Barcode là gì? Cách quản lý kho hàng bằng mã Barcode hiệu quả

Barcode là gì? Mã vạch (Barcode) là công nghệ mã hóa dữ liệu quang học mà bạn thường thấy trên bao bì sản phẩm. Chúng đóng vai trò cốt lõi trong việc tự động hóa và tăng tốc độ xử lý thông tin. Đối với doanh nghiệp, việc áp dụng quản lý kho hàng bằng Barcode là một yêu cầu thiết yếu để giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa quy trình và kiểm soát tồn kho chính xác. Bài viết này của MONA Software sẽ làm rõ bản chất của mã vạch Barcode là gì và các phương pháp quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả nhất.

Barcode là gì?

Barcode là mã vạch trên các bao bì sản phẩm, hàng hóa, chắc hẳn ai cũng đều biết điều này, tuy nhiên chúng ta chưa thực sự hiểu về bản chất của chúng. Barcode thực chất là một loại dữ liệu được thể hiện dưới dạng hình ảnh, chúng ra đời vào năm 1952 tại Mỹ và từ đó được sử dụng với mục đích phân loại, kiểm soát hàng hóa.

Khác với mã SKU, chỉ được sử dụng nội bộ, còn Barcode được sử dụng công khai, với mỗi một mã vạch đơn giản có thể chứa đựng rất nhiều thông tin quan trọng khác nhau. Vì thế, chúng ta có thể sử dụng các Barcode để biết được nhãn hiệu của sản phẩm, thông tin kiểm định, kích thước của sản phẩm, nơi sản xuất ra chúng… Có thể nói, Barcode là công cụ rất hữu ích cho người tiêu dùng và đặc biệt là các nhà quản lý, phân phối hàng hóa.

Lợi ích trong quản lý kho hàng của Barcode là gì?

Nếu đã biết được tem Barcode là gì, bạn sẽ biết được mã vạch có khả năng quản lý thông tin sản phẩm rất hữu hiệu. Trước kia, các cửa hàng, siêu thị lớn nhỏ tại Việt Nam đều quản lý kho hàng, hàng tồn kho bằng cách ghi chép. Tuy nhiên, cách làm này vừa tốn thời gian, công sức mà lại rất dễ dẫn đến sai sót, mất mát hàng hóa. Đặc biệt, đối với các siêu thị lớn, có số lượng hàng hóa khổng lồ nhập xuất mỗi ngày thì việc quản lý bằng ghi chép gần như là điều không thể.

Bởi vậy, phương pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch Barcode đã được áp dụng và ngày càng trở nên phổ biến hơn. Khi cách thức quản lý này được sử dụng, chúng ta sẽ có được rất nhiều lợi ích:

• Tính năng đồng bộ giúp giảm thiểu tối đa khả năng sai sót, thất thoát hàng hóa.
• Tiết kiệm chi phí quản lý của doanh nghiệp, từ đó gia tăng biên lợi nhuận.
• Giúp các nhà quản lý nắm rõ được tình hình kho hàng, quản lý hàng tồn kho.
• Ngăn chặn tình trạng thiệt hại do hàng hóa tồn đọng trong kho quá lâu, hết hạn sử dụng.
• Giúp chúng ta nhanh chóng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, gia tăng tính cạnh tranh cho siêu thị, doanh nghiệp.

Các loại Barcode phổ biến hiện nay

Hiện nay, có không ít loại mã vạch Barcode đang được sử dụng trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Tất nhiên, tùy thuộc theo nhu cầu trong từng trường hợp mà chúng ta cần lựa chọn loại mã Barcode thích hợp nhất. Để phục vụ việc quản lý kho hàng, sản phẩm tại doanh nghiệp hay siêu thị, cửa hàng thì chúng ta nên quan tâm tới 2 loại mã vạch phổ biến nhất đó là:

UPC

UPC là một trong 2 loại mã Barcode được sử dụng phổ biến, rộng rãi nhất tại Mỹ và rất nhiều quốc gia khác trong lĩnh vực quản lý hàng hóa ở thời điểm này. Hai thành phần chính của một mã UPC đó là phần hình ảnh có các gạch kẻ đen song song và phần còn lại là một dãy gồm 12 số (không có bất cứ một ký hiệu đặc biệt nào). Mã vạch UPC có khả năng phân biệt từng loại hàng hóa, vì thế, nó mang đến sự thuận lợi rất lớn cho quá trình nhập xuất tại các kho hàng.

EAN

Về cơ bản, mã vạch EAN có phần cấu trúc khá tương đồng bời UPC bởi nó cũng được thiết kế bởi 2 phần chính đó là phần mã số và phần hình ảnh. Điểm khác nhau duy nhất có thể kể tới đó là ở phần mã số. Barcode EAN có nhiều loại khác nhau, mã EAN 13 chữ số thường được sử dụng đối với các kiện hàng có khối lượng/ số lượng lớn. Ngược lại Mã EAN có 8 hoặc 5 chữ số được sử dụng dành cho các kiện hàng nhỏ và vừa. Hiện nay, ENA là loại mã Barcode phổ biến tại Việt Nam cũng như nhiều quốc gia khác trên thế giới.

Ứng dụng của Barcode trong quản lý kho hàng

Barcode được sử dụng phổ biến tại Việt Nam là bởi những ứng dụng tuyệt vời mà nó mang lại trong quá trình quản lý kho hàng. Hiện nay, công cụ này thường được sử dụng dưới 2 biện pháp cơ bản đó là:

• Mỗi một sản phẩm sẽ được gắn một mã vạch độc nhất, không trùng lặp với bất cứ một sản phẩm cùng hoặc khác loại. Trong đó, các gói sản phẩm trong cùng một lô hàng sẽ được đánh dấu bằng mã số Barcode theo thứ tự tăng dần. Tất nhiên, với hệ thống mã số này, chỉ cần vài thao tác là chúng ta có thể biết được một sản phẩm thuộc loại nào, thuộc lô hàng nào.
• Phương án thứ 2 cũng hay được sử dụng đó là đánh mã vạch giống nhau cho các sản phẩm cùng loại của một lô hàng. Sự khác nhau chỉ được thể hiện trên mã vạch giữa các lô sản phẩm với nhau. Dù cách làm này đơn giản hơn nhưng trong trường hợp các sản phẩm trong cùng một lô hàng được phân phối về nhiều địa chỉ khác nhau, quá trình quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn.

Chính vì những lý do đó, các doanh nghiệp chủ yếu lựa chọn các quản lý theo phương pháp thứ nhất. Đó là cách làm hiệu quả, thuận tiện và chính xác nhất. Tất nhiên, nhược điểm của cách làm này đó là chúng ta phải quản lý một số lượng mã vạch khổng lồ. Thế nhưng, ở thời điểm hiện tại, không quá khó khăn để các doanh nghiệp giải quyết vấn đề này với các phần mềm chuyên dụng.

→ Xem thêm: Mẫu file quản lý kho hàng bằng Excel

Quy trình cơ bản để quản lý kho hàng bằng mã Barcode là gì?

Nhập kho

Trong quy trình Put Away (nhập hàng vào kho), nhân viên quản lý kho sẽ dùng các máy quét chuyên dụng để đọc, ghi nhận lần lượt tất cả các mã vạch trên những lô hàng. Tất nhiên, chúng ta không cần ghi chép thông tin này bằng tay bởi chúng sẽ được lưu trữ tại hệ thống WMS hay phần mềm quản lý kho hàng. Đồng thời, danh sách mã vạch cũng được tổng hợp và gửi về bộ phận phụ trách quản lý của doanh nghiệp. Đó là bước đầu tiên để chúng ta quản lý hàng hóa thông qua Barcode.

Xuất kho

Xuất kho là quá trình ngược lại so với nhập kho. Đối với mỗi lần xuất kho, nhân viên quản lý tại kho hàng sẽ được cấp một danh sách về những lô hàng cần xuất kho và dùng máy quét để đọc mã vạch. Chỉ những lô hàng nào được chấp thuận bởi hệ thống kiểm duyệt mới có thể được xuất kho. Không chỉ tại các kho hàng, ở mỗi siêu thị, cửa hàng thì quá trình này cũng được áp dụng. Đó là khi nhân viên bán hàng sử dụng máy quét để kiểm tra mã vạch trên các sản phẩm và bạn có thể nghe thấy tiếng “tít”.

Kiểm kho

Từ trước đến nay, phương pháp kiểm kho phổ biến nhất đó là đếm từng kiện hàng, lô hàng trong kho. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của mã vạch thì quy trình này đã thay đổi hoàn toàn. Chỉ cần kiểm tra danh sách mã vạch trên các phần mềm, chúng ta có thể nắm bắt được toàn bộ số lượng hàng hóa có trong kho. Để kiểm tra độ chính xác giữa danh sách và thực tế, bạn chỉ cần kết nối máy quét mã và máy tính, sau đó đọc từng mã vạch trên các lô hàng để xác thực.

Như vậy có thể thấy barcode là một công cụ thu thập dữ liệu đầu vào cực kỳ hiệu quả, giúp tăng tốc độ và độ chính xác cho các tác vụ quản lý hàng hoá, giúp quy trình quản lý kho hàng trở nên suôn sẻ hơn.

Tuy nhiên, barcode chỉ là bước đầu tiên, các công việc quản lý kho không chỉ dừng lại ở việc quét mã vạch. Nếu chỉ có công cụ mà thiếu một hệ thống quản lý tự động hoá để xử lý, lưu trữ và phân tích khối dữ liệu khổng lồ đó, doanh nghiệp vẫn sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong quá trình vận hành, điển hình như:

• Sắp xếp hàng hóa thiếu khoa học, khó theo dõi: Dù đã quét mã vạch nhập kho, nhưng nhân viên cất hàng vào đâu? Làm thế nào để biết chính xác vị trí của một sản phẩm cụ thể? Việc tiện tay thì cất dẫn đến lãng phí không gian và mất rất nhiều thời gian khi lấy hàng.
• Cập nhật dữ liệu thủ công dẫn đến sai lệch: Quét barcode xong nhưng dữ liệu lại phải nhập tay vào file Excel hoặc một phần mềm kế toán riêng lẻ. Quá trình này tạo ra độ trễ, sai sót và dữ liệu không đồng nhất. Bộ phận bán hàng không biết kho thực tế còn bao nhiêu, dẫn đến bỏ lỡ nhiều đơn hàng.
• Không kiểm soát được lô và hạn sử dụng: Barcode chỉ cho biết đây là sản phẩm A, nhưng không dễ dàng quản lý việc sản phẩm A nào thuộc lô cũ, lô mới, hay hạn sử dụng nào phải được xuất trước, điều này cực kỳ rủi ro với ngành hàng tiêu dùng, dược phẩm hoặc thực phẩm.
• Quy trình kiểm kho vẫn tốn nhân lực: Dù có máy quét, việc đối soát giữa dữ liệu trên giấy tờ hoặc file Excel với thực tế kho vẫn mất rất nhiều thời gian. Và khi phát hiện chênh lệch, việc truy vết nguyên nhân gần như là không thể.

Thấu hiểu những nút thắt cốt lõi này trong quy trình quản lý kho bãi và chuỗi cung ứng, MONA Software đã nghiên cứu và phát triển Phần mềm quản lý vận tải MONA TMS. Đây chính là giải pháp quản lý vận tải ưu việt với các tính năng được tích hợp mạnh mẽ, có thể giải quyết triệt để các vấn đề phức tạp trong quản lý kho hàng.

Các tính năng nổi bật của MONA TMS giúp quản lý kho hàng hiệu quả:

• Quản lý nhập – xuất hàng hóa thông minh: Hệ thống cho phép bạn định danh từng vị trí trong kho. Khi nhập hàng, MONA TMS tự động đề xuất vị trí lưu kho (Put Away) tối ưu. Khi xuất hàng, hệ thống chỉ dẫn nhân viên đến đúng vị trí lấy hàng nhanh nhất.
• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Mọi thao tác quét barcode đều được cập nhật ngay lập tức lên hệ thống trung tâm. Dữ liệu đồng bộ và minh bạch 100% cho mọi bộ phận liên quan.
• Quản lý theo lô và hạn sử dụng: Dễ dàng áp dụng các quy tắc xuất kho nghiêm ngặt như FIFO (Nhập trước – Xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước), đảm bảo chất lượng hàng hóa và tránh tổn thất.
• Quản lý công suất và sức chứa kho: Cung cấp báo cáo trực quan về tỷ lệ lấp đầy của kho, giúp bạn ra quyết định tối ưu hóa không gian hoặc lên kế hoạch nhập hàng chính xác.

Bên cạnh các tính năng quản lý kho hàng online hiệu quả, MONA TMS còn có khả năng tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng với các tính năng nổi trội khác như:

• Quản lý vận đơn: Theo dõi chi tiết tình trạng từng đơn, tự động cập nhật tiến độ và chứng từ vận chuyển.
• Quản lý phương tiện và tài xế: Lưu trữ thông tin xe, tài xế, lịch trình vận chuyển, bảo trì và nhiên liệu.
• Theo dõi hành trình và xử lý sự cố: Giám sát lộ trình di chuyển qua GPS, cảnh báo và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh.
• Tích hợp báo cáo và phân tích dữ liệu: Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả vận hành, ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Có thể khẳng định MONA TMS chính là giải pháp phần mềm quản lý vận tải toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, loại bỏ sai sót thủ công và giải quyết đến 99% các vấn đề phức tạp trong logistics và vận tải. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn chi tiết!

Thông tin liên hệ chi tiết:

• Điện thoại: 1900 636 648
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM

→ Xem thêm: Hệ thống phần mềm quản lý nhập hàng chất lượng – MONA NHTQ giúp tối ưu quy trình nhập hàng Trung Quốc

Tóm lại, việc hiểu rõ Barcode là gì và triển khai quản lý kho hàng bằng mã Barcode là nền tảng cốt lõi để doanh nghiệp đạt được sự chính xác và tốc độ. Tuy nhiên, để tối ưu hóa triệt để, dữ liệu mã vạch cần được xử lý thông suốt trong một hệ thống đồng bộ. Các doanh nghiệp có thể tin tưởng Phần mềm MONA TMS – Giải pháp vận tải toàn diện, có các tính năng quản lý kho hàng online, giúp tự động hóa nhập, xuất, tồn kho hiệu quả và chính xác nhất!