Phần Mềm Quản Lý Cafe Miễn Phí Có Nên Sử Dụng Hay Không?

Ngày nay, chỉ cần search cụm từ khoá “phần mềm quản lý quán cafe miễn phí”, kết quả Google sẽ trả về các phần mềm miễn phí với lời mời gọi vô cùng hấp dẫn. Có thật là những công ty này duy trì đội ngũ lập trình viên chỉ để phát triển phần mềm quản lý cafe với mục đích “hoàn toàn phi lợi nhuận”? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp một số lý do bạn không nên sử dụng phần mềm quản lý cafe miễn phí hiện có trên thị trường.

Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý cafe là một ứng dụng được nghiên cứu trên nền tảng công nghệ để phục vụ, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh cửa hàng cafe. Chúng bao gồm nhiều tính năng và đáp ứng được hầu hết mọi nghiệp vụ của cửa hàng cafe như: Chức năng order, thu ngân, thống kê thu chi, kiểm kê hàng hóa…Nhờ đó mà chủ cửa hàng có thể kiểm soát mọi phát sinh trong hoạt động kinh doanh một cách dễ dàng hơn.

Các phần mềm quản lý cafe được phân loại dựa vào nguồn gốc sản xuất và những tính năng chuyên biệt của chúng. Các ứng dụng này có thể được phát triển và cung cấp từ các doanh nghiệp nước ngoài hoặc trong nước. Vì thế mỗi một phần mềm đều sẽ có những đặc điểm riêng, tuy nhiên chúng được sử dụng để phục vụ cho quá trình quản lý của chủ cửa hàng và quá trình sử dụng dịch vụ của khách hàng trở nên thuận tiện và đạt hiệu quả hơn.

Lý do bạn không nên sử dụng phần mềm quản lý cafe miễn phí

Nên sử dụng phần mềm miễn phí hay phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp có trả phí là băn khoăn của khá nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mặc dù là bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư của cửa hàng, tuy nhiên phần mềm miễn phí này có thực sự mang lại hiệu quả hay không?. Hãy cùng tham khảo các lý do bạn không nên sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí sau đây nhé.

Thiếu các tính năng nâng cao

Mặc dù nhiều được giới thiệu là phần mềm quản lý cafe miễn phí. Tuy nhiên, nhà phát triển chỉ cho sử dụng miễn phí một số tính năng cơ bản. Các tính năng nâng cao, cần thiết cho việc quản lý chuyên sâu, quản lý kho, nhân viên nhằm chống thất thoát, gian lận thì lại bị chặn không sử dụng được.

Ví dụ: Một số ứng dụng quản lý quán cafe cho phép sử dụng phần bán hàng, cập nhật thông tin menu điện tử miễn phí nhưng lại tính phí phần xem báo cáo doanh thu, báo cáo kho.

Vì vậy, cho dù bạn có in hoá đơn nhưng phần mềm quản lý không ghi nhận báo cáo doanh thu, báo cáo kho, bạn vẫn phải thực hiện ghi chép những dữ liệu này bằng tay. Điều này sẽ gây mất thời gian cũng như có thể xảy ra sai sót.

Một khi đã quen với giao diện “miễn phí” thiếu các tính năng quản lý cơ bản trầm trọng, bạn sẽ được đơn vị phát triển gợi ý upgrade lên phiên bản Pro để sử dụng đầy đủ các tính năng với giá khá cao. Cho nên, trước khi quyết định sử dụng các phần mềm quản lý cafe miễn phí, hãy tìm hiểu thật kỹ nhà cung cấp phần mềm cho bạn sử dụng những tính năng miễn phí nào.

Giới hạn số lần order nhất định

Một số phần mềm quản lý cafe miễn phí thay vì giới hạn tính năng thì lại giới hạn số lượng đơn hàng được order đối với phiên bản miễn phí. Điển hình như phần mềm dưới đây, gói miễn phí chỉ dành cho 100 đơn order đầu tiên. Hiện tại, một quán cafe, quán ăn trung bình 1 ngày đã có từ 100 – 200 order/ngày tương đương với 3.000 – 6.000 order mỗi tháng.

Nếu vậy, để sử dụng đầy đủ các tính năng, chủ cửa hàng này phải sử dụng gói cao nhất không giới hạn số Order là $159/tháng!

Trong Marketing, hai chiến lược trên được gọi là “Mồi nhử miễn phí”

Cam kết cho sử dụng miễn phí nhưng chỉ trong thời gian ngắn

Nhiều phần mềm quản lý hiện nay để các thông tin trên Website khẳng định miễn phí 100% để khuyến khích người dùng tải và trải nghiệm thử. Tuy nhiên, khi người dùng sử dụng được từ khoảng 2 tuần – 1 tháng, khi người quản lý, nhân viên của cửa hàng đã quen với việc Quản lý và bán hàng trên phần mềm thì bên nhà cung cấp dịch vụ phần mềm tự động khoá ứng dụng.

Lúc này, người dùng mới vỡ nhẽ ra rằng các ứng dụng quản lý cafe miễn phí này chỉ cho phép dùng thử trong một thời gian ngắn, khi hết hạn, người dùng buộc phải trả phí bản quyền theo tháng hoặc vĩnh viễn để sử dụng tiếp

Phần mềm quản lý cafe miễn phí là file Excel

Vâng, bạn không nhầm, chỉ với 1 file Excel bạn cũng có thể quản lý được cả cửa hàng cafe của mình. Tuy nhiên, quản lý quán cafe bằng file Excel có những bất lợi sau đây:

• Công tác quản lý khá phức tạp: Một cửa hàng, quán ăn trung bình phải sử dụng đến 100 sheet quản lý
• Chỉ quản lý trên 1 thiết bị duy nhất: Bạn chỉ có thể sử dụng 1 máy tính duy nhất để làm báo cáo, xem các thông tin bán hàng
• Dễ bị mất dữ liệu: bạn có thể dễ dàng đánh mất dữ liệu khi lỡ tay xoá file Excel hoặc máy tính bị lỗi
• Nhân viên dễ dàng gian lận, bảo mật kém: Nếu bạn cho phép nhân viênthực hiện order, nhập bill đồng nghĩa nhân viên có thể dễ dàng xoá hoặc sửa số liệu trên file Excel
• Thiếu các báo cáo chi tiết: quản lý bằng file excel sẽ không có các báo cáo kho, báo cáo nhân viên, báo cáo doanh thu…
• Chỉ in được khổ giấy lớn (A5) bằng máy in Laser với chi phí đầu tư ban đầu khá lớn

Xem thêm : Quản lý thông tin khách hàng bằng Excel hay phần mềm quản lý?

Khả năng bị nhiễm virus, tấn công bằng mã độc

Các link tải phần mềm quản lý cafe, nhà hàng miễn phí thường xuất hiện ở những website không uy tín hoặc nếu xuất hiện trên diễn đàn uy tín thì bạn cũng không thể biết được ai là người đã Upload phần mềm đó lên trên diễn đàn, liệu họ có cài mã độc vào phần mềm hay không. Chính vì vậy mà có nhiều khả năng nó có chứa các mã độc (Malware). Khi download về máy, các mã độc này sẽ được kích hoạt.

Lúc này, dữ liệu tuyệt mật như thông tin khách hàng, nhà phân phối hay tài khoản cá nhân, thông tin tài khoản, dữ liệu trên máy tính… đều có khả năng bị xâm nhập. Trong trường hợp xấu nhất, hacker có thể dò được mã số ngân hàng, thẻ tín dụng của bạn nếu bạn đăng nhập vào trình duyệt trên thiết bị máy tính bị tấn công.

Các hacker cũng có thể thông qua mạng lưới các máy tính bị dính mã độc này (Còn gọi là mạng Botnet) nhằm dùng máy của bạn để thực hiện các cuộc tấn công trên không gian mạng. Trường hợp nhẹ nhất là hacker sẽ dùng máy tính/điện thoại của bạn để đào tiền ảo như Bitcoin hay chạy ẩn các dịch vụ cày View youtube mà bạn hoàn toàn không hề hay biết

Chính vì vậy, bạn nên hạn chế download tất cả các phần mềm Crack/miễn phí trên mạng chứ không chỉ riêng phần mềm quản lý quán ăn, quán cafe. Không có bữa ăn nào là miễn phí mà, phải không?

Ứng dụng thường xuyên xảy ra bị lỗi

95% các công cụ quản lý cafe, quán ăn hoạt động trên nền tảng máy tính Window. Một số phần mềm lâu đời bị bẻ khoá được chia sẻ rộng rãi trên diễn đàn hoặc cũng có một số các đơn vị bán thiết bị hỗ trợ bán hàng (Máy in hoá đơn, Ngăn kéo đựng tiền…) “Tặng kèm” phần mềm miễn phí.

Vì bị bẻ khoá crack nên các phần mềm tính tiền cafe này không thể cập nhật tính năng theo phiên bản mới nhất của nhà phát hành cung cấp. Lâu dần sẽ dẫn đến tình trạng xảy ra lỗi, gây thất thoát doanh thu, chi phí, hoạt động không ổn định hoặc mất dữ liệu. Đó là chưa kể đến nguy cơ bị hack như trường hợp kể trên

Không nhận được sự hỗ trợ khi bị lỗi với phần mềm quản lý cafe miễn phí

Phần mềm quản lý cafe, nhà hàng download miễn phí đồng nghĩa với việc bạn không nhận được bất kỳ sự hỗ trợ nào. Khi phần mềm xảy ra sự cố hoặc có thắc mắc cần giải đáp thì bạn không biết hỏi ai. Nếu được hỗ trợ thì cũng mất khá nhiều thời gian thông thường từ 1 đến 2 tuần để nhận được phản hồi.

Chưa nói đến việc bạn phải tự học cách sử dụng phần mềm miễn phí, tự training cho nhân viên. Việc này vừa làm mất thời gian vừa không đảm bảo độ chính xác của các thao tác và quy trình bán hàng.

Hầu hết các phần mềm có trả phí trên thị trường hiện nay đều có đội ngũ nhân viên hỗ trợ support từ 8h – 22h. Ngay cả khi dùng thử, bạn vẫn có thể yêu cầu đội ngũ kỹ thuật cấp tài khoản Demo, training để dùng thử. Nếu không hài lòng, bạn có thể chuyển sang dùng các phần mềm khác.

Thiếu các tính năng Order – thanh toán hiện đại

Các phần mềm quản lý cafe miễn phí hoặc trả phí Offline hiện nay chỉ cho phép các tính năng Order theo bàn. Trong khi trên thực tế, ngoài mô hình khách ngồi nhân viên Order tại bàn thanh toán trước, ta còn nhiều mô hình khác mà các loại phần mềm miễn phí và kể cả các phần mềm Offline trên thị trường hiện nay đều không hỗ trợ.

Chỉ dùng được trên hệ điều hành Window

Không chỉ các phần mềm quản lý cafe miễn phí, phần lớn các phần mềm có trả phí hiện nay trên thị trường được bán với giá khoảng tầm 1.500.000 đồng/ bản quyền vĩnh viễn chỉ cho phép dùng trên hệ điều hành Window.

Cao cấp hơn là các dạng phần mềm có giá từ 2.500.000 / Bản quyền vĩnh viễn dù có cho phép người dùng sử dụng xem báo cáo, Order trên smartphone nhưng chỉ dừng lại ở việc order trên mạng Local, chưa được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây (Cloud).

Một số các hệ quản lý quán cafe trên thị trường hiện nay cho phép hoạt động đa nền tảng trên một số thiết bị như: Điện thoại di động, máy bàn PC, máy POS bán hàng. Như vậy, bạn có thể tuỳ chọn sử dụng các thiết bị bán hàng có sẵn ở tại cửa hàng của mình.

Hơn thế nữa, vì hoạt động dựa trên cơ chế lưu trữ dữ liệu đám mây, dữ liệu của các máy này sẽ được đồng bộ theo thời gian thực.

Với những lý do bên trên, bạn có nên dùng phần mềm quản lý cafe miễn phí không? Câu trả lời là KHÔNG! Hãy là một người chủ cửa hàng thông thái, chi một khoản tiền nhỏ để mua lấy sự an tâm lớn!