưa vào trước đó sẽ vô cùng lãng phí.

Vì vậy, trong quá trình tuyển dụng nhân viên mới, bạn cần tập trung vào trọng tâm tuyển dụng là chính để đảm bảo chất lượng và tạo các điều kiện thuận lợi để họ thích thú và có tinh thần làm việc, có mong muốn gắn bó lâu dài với nhà hàng của bạn hơn. Bạn nên dành thời gian tập trung vào việc tuyển dụng và đánh giá kỹ càng về hồ sơ đầy đủ của ứng viên khi muốn tuyển dụng họ.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần cung cấp một cơ chế lương thưởng rõ ràng, có chế độ đãi ngộ tốt, có phần thưởng công nhận cho nhân viên của nhà hàng bạn như giải “nhân viên xuất sắc của tháng”, “nhân viên xuất sắc của năm” để thúc đẩy họ có động lực tiếp tục làm việc tại nhà hàng của bạn. Điều này cũng giúp bạn giảm tải được chi phí lao động.

Trên đây là tổng hợp các “bí quyết” giúp bạn tối ưu chi phí vận hành nhà hàng mang lại hiệu quả tốt nhất Hy vọng rằng qua bài viết này của MONA, bạn thu thập được thêm nhiều thông tin hữu ích và có thêm kinh nghiệm cho việc kinh doanh nhà hàng của mình nhé. Chúc các bạn thành công!

-> Có thể bạn muốn xem thêm:

• Bật mí kinh nghiệm kinh doanh nhà hàng bình dân từ A-Z
• Tổng hợp các quy tắc quản lý nhà hàng mà bạn cần đảm bảo