Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Dành Cho Các Trung Tâm Giáo Dục

Thành lập trung tâm giáo dục là niềm mơ ước của biết bao người. Khởi nghiệp từ nhiều bỡ ngỡ luôn khiến cho nhiều người phải nhận lấy quả đắng. Tuy nhiên có không ít những nhà kinh doanh lại xoay thời đổi vận nhờ đi đúng hướng. Quan trọng nhất vẫn là thực hiện công việc quản lý nhân sự. Vậy quy trình quản lý nhân sự trung tâm giáo dục như thế nào? Những chia sẻ của MONA Software dưới đây sẽ giúp bạn biết cách xây dựng quy trình quản lý nhân sự cho trung tâm bằng những bước thực hiện cơ bản nhất. Cùng khám phá nhé!

Quản lý nhân sự trung tâm giáo dục là gì?

Quản lý nhân sự trung tâm là tập hợp các hoạt động khai thác, sử dụng, quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức, trung tâm giáo dục. Quy trình này đảm bảo rằng nhân sự trong tổ chức được tận dụng tối đa, phát triển, gắn kết nhân viên và đáp ứng mục tiêu chiến lược phát triển chung.

Theo đó, quy trình quản lý nhân sự trung tâm sẽ bao gồm nhiều hoạt động khác nhau để đảm bảo rằng tổ chức này hoạt động hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu giáo dục và phát triển của học viên.

Mục tiêu quản lý nhân sự trong trung tâm giáo dục như sau:

Xây dựng quy trình – cơ chế cho nhân sự quan trọng với bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào. Riêng với các trung tâm giáo dục, hoạt động quản lý nhân sự mang đến các vai trò quan trọng như:

• Hướng đến mục tiêu tuyển dụng đào tạo. Đề xuất sáng kiến, tiêu chuẩn thiết kế phù hợp cho từng công việc. Cung cấp nhân sự để phát triển trung tâm, phục vụ cho hoạt động giáo dục.
• Tối ưu hóa công việc quản lý. Nắm bắt sát sao từng bộ phận, cá nhân trong trung tâm một cách dễ dàng. Đồng thời còn giúp đánh giá một cách chính xác năng lực của nhân viên. Hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của từng người để phân bổ nhân sự hợp lý. Từ đó giúp hoạch định kế hoạch đào tạo hợp lý để tối ưu hiệu suất làm việc.
• Nhà quản lý có thể trao quyền cho nhân viên, nhưng vẫn theo dõi được sát sao mọi tiến độ công việc. Đánh giá chính xác kết quả hoàn thành một cách minh bạch nhất. Tạo động lực thúc đẩy phát triển nhân sự đúng cách để họ gắn bó lâu dài với trung tâm. Xây dựng nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, một tập thể gắn bó…
• Tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững: Nếu có quy trình quản lý nhân sự trung tâm bài bản và hệ thống rõ ràng thì đó chính là tiền đề cho những bước phát triển tiếp theo của đơn vị.

Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý nhân sự cho trung tâm giáo dục

Xây dựng quy trình quản trị nhân sự trong trung tâm giáo dục như thế nào phù hợp? Làm sao để tối ưu hóa hoạt động của nhân sự?

Dưới đây là những chia sẻ của MONA về cách xây dựng quy trình quản lý nhân sự trung tâm hiệu quả mà bạn nên tham khảo.

Xây dựng văn hóa nội bộ trong tổ chức

Việc xây dựng giá trị văn hóa sẽ giúp đơn vị giáo dục taọ ra một một môi trường làm việc tích cực, khích lệ sự sáng tạo và tăng tương tác giữa các thành viên trong trung tâm đào tạo.

Để quá trình tạo văn hóa nội bộ đạt được giá trị cao nhất, bạn có thể thực hiện theo các các bước dưới đây:

• Xác định giá trị và mục tiêu cốt lõi của trung tâm.
• Xây dựng và thúc đẩy một tinh thần đồng đội: tạo các cuộc thi liên quan đến văn hóa của trung tâm giữa các phòng ban, tổ chức “team building” thường niên,…
• Phát triển các chính sách và quy tắc hỗ trợ văn hóa tổ chức giáo dục.

Nắm được hiệu suất làm việc của từng nhân sự

Đây là bước khá quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự tại trung tâm đào tạo, bởi có thể đánh giá được rõ năng lực của từng nhân viên trong quá trình làm việc. Điều này sẽ đảm bảo mọi nhân viên được phân bổ vào vị trí phù hợp với năng lực và hiệu suất làm việc của họ.

Theo đó, nếu muốn có quy trình quản trị nhân sự tại các cơ sở giáo dục đạt hiệu quả cao thì người quản lý cần phải nắm rõ được hiệu suất làm việc từng phòng ban. Bằng cách thực hiện đánh giá giá hiệu suất làm việc định kỳ và liên tục như sau:

• Phòng Marketing: Cần đưa ra KPI hàng tuần/ hàng tháng về số lượng leads (khách hàng tiềm năng) mang về cho trung tâm. Đối với Digital Marketing cần cam kết ra số khi thực hiện các chiến dịch chạy quảng cáo Facebook, Google,… Đối với SEO – Content Marketing cần đảm bảo số lượng người tiếp cận bài viết, tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng tiềm năng thông qua bài viết,… Từ đó thì công việc có thể điểu chỉnh phù hợp theo năng lực của nhân sự trung tâm.
• Phòng kinh doanh – Bán hàng: Nắm rõ nhân viên có am hiểu về sản phẩm/ dịch vụ mà trung tâm giáo dục cung cấp hay không và mức độ hiểu rõ là bao nhiêu. Bên cạnh đó, kỹ năng chốt khách hàng sẽ đánh giá rõ ràng năng lực chuyên môn cũng như hiệu suất làm việc của từng nhân viên có hiệu quả không.
• Phòng chăm sóc khách hàng: Đánh giá thông qua nghiệp vụ chăm sóc khách hàng của từng nhân sự (công việc chăm sóc học viên định kỳ – tỷ lệ phản hồi của học viên, giải quyết thắc mắc – khiếu nại, tỷ lệ học viên up sale lên các khóa học cao cấp hơn). Điều này sẽ giúp người quản lý có thể đánh giá rõ nghiệp vụ của từng nguồn nhân lực.

Xây dựng cơ chế khen thưởng cho nhân viên

Các trung tâm đào tạo nên xây dựng các cơ chế khen thưởng cụ thể và công bằng cho từng phòng ban để khuyến khích hiệu suất cao và giữ chân nhân sự. Các trung tâm giáo dục có thể áp dụng hệ thống tính lương 3Ps để đạt hiệu quả cao.

Dưới đây là các tiêu chí đánh giá về cơ chế khen thưởng cho từng phòng ban mà đơn vị giáo dục có thể tham khảo khi xây dựng quy trình quản lý nhân sự cho trung tâm giáo dục:

• Phòng Marketing: Chi phí cho các chiến dịch Marketing, chi phí chuyển đổi khách hàng tiềm năng, số lượng bài viết đăng mới trong tháng, số lượng từ khóa xếp hạng trên công cụ tìm kiếm, lượng traffic truy cập trang web, lượng khách hàng tiềm năng,…
• Phòng Kinh doanh (Sales): Doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi từ lead sang hợp đồng, số lượng meeting thực hiện trong tháng, tỷ lệ hủy hợp đồng, doanh thu từ upsale,…
• Phòng Chăm sóc khách hàng: Tỷ lệ học viên còn duy trì, tỷ lệ học viên rời bỏ, chỉ số hài lòng của học viên, tỷ lệ khiếu nại từ học viên, tỷ lệ các vấn đề đã giải quyết – còn tồn đọng,…

Ngoài ra, với những nhân viên có làm tăng ca hoặc có đóng góp quan trọng trong công việc mang lại hiệu quả cao, trung tâm cần khen thưởng để tạo động lực làm việc cho nhân viên. Đồng thời, các nhân sự đã làm trên 1 năm sẽ có cơ chế lương thưởng phù hợp theo thâm niên, điều này sẽ gia tăng hiệu suất làm việc của họ.

* Lưu ý: Các trung tâm đào tạo cần công bằng về vấn đề lương – thưởng để tạo sự minh bạch trong môi trường làm việc.

Xây dựng chương trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Tổ chức giáo dục cần có kế họach đào tạo nguồn nhân lực để đảm bảo rằng mọi nhân viên đã nắm bắt được những kiến thức, kỹ năng và yêu cầu nghiệp vụ mà trung tâm mong muốn.

Trong quá trình quản lý nhân sự trung tâm đối với từng bộ phận phòng bạn sẽ có các chương trình đào tạo khác nhau, cụ thể là:

• Phòng Marketing: Đơn vị cần cung cấp cho đội ngũ nhân viên (Digital Marketing, Content Marketing) các nội dung liên quan sản phẩm, những giá trị mang lại cho khách hàng. Điều này sẽ giúp cho họ hiểu rõ được đối tượng học viên mà trung tâm hướng đến là ai, từ đó triển khai các bài viết phù hợp để chuyển đổi leads.
• Phòng Bán hàng – Sales: Trung tâm cần đào tạo kỹ các khóa học/ sản phẩm mà đơn vị đang cung cấp (TOIEC, IELTS, TOEFT, khóa học giao tiếp…). Cần liệt kê những đặc điểm nổi bật mà những khóa học mang lại cũng như đối tượng hướng đến là ai,… Mục đích giúp nhân viên Sales có thể tư vấn chi tiết sản phẩm đến cho các khách hàng tiềm năng.

Ngoài ra, việc đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên cũng là vấn đề mà trung tâm cần đặc biệt chú trọng. Các kỹ năng cần có trong chương trình đào tạo bao gồm: Kỹ năng tư vấn tuyển sinh, Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng chăm sóc khách hàng, Thái độ cởi mở với phụ huynh – học viên,…

* Lưu ý: Việc tổ chức, quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhân sự cần được thực hiện thường xuyên thì mới mang lại kết quả cao nhất cho sự phát triển liên tục của trung tâm giáo dục.

→ Tham khảo ngay: Phần mềm đào tạo nội bộ

Tối ưu các bước tuyển dụng nhân sự

Đây cũng là bước đóng vai trò quan trọng của quy trình quản lý nhân sự trong trung tâm giáo dục. Các trung tâm đào tạo cần chú trọng đến bước tuyển dụng nguồn nhân lực, đặc biệt là đối với trung tâm Ngoại ngữ thì việc tuyển dụng giáo viên dạy càng có tầm quan trọng hơn. Thông thường một trung tâm Ngoại ngữ có giáo viên nước ngoài sẽ dễ dàng thu hút học viên tham gia khóa học hơn.

Ví dụ tuyển dụng giảng viên nước ngoài cho các trung tâm Anh ngữ có thể từ các quốc gia như: Singapore, Philippines, NewZealand,…

Tuy nhiên để quy trình tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao, đơn vị đào tạo cần lưu ý các vấn đề sau:

• Giáo viên đó có đầy đủ các giấy tờ lao động hợp lệ theo quy định của Pháp luật hay chưa. Còn nếu chưa, trung tâm có thể xin giấy phép lao động cho họ (nếu trung tâm có ý định thuê giáo viên lâu dài).
• Ngoài ra, trung tâm cần nghiên cứu những nguồn cung ứng giáo viên nước ngoài hợp pháp, có thể thông qua các cộng đồng giáo dục, các nhóm mạng xã hội,…

Đối với những giảng viên là người trong nước, trung tâm cũng cần lưu ý về các vần đề như trình độ chuyên môn, bằng cấp, kinh nghiệm giảng dạy… để đảm bảo kiến thức cho học viên.

* Lưu ý: Trung tâm giáo dục cần tạo ra quy trình phỏng vấn chặt chẽ và chất lượng cao để đảm bảo chất lượng trong giảng dạy.

Ngày càng có nhiều trung tâm mở rộng quy mô với nhiều chi nhánh, cơ sở đào tạo. Kéo theo đó là số lượng giáo viên và đội ngũ nhân sự tăng cao. Đây cũng là lý do khiến cho “bài toán quản lý nhân sự trung tâm” trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Việc đồng bộ dữ liệu, thông tin cá nhân, sắp xếp lịch giảng, phân chia công việc hay quản lý lương bổng đã trở thành những công việc tốn thời gian, chi phí và nguồn nhân lực thực hiện.

Và nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho những khó khăn phía trên thì Phần mềm quản lý trung tâm – MONA LMS chính là lựa chọn tối ưu nhất. Đặc biệt, hệ thống phần mềm MONA LMS là sản phẩm được đội ngũ MONA.Software phát triển suốt hơn 8 năm và hiện đã được 500+ trung tâm giáo dục tin tưởng sử dụng.

Cụ thể, những ưu điểm nổi bật về tính năng phần mềm MONA LMS như sau:

• Quản lý thời khóa biểu, lịch giảng: Tránh trùng lặp lịch học, hiển thị theo tuần/tháng/học kỳ, cảnh báo khi có trường hợp chồng chéo lịch làm việc và nhiều nhiều tính năng khác trong phần mềm quản lý giáo viên.
• Đăng ký nghỉ phép online: Giáo viên có thể gửi đơn phép trực tuyến, quản lý dễ dàng phê duyệt và điều phối lịch dạy thay.
• Báo cáo và thống kê giảng dạy: Thống kê số buổi dạy, vắng mặt và hiệu suất giảng dạy đối với từng giáo viên.
• Chấm công và tính lương nhân sự trung tâm: Linh hoạt tính lương theo buổi, tháng, cấp bậc, hoa hồng hoặc theo công thức riêng của trung tâm.
• Thông báo tự động: Gửi SMS/ Email về lịch học, thay đổi nội dung, kết quả học tập cho học viên.
• Phân quyền và bảo mật tuyệt đối: Hệ thống phân quyền người dùng rõ ràng theo vai trò nhằm đảm bảo tính bảo mật gần như tuyệt đối.

Và còn nhiều tính năng khác nữa, tất cả đều có trong phần mềm quản lý trung tâm toàn diện MONA LMS. Nhanh tay ấn vào nút dưới đây để được hỗ trợ tư vấn triển khai hệ thống ngay nhé!

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự cho trung tâm giáo dục là vấn đề không hề dễ dàng. Tuy nhiên nếu áp dụng những bước thực hiện hợp lý và trang bị cơ chế vận hành hợp lý sẽ mang đến hiệu quả cao. Hy vọng với những chia sẻ trên đây phần nào giúp trung tâm nâng cao hiệu quả đào tạo, quản lý và phát triển kinh doanh trong tương lai.