Kế hoạch nhân sự là gì? Các bước kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp

Đối với các công ty hay doanh nghiệp, nhân sự đóng vai trò cốt lõi trong vận hành và phát triển. Việc xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện được mọi kế hoạch, chiến lược đã đề ra. Vậy kế hoạch nhân sự là gì? Các bước lập kế hoạch nhân sự trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng MONA Software tìm hiểu trong nội dung dưới đây nhé.

Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là một bản định hướng cụ thể nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ người, đúng kỹ năng, vào đúng thời điểm. Đây là công cụ giúp bộ phận nhân sự dự đoán nhu cầu lao động và sắp xếp nguồn lực phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.

Xây dựng kế hoạch nhân sự không chỉ dừng lại ở tuyển dụng. Quá trình này bao gồm phân tích vai trò công việc, đánh giá năng lực hiện tại của đội ngũ, xác định khoảng trống kỹ năng, và đề ra lộ trình đào tạo nội bộ. Doanh nghiệp cũng cần tính đến yếu tố kế nhiệm cho các vị trí chủ chốt nhằm hạn chế rủi ro vận hành.

Mục tiêu cuối cùng của việc xây dựng kế hoạch nhân sự là giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, chủ động trước mọi thay đổi của thị trường lao động, và tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách bền vững.

-> Khám phá ngay: Quản trị nguồn nhân lực là gì? Tầm quan trọng của quản trị nhân lực

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp

Dự báo nhu cầu nhân lực một cách chủ động

Lập kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp xác định rõ số lượng, vị trí, kỹ năng và thời điểm cần bổ sung nhân sự. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động tuyển dụng đúng người cho đúng việc, tránh bị động trước biến động thị trường lao động hoặc giai đoạn mở rộng quy mô kinh doanh.

Tối ưu hóa ngân sách dành cho nhân sự

Khi xây dựng kế hoạch nhân sự, doanh nghiệp có cơ sở để tính toán ngân sách một cách chính xác cho từng hoạt động: tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ và phát triển nhân viên. Nhờ đó, nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả, tránh các khoản chi ngoài dự kiến.

Giảm thiểu rủi ro thiếu hụt nhân sự

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rủi ro như nhân viên nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc chuyển vị trí công tác. Lập plan nhân sự giúp tổ chức có phương án thay thế kịp thời, tránh gián đoạn công việc hoặc phải tuyển gấp trong thế bị động.

Giữ chân và phát triển nhân sự cốt lõi

Một bản kế hoạch nhân sự hiệu quả không thể thiếu hoạt động đánh giá và phát triển nội lực. Thông qua việc rà soát năng lực hiện có, doanh nghiệp dễ dàng thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp để nâng cao kỹ năng cho từng nhóm nhân viên.

Bên cạnh đó, nhân viên cảm thấy được quan tâm và có lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài hơn với tổ chức. Việc giữ chân nhân tài không còn phụ thuộc hoàn toàn vào đãi ngộ mà còn nằm ở định hướng phát triển và cơ hội thăng tiến.

Chuẩn bị nguồn lực lãnh đạo kế nhiệm

Xây dựng kế hoạch nhân sự không thể thiếu yếu tố kế nhiệm. Đây là bước chuẩn bị nhằm đảm bảo tính liên tục trong đội ngũ lãnh đạo và quản lý. Doanh nghiệp cần xác định những nhân viên có tiềm năng và lộ trình phát triển để đảm nhiệm vai trò cao hơn khi cần thiết.

Nâng cao năng suất lao động toàn hệ thống

Một trong những giá trị thiết thực của plan nhân sự là khả năng cải thiện hiệu quả làm việc của từng cá nhân và toàn bộ tổ chức. Khi doanh nghiệp có hệ thống đánh giá năng suất minh bạch, gắn với mục tiêu cụ thể, nhân viên sẽ có định hướng hành động rõ ràng hơn.

Ngoài ra, quá trình phản hồi định kỳ, đào tạo bám sát nhu cầu thực tế cũng giúp người lao động phát huy tối đa năng lực và đóng góp cho mục tiêu chung.

-> Xem thêm ngay: Lợi ích của hệ thống quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp

Nội dung cần có trong một bản kế hoạch nhân sự

Để lập kế hoạch nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ các thành phần cấu thành nên một bản kế hoạch nhân sự cho công ty. Những nội dung sau đây là bắt buộc để đảm bảo tính khả thi, minh bạch và phù hợp với chiến lược phát triển chung của tổ chức.

Dữ liệu đầu vào của kế hoạch nhân sự

Kế hoạch nhân sự cần được xây dựng trên cơ sở dữ liệu chính xác và đầy đủ. Trong đó, các thông tin sau đóng vai trò nền tảng:

• Tình hình nhân sự hiện tại là yếu tố đầu tiên cần phân tích. Doanh nghiệp cần thống kê số lượng nhân sự đang làm việc, phân bổ theo bộ phận, chức danh, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn. Đây là cơ sở để xác định khoảng trống nguồn lực và lên phương án bổ sung hợp lý.
• Mục tiêu kinh doanh là cơ sở định hướng số lượng và chất lượng nhân sự cần có trong tương lai. Mỗi kế hoạch tăng trưởng, mở rộng hoặc chuyển đổi mô hình kinh doanh đều kéo theo nhu cầu thay đổi về nguồn lực.
• Thực trạng thị trường lao động là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá khả năng tuyển dụng. Việc nắm bắt thông tin về cung – cầu nhân lực giúp doanh nghiệp chọn đúng kênh chiêu mộ, điều chỉnh đãi ngộ và thu hút ứng viên phù hợp.
• Dữ liệu chi phí nhân sự cần được tổng hợp rõ ràng. Bao gồm lương cơ bản, thưởng, bảo hiểm, phúc lợi, chi phí đào tạo và tuyển dụng. Đây là yếu tố quan trọng trong việc cân đối ngân sách và dự trù tài chính.

Kế hoạch định biên nhân sự

Lập kế hoạch nhân sự định biên là bước xác định rõ số lượng nhân viên cần thiết cho từng bộ phận, vị trí. Việc này dựa vào khối lượng công việc, cơ cấu tổ chức và dữ liệu đầu vào đã phân tích.

Kế hoạch định biên nhân sự giúp tổ chức kiểm soát được số lượng nhân sự cần thiết, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt. Từ đó, doanh nghiệp chủ động phân bổ nhân lực và tối ưu năng suất làm việc.

Bản dự trù chi phí cho nhân sự

Trong bản kế hoạch nhân sự cho công ty, cần có một phần riêng dự trù toàn bộ chi phí liên quan đến con người. Bao gồm: lương, thưởng, chi phí đào tạo, chi phí phúc lợi và các khoản chi phí khác liên quan đến nhân sự.

Việc lập dự toán giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, phân bổ ngân sách hợp lý và tránh phát sinh chi phí không kiểm soát được trong quá trình triển khai.

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Xây dựng kế hoạch nhân sự không thể thiếu phần kế hoạch tuyển dụng. Doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Số lượng nhân sự cần tuyển trong kỳ kế hoạch

• Thời điểm cụ thể cần bổ sung

• Kênh và phương pháp tuyển dụng sẽ sử dụng

• Ngân sách tuyển dụng và nguồn lực hỗ trợ

Kế hoạch tuyển dụng nên được trình bày minh bạch để đảm bảo các phòng ban liên quan có thể phối hợp và triển khai theo đúng tiến độ.

Kế hoạch hành động triển khai nhân sự

Bản kế hoạch nhân sự cho công ty cần đi kèm kế hoạch hành động chi tiết. Trong đó, mỗi đầu việc phải được quy định rõ: thời gian thực hiện, người phụ trách và kết quả cần đạt được. Kế hoạch hành động này có vai trò kết nối các phần việc trong tổng thể kế hoạch. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi, đánh giá và điều chỉnh quá trình triển khai một cách kịp thời và chính xác.

-> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách phát triển năng lực chuyên môn cho nhân viên hiệu quả

Các bước kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp

Xác định mục tiêu kinh doanh

Bước đầu tiên của việc lập kế hoạch nhân sự, bạn cần xác định mục tiêu của doanh nghiệp từ tổng quát đến chi tiết. Việc sử dụng các mục tiêu kinh doanh sẽ giúp cho bạn hiểu rõ được các mục tiêu sắp tới của công ty để từ đó có thể sắp xếp nhân sự làm việc sao cho phù hợp nhất. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ được kết quả, phương hướng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó phân bổ nhân sự sao cho phù hợp nhất.

Xác định tình hình nhân sự hiện tại trong doanh nghiệp

Muốn lập kế hoạch nhân sự hoàn hảo, bạn cần phải nắm rõ được môi trường nhân sự hiện tại của mình và xây dựng được nghệ thuật quản lý nhân viên phù hợp. Để xác định được số lượng nhân sự, tình hình làm việc của nhân sự hiện tại của công ty thì bạn nên lưu trữ trên một nền tảng để có thể dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý. Khi bạn đã hợp nhất được dữ liệu thì bạn có thể đưa ra các đánh giá tổng quát về môi trường nhân sự hiện tại một cách nhanh chóng và bắt đầu thu thập thông tin chi tiết hữu ích từ dữ liệu.

Một số tiêu chí đánh giá tình hình nhân sự hiện tại ở doanh nghiệp:

• Số lượng nhân viên
• Phân bổ nhân viên (quy mô phòng ban và nhóm làm việc)
• Kỹ năng và năng lực trong lực lượng nhân sự
• Những nhân viên có hiệu suất cao và các nhà lãnh đạo tiềm năng
• Những nhân viên có hiệu suất thấp hoặc “rủi ro chuyến bay”, những nhân viên có thể chỉ ra doanh thu
• Tuổi và nhiệm kỳ của nhân viên (để dự báo số lượng nhân sự nghỉ hưu)

Dự báo nhu cầu nhân sự

Khi đã đánh giá được tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp, bạn cần đưa ra một số dự báo về nhu cầu nhân sự trong tương lai của mình. Để đưa ra được đánh giá chính xác nhu cầu nhân sự trong tương lai thì bạn cần xem xét vào một số nhân tố có ảnh hưởng đến quyết định, cơ hội nhân sự bao gồm:

• Mục tiêu kinh doanh
• Tỷ lệ doanh thu và dự báo
• Ra mắt sản phẩm mới
• Các thay đổi trong nền kinh tế
• Đầu tư kinh doanh (ví dụ: đầu tư công nghệ mới)
• Chi phí lao động trong ngành
• Tỷ lệ thất nghiệp

Tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài này có thể ảnh hưởng đến lực lượng lao động và nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp.

Lên kế hoạch triển khai

Sau khi phân tích dữ liệu và xác định định hướng phát triển, doanh nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch nhân sự chi tiết. Đây là bước xác định cụ thể các hoạt động cần triển khai để hoàn thiện bộ máy nhân sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Trong kế hoạch, bộ phận nhân sự sẽ đề xuất rõ ràng số lượng tuyển mới, vị trí cần bổ sung, thời gian thực hiện, ngân sách dự kiến và các phương án hỗ trợ. Nếu cần luân chuyển hoặc tái cơ cấu nhân sự, kế hoạch cũng cần chỉ rõ phương án điều chuyển, sắp xếp lại nguồn lực để tăng hiệu suất vận hành.

Ngoài tuyển dụng, kế hoạch nhân lực của công ty có thể bao gồm nhiều nội dung như: kế hoạch đào tạo, phát triển nội bộ, kế hoạch kế nhiệm hoặc tinh giản bộ máy.

Nội dung cơ bản trong kế hoạch triển khai gồm có:

• Mục tiêu cụ thể: Nêu rõ mục tiêu cần đạt được trong từng hạng mục nhân sự.
• Hành động thực hiện: Liệt kê các bước triển khai để đạt được mục tiêu nhân sự đã đề ra.
• Người phụ trách: Phân công rõ ai là người chịu trách nhiệm chính cho từng đầu việc.
• Thời gian triển khai: Đưa ra mốc thời gian cụ thể để theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời.
• Nguồn lực cần thiết: Xác định các nguồn lực liên quan như ngân sách, công cụ, nhân sự hỗ trợ đi kèm.

Đánh giá và hoàn thiện kế hoạch nhân sự

Bước cuối cùng, bạn thực hiện việc đánh giá và hoàn thiện kế hoạch. Bước này đóng vai trò như một cách thức giúp bạn sắp xếp hợp lý các quy trình tuyển dụng, xác định tài năng nổi bật trong tổ chức và đạt được các mục tiêu khác nhau của công ty. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp,kế hoạch nhân lực của bạn có thể linh hoạt theo thay đổi của doanh nghiệp. Nên nhớ rằng kế hoạch của bạn cần phải phù hợp với bạn và phải được xem xét các lựa chọn thay thế nếu như kế hoạch đó hoạt động thực sự không tốt như những gì bạn kỳ vọng.

Kế hoạch nhân sự là nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ nhân lực phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Một bản kế hoạch hiệu quả không chỉ bảo đảm số lượng nhân sự cần thiết, mà còn chú trọng đến chất lượng và sự phù hợp với định hướng dài hạn của doanh nghiệp. Hy vọng với chi tiết về quy trình xây dựng kế hoạch nhân sự được MONA chia sẻ trong bài, doanh nghiệp sẽ biết cách ứng dụng và xây dựng được đội ngũ nhân sự chất lượng.