Kick Off Là Gì? Các Yếu Tố Để Tổ Chức Kick Off Meeting Hiệu Quả

Khái niệm về Kick off hiện nay còn khá mơ hồ và mới mẻ với rất nhiều người. Nhưng nếu bạn đang làm việc tại các doanh nghiệp thì cụm từ này lại rất phổ biến và nó là một yếu tố quan trọng. Vậy Kick off là gì và doanh nghiệp cần nhớ những yếu tố nào để tổ chức kick off được hiệu quả nhất.

Kick Off là gì?

Kick off có nghĩa là bắt đầu. Cụm từ này có nguồn gốc từ một cú đá trong bộ môn thể thao bóng bầu dục của nước Mỹ. Khái niệm về cụm từ Kick off khá đa dạng và được áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau đặc biệt phổ biến trong kinh doanh.

Tại các doanh nghiệp hay trong kinh doanh thì kick off có ý nghĩa là khởi động một dự án, là khai trương. Khi các bên tham gia hợp tác cùng nhau bắt tay vào kinh doanh hay thực hiện một kế hoạch nào đó là lúc khái niệm kick off xuất hiện.

Kick off là điều kiện để các bên tham gia dự án tạo ấn tượng ban đầu cũng như xây dựng lòng tin với nhau. Nhờ đó mà các bên có thể cùng nhau đưa ra phương án, định hướng phát triển trong tương lai.

Xem thêm : Hướng dẫn giao việc cho nhân viên

Kick off tổ chức khi nào?

Trong môi trường công sở, kinh doanh buổi kick off sẽ thường được tổ chức sau khi hợp đồng giữa các bên được ký kết. Hay nói các khác Kick of sẽ được tổ chức khi doanh nghiệp muốn có sự trao đổi của những người tham gia dự án mà họ tham gia. Đa phần Kick off sẽ được diễn ra dưới dạng của một cuộc họp.

Khi Kick off được tổ chức tất cả mọi người  có thể gặp gỡ và tương tác với nhau. Ngoài ra, đây cũng là thời điểm thực hiện hoạt động phân công công việc để mọi người có thể hiểu rõ nhiệm vụ và cùng đưa ra hướng phát triển chung.

Mục đích của kick off là gì?

Mục đích của kick off meeting được tổ chức để đưa ra các vấn đề và cùng nhau thảo luận. Từ những vấn đề được đưa ra có thể làm rõ các mục tiêu, lên kế hoạch hoạt động và phân chia trách nhiệm của các bên trong dự án.

Ngoài ra, kick off còn được tổ chức nhằm mục đích tạo ra cơ hội để các bên tổ chức dự án tìm hiểu phong cách làm việc của nhau từ đó dễ dàng hợp tác. Bên cạnh đó, kick off được tổ chức còn giúp  nâng cao tinh thần làm việc của các bên cũng như nhân viên trong doanh nghiệp.

Những yếu tố cần nhớ để tổ chức kick off hiệu quả

Kick off đóng một vai trò khá quan trọng vì vậy để có thể tổ chức một buổi kick off hiệu quả doanh nghiệp cần phải lưu ý những yếu tố sau

Lên ý tưởng cẩn thận và đúng cách

Việc lên ý tưởng, lập kế hoạch kick off đúng cách vô cùng quan trọng. Buổi kick off diễn ra thành công là buổi kick off  tận dụng được tối đa cuộc thảo luận. Vì thế, hãy thực hiện cùng với những người bạn, người đồng nghiệp có kiến thức và hiểu rõ về dự án đang thực hiện.

Ngoài ra, cũng cần phải đảm bảo rằng tất cả mọi người trong Kick off có thể đưa ra một kế hoạch vững chắc và làm theo những gì đã vạch ra để buổi Kick off đạt được mục đích. Khi lên ý tưởng Kick off đúng cách các bên sẽ có thể đánh giá, xem xét khả năng thực hiện công việc cũng như nhìn thấy được những rủi ro. Để làm tốt điều này người tổ chức kick off  cần phải chuẩn bị thật tốt để thu được kết quả mong đợi.

Chọn thời điểm diễn ra hợp lý

Để đảm bảo buổi Kick off thu được kết quả tốt nhất doanh nghiệp có thể tổ chức thêm nhiều cuộc họp trước khi khởi động dự án. Đó có thể là những cuộc họp lên kế hoạch, những cuộc họp thảo luận và chuẩn bị trước khi dự án chính thức bắt đầu.

Về buổi kick off chính thức cần phải đảm bảo thời gian diễn ra phải được đề xuất và  lựa chọn hợp lý nhất. Mặc dù thời gian diễn ra buổi kick off có thể thay đổi được dựa vào quy mô hay độ phức tạp của nhiều vấn đề khác nhau nhưng cần cố gắng để khắc phục. Hãy tránh thay đổi thời điểm diễn ra kick off nếu thời điểm đó là quan trọng để không làm mất hiệu quả của buổi kick off.

Tạo không khí cho buổi kick off

Khi nói đến một buổi thảo luận, lên kế hoạch cho một dự án nhiều người thường hình dung ra một bầu không khí tranh luận căng thẳng. Tuy nhiên trên thực tế, buổi kick off còn có vai trò tạo bầu không khí với các hoạt động nhằm nâng cao tinh tinh thần làm việc của nhân viên.

Chính vì thế đừng để buổi kick off dự án diễn ra một cách chán ngắt và uể oải. Thay vào đó hãy cố gắng tổ chức xen kẽ các hoạt động để mọi người có thể thoải mái tương tác với nhau. Điều này giúp mọi người có thể cởi mở hơn và thoải mái chia sẻ, bàn bàn cuối cùng sẽ đi đến một kết quả chung trong sự niềm nở, vui vẻ.

Trên đây là những chia sẻ mà Mona Software với mong muốn giúp các bạn hiểu rõ hơn về kick off là gì và những yếu tố quan trọng để tạo nên một buổi kick off hiệu quả. Hy vọng từ những thông tin trên các bạn đã tự tin hơn để có thể tổ chức được những buổi kick off thành công.