WMS là gì? Sự khác biệt giữa hệ thống WMS và ERP

Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System – WMS) giữ vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kho bãi. Trong bối cảnh chuyển đổi số, WMS không chỉ giúp doanh nghiệp tăng năng suất mà còn nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý. Trong bài viết này, MONA Software sẽ cùng bạn khám phá khái niệm WMS là gì, những lợi ích nổi bật và xu hướng phát triển của hệ thống này trong tương lai.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System – WMS) là giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động kho bãi, từ hàng tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng cho đến khâu giao hàng. WMS cho phép quản lý xuyên suốt quá trình nhập – xuất, đồng thời hỗ trợ quy trình đặt hàng, nhận hàng, chọn hàng và vận chuyển, giúp tối ưu hiệu quả quản lý kho.

Một hệ thống WMS đầy đủ thường bao gồm 5 thành phần chính:

• Phần mềm quản lý kho.
• Thiết bị điện tử để cài đặt và vận hành ứng dụng.
• Máy in.
• Máy quét mã vạch.
• Hệ thống mạng không dây.

Sự kết hợp đồng bộ giữa các thành phần này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng.

Lợi ích của WMS trong quản lý kho hiện đại

Trong bối cảnh chuyển đổi số và sự bùng nổ của thương mại điện tử, WMS trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kho bãi, cải thiện hiệu suất vận hành và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường nhờ vào những lợi ích thiết thực:

Giảm chi phí vận hành

Hệ thống quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí vận hành nhờ tự động hóa quy trình quản lý kho. Việc thay thế các thao tác thủ công bằng hệ thống thông minh không chỉ giảm sự phụ thuộc vào nhân công mà còn hạn chế chi phí liên quan đến kho bãi, nhân sự và thất thoát hàng hóa, đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Cập nhật tồn kho theo thời gian thực

Hệ thống quản lý kho WMS cho phép theo dõi tồn kho tức thì, mang đến cho bộ phận kho và kinh doanh cái nhìn chính xác về tình trạng hàng hóa. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hoặc dư thừa, đồng thời tối ưu quy trình đặt hàng và duy trì nguồn cung ổn định.

Cảnh báo tồn kho tối thiểu

Khi số lượng hàng hóa giảm xuống gần mức giới hạn, Warehouse Management System sẽ tự động đưa ra cảnh báo, giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch nhập hàng mới. Điều này không chỉ đảm bảo lượng hàng lưu kho luôn duy trì ở mức an toàn, tránh rủi ro thiếu hụt trong kinh doanh, mà còn hạn chế tình trạng trữ hàng quá nhiều gây lãng phí chi phí lưu kho.

-> Xem ngay: Hướng dẫn cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh thất thoát

WMS giúp tăng năng suất lao động

WMS hỗ trợ phân công nhiệm vụ hợp lý và dự báo chính xác nhu cầu nhân sự cho từng giai đoạn. Nhờ tự động hóa nhiều quy trình trong kho, hệ thống giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Cải thiện bảo mật

So với các công cụ quản lý truyền thống như Excel, hệ thống WMS mang lại mức độ bảo mật dữ liệu vượt trội. Nhờ tính năng phân quyền truy cập, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ quyền hạn của từng nhân viên, ngăn chặn việc tiếp cận trái phép và đảm bảo thông tin quan trọng luôn được bảo vệ an toàn.

Các tính năng nổi bật của hệ thống quản lý kho hàng

Phần mềm WMS được xây dựng với hệ tính năng linh hoạt và hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu vận hành kho bãi từ nhập, xuất đến kiểm soát tồn kho. Dưới đây là những chức năng tiêu biểu mà hệ thống mang lại:

Quản lý nhập hàng chính xác

Phần mềm cho phép ghi nhận và kiểm tra thông tin hàng nhập kho theo từng lô, mã SKU hoặc đơn hàng cụ thể. Mọi dữ liệu được cập nhật tự động, giúp giảm thiểu sai sót trong khâu tiếp nhận và đảm bảo việc lưu trữ hàng hóa diễn ra chính xác, hiệu quả.

-> Xem thêm: Hướng dẫn cách viết mẫu phiếu nhập kho mới nhất, chính xác

Hệ thống WMS giúp tối ưu không gian lưu trữ

WMS hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và phân loại vị trí lưu trữ hàng hóa một cách khoa học, dựa trên các yếu tố như kích thước, trọng lượng và đặc tính sản phẩm. Nhờ đó, diện tích kho được tận dụng tối đa, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian tìm kiếm và sắp xếp hàng hóa.

Hỗ trợ xuất hàng theo quy trình chuẩn

Hệ thống quản lý kho cho phép doanh nghiệp linh hoạt áp dụng các phương pháp xuất hàng như FIFO (First In – First Out) và FEFO (First Expired – First Out) nhằm tối ưu hóa quá trình luân chuyển hàng hóa.

Với FIFO, sản phẩm nhập trước sẽ được xuất trước, đảm bảo hàng hóa luân chuyển theo đúng thứ tự thời gian. Trong khi đó, FEFO đặc biệt phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm hoặc dược phẩm, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ, tránh tình trạng hàng quá hạn gây lãng phí.

Nhờ áp dụng những quy trình này, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả lưu kho mà còn giảm nguy cơ tồn đọng, hư hỏng và thất thoát hàng hóa, từ đó tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu suất vận hành.

Giám sát kho hàng theo thời gian thực

Tính năng theo dõi tức thì của WMS giúp doanh nghiệp cập nhật chính xác tình trạng tồn kho, nhận diện kịp thời mặt hàng sắp hết hoặc dư thừa. Hệ thống còn đưa ra cảnh báo tự động, hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý phù hợp.

Tích hợp với các hệ thống khác

Hệ thống WMS có thể dễ dàng kết nối và đồng bộ với nhiều phần mềm quản lý khác như ERP, CRM hay TMS. Nhờ khả năng tích hợp này, doanh nghiệp có được một quy trình quản lý tổng thể liền mạch, tối ưu hiệu suất và nâng cao hiệu quả vận hành toàn bộ chuỗi cung ứng.

Điểm khác biệt giữa hệ thống ERP và WMS

Doanh nghiệp nên chọn ERP hay WMS để quản lý hiệu quả? Cả hai hệ thống đều mang lại lợi ích riêng, nhưng khác nhau về phạm vi, mục tiêu và cách triển khai. Hãy cùng xem bảng so sánh dưới đây để xác định giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn:

Từ bảng trên chúng ta có thể nhận thấy, ERP phù hợp cho doanh nghiệp cần quản trị tổng thể, trong khi WMS thích hợp cho đơn vị muốn tối ưu hóa riêng mảng quản lý kho. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hoặc kết hợp cả hai tùy theo nhu cầu thực tế.

-> Tìm hiểu thêm: Các bước triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp bài bản

Những lưu ý khi lựa chọn hệ thống quản lý kho WMS

Việc chọn đúng phần mềm quản lý kho hàng là bước quan trọng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Một hệ thống WMS phù hợp cần được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:

• Phù hợp nhu cầu: Linh hoạt theo ngành nghề, quy mô, ví dụ quản lý SKU cho bán lẻ hoặc hạn sử dụng trong sản xuất.
• Khả năng tích hợp: Kết nối được với ERP, TMS và các hệ thống khác để vận hành đồng bộ.
• Chi phí hợp lý: Doanh nghiệp nên cân nhắc cả chi phí triển khai ban đầu và chi phí bảo trì lâu dài, đảm bảo phần mềm phù hợp ngân sách nhưng vẫn mang lại giá trị sử dụng cao.
• Nhà cung cấp uy tín: Một nhà cung cấp giàu kinh nghiệm, có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt sẽ giúp quá trình triển khai thuận lợi và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.

Nhìn chung, hệ thống quản lý kho hàng WMS là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động logistics và nâng cao lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng yêu cầu nhanh chóng, chính xác. Nhờ khả năng tự động hóa và tối ưu quy trình kho, WMS không chỉ giảm chi phí vận hành mà còn cải thiện chất lượng dịch vụ, gia tăng sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy doanh thu bền vững.

-> Đừng bỏ lỡ các bài viết liên quan:

• Put Away là gì? Chi tiết quy trình Put Away trong quản lý kho hàng
• Có nên quản lý kho bằng phần mềm Access nữa không?
• Bật mí kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp