Hướng dẫn quản lý hóa đơn bán hàng đơn giản, hiệu quả

Quản lý hóa đơn bán hàng là một trong những nghiệp vụ kế toán và kinh doanh quan trọng nhất, quyết định tính minh bạch và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý hóa đơn thủ công đang kìm hãm tốc độ tăng trưởng, dẫn đến sai sót, thất thoát dữ liệu và khó khăn khi quyết toán thuế. Bài viết này của Công ty phần mềm MONA Software sẽ chia sẻ chi tiết các phương pháp và công cụ phần mềm hiện đại để số hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu suất làm việc, giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động đơn giản và chính xác hơn bao giờ hết!

Khó khăn khi quản lý hóa đơn theo cách truyền thống

Hóa đơn là chứng từ pháp lý không thể thiếu, được sử dụng trong hầu hết các mô hình kinh doanh lớn nhỏ, từ cửa hàng bán lẻ đến các doanh nghiệp vận tải quy mô. Chứng từ này đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xác nhận giao dịch, kê khai thuế và đối chiếu công nợ, do đó cần được quản lý bài bản, chính xác và tuyệt đối không được phép xảy ra sai sót.

Tuy nhiên, việc quản lý hóa đơn thủ công bằng giấy và sổ sách đã không còn phù hợp với tốc độ phát triển hiện tại, gây ra nhiều rào cản lớn, kìm hãm tốc độ phát triển của doanh nghiệp:

• Tốn kém thời gian và năng suất thấp: Nhân viên phải nhập thông tin đơn hàng vào sổ sách bằng tay, đặc biệt với số lượng lớn, làm tiêu tốn đáng kể thời gian và công sức, dẫn đến năng suất làm việc thấp và lãng phí nguồn lực.
• Dễ sai sót và thiếu chính xác: Việc thực hiện nhiều thao tác nhập liệu thủ công phức tạp luôn tiềm ẩn nguy cơ sai sót do sơ suất, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính chính xác của số liệu đơn hàng và gây ra những quyết định kinh doanh sai lầm.
• Quản lý lỏng lẻo theo chủng loại: Khi có quá nhiều chủng loại hóa đơn (bán, trả, nhập hàng), quy trình truyền thống không thể theo dõi sát sao và chính xác, dẫn đến thất thoát hàng hóa, tài chính và kém hiệu quả.
• Khó kiểm soát và tìm kiếm hóa đơn: Hóa đơn được lưu trữ thủ công thiếu sắp xếp, khiến chủ cửa hàng gặp rất nhiều khó khăn và mất thời gian khi cần tìm kiếm, đối chiếu hoặc kiểm soát chứng từ, làm giảm trải nghiệm của khách hàng.
• Rủi ro mất mát số liệu cao: Dữ liệu đơn hàng lưu trữ bằng sổ sách hoặc ổ cứng máy tính rất dễ bị mất do hỏng hóc, virus hoặc thất lạc, gây ảnh hưởng lớn và đột ngột đến hoạt động bán hàng và quản lý tổng thể.

Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng đơn giản, chính xác

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng việc quản lý hóa đơn theo cách truyền thống là điều vô cùng khó khăn. Do vậy, nếu muốn việc quản lý kinh doanh diễn ra dễ dàng, thuận lợi thì chúng ta cần có một quy trình quản lý thật sự khoa học. Các bạn có thể tham khảo quy trình quản lý dưới đây.

Khởi tạo hóa đơn

Tất nhiên, bước đầu tiên chúng ta cần thực hiện đó chính là khởi tạo hóa đơn. Việc này sẽ thực hiện trong quá trình giao dịch với khách hàng. Bạn cần chú ý rằng, để thuận tiện trong khi lưu trữ hóa đơn, chúng ta cần phải tạo lập một hóa đơn với đầy đủ các thông tin về khách hàng, sản phẩm, dịch vụ, thời gian…

Điều chỉnh thông tin và lập hóa đơn

Bước cơ bản tiếp theo bạn cần làm đó là điều chỉnh thông tin và lập hóa đơn. Tất nhiên, các hóa đơn của bạn cần có sẵn một số mục điền thông tin cơ bản nhưng chúng ta cũng cần căn cứ theo yêu cầu của khách hàng để điều chỉnh các thông tin cho họ một cách phù hợp nhất. Sau đó, chúng ta in hóa đơn cho khách hàng của mình.

Lưu trữ hóa đơn

Tiếp theo chính là bước cần thiết nhất trong quá trình quản lý hóa đơn, đó là lưu trữ thông tin. Ngoài việc in hóa đơn và giao cho khách hàng, các cửa hàng còn cần phải lưu trữ lại những thông tin này trên hệ thống của mình. Điều này giúp cho người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động, kinh doanh của cửa hàng. Mặt khác, bạn cũng có thể tra cứu lại thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và vô cùng chính xác.

Báo cáo hóa đơn

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hay công ty và bạn muốn quản lý tốt nguồn hóa đơn của mình thì việc báo cáo là hoàn toàn cần thiết. Điều này giống như các chủ doanh nghiệp theo dõi báo cáo kinh doanh mỗi tuần, mỗi tháng. Tuy nhiên, đối với các cửa hàng hay mô hình kinh doanh nhỏ thì việc theo dõi báo các hóa đơn dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Bạn nên tổng hợp chúng vào mỗi tuần hoặc mỗi tháng để nắm rõ tình hình kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận và nguồn hàng.

Quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả với phần mềm MONA TMS

Đứng trước những bất cập của việc quản lý hóa đơn bán hàng truyền thống từ thất lạc, chậm đối chiếu đến khó tổng hợp báo cáo,…doanh nghiệp cần một giải pháp số hoá toàn diện. Phần mềm MONA TMS giúp tự động hoá quy trình quản lý hoá đơn từ A – Z, giảm sai sót thủ công, rút ngắn thời gian xử lý và minh bạch dữ liệu theo thời gian thực. Nhờ bộ tính năng thông minh, hệ thống không chỉ tối ưu chi phí mà còn tăng tốc độ thu hồi công nợ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

MONA TMS biến hóa đơn từ gánh nặng hành chính thành tài sản dữ liệu, đảm bảo mọi giao dịch đều được kiểm soát chặt chẽ qua:

• Lưu trữ không giới hạn và bảo mật tuyệt đối: Lưu trữ tập trung mọi loại chứng từ như hóa đơn bán hàng, phiếu xuất,… kèm tài liệu liên quan trên nền tảng Cloud. Dữ liệu được phân quyền chi tiết, sao lưu định kỳ và tra cứu tức thời dù bạn ở chi nhánh nào.
• Xuất, nhập dữ liệu tốc độ cao: Import hàng loạt dữ liệu từ Excel, CSV và Export báo cáo doanh thu, công nợ, tồn chứng từ theo mẫu chuẩn chỉ trong vài giây. Hỗ trợ kế toán tổng hợp số liệu nhanh, giảm lỗi gõ tay và tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng.
• Quản lý hoá đơn đa hình thức và tuân thủ pháp luật: Hỗ trợ linh hoạt hóa đơn điện tử (đảm bảo tính hợp lệ), hóa đơn giấy số hóa và chứng từ điều chuyển nội bộ. Hệ thống có quy tắc đánh số tự động và cảnh báo trùng số/nhảy số sai quy định ngay lập tức.
• Đồng bộ hóa đơn đa kênh tập trung: Tự động đồng bộ hóa đơn phát sinh từ POS, website, sàn TMĐT, app tài xế/điều phối về một nền tảng duy nhất. Loại bỏ hoàn toàn công đoạn nhập liệu lặp lại giữa các kênh.
• Phê duyệt và ghi nhận tự động: Thiết lập luồng phê duyệt đa cấp theo vai trò. Sau khi được duyệt, hệ thống tự cập nhật sổ doanh thu, công nợ và gửi hóa đơn cho khách hàng qua email/Zalo, đảm bảo tốc độ và tính minh bạch.
• Nhắc hạn thanh toán và tăng tốc thu hồi công nợ: Cảnh báo công nợ sắp đến hạn/quá hạn, tự động gửi đối chiếu theo kỳ. Rút ngắn vòng quay vốn, giảm thiểu rủi ro tài chính nhờ thu hồi công nợ nhanh chóng hơn.
• Dashboard báo cáo thời gian thực: Cung cấp báo cáo trực quan về doanh thu theo tuyến/khách hàng/chi nhánh, thuế đầu ra, tỉ lệ hủy, điều chỉnh,… Dữ liệu chính xác 24/7 giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược tức thời.

Ngoài tự động hoá các tác vụ quản lý hoá đơn phức tạp, phần mềm TMS còn tích hợp các tính năng quản lý vận tải toàn diện, giúp giải quyết 99% nghiệp vụ vận hành cho hầu hết doanh nghiệp vận tải hiện nay:

• • Quản lý kho bãi thông minh: Hệ thống theo dõi chính xác nhập – xuất – tồn theo thời gian thực, hỗ trợ kiểm đếm dễ dàng bằng mã vạch/QR, đồng thời cảnh báo lệch tồn và tự động liên kết dữ liệu kho với hóa đơn xuất.
  • Lập kế hoạch vận tải tối ưu: Tự động tính toán để tối ưu tuyến đường và ghép đơn hiệu quả theo tải trọng, thời gian, giúp cân bằng tải xe và giảm chi phí nhiên liệu đáng kể, kế hoạch được đồng bộ tức thì.
  • Xử lý sự cố giao nhận hàng nhanh chóng: Cho phép tài xế ghi nhận sự cố ngay trên ứng dụng, tạo biên bản hiện trường điện tử, từ đó tự động điều chỉnh chi phí và cập nhật trạng thái đến khách hàng kịp thời.

• Quản lý phương tiện và tài xế: Theo dõi chi tiết bảo dưỡng, đăng kiểm và định mức nhiên liệu; hỗ trợ chấm công, tính lương theo chuyến chính xác. Đặc biệt, hệ thống nhắc lịch bảo trì và có thể khóa lệnh khi xe quá hạn, giảm thiểu rủi ro.

MONA TMS chính là giải pháp phần mềm vận tải toàn diện giúp tối ưu chi phí, minh bạch dữ liệu, tăng trải nghiệm khách hàng. LIÊN HỆ NGAY HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết!

Tham khảo các phần mềm hỗ trợ quản lý khác:

• Phần mềm quản lý kinh doanh đa kênh
• Phần mềm quản lý kho hàng
• Phần mềm quản lý kho bãi container

Tóm lại, việc quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả không còn là tùy chọn mà là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo sự minh bạch và ổn định tài chính. Chúng ta đã thấy những rủi ro lớn từ việc quản lý hóa đơn giấy, từ sai sót, thất lạc đến tốn kém thời gian. Giải pháp tối ưu nhất lúc này chính là chuyển đổi số toàn bộ quy trình quản lý hoá đơn đầu vào. Việc áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn thông minh không chỉ giúp bạn tự động hóa khâu nhập liệu, đối soát công nợ mà còn đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quy định về hóa đơn điện tử.