Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Dành Cho Các Trung Tâm Giáo Dục

Thành lập trung tâm giáo dục là niềm mơ ước của biết bao người. Khởi nghiệp từ nhiều bỡ ngỡ luôn khiến cho nhiều người phải nhận lấy quả đắng. Tuy nhiên có không ít những nhà kinh doanh lại xoay thời đổi vận nhờ đi đúng hướng. Quan trọng nhất vẫn là thực hiện công việc quản lý nhân sự. Vậy cần xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong trung tâm giáo dục như thế nào? Những chia sẻ của MONA Software dưới đây sẽ giúp những người kinh doanh giáo dục có cái nhìn tổng quan nhất. Cùng khám phá nhé!

Quy trình quản lý nhân sự trong trung tâm giáo dục là gì?

Quy trình quản lý nhân sự (HR management process) là tập hợp các hoạt động khai thác, sử dụng, quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Quy trình này đảm bảo rằng nhân sự trong tổ chức được tận dụng tối đa, phát triển, gắn kết nhân viên và đáp ứng mục tiêu chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Theo đó, quy trình quản trị nhân sự tại trung tâm sẽ bao gồm nhiều hoạt động khác nhau để đảm bảo rằng tổ chức này hoạt động hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu giáo dục và phát triển của học viên.

* Mục tiêu của quy trình quản lý nhân sự trong trung tâm giáo dục

Xây dựng quy trình – cơ chế cho nhân sự quan trọng với bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào. Riêng với các trung tâm giáo dục, hoạt động quản lý nhân sự mang đến các vai trò quan trọng như:

• Hướng đến mục tiêu tuyển dụng đào tạo. Đề xuất sáng kiến, tiêu chuẩn thiết kế phù hợp cho từng công việc. Cung cấp nhân sự để phát triển trung tâm, phục vụ cho hoạt động giáo dục.
• Tối ưu hóa công việc quản lý. Nắm bắt sát sao từng bộ phận, cá nhân trong trung tâm một cách dễ dàng. Đồng thời còn giúp đánh giá một cách chính xác năng lực của nhân viên. Hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của từng người để phân bổ nhân sự hợp lý. Từ đó giúp hoạch định kế hoạch đào tạo hợp lý để tối ưu hiệu suất làm việc.
• Nhà quản lý có thể trao quyền cho nhân viên, nhưng vẫn theo dõi được sát sao mọi tiến độ công việc. Đánh giá chính xác kết quả hoàn thành một cách minh bạch nhất. Tạo động lực thúc đẩy phát triển nhân sự đúng cách để họ gắn bó lâu dài với trung tâm. Xây dựng nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, một tập thể gắn bó…
• Tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của tổ chức trong tương lai.

Quy trình quản lý nhân sự cho trung tâm giáo dục

Xây dựng quy trình quản trị nhân sự trong trung tâm giáo dục như thế nào phù hợp? Làm sao để tối ưu hóa hoạt động quản trị nhân sự? Điều khiến các nhà quản lý đau đầu nhất là ở nút thắt then chốt này.

Dưới đây là những giải pháp giúp kế hoạch thực thi quản lý nhân viên tại các trung tâm đào tạo đặt được hiệu quả cao nhất.

Xây dựng văn hóa nội bộ trong tổ chức

Việc xây dựng giá trị văn hóa sẽ giúp đơn vị giáo dục taọ ra một một môi trường làm việc tích cực, khích lệ sự sáng tạo và tăng tương tác giữa các thành viên trong trung tâm đào tạo. Để quá trình tạo văn hóa nội bộ đạt được giá trị cao nhất, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các các bước dưới đây:

• Xác định giá trị và mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.
• Xây dựng và thúc đẩy một tinh thần đồng đội: tạo các cuộc thi liên quan đến văn hóa của trung tâm giữa các phòng ban, tổ chức “team building” thường niên,…
• Phát triển các chính sách và quy tắc hỗ trợ văn hóa tổ chức giáo dục.

Nắm được hiệu suất làm việc của từng nhân sự

Đây là bước khá quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự tại trung tâm đào tạo, bởi nó giúp doanh nghiệp có thể đánh giá được rõ năng lực của từng nhân viên trong quá trình làm việc. Điều này sẽ đảm bảo mọi nhân viên được phân bổ vào vị trí phù hợp với năng lực và hiệu suất làm việc của họ.

Theo đó, phương pháp để quy trình quản trị nhân sự tại các cơ sở giáo dục đạt hiệu quả cao đó là người quản lý cần phải nắm rõ được hiệu suất làm việc từng phòng ban, thực hiện bằng cách đánh giá giá hiệu suất làm việc định kỳ và liên tục.

• Phòng Marketing: Cần đưa ra KPI hàng tuần/ hàng tháng về số lượng leads (khách hàng tiềm năng) mang về cho trung tâm. Đối với Digital Marketing cần cam kết ra số khi thực hiện các chiến dịch chạy quảng cáo Facebook, Google,… Đối với SEO – Content Marketing cần đảm bảo số lượng người tiếp cận bài viết, tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng tiềm năng thông qua bài viết,… Từ đó có thể điểu chỉnh nhân sự phù hợp theo năng lực.
• Phòng kinh doanh – Bán hàng: Nắm rõ nhân viên có am hiểu về sản phẩm/ dịch vụ mà trung tâm giáo dục cung cấp hay không và mức độ hiểu rõ là bao nhiêu. Bên cạnh đó, kỹ năng chốt khách hàng sẽ đánh giá rõ ràng năng lực chuyên môn cũng như hiệu suất làm việc của từng nhân viên có hiệu quả không.
• Phòng chăm sóc khách hàng: Đánh giá thông qua nghiệp vụ chăm sóc khách hàng của từng nhân sự (công việc chăm sóc học viên định kỳ – tỷ lệ phản hồi của học viên, giải quyết thắc mắc – khiếu nại, tỷ lệ học viên up sale lên các khóa học cao cấp hơn). Điều này sẽ giúp người quản lý có thể đánh giá rõ nghiệp vụ của từng nguồn nhân lực.

Xây dựng cơ chế khen thưởng cho nhân viên

Các trung tâm đào tạo nên xây dựng các cơ chế khen thưởng cụ thể và công bằng cho từng phòng ban để khuyến khích hiệu suất cao và giữ chân nhân sự. Các trung tâm giáo dục có thể áp dụng hệ thống tính lương 3Ps để đạt hiệu quả cao.

Dưới đây là các tiêu chí đánh giá về cơ chế khen thưởng cho từng phòng ban mà đơn vị giáo dục có thể tham khảo trong quá trình xây dựng quy trình quản lý nhân sự trung tâm giáo dục:

• Phòng Marketing: Chi phí cho các chiến dịch Marketing, Chi phí chuyển đổi khách hàng tiềm năng, Số lượng bài viết đăng mới trong tháng, Số lượng từ khóa xếp hạng trên công cụ tìm kiếm, Lượng Organic traffic truy cập trang web, Lượng khách hàng tiềm năng,…
• Phòng Kinh doanh (Sales): Doanh thu, Tỷ lệ chuyển đổi từ Lead sang hợp đồng, Số lượng meeting thực hiện trong tháng, Tỷ lệ hủy hợp đồng, Doanh thu từ Upsale,…
• Phòng Chăm sóc khách hàng: Tỷ lệ học viên còn duy trì, Tỷ lệ học viên rời bỏ, Chỉ số hài lòng của học viên, Tỷ lệ khiếu nại từ học viên, Tỷ lệ các vấn đề đã giải quyết – còn tồn đọng,…

Ngoài ra, với những nhân viên có làm tăng ca hoặc có đóng góp quan trọng trong công việc mang lại hiệu quả cao, trung tâm cần khen thưởng để tạo động lực làm việc cho nhân viên.  Đồng thời, các nhân sự đã làm trên 1 năm sẽ có cơ chế lương thưởng phù hợp theo thâm niên, điều này sẽ gia tăng hiệu suất làm việc của họ.

* Lưu ý: Các trung tâm đào tạo cần công bằng về vấn đề lương – thưởng để tạo sự minh bạch trong môi trường làm việc.

Xây dựng chương trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Tổ chức giáo dục cần có kế họach đào tạo nguồn nhân lực chi tiết để đảm bảo rằng mọi nhân viên đã nắm bắt được những kiến thức, kỹ năng và yêu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp mong muốn.

Đối với từng bộ phận phòng bạn sẽ có các chương trình đào tạo khác nhau, cụ thể:

• Phòng Marketing: Đơn vị cần cung cấp cho đội ngũ nhân viên (Digital Marketing, Content Marketing) các nội dung liên quan sản phẩm, những giá trị mang lại cho khách hàng. Điều này sẽ giúp cho họ hiểu rõ được đối tượng học viên mà trung tâm hướng đến là ai, từ đó triển khai các bài viết phù hợp để chuyển đổi leads.
• Phòng Bán hàng – Sales: Trung tâm cần đào tạo kỹ các khóa học/ sản phẩm mà đơn vị đang cung cấp (TOIEC, IELTS, TOEFT, khóa học giao tiếp…). Cần liệt kê những đặc điểm nổi bật mà những khóa học mang lại cũng như đối tượng hướng đến là ai,… Để nhân viên Sales có thể tư vấn chi tiết sản phẩm đến cho các khách hàng tiềm năng.

Ngoài ra, việc đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên cũng là vấn đề mà trung tâm cần đặc biệt chú trọng. Các kỹ năng cần có trong chương trình đào tạo bao gồm: Kỹ năng tư vấn tuyển sinh, Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng chăm sóc khách hàng, Thái độ cởi mở với phụ huynh – học viên,…

Xây dựng kế hoạch phát triển nhân viên dựa trên năng lực và mục tiêu phát triển sự nghiệp của học. Tổ chức giáo dục có thể áp dụng các phần mềm đào tạo nội bộ chất lượng để tạo các khóa học phù hợp cho từng phòng ban, tạo bài thi trực tuyến,… điều này sẽ giúp kế hoạch đào tạo – phát triển nhân sự đạt hiệu quả cao nhất.

* Lưu ý: Việc tổ chức – quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhân sự cần được thực hiện thường xuyên thì mới mang lại kết quả cao nhất cho sự phát triển liên tục của trung tâm giáo dục.

Tối ưu các bước tuyển dụng nhân sự

Đây cũng là bước đóng vai trò quan trọng của quy trình quản lý nhân sự trong trung tâm giáo dục. Các trung tâm đào tạo cần chú trọng đến bước tuyển dụng nguồn nhân lực, đặc biệt là đối với trung tâm Ngoại ngữ thì việc tuyển dụng giáo viên dạy càng có tầm quan trọng hơn. Thông thường một trung tâm Ngoại ngữ có giáo viên nước ngoài sẽ dễ dàng thu hút học viên tham gia khóa học hơn.

Tuyển dụng giảng viên nước ngoài cho trung tâm Anh ngữ có thể từ các nước như: Singapore, Philippines, NewZealand,… Tuy nhiên để quy trình tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao, đơn vị đào tạo cần lưu ý các vấn đề sau:

• Giáo viên đó có đầy đủ các giấy tờ lao động hợp lệ theo quy định của Pháp luật hay chưa. Còn nếu chưa, trung tâm có thể xin giấy phép lao động cho họ (nếu trung tâm có ý định thuê giáo viên lâu dài).
• Ngoài ra, trung tâm cần nghiên cứu những nguồn cung ứng giáo viên nước ngoài hợp pháp, có thể thông qua các cộng đồng giáo dục, các nhóm mạng xã hội,…

Đối với những giảng viên là người trong nước, trung tâm cũng cần lưu ý về các vần đề như trình độ chuyên môn, bằng cấp, kinh nghiệm giảng dạy… để đảm bảo kiến thức cho học viên.

* Lưu ý: Trung tâm giáo dục cần tạo ra quy trình phỏng vấn chặt chẽ và chất lượng cao để đảm bảo chất lượng trong giảng dạy.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý trung tâm Anh ngữ toàn diện thì ứng dụng quản lý trung tâm Ngoại ngữ MONA EduCentersẽ giúp người quản lý thực hiện nhiệm vụ của mình một cách khoa học hơn bao giờ hết. LIÊN HỆ NGAY với MONA  qua Hotline 1900 636 648 để được tư vấn nhé!

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự cho các trung tâm giáo dục là vấn đề không hề đơn giản. Tuy nhiên nếu áp dụng những chính sách và cơ chế hợp lý sẽ mang đến hiệu quả cao. Hy vọng với những chia sẻ trên đây phần nào giúp trung tâm nâng tầm thương hiệu cũng như làm hài lòng hệ thống nhân viên toàn trung tâm.